Software akuntansi adalah salah satu perangkat lunak yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan perangkat tersebut, perusahaan dapat mengelola data keuangan serta arus kas dengan lebih efisien daripada secara manual. Perusahaan pun dapat meminimalisir human error yang mengakibatkan salah perhitungan. Di samping itu, perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi waktu daripada harus menghitung manual.
Melihat berbagai kelebihan yang didapatkan dari software akuntansi, Anda perlu mendapatkan perangkat terbaik untuk perusahaan Anda. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan peluang manfaat yang bisa dirasakan perusahaan. Selain itu, perangkat lunak yang baik pun bisa bertahan lebih lama karena memiliki fitur-fitur yang mumpuni dan masih relevan hingga beberapa tahun yang akan datang. Berikut cara memilih software akuntansi yang baik.
1. Pilih Software Akuntansi Daring atau Luring
Saat ini terdapat berbagai software akuntansi yang bisa Anda pilih. Namun pada dasarnya, semua perangkat tersebut terbagi menjadi dua jenis, yakni perangkat daring (online) dan perangkat luring (offline). Sebelum Anda memilihnya, Anda perlu mengetahui karakter masing-masing jenis perangkat tersebut.
Bila Anda memilih perangkat lunak akuntansi luring, maka Anda perlu memasukkan data-data yang berkaitan dengan keuangan perusahaan Anda di komputer pusat. Dengan software luring, komputer ini harus terintegrasi dengan sistem. Perlu Anda ketahui, software akuntansi luring cenderung lebih murah daripada daring dan semua data Anda juga lebih aman dari pencurian secara digital.
Namun bila Anda lebih menyukai perangkat lunak akuntansi daring, maka Anda bisa mengaksesnya dari mana saja selama Anda memiliki kode akses dan internet. Biasanya sistem ini menggunakan sistem penyimpanan berbasis cloud. Dengan demikian, perangkat daring mampu meningkatkan efisiensi.
Sayangnya, harga perangkat daring cenderung lebih mahal dan risiko pencurian data pun menjadi lebih tinggi. Akan tetapi, banyak perusahaan yang menawarkan keamanan ekstra agar data Anda tidak mudah dicuri.
Baca juga: 8 Langkah Untuk Memilih Vendor ERP
2. Cek Kelengkapan Fitur Software Akuntansi
Berbeda software akuntansi, maka bisa berbeda pula fitur-fitur yang ditawarkan. Oleh sebab itu, Anda perlu mempertimbangkan fitur apa saja yang Anda butuhkan. Anda juga perlu mempertimbangkan biaya karena biasanya semakin lengkap fitur, maka semakin besar juga biaya yang dibutuhkan. Jika Anda belum seberapa mengenal fitur-fitur dari perangkat lunak akuntansi, maka segera pelajari.
Berikut beberapa fitur yang seharusnya ada dalam software akuntansi Anda:
- Perhitungan Pajak
- Pembuatan faktur secara berulang
- Perhitungan laporan keuangan lengkap
- Pencocokan transaksi dengan otomatis
- Penyimpanan dan peninjauan slip pembayaran
- Pelacakan penjualan produk
- Pengelolaan aset
- Pengelolaan pemasok dan konsumen
- Pemberitahuan mengenai laporan real-time
- Dan lain-lain
Dapat diketahui di atas bahwa software akuntansi yang baik seharusnya tidak hanya berisi tentang pencatatan dan pengelolaan keuangan saja. Akan tetapi juga hal-hal lain yang berkaitan dengan keuangan perusahaan. Fitur-fitur ini pun bisa Anda pastikan dengan perusahaan penyedia perangkat akuntansi tersebut.
Jika perusahaan penyedia memungkinkan kustomisai fitur-fitur, maka itu adalah hal yang bagus! Mengapa? Karena Anda bisa menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda dengan fitur-fitur yang sudah disediakan.
3. Penyesuaian Fitur Software Akuntansi
Meskipun sebuah software akuntansi memiliki fitur-fitur yang lengkap, seharusnya Anda bisa memesan fitur-fitur tersebut agar disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Hal ini disebabkan kebutuhan perusahaan yang selalu dinamis. Dengan demikian, Anda membutuhkan perangkat yang juga bisa mengikuti pergerakan perusahaan Anda.
Maka dari itu, cobalah untuk mengecek kebutuhan perusahaan Anda mengenai fitur apa saja yang harus ada dan disesuaikan. Setelah itu, tanyakan kepada perusahaan penyedia software akuntansi mengenai penyesuaian fitur tersebut. Anda bisa meminta saran kepada orang yang profesional di bidang akuntansi dan sistem komputer mengenai penyesuaian fitur ini. Agar bisnis Anda bisa mendapatkan manfaat software akuntansi secara maksimal.
4. Kemudahan Akses Software Akuntansi
Masing-masing perusahaan penyedia software akuntansi menyediakan UI/UX sendiri. Tampilan ini sering dibuat menarik sebagai ajang promosi ke calon konsumen. Namun Anda juga harus memperhatikan hal-hal lain. Nah, salah satunya adalah kemudahan akses.
Selain itu juga kesinambungan antara fungsi satu dengan lainnya. Jadi sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan software akuntansi tertentu, cobalah untuk memastikan beberapa aspek. Contohnya yakni mengecek apakah perangkat tersebut mudah untuk digunakan. Bahkan pastikan juga apakah perangkat tersebut bisa digunakan oleh orang yang tak memiliki dasar ilmu akuntansi sekalipun.
Dengan demikian semua orang yang berkepentingan dapat mengaksesnya dengan mudah. Tentunya tanpa terbatas untuk kalangan tertentu atau profesional saja. Untuk memastikan hal tersebut, Anda bisa meminta bantuan orang yang ahli di bidang akuntansi dan sistem komputer. Mintalah mereka untuk mengecek software akuntansi tersebut dari segi fitur, penggunaan, hingga kemudahan akses.
Bandingkan juga dengan perangkat lainnya. Lalu diskusikanlah dengan anggota tim keuangan bisnis Anda. Dengan bergitu, Anda pastinya bisa menemukan perangkat lunak akuntansi yang tepat.
5. Pengelolaan Data Software Akuntansi
Di poin pertama sudah disinggung bahwa software akuntansi luring cenderung lebih aman. Namun bisa saja Anda mengalami kebocoran data pada perangkat luring bila tidak ada keamanan data yang memadai. Oleh sebab itu, Anda tetap harus memastikan keamanan datanya kepada perusahaan yang berkaitan.
Mintalah bantuan orang yang profesional juga untuk memastikannya. Tentunya juga libatkan karyawan Anda dalam kegiatan testing keamanan ini. Keamanan data pun sangat perlu diperhatikan bila Anda ingin memilih software akuntansi. Pastikan bahwa data-data perusahaan Anda tidak bocor baik karena diretas atau kesalahan lainnya.
Pengecekan mengenai pencadangan data perangkat lunak akuntansi ke pihak perusahaan juga perlu Anda lakukan untuk mengantisipasi jika ada peristiwa tidak terduga seperti kerusakan komputer. Jika ada pencadangan data yang mumpuni, Anda tak perlu khawatir akan kehilangan data.
6. Dukungan Pelanggan Software Akuntansi
Anda juga perlu mengecek dukungan pelanggan atau customer support dari software akuntansi. Hal ini diperlukan karena bila suatu saat nanti terdapat kendala pada perangkat Anda, Anda bisa langsung menghubungi perusahaan tersebut. Biasanya dukungan pelanggan ini berbentuk nomor telepon atau alamat surel.
Nah, Anda bisa mengeceknya dengan menghubungi mereka sebagai penyedia perangkat lunak akuntansi melalui dukungan pelanggan tersebut. Perhatikan seberapa cepat Anda dijawab dan cara mereka menjawab semua pertanyaan yang Anda berikan.
7. Cek Biaya Software Akuntansi
Biaya adalah masalah yang paling krusial ketika ingin memilih software akuntansi. Jangan sampai Anda membeli perangkat dengan biaya tinggi namun merugikan perusahaan Anda. Oleh sebab itu, perhatikan anggaran perusahaan Anda. Sesuaikan dengan perangkat serta fitur-fitur yang Anda butuhkan.
Serta telitilah terhadap biaya-biaya lain, seperti perawatan dan pembaruan software akuntansi. Namun Anda tidak perlu khawatir karena saat ini banyak perusahaan yang menawarkan harga terjangkau. Selain itu, ada juga perusahaan yang menerapkan sistem angsuran atau pembayaran bulanan sehingga meringankan beban biaya Anda.
Baca juga: 3 Jenis Software ERP untuk Perusahaan Anda
8. Kesimpulan
Demikian cara memilih software akuntansi yang baik. Jika Anda masih bingung dalam memilih software akuntansi yang tepat, Anda bisa menghubungi ScaleOcean! Kami merupakan provider sistem akuntansi terbaik di Indonesia yang bisa digunakan untuk berbagai industri.
Anda tidak perlu ragu dengan ScaleOcean karena sudah banyak pelanggan dari industri ternama yang menggunakannya. Selain itu, kami juga memiliki berbagai fitur menarik serta dukungan pelanggan yang siap membantu Anda. Maka dari itu, segera hubungi ScaleOcean untuk mendapatkan software akuntansi terbaik! Klik tautan ini untuk ketahui informasi lebih lanjut sebelum lakukan pemesanan perangkat lunak!
