Dalam bisnis, transaksi penjualan dan pembelian barang atau jasa perlu pencatatan dan dokumentasi yang tepat. Salah satu dokumen yang berperan penting dalam proses transaksi ini adalah invoice tagihan. Dokumen tersebut tidak hanya berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli atas produk atau layanan yang telah disediakan, tetapi juga mendukung proses akuntansi dan kepatuhan pajak.
Dalam artikel ini akan dijelaskan cara membuat invoice tagihan yang baik. Selain itu, diberikan juga pemahaman yang lebih lanjut komponen-komponen penting di dalamnya. Untuk memudahkan Anda memahami fungsinya, diberikan juga contoh invoice tagihan yang sederhana. Simak langsung pada pembahasan berikut.
1. Apa itu Invoice Tagihan?
Untuk memahami konsep dari invoice tagihan, perhatikan ilustrasi berikut. Misalkan Anda menjalankan sebuah perusahaan distribusi yang khusus menyediakan produk elektronik ke berbagai toko ritel di seluruh kota. Salah satu pelanggan Anda, Toko Elektronik Mega, baru saja memesan 10 unit televisi, 15 unit blender, dan 20 unit setrika dari perusahaan Anda. Harga yang disepakati yaitu Rp2.000.000 per unit televisi, Rp500.000 per unit blender, dan Rp300.000 per unit setrika. Total untuk pesanan ini sebesar Rp33.500.000.
Sebagai pemilik perusahaan distribusi, Anda perlu membuat invoice tagihan untuk Toko Elektronik Mega. Faktur ini mencantumkan nama dan detail perusahaan Anda di bagian atas, disertai dengan logo perusahaan. Selanjutnya, cantumkan informasi Toko Elektronik Mega sebagai penerima faktur, termasuk nama kontak, alamat, dan informasi lain yang relevan. Tuliskan secara detail deskripsi dari setiap jenis produk yang dipesan, jumlah masing-masing item, harga per unit, dan total harga produk untuk setiap kategori, serta total harga keseluruhan.
Dari skenario di atas, dapat dikatakan berarti invoice tagihan adalah dokumen resmi yang digunakan untuk meminta pembayaran dari pembeli ke penjual terhadap barang atau jasa yang telah disediakan. Tidak hanya itu, dokumen tersebut juga penting untuk pencatatan akuntansi bagi kedua pihak. Selain itu, juga berfungsi sebagai bukti transaksi penjualan yang sah.
2. Komponen Penting Invoice Tagihan
Invoice tagihan adalah dokumen penting yang digunakan dalam transaksi penjualan dan berfungsi sebagai bukti permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli. Agar memuat informasi yang rinci dan akurat, dokumen ini harus memuat beberapa komponen penting. Berikut setidaknya lima komponen penting yang biasanya terdapat dalam faktur tagihan.
Pertama, informasi penjual dan pembeli. Umumnya berupa nama lengkap, alamat, dan kontak kedua pihak. Untuk penjual, biasanya juga disertai dengan logo perusahaan, nomor identifikasi pajak (NPWP), dan informasi rekening bank untuk pembayaran. Kedua, detail barang atau jasa yang ditagihkan. Cantumkan juga deskripsi lengkap produk, jumlah barang atau durasi jasa, harga satuan, dan total harga. Jika ada diskon atau pajak yang diberlakukan, tambahkan juga di deskripsi tersebut.
Ketiga, tanggal yang berkaitan dengan invoice. Termasuk tanggal penerbitan tagihan, dan jatuh tempo. Ini diperlukan untuk memudahkan pembukuan dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai. Keempat, nomor invoice. Setiap faktur harus memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai identifikasi dokumen. Nomor ini seringkali mengikuti format yang mencakup kode atau singkatan yang berkaitan dengan pelanggan, kemudian tahun atau tanggal untuk membantu mengorganisir dokumen atau untuk kebutuhan pelaporan penjualan produk.
Kelima, syarat dan ketentuan pembayaran. Bagian ini menjelaskan cara pembayaran yang diterima, termasuk informasi rekening bank, batas waktu pembayaran sejak invoice diterima, dan konsekuensi atau denda apabila terjadi keterlambatan pembayaran. Syarat dan ketentuan perlu dituliskan untuk memastikan tidak ada kesalahpahaman atau sengketa di masa mendatang.
3. Cara Membuat Invoice Tagihan
Setelah memahami pentingnya faktur tagihan dalam transaksi penjualan, pastikan pembuatan dokumen ini dilakukan dengan langkah-langkah yang tepat. Cara membuat invoice tagihan yang pertama adalah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan. Ini mencakup detail tentang penjual dan pembeli, seperti nama, alamat, dan informasi kontak. Selanjutnya, pastikan Anda memiliki detail lengkap barang atau jasa yang disediakan, termasuk jumlah, harga per unit, dan total harga.
Langkah berikutnya yaitu memilih format atau template invoice. Banyak aplikasi pembuatan invoice yang telah menyediakan template custom, sehingga Anda bisa membuat dokumen ini sesuai kebutuhan. Pastikan template yang dipilih memudahkan pembaca untuk menemukan informasi penting di dalamnya.
Cara membuat invoice tagihan berikutnya adalah memasukkan informasi yang telah dikumpulkan ke dalam template. Mulailah dengan informasi dasar penjual dan pembeli, diikuti rincian barang atau jasa yang diberikan. Pastikan untuk memasukkan tanggal penerbitan, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan nomor faktur yang unik. Jangan lupa menuliskan detail cara pembayaran, termasuk informasi rekening bank jika pembayaran dilakukan melalui transfer bank.
Berikutnya, sertakan syarat dan ketentuan pembayaran di faktur. Ini dapat mencakup informasi batas waktu pembayaran, denda keterlambatan, dan metode pembayaran yang diterima. Menyertakan informasi ini tidak hanya membantu memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, tetapi juga berfungsi sebagai referensi hukum jika terjadi sengketa pembayaran.
Sebelum mengirimkan invoice kepada pelanggan, periksa kembali semua informasi untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dokumen. Karena kesalahan dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran atau kebingungan bagi pelanggan. Setelah Anda yakin semuanya sudah benar, kirimkan invoice melalui metode yang telah disepakati, seperti email atau pos. Pastikan juga untuk menyimpan salinan invoice untuk laporan keuangan Anda.
4. Contoh Tagihan Invoice
Contoh invoice tagihan di bawah ini akan memudahkan Anda untuk memahami peran dokumen tersebut dalam skenario yang sederhana. Misalkan, PT Contoh Jaya adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi peralatan kantor. Perusahaan ini baru saja melakukan pembelian produk-produk untuk persediaan kantor. Mereka memesan dua unit printer laserjet seharga Rp800.000 per unit dan satu unit kursi kantor seharga Rp1.200.000. Total harga sebelum diskon adalah Rp2.800.000.
Perusahaan menempatkan promosi untuk pembelian dalam jumlah tertentu. Dalam transaksi penjualan ini, mereka mendapatkan diskon sebesar 10% untuk pembelian dengan total di atas Rp2.000.000. Sehingga, diskon senilai Rp280.000 dicantumkan ke faktur penjualan. Selain itu, sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku, PT Contoh Jaya juga dikenakan pajak sebesar 5% dari total pembelian setelah diskon. Oleh karena itu, pajak sebesar Rp126.000 ditambahkan ke total tagihan. Sehingga contoh invoice tagihan tersebut adalah:
5. Kesimpulan
Jadi, bisa disimpulkan dalam transaksi penjualan, faktur tagihan sangat diperlukan tidak hanya untuk keperluan permintaan pembayaran dari penjual ke pembeli, tapi juga diperlukan untuk pencatatan keuangan perusahaan dan menjadi bukti sah jika ke depannya terdapat perselisihan dari kedua pihak.
Contoh tagihan invoice yang diberikan di atas menunjukkan kalau dokumen ini harus memuat komponen-komponen utama agar informasi yang ada di dalamnya lengkap dan akurat. Komponen yang perlu dituliskan mencakup informasi dasar penjual dan pembeli, rincian deskripsi dan harga barang atau jasa yang dibeli, serta syarat dan ketentuan dalam proses pembayaran.
