Dalam bisnis, pelunasan pembayaran tidak hanya menyangkut transfer dana, namun juga cara mendokumentasikannya untuk keperluan laporan keuangan dan menjaga hubungan baik antara penjual dan pembeli. Catatan pelunasan ini bisa disusun dengan baik melalui invoice pembayaran.
Dikarenakan peran pentingnya, maka pastikan dokumen ini memuat komponen-komponen utama yang menjelaskan isi dokumen secara menyeluruh. Nah, dalam artikel ini akan dijelaskan apa saja komponen-komponen tersebut, serta contoh invoice pembayaran sederhana yang bisa Anda jadikan referensi. Langsung simak di pembahasan berikut!
1. Metode Pelunasan Pembayaran
Dalam bisnis, terdapat berbagai metode pelunasan pembayaran yang sering diterapkan. Metode-metode ini memiliki karakteristik tersendiri yang disesuaikan dengan kebijakan kredit dan strategi penjualan perusahaan. Berikut beberapa metode pelunasan pembayaran yang umum digunakan dalam transaksi penjualan.
a. Sistem n/30
Sistem n/30 adalah metode pembayaran dimana pembeli harus melunasi pembayaran dalam jangka waktu 30 hari sejak tanggal faktur dikeluarkan tanpa adanya potongan. Hal ini sering digunakan dalam transaksi penjualan sebagai standar kredit karena dianggap masih dapat menguntungkan kedua pihak, yaitu kebutuhan kas penjual dan fleksibilitas bagi pembeli.
b. Sistem 2/10, n/30
Berikutnya ada sistem 2/10, n/30 yang merupakan cara pelunasan dimana pembeli mendapatkan diskon 2% jika pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari dari tanggal faktur tagihan. Namun pembayaran penuh harus dilunasi dalam waktu maksimal 30 hari jika diskon tidak dimanfaatkan. Metode ini bertujuan untuk mendorong pembayaran lebih awal, membantu perusahaan mempercepat penerimaan kas dan mengurangi risiko kredit.
c. Sistem EOM
EOM mengacu pada ketentuan pelunasan pembayaran dimana tanggal jatuh tempo pembayaran dihitung dari akhir bulan faktur dikeluarkan. Misalnya, jika faktur dikeluarkan pada tanggal 15 Februari, maka pembayaran harus dilunasi pada akhir Maret. Metode ini memberikan keuntungan bagi pembeli karena memiliki waktu lebih lama untuk mengatur dana pembayaran, terutama jika faktur diterima di pertengahan atau akhir bulan.
d. Sistem EOM, n/10
Sistem ini merupakan variasi dari sistem EOM, yaitu pembeli diberikan jangka waktu tambahan 10 hari setelah akhir bulan untuk melunasi pembayaran. Misalnya, jika faktur dikeluarkan pada bulan Februari, maka pembayaran harus dilakukan paling lambat 10 hari setelah akhir Maret. Jadi, pembeli punya fleksibilitas tambahan untuk menyelesaikan pembayaran.
e. Sistem EOM, 2/10
Sistem ini adalah kondisi pembayaran dimana pembeli mendapatkan diskon 2% jika pembayaran dilakukan dalam 10 hari pertama setelah akhir bulan dimana faktur dikeluarkan. Misalnya, jika faktur dikeluarkan pada bulan Februari, pembeli dapat memanfaatkan diskon dengan membayar paling lambat pada tanggal 10 Maret. Tujuannya untuk mendorong pelunasan pembayaran dini, tapi juga tetap memberikan kelonggaran waktu bagi pembeli dengan mengacu pada akhir bulan.
2. Peran Invoice Pelunasan Pembayaran
Invoice pelunasan pembayaran punya peran krusial dalam proses transaksi penjualan. Sebagai dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli, invoice berisi informasi penting terkait transaksi penjualan yang dilakukan, termasuk deskripsi barang atau jasa, jumlah yang harus dibayar, serta syarat dan ketentuan pembayaran. Ini tidak hanya berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli, tetapi juga sebagai bukti transaksi yang sah untuk tujuan akuntansi dan audit.
Selain itu, faktur pelunasan pembayaran juga mendukung manajemen cash flow bagi kedua pihak. Bagi penjual, invoice membantu memprediksi penerimaan kas yang akan datang dan mengelola likuiditas perusahaan. Dengan adanya kejelasan jangka waktu pembayaran yang ditetapkan dalam faktur ini, perusahaan dapat merencanakan arus kas dengan lebih baik, mengidentifikasi kapan kas akan masuk, dan mengatur pengeluaran sesuai dengan prediksi penerimaan tersebut. Bagi pembeli, invoice menjadi acuan untuk mengatur jadwal pembayaran, memastikan pelunasan dilakukan tepat waktu untuk menghindari denda.
Dari pembahasan sebelumnya, juga terlihat adanya insentif pembayaran dini yang tidak bisa diabaikan. Banyak perusahaan menawarkan diskon untuk pembayaran awal yang tercantum dalam syarat pembayaran pada invoice, seperti diskon 2% untuk pembayaran dalam 10 hari. Nah, cara ini tidak hanya mempercepat penerimaan kas bagi penjual, tetapi juga memberi kesempatan bagi pembeli untuk mengurangi biaya pembelian. Strategi ini memperkuat hubungan antara penjual dan pembeli, mendorong pembayaran tepat waktu, dan meningkatkan keuntungan penjualan.
Invoice pelunasan pembayaran juga memiliki peranan penting dalam kepatuhan pajak dan pencatatan akuntansi transaksi penjualan. Dari perspektif penjual, faktur adalah dokumen penting untuk menghitung pajak penjualan yang harus disetor ke pemerintah. Sedangkan bagi pembeli, dokumen ini diperlukan untuk mencatat pengeluaran dan potensi pengurangan pajak. Dalam pencatatan akuntansi, faktur pelunasan pembayaran membantu memastikan bahwa transaksi penjualan dicatat dengan akurat, memfasilitasi rekonsiliasi bank, dan mendukung persiapan laporan keuangan yang tepat.
3. Contoh Invoice Pembayaran
Mengingat pentingnya peran faktur pelunasan pembayaran baik bagi pembeli atau penjual, maka membuat invoice yang baik dan benar sangat diperlukan. Berikut contoh invoice pembayaran sederhana yang bisa Anda jadikan acuan dan modifikasi ulang sesuai kebutuhan perusahaan.
Dari contoh invoice pelunasan pembayaran di atas, dapat disimpulkan bahwa dokumen ini harus memuat aspek-aspek dasar di dalamnya. Di bagian atas harus terdapat nama pelanggan, tanggal invoice dikeluarkan, nomor untuk pelacakan, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Informasi ini membantu penjual dan pembeli mengetahui deadline pembayaran serta memudahkan identifikasi dan referensi ke transaksi yang spesifik.
Komponen berikutnya adalah detail produk atau jasa. Di bagian ini, semua barang atau jasa dicantumkan secara detail. Bahkan meliputi nomor item, deskripsi lengkap produk atau jasa, kuantitas, harga satuan, dan total harga produk. Detail ini penting agar pembeli tahu apa saja yang dibayar dan memungkinkan mereka untuk memverifikasi bahwa semua barang atau jasa yang dipesan telah tercatat.
Contoh invoice pelunasan pembayaran di atas juga menunjukkan adanya komponen total dan detail pembayaran. Subtotal dari semua item harus dihitung, diikuti dengan pajak yang berlaku jika ada, sehingga pelanggan mengetahui total jumlah yang harus dibayar. Jika ada pembayaran yang telah dilakukan sebelumnya, jumlah tersebut harus dicantumkan untuk memperlihatkan sisa jumlah yang masih harus dibayar.
Komponen berikutnya adalah metode pembayaran. Biasanya meliputi informasi bank seperti nama bank, nomor rekening, dan atas nama siapa rekening tersebut. Ini diperlukan untuk memastikan bahwa pelanggan memiliki semua informasi yang diperlukan untuk melakukan pelunasan pembayaran.
4. Kesimpulan
Dalam transaksi penjualan, diperlukan dokumen penting yang disebut invoice pelunasan pembayaran. Dokumen ini membantu perusahaan dalam manajemen cash flow, mempercepat penerimaan kas, dan memberikan diskon sebagai insentif jika pembayaran dilakukan tepat waktu. Faktur pelunasan pembayaran juga diperlukan untuk kepatuhan pajak dan pencatatan akuntansi.
Contoh invoice pembayaran yang diberikan di atas menunjukkan kalau dokumen ini perlu mencakup komponen-komponen penting seperti informasi pelanggan, detail produk atau jasa, total dan detail pembayaran, serta metode pelunasan. Informasi ini akan meminimalkan adanya kesalahpahaman dan memudahkan proses pembayaran. Dengan demikian, pembuatan invoice yang tepat dan akurat adalah kunci untuk menunjang kelancaran dan keberhasilan transaksi penjualan.
