Pada setiap bisnis, manajemen gudang memiliki peran strategis untuk mendukung operasional dan memastikan kelancaran rantai pasokan. Salah satu tahapan di dalam manajemen ini yang harus Anda perhatikan adalah alur penerimaan barang di gudang. Setiap proses dalam peneriman barang harus dilakukan dengan teliti dan efisien.Â
Lalu, apa saja tahapan dalam prosedur penerimaan barang tersebut? Nah, dalam artikel ini akan dijelaskan lebih detail masing-masing prosesnya. Mulai dari notifikasi kedatangan hingga penanganan masalah. Jika prosedur ini dijalankan dengan baik, tentu dapat memaksimalkan produktivitas gudang dan meminimalkan risiko operasional. Segera simak pembahasannya di bawah ini!
1. Pemberitahuan Kedatangan
Pemberitahuan kedatangan atau dikenal juga sebagai advance shipping notice atau pre-arrival notice adalah tahap pertama dalam prosedur penerimaan barang. Dari sini, pemasok menginformasikan ke perusahaan bahwa barang akan segera tiba di gudang. Sehingga departemen manajemen gudang bisa mempersiapkan tenaga kerja, ruang penyimpanan, atau alat bongkar muat. Dengan ini, Anda bisa meningkatkan efisiensi penerimaan barang, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan memastikan gudang siap untuk proses selanjutnya.
Lalu informasi apa yang perlu disampaikan pada tahap ini? Biasanya detail jenis barang, kuantitas, dimensi, berat, tanggal dan waktu perkiraan kedatangan, serta informasi lainnya yang diperlukan. Selain itu, dokumen pendukung seperti nota, invoice, atau surat penerimaan barang juga bisa disertakan bersamaan dengan kedatangan barang. Pemberitahuan ini bisa dikirimkan melalui berbagai media, seperti email, sistem manajemen gudang (WMS), telepon, atau bahkan pesan teks, tergantung pada kesepakatan antara pemasok dan gudang.
2. Penerimaan Fisik Barang
Proses penerimaan barang dalam bentuk fisik adalah tahap selanjutnya. Hal pertama yang dilakukan yaitu mengecek kondisi fisik kendaraan atau moda transportasi yang membawa barang, seperti truk atau kontainer. Ini dilakukan untuk memastikan kalau tidak ada kerusakan atau kebocoran yang mungkin dapat mempengaruhi kualitas barang di dalamnya. Selain itu, juga untuk menilai risiko keselamatan saat proses bongkar muat dilakukan.
Setelah kondisi kendaraan dikonfirmasi aman, proses pembongkaran bisa dimulai. Di sini, tim manajemen gudang harus bekerja dengan hati-hati untuk menjaga kualitas barang. Pertama, keluarkan dan letakkan barang di area tertentu seperti zona penerimaan. Jika diperlukan, lakukan juga inspeksi untuk memastikan bahwa tidak ada kerusakan yang terjadi selama transportasi. Selama proses penerimaan barang, tim harus memastikan barang dikeluarkan sesuai dengan prosedur.
3. Pengecekan Dokumen
Setiap pengiriman yang masuk ke gudang biasanya disertai dengan sejumlah dokumen yang mencatat rincian barang dan transaksi terkait. Bisa berupa surat jalan, nota, invoice, surat penerimaan barang, sertifikat kualitas, atau dokumen lain yang relevan. Anda perlu mengecek seluruh dokumen tersebut untuk memastikan kalau informasi yang ada pada dokumen sesuai dengan barang yang diterima.
Ketidaksesuaian antara dokumen dan barang fisik tentu dapat menimbulkan masalah di manajemen gudang. Bahkan juga dapat mempengaruhi keputusan bisnis, pelaporan keuangan, dan hubungan dengan pemasok. Selain itu, dokumen yang akurat dan lengkap juga memudahkan proses audit, rekonsiliasi, dan pelacakan barang.
4. Pencatatan ke Sistem
Prosedur penerimaan barang selanjutnya yang tidak kalah penting adalah pencatatan ke sistem. Setelah barang diperiksa dan dokumen telah dicek, informasi yang relevan perlu dicatat ke warehouse management system (WMS) atau software lain yang digunakan oleh perusahaan. Mengapa pencatatan ke sistem begitu penting? Dengan mencatat secara akurat, tim manajemen gudang dapat memonitor inventaris, mengatur aliran barang, dan memastikan informasi yang tersedia selalu up-to-date.
Proses pencatatan ini juga diperlukan untuk menjamin kualitas barang. Misalnya, jika sebuah item mendekati tanggal kadaluarsanya, sistem dapat memberikan peringatan sehingga Anda dapat mengatur strategi promosi atau pengiriman untuk mengurangi kerugian. Atau ketika perusahaan mendapatkan permintaan konsumen yang mendadak, sistem dapat secara langsung memeriksa stok dengan cepat dan meresponnya dengan lebih efisien.Â
Baca juga: 7 Kendala Manajemen Persediaan dan Solusinya
5. Penyimpanan Barang
Setelah melewati serangkaian tahap penerimaan dan pencatatan ke sistem, barang siap untuk dipindahkan ke lokasi penyimpanan permanennya di dalam gudang. Nah, jangan lupa untuk memperhatikan layout gudang. Pastikan barang disimpan di posisi yang sesuai dengan tingkat permintaan, ukuran, atau aspek penting lainnya.
Anda bisa menggunakan strategi seperti menempatkan barang dengan permintaan tinggi ke area yang mudah diakses. Atau mungkin barang dengan tanggal kadaluarsa terdekat perlu ditempatkan di area yang lebih terlihat agar bisa diakses dan dikelola dengan mudah. Perhatikan juga pengaturan suhu dan kelembaban. Terutama untuk barang yang sensitif, seperti makanan, obat-obatan, atau elektronik. Konsistensi dalam pengaturan ini membantu menjaga kualitas barang dan mengurangi risiko kerusakan.
6. Pembuatan Laporan Penerimaan Barang
Tahap berikutnya dalam alur penerimaan barang di gudang adalah pembuatan laporan. Laporan ini menyajikan ringkasan menyeluruh dari proses penerimaan, mencatat detail penting seperti jumlah barang yang diterima, kondisi barang saat kedatangan, serta informasi pendukung lainnya. Selain sebagai dokumen internal, laporan ini juga menjadi instrumen untuk komunikasi antara tim manajemen gudang dan supplier, atau antar departemen dalam perusahaan.
Laporan penerimaan barang juga membantu dalam analisis kinerja pemasok, audit internal, dan pelacakan inventaris. Misalkan di kemudian hari ditemukan masalah, laporan ini bisa menjadi referensi penting untuk proses tindak lanjutnya. Selain itu, Anda juga bisa mendapatkan insight mengenai tren penerimaan, atau aspek manajemen gudang yang perlu diperbaiki.
7. Penanganan Masalah
Meski proses penerimaan barang di gudang sudah dijalankan dengan hati-hati dan teliti, bisa jadi masalah tetap ada. Baik itu kesalahan dalam pengiriman, kerusakan barang, ketidaksesuaian dokumen, atau isu lainnya. Nah, jika hal ini terjadi maka diperlukan solusi yang efektif sehingga tidak memberikan dampak yang merugikan perusahaan dan mengurangi efisiensi di perusahaan.
Lantas, apa yang bisa dilakukan? Pertama, identifikasi masalah. Contoh jika barang yang diterima rusak, tim manajemen gudang harus menentukan penyebab kerusakan tersebut dan kapan terjadinya. Setelah masalah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah komunikasi. Jika masalahnya berkaitan dengan pemasok, maka harus ada komunikasi yang jelas dan transparan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Mungkin dengan cara negosiasi ulang, pengembalian barang, atau tindakan lain yang lebih efektif.
Penting juga untuk melakukan penanganan yang bersifat jangka panjang. Misalnya merevisi SOP prosedur penerimaan barang, meningkatkan pelatihan bagi tim, atau bahkan mengubah cara berkomunikasi dengan pemasok. Dengan pendekatan seperti ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan di masa depan, dan memastikan bahwa setiap masalah yang muncul dihadapi dengan strategi manajemen gudang yang terencana.
8. Kesimpulan
Prosedur penerimaan barang di gudang adalah rangkaian aktivitas yang terstruktur dan saling terkait. Mulai dari pemberitahuan kedatangan, penerimaan fisik barang, pengecekan dokumen, pencatatan ke sistem, hingga penanganan masalah yang mungkin terjadi. Setiap tahap tentunya memiliki peran penting dalam memastikan efisiensi manajemen gudang dan akuntabilitas operasional. Kesalahan atau kelalaian dalam satu tahap dapat mempengaruhi kualitas keseluruhan proses dan berdampak pada operasional perusahaan.
Oleh karena itu, memperhatikan detail dokumen, menjaga komunikasi dengan pihak terkait, dan mengimplementasikan teknologi adalah langkah yang bisa dilakukan dalam menjalankan setiap tahapan tersebut. Terlebih di era bisnis yang semakin kompetitif seperti sekarang, manajemen gudang yang efisien sangat mendukung pertumbuhan bisnis dan memperkuat posisi perusahaan di pangsa pasar.
