Prosedur serah terima menjadi bagian penting bagi perusahaan konstruksi karena menandakan berakhirnya suatu proyek dan kerja sama dengan klien. Serah terima proyek, secara umum terdiri dari dua tahapan utama, yaitu practical handover (PHO) dan final handover (FHO). Masing-masing memiliki definisi dan proses yang berbeda.
Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih lanjut arti PHO dalam proyek, prosedur yang perlu dilalui, dan perbedaan apa itu PHO dalam proyek dengan FHO. Dengan memahaminya secara menyeluruh, maka proses serah terima akan berjalan dengan lebih baik dan memuaskan klien, yang pada akhirnya juga berdampak pada reputasi perusahaan Anda. Cari tahu selengkapnya pada pembahasan di bawah ini!
1. PHO Proyek Adalah
Untuk memahami apa itu PHO dalam proyek, perhatikan skenario berikut ini. Sebuah perusahaan konstruksi dipercaya untuk membangun gedung perkantoran baru. Proses pembangunan berlangsung selama beberapa bulan dan mencakup pekerjaan pondasi, struktur, hingga instalasi sistem-sistem penting seperti listrik, air, dan sistem keamanan.
Setelah sebagian besar proyek konstruksi selesai, gedung dapat dianggap sudah bisa beroperasi untuk tujuan praktis. Apa maksudnya? Meskipun mungkin masih ada beberapa pekerjaan yang perlu diselesaikan, seperti pengecatan ulang area tertentu atau penyesuaian sistem HVAC, tapi gedung sudah dapat digunakan. Nah, ketika kontraktor melakukan serah terima praktis kepada pemilik gedung atau pengelola properti, aktivitas ini yang diberi arti PHO dalam proyek.
Jadi, bisa dikatakan practical handover atau PHO proyek adalah tahapan ketika suatu proyek telah mencapai fase tertentu yang memungkinkan klien untuk mulai menggunakan fasilitas atau sistem yang dikembangkan tanpa menunggu proyek selesai secara keseluruhan. Konsep PHO sering digunakan dalam proyek-proyek besar dan kompleks, karena klien biasanya ingin segera menggunakan fasilitas tapi jika harus menunggu proyek benar-benar selesai tentu akan memakan waktu yang lama.
2. Prosedur PHO Proyek
Dalam proses serah terima proyek, khususnya pada tahap practical handover (PHO), terdapat beberapa prosedur penting yang harus dilalui baik klien maupun perusahaan konstruksi. Berikut penjelasan dari masing-masing prosedur tersebut.
a. Pemeriksaan Pekerjaan
Ini menjadi langkah awal dalam proses PHO. Dalam tahap ini, tim dari perusahaan konstruksi bersama klien akan melakukan inspeksi menyeluruh terhadap aspek proyek untuk memastikan semua elemen telah selesai sesuai dengan spesifikasi kontrak kerja. Pemeriksaan ini mencakup evaluasi kualitas pekerjaan, kepatuhan terhadap desain dan spesifikasi teknis, serta keamanan dan kelayakan operasional struktur atau sistem yang dibangun.
b. Pembuatan Daftar Cacat
Selama atau setelah pemeriksaan, tim juga perlu mengidentifikasi cacat yang perlu diperbaiki. Cacat-cacat ini perlu didokumentasikan dalam sebuah daftar yang dikenal sebagai daftar cacat. Isinya berupa detail dari setiap masalah yang ditemukan, lokasinya, serta saran perbaikan. Untuk apa ini dilakukan? Agar semua masalah diidentifikasi dan ditangani sebelum serah terima final.
c. Pemenuhan Punch List
Prosedur berikutnya dalam PHO proyek adalah pemenuhan daftar cacat. Proses ini melibatkan kontraktor dalam mengatasi dan memperbaiki semua item yang terdaftar dalam daftar cacat. Pemenuhan ini juga harus dilakukan dengan cepat dan efisien untuk memastikan tidak ada hambatan saat pengoperasian atau penggunaan proyek yang telah diserahkan saat PHO.
d. Pengujian dan Komisioning
Pengujian dan komisioning adalah proses verifikasi kalau semua sistem dan komponen proyek telah berfungsi sesuai dengan persyaratan operasional dan desain. Prosedur ini juga termasuk pengujian sistem keamanan, HVAC, lift, dan sistem lainnya untuk memastikan semuanya beroperasi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan sebelum serah terima final kepada klien.
e. Dokumentasi Proyek
Berikutnya adalah dokumentasi proyek, yaitu kompilasi dari semua rekaman, gambar, manual operasi, dan dokumen laporan proyek lain yang berkaitan dengan pembangunan dan operasional proyek. Dokumentasi ini diserahkan dari perusahaan konstruksi kepada klien sebagai bagian dari proses PHO. Tujuannya agar klien punya panduan dalam pemeliharaan, operasi, dan manajemen fasilitas di masa depan.
f. Serah Terima
Serah terima merupakan tahap akhir dari apa itu PHO dalam proyek. Dalam proses ini, kontraktor secara resmi menyerahkan proyek kepada klien. Proses ini biasanya melibatkan penandatanganan dokumen serah terima yang menandakan klien menerima proyek tersebut, dengan catatan semua persyaratan PHO telah dipenuhi.
g. Jaminan dan Garansi
Jaminan dan garansi diberikan oleh kontraktor sebagai jaminan jika ada cacat bahan atau pekerjaan untuk periode waktu tertentu setelah serah terima. Tujuannya untuk menunjukkan komitmen kontraktor terhadap kualitas pekerjaannya dan memberikan klien kepercayaan kalau setiap masalah akan ditangani.
h. Pembayaran Akhir
Setelah semua tahapan selesai, termasuk pemenuhan semua jaminan dan garansi, langkah terakhir PHO proyek adalah pembayaran akhir dari klien kepada kontraktor. Ini sebagai bukti penyelesaian finansial proyek dan biasanya dilakukan setelah klien sepenuhnya puas dengan semua aspek proyek yang telah diselesaikan.
3. Beda PHO dan FHO dalam Proyek
Sudah dibahas apa itu PHO dalam proyek, yang dapat diartikan sebagai bentuk serah terima proyek yang dilakukan meskipun pekerjaan belum 100% selesai. Sedangkan final handover atau FHO dalam proyek dilakukan saat proyek telah benar-benar selesai secara menyeluruh. FHO menandai proyek resmi telah selesai, dan semua dokumentasi yang terkait diserahkan kepada klien.
Perbedaan arti PHO dalam proyek dan FHO bisa dilihat dari aspek waktu dan fungsionalitas proyek. PHO memungkinkan penggunaan awal fasilitas meskipun beberapa pekerjaan penyelesaian masih berlangsung. Sedangkan FHO menandai selesainya proyek secara menyeluruh dan semua aspek memenuhi standar dan spesifikasi yang telah disepakati. Dalam banyak kasus, periode antara PHO dan FHO digunakan untuk mengatasi adanya masalah kecil yang ditemukan selama penggunaan awal fasilitas. Jadi, ketika serah terima final, masalah-masalah ini tidak terjadi lagi.
Skenario sederhana yang membedakan PHO dan FHO adalah sebagai berikut. Misalkan ada konstruksi bangunan berupa perumahan yang baru. Setelah beberapa bulan pembangunan, rumah-rumah dalam kompleks tersebut telah selesai dibangun, dengan pintu, jendela, sistem listrik, dan perpipaan yang telah terpasang dan berfungsi. Fasilitas umum seperti taman sudah bisa digunakan, tetapi kolam renang masih dalam tahap penyelesaian akhir. Meskipun demikian, penghuni sudah bisa menggunakan properti tersebut.
Nah, beberapa minggu setelah PHO, semua pekerjaan tambahan, termasuk penyelesaian kolam renang dan penghijauan taman, telah diselesaikan. Semua daftar cacat yang ditemukan selama penghuni mulai menempati rumah pun juga telah diperbaiki. Perusahaan konstruksi melakukan FHO, menyerahkan kompleks perumahan secara penuh kepada developer.
4. Kesimpulan
Pembahasan di atas telah menjelaskan arti PHO dalam proyek dan bedanya dengan FHO. Proses PHO adalah bentuk serah terima praktis yang dilakukan perusahaan konstruksi kepada klien supaya mereka dapat menggunakan fasilitas meskipun proyek belum sepenuhnya selesai. Ini bisa dilakukan asalkan secara fungsionalitas, bangunan atau konstruksi sudah bisa digunakan.
Proses PHO melibatkan beberapa langkah penting mulai dari pemeriksaan pekerjaan, pembuatan daftar cacat, pemenuhan punch list, hingga pemberian jaminan dan garansi. Setiap tahapan ini perlu dilakukan dengan teliti karena akan berdampak pada kepuasan klien terhadap kinerja kontraktor dalam menyelesaikan suatu proyek.
