Dalam proses procurement management, ada open tender yang umumnya dilakukan perusahaan untuk mendapatkan vendor atau supplier terbaik saat menjalan suatu proyek. Selama proses ini berlangsung, banyak vendor yang memberikan penawaran dengan keunggulannya masing-masing. Oleh karena itu, penting bagi vendor untuk menyusun strategi efektif agar bisa menang tender.
Dalam artikel berikut, akan dijelaskan serangkaian tips dan taktik yang dapat digunakan oleh vendor untuk meningkatkan peluang memenangkan tender. Mulai dari pemahaman mendalam tentang syarat dan ketentuan tender, penyusunan dokumen yang lengkap dan akurat, hingga pengembangan strategi negosiasi yang cermat. Langsung simak tips jitu tersebut di pembahasan berikut ini!
1. Pahami Syarat dan Ketentuan Tender
Agar menang tender, hal pertama yang perlu dipahami vendor adalah syarat dan ketentuan yang ditetapkan dalam dokumen tender. Syarat dan ketentuan ini mencakup detail kualifikasi yang diperlukan, jangka waktu penyelesaian, standar kualitas, dan aspek keuangan. Vendor harus memastikan dapat memenuhi semua persyaratan tersebut sebelum mengajukan penawaran.
Analisis juga dokumen tender dengan cermat sehingga bisa mengidentifikasi area kunci yang perlu ditekankan dalam proposal nantinya. Selain itu, jangan lupa untuk memahami lingkup pekerjaan yang diharapkan perusahaan, karena hal ini akan mempengaruhi penawaran harga dan strategi yang disusun. Vendor juga bisa mengajukan pertanyaan atau meminta klarifikasi jika ada aspek yang tidak jelas atau membingungkan. Hal ini menunjukkan keseriusan vendor dalam mengikuti tender.
2. Siapkan Dokumen yang Lengkap
Tips berikutnya yang bisa dilakukan agar vendor menang tender adalah menyiapkan dokumen yang dibutuhkan secara lengkap dan rinci. Dokumen ini umumnya mencakup profil perusahaan, sertifikat kualifikasi, portofolio proyek sebelumnya, dan dokumen teknis yang relevan. Pastikan setiap dokumen yang diserahkan sudah sesuai dengan persyaratan. Jika, Anda terlambat atau tidak melengkapi dokumen tersebut, pengajuan Anda bisa jadi ditolak atau ada penilaian lain yang tidak menguntungkan.
Selain kelengkapan, ketepatan informasi dalam dokumen juga sangat penting. Vendor harus memverifikasi semua data dan informasi yang disertakan. Perhatikan detail keuangan, referensi proyek, dan informasi teknis. Dokumen teknis seperti proposal proyek, gambaran teknis, dan jadwal pelaksanaan harus disiapkan dengan detail karena aspek-aspek ini sering kali menjadi penilaian utama dalam proses tender.
3. Tawarkan Harga yang Kompetitif
Menawarkan harga yang kompetitif adalah salah satu strategi lainnya untuk menang tender. Namun hal ini harus dilakukan dengan bijak. Harga yang Anda ajukan wajib mencerminkan kualitas dan nilai yang ditawarkan. Pertimbangkan juga biaya operasional dan margin keuntungan yang wajar. Oleh karena itu, untuk mendapatkan harga yang tepat, lakukan riset pasar secara menyeluruh.
Anda harus menghindari penawaran harga yang terlalu rendah hanya untuk menarik perhatian perusahaan. Sebab cara ini bisa berdampak negatif karena tentu Anda akan kesulitan untuk menyediakan layanan atau barang yang berkualitas. Lebih parahnya dapat menimbulkan keraguan bagi perusahaan tentang kredibilitas Anda.
Selain menetapkan harga yang kompetitif, coba untuk menawarkan nilai tambah yang menguntungkan perusahaan. Misalnya layanan purna jual, jaminan kualitas, atau fitur inovatif yang membedakan Anda dengan kompetitor. Selain itu, tunjukkan transparansi dalam struktur harga dengan menyediakan rincian biaya yang jelas. Keterbukaan ini dapat membangun kepercayaan dan menunjukkan integritas vendor.
4. Tawarkan Inovasi Layanan atau Barang
Tips berikutnya untuk menang tender adalah menawarkan inovasi. Ini bisa dalam bentuk penggunaan teknologi terbaru, metode praktis dalam pelaksanaan proyek, atau penawaran produk yang memiliki fitur canggih dan berbeda dibandingkan lainnya. Untuk bisa memberikan inovasi terbaik, vendor atau supplier perlu melakukan riset pasar dan memahami kebutuhan spesifik perusahaan. Inovasi juga harus disampaikan dalam proposal dengan jelas dan menarik.
Penting juga untuk menunjukkan kalau tim Anda memiliki keahlian dan pengalaman dalam mengimplementasikan inovasi tersebut secara sukses. Sebab perusahaan perlu jaminan kalau inovasi yang ditawarkan memiliki risiko yang minimal. Oleh karena itu, Anda juga perlu menyertakan rencana implementasi yang rinci, termasuk timeline, sumber daya yang diperlukan, dan strategi mitigasi risiko dalam proposal yang diajukan.
5. Kemampuan Negosiasi yang Baik
Dalam proses procurement management khususnya tender, seringkali terjadi negosiasi antara vendor dan perusahaan, terutama untuk harga, jadwal pelaksanaan, dan spesifikasi teknis. Agar proses negosiasi menguntungkan kedua pihak, Anda harus paham kebutuhan dan prioritas perusahaan. Selain itu, gunakan cara komunikasi yang jelas dan efisien, sampaikan poin-poin penting dengan cara yang meyakinkan, dan dengarkan secara aktif kebutuhan mereka. Selain itu, pahami secara menyeluruh batas yang diberikan perusahaan, seperti harga minimum yang dapat diterima dan kondisi yang tidak bisa dinegosiasikan.
Anda juga harus fleksibel saat menawarkan layanan atau barang. Sebagai contoh, jika ada kendala anggaran dari pihak perusahaan, Anda bisa memberikan alternatif atau paket layanan yang lebih hemat biaya dengan tidak mengobarkan kualitas. Penting juga untuk menjaga sikap profesional dan sopan sepanjang proses negosiasi, bahkan ketika terjadi perbedaan pendapat. Hal ini diperlukan untuk membangun hubungan baik jangka panjang dengan perusahaan.
Selain itu, Anda juga harus siap untuk menjawab pertanyaan atau menyediakan informasi tambahan yang diminta perusahaan, serta cepat tanggap menyesuaikan proposal berdasarkan umpan balik yang diterima selama proses negosiasi. Dengan menunjukkan fleksibilitas, pemahaman, dan kemauan untuk bekerja sama, Anda punya peluang yang lebih besar untuk menang tender.
6. Tunjukkan Rekam Jejak yang Positif
Rekam jejak yang baik tidak hanya membuktikan kemampuan Anda dalam menyelesaikan proyek serupa sebelumnya, tapi juga menunjukkan kredibilitas dan keandalan Anda dalam menjalankan proyek yang akan diberikan. Siapkan bukti dari proyek sukses sebelumnya dan yang relevan dengan tender yang sedang diikuti. Misalnya studi kasus, testimoni dari klien yang pernah bekerja sama, atau dokumentasi yang menunjukkan penyelesaian proyek sesuai dengan standar yang diharapkan.
Penting untuk tunjukkan aspek unggul Anda dalam proyek-proyek sebelumnya. Seperti menyelesaikan proyek lebih cepat dari jadwal atau dengan biaya yang lebih rendah tanpa mengorbankan kualitas. Sertakan bukti dalam bentuk data kuantitatif yang menunjukkan keberhasilan Anda tersebut. Misalnya persentase kepuasan pelanggan atau peningkatan efisiensi, yang dapat menjadi bukti kuat kinerja Anda.
Hal yang tidak kalah penting juga adalah jelaskan pengalaman Anda dalam mengatasi tantangan yang ada dan strategi pengadaan apa yang digunakan saat menjalankan proyek tersebut. Jika diperlukan, berikan kontak referensi atau surat rekomendasi yang dapat memberikan bukti tambahan tentang kinerja dan profesionalitas Anda.
7. Bentuk Tim yang Berpengalaman
Terakhir, strategi untuk menang tender adalah membentuk tim yang berpengalaman. Dengan adanya tim yang terdiri dari para ahli dan berpengalaman, maka perusahaan merasa lebih yakin karena proyek akan ditangani secara profesional. Keahlian yang beragam dalam tim, seperti manajemen proyek, keahlian teknis, dan pengalaman industri adalah kunci untuk membuktikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tender dengan sukses.
Tunjukkan pula bagaimana tim Anda akan bekerja sama secara efektif, termasuk sistem koordinasi, komunikasi, dan pembagian tugas yang jelas. Cara ini tidak hanya menunjukkan kemampuan kerja tim vendor, tetapi juga memberikan gambaran bagi perusahaan cara proyek akan dikelola dan dikembangkan.
8. Kesimpulan
Procurement management memiliki serangkaian aktivitas yang bertujuan untuk memastikan proses pengadaaan barang atau jasa berjalan dengan lancar. Agar mendapatkan vendor atau supplier terbaik dalam mengerjakan suatu proyek, perusahaan sering menggunakan metode open tender. Nah, ternyata vendor bisa menjalankan sejumlah strategi agar bisa menang tender ini.
Vendor harus paham secara mendalam syarat dan ketentuan yang ditetapkan dalam dokumen tender. Penting juga untuk menyiapkan dan menyajikan dokumen yang lengkap dan akurat. Selain itu, tawarkan harga yang kompetitif namun realistis, sehingga mencerminkan kualitas dan nilai yang ditawarkan. Dengan beberapa strategi tersebut, maka vendor bisa menang tender dan dalam jangka panjang memiliki reputasi yang bisa dipercaya perusahaan untuk menjalankan proyek berikutnya.
