Dalam sebuah bisnis, purchasing management menjadi aspek kritis yang akan mempengaruhi efisiensi dan efektivitas operasional secara keseluruhan. Agar proses ini bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan perlu memastikan dokumen purchase order ditulis dengan baik dan memuat informasi yang benar. Oleh karena itu, Anda harus menghindari beberapa kesalahan yang umum dilakukan ketika membuat PO.
Apa saja kesalahan-kesalahan tersebut? Artikel ini akan menjelaskan setidaknya ada enam kesalahan umum selama membuat surat purchase order. Dalam pembahasan ini juga akan diberikan sejumlah solusi yang bisa Anda terapkan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan tersebut. Langsung cari tahu detailnya di bawah ini!
1. Fungsi Dokumen Purchase Order
Surat pesanan dikenal dengan istilah purchase order adalah dokumen penting saat melakukan pembelian dan pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan. Dokumen ini diperlukan dalam purchasing management sebagai bentuk konfirmasi kebutuhan pembelian perusahaan kepada supplier. Umumnya berisi informasi jenis, spesifikasi barang atau jasa, jumlah yang diperlukan, serta harga dan syarat pembayaran. Jadi, dengan menggunakan PO, Anda dapat memastikan adanya kesepakatan yang jelas dan tertulis untuk mengurangi risiko miskomunikasi.
Dokumen purchase order juga diperlukan sebagai kontrol pengeluaran perusahaan. Apa maksudnya? Dengan menyediakan informasi tertulis tentang rencana pembelian atau yang sudah dilakukan, maka Anda bisa lebih mudah untuk memantau pengeluaran dan memastikan pembelian tetap sesuai dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Dengan ini, Anda dapat menghindari pembelian yang tidak perlu.
Surat purchase order juga membantu proses audit. Jadi, ketika ada perselisihan atau ketidaksesuaian dalam pengiriman barang atau jasa, kedua pihak bisa merujuk dokumen ini. Jadi, bisa disimpulkan dengan dokumen purchase order, perusahaan memiliki dasar yang kuat untuk memverifikasi transaksi pembelian telah dilakukan sesuai dengan prosedur dan memenuhi standar hukum yang relevan.
2. Kesalahan Pembuatan Surat Purchase Order
Mengingat fungsinya yang cukup krusial dalam purchasing management, pembuatan dokumen purchase order perlu ketelitian. Sayangnya, beberapa purchasing staff sering melakukan sejumlah kesalahan selama membuatnya. Berikut pembahasan kesalahan-kesalahan tersebut.
a. Kesalahan Penulisan Detail Produk
Kesalahan paling umum dalam pembuatan PO adalah tidak teliti menuliskan detail produk. Mulai dari nama, spesifikasi, hingga jumlah barang yang dipesan. Akibatnya, supplier akan mengirimkan produk yang salah atau dalam jumlah yang tidak sesuai kebutuhan. Kondisi ini tidak hanya menyebabkan penundaan dalam proses produksi atau operasional perusahaan, tetapi juga dapat meningkatkan biaya retur.
b. Tidak Memahami Syarat dan Ketentuan
Dokumen purchase order yang dibuat tanpa pemahaman yang baik tentang syarat dan ketentuan yang disepakati bisa menyebabkan perselisihan. Misalnya, ketika ada ketidakjelasan tentang syarat pembayaran, garansi, atau retur barang, hal ini dapat menimbulkan konflik antara perusahaan dan pemasok. Jadi, penting untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami dan menyetujui syarat tersebut sebelum PO dikeluarkan.
c. Isu Pengiriman dan Logistik
Kesalahan berikutnya terletak pada detail pengiriman dan logistik saat membuat PO. Misalnya, alamat pengiriman yang salah atau tidak lengkap, atau jadwal pengiriman yang tidak realistis. Apa dampaknya? Menyebabkan keterlambatan dan biaya tambahan. Sehingga, pastikan Anda menentukan dan menyepakati jadwal pengiriman yang realistis dan akurat serta mencantumkan semua detail logistik dengan jelas.
d. Masalah Harga dan Negosiasi
Kesalahan dalam mencantumkan harga atau ketidakjelasan negosiasi harga dalam surat purchase order dapat menyebabkan masalah keuangan. Jika harga yang tercantum dalam PO lebih tinggi dari yang disepakati, atau ada ketidakjelasan terkait diskon dan syarat pembayaran, hal ini dapat menyebabkan perselisihan dan penundaan pada proses pembayaran. Jadi, penting untuk memverifikasi semua detail harga.
e. Mengabaikan Aspek Legal dan Kontraktual
Kesalahan berikutnya yaitu tidak memasukkan penjelasan legal dan kondisi kontrak yang penting dalam PO. Misalnya, jika PO tidak mencakup syarat berkaitan regulasi, hak cipta, atau aspek hukum lainnya, perusahaan dapat menghadapi risiko hukum. Jadi, jangan lupa untuk menuliskan semua aspek legal yang relevan dan memastikan dokumen purchase order mematuhi standar hukum yang berlaku.
f. Tidak Berkomunikasi dengan Supplier
Kurangnya komunikasi dengan supplier saat membuat surat purchase order dapat menyebabkan miskomunikasi. Oleh karena itu, penting untuk menjalin komunikasi yang baik dengan pemasok untuk memastikan semua informasi dalam PO telah dipahami dan disepakati oleh kedua pihak. Komunikasi yang efektif dapat mencegah banyak masalah yang mungkin terjadi ke depannya.
3. Solusi Efektif Pembuatan Purchase Order
Untuk mengatasi berbagai kesalahan tersebut, ada beberapa solusi efektif yang bisa Anda terapkan. Mulai dari analisis kebutuhan bisnis hingga implementasi sistem purchasing. Berikut detail penjelasannya.
a. Analisis Kebutuhan Bisnis
Sebelum membuat surat purchase order, usahakan untuk melakukan analisis kebutuhan bisnis secara menyeluruh. Mengapa demikian? Agar perusahaan lebih mudah dalam mengidentifikasi kebutuhan sehingga menghindari pembelian berlebih atau justru kurang. Selain itu, analisis kebutuhan bisnis yang akurat diperlukan agar PO yang dibuat selaras dengan strategi pengadaan dan tujuan perusahaan, serta meminimalkan pemborosan sumber daya.
b. Pilih Supplier yang Tepat
Solusi berikutnya, jangan lupa untuk memilih supplier yang tepat. Proses tersebut tidak hanya berupa perbandingan harga, tetapi juga pertimbangkan kualitas produk, keandalan pemasok, reputasi, dan kemampuan mereka dalam memenuhi kebutuhan dan jadwal pengiriman. Memilih supplier yang tepat dapat mengurangi risiko pengiriman yang tidak sesuai jadwal, kualitas produk yang buruk, dan masalah lain yang dapat mempengaruhi operasional bisnis.
c. Negosiasi Harga dan Syarat Lain
Lakukan negosiasi harga dan syarat lain sebelum pembuatan dokumen pembelian. Diskusikan pula jadwal pengiriman, garansi, dan syarat lainnya yang relevan. Negosiasi yang efektif dapat membantu perusahaan menghemat biaya dan memastikan semua aspek penting telah termuat dalam surat purchase order. Oleh karena itu, penting untuk memiliki pemahaman yang baik berkaitan dengan pasar dan nilai barang atau jasa yang dibeli agar dapat melakukan negosiasi dengan efektif.
d. Implementasi Software Purchasing
Dalam era digital seperti sekarang, implementasi software purchasing sangat dianjurkan. Sistem ini dapat mempermudah proses kelola data vendor, mencatat seluruh transaksi pembelian, dan otomatisasi pembuatan dokumen purchase order. Dengan sistem ini, Anda dapat mengurangi adanya human error, mempercepat proses pembuatan PO, dan memastikan kepatuhan pada prosedur dan kebijakan. Sistem purchasing yang baik juga menyediakan analisis data yang bisa dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan strategi pembelian.
Dengan menerapkan berbagai solusi di atas, perusahaan dapat mengoptimalkan proses purchasing management khususnya dalam pembuatan dokumen PO, yang pada akhirnya juga dapat meningkatkan efisiensi operasional dan berkontribusi terhadap kesuksesan bisnis secara keseluruhan.
4. Kesimpulan
Dari pembahasan di atas, dapat diketahui surat pesanan dikenal dengan istilah purchase order dan menjadi dokumen penting untuk memastikan proses purchasing management berjalan optimal. Oleh karena itu, Anda harus menghindari beberapa kesalahan umum dalam pembuatan dokumen ini. Mulai dari kurang telitinya penulisan detail pesanan hingga komunikasi yang kurang baik dengan supplier. Kesalahan-kesalahan tersebut tidak hanya mempersulit proses purchasing management, tapi juga berdampak buruk bagi operasional.
Anda bisa menerapkan sejumlah solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Awali dengan analisis kebutuhan bisnis, memilih supplier yang dapat diandalkan, hingga implementasi sistem purchasing. Dengan sistem tersebut, Anda bisa lebih mudah dalam mengelola data pembelian, mengurangi kesalahan, dan memastikan proses pembuatan surat purchase order yang lebih efisien.
