Proses penerimaan barang adalah salah satu aspek penting yang mencakup berbagai langkah dan tahapan, mulai dari pemeriksan dokumen hingga pencatatan dan penyimpanan barang. Lalu bagaimana tahapan dan prosedur yang tepat dalam proses tersebut di manajemen gudang?
Di sini, kita akan membahas bagaimana alur proses penerimaan barang di gudang, serta peran penting dan tips-tips optimalkan proses tersebut agar lebih maksimal. Adanya proses penerimaan barang yang efekti membantu memastikan setiap barang yang masuk tercatat dengan akurat, sesuai dengan pesanan, dan dalam kondisi baik. Simak selengkapnya di sini!
1. Pentingnya Efisiensi Proses Penerimaan Barang
Proses penerimaan barang adalah langkah-langkah yang dilakukan tim gudang untuk menerima, memeriksa, dan mencatat barang yang masuk dari supplier. Proses ini biasanya dimulai dengan pemeriksaan dokumen, lalu pengecekan fisik barang untuk memastikan kualitas dan jumlahnya sesuai pesanan.
Setelah barang diterima dan diperiksa di gudang, informas terkait barang akan dicatat dengan akurat, sebelum barang akan disimpan di lokasi yang telah ditentukan dan gudang pabrik. Alur penerimaan barang di gudang menjadi aspek penting yang harus dilakukan dengan efisien, karena dapat memastikan setiap barang masuk telah diperiksa dan dicatat dengan benar.
Hal tersebut akan membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk penanganan barang, juga meminimalkan risiko kesalahan dalam manajemen gudang dan inventory. Prosedur penerimaan barang yang terstruktur juga akan mempercepat alur kerja di gudang, serta memastikan barang dapat segera disimpan atau diproses lebih lanjut sesuai kebutuhan.
Kita bisa lihat contoh proses penerimaan barang di toko retail Kios Unggas, yang memiliki berbagai proses sebelum akhirnya barang didisplay. Fungsinya sebagai peneriman dan pemeriksaan barang yang dikirim supplier sesuai dengan order pembelian. Kegiatan yang dilakukan di bagian penerimaan ini menjadi aktivitas yang melibatkan pemeriksaan terhadap barang, dan membuat laporan hasil pemeriksaan.
2. Alur Penerimaan Barang di Gudang
Alur proses penerimaan barang adalah langkah penting yang harus dilakukan untuk memastikan barang yang masuk dapat dikelola dengan tepat. Untuk itu, prosedur penerimaan barang memiliki beberapa proses penting yang harus dilakukan secara terstruktur dan berurutan.
Menurut artikel Drs.J Tanzil and Associates, ada beberapa aspek dalam alur penerimaan barang di gudang, yaitu bukti pesanan barang, bukti tanda barang diterima, pengecekan bukti pemesanan dengan fisik baran, cek expired date dan kondisi barang, surat jalan, dan penyimpanan barang. Berikut prosesnya:
a. Pemberitahuan Kedatangan
Pemberitahuan kedatangan atau dikenal juga sebagai advance shipping notice atau pre-arrival notice adalah tahap pertama dalam prosedur penerimaan barang. Dari sini, pemasok menginformasikan ke perusahaan bahwa barang akan segera tiba di gudang, dan staff gudang bisa mempersiapkan tenaga kerja, ruang penyimpanan, atau alat bongkar muat.
Informasi yang disampaikan biasanya seperti detail jenis barang, kuantitas, dimensi, berat, tanggal dan waktu perkiraan kedatangan, serta informasi lainnya yang diperlukan. Selain itu, dokumen pendukung seperti nota, invoice, atau surat penerimaan barang juga bisa disertakan bersamaan dengan kedatangan barang.
Pemberitahuan ini bisa dikirimkan melalui berbagai media, seperti email, sistem manajemen gudang (WMS), telepon, atau bahkan pesan teks, tergantung pada kesepakatan antara pemasok dan gudang.
b. Penerimaan Fisik Barang
Proses penerimaan barang dalam bentuk fisik adalah tahap selanjutnya. Anda bisa mengecek kondisi fisik kendaraan atau moda transportasi yang membawa barang, seperti truk atau kontainer. Ini dilakukan untuk memastikan kalau tidak ada kerusakan atau kebocoran yang mungkin dapat mempengaruhi kualitas barang di dalamnya.
Setelah kondisi kendaraan dikonfirmasi aman, proses pembongkaran bisa dimulai. Di sini, staff gudang harus bekerja dengan hati-hati untuk menjaga kualitas barang. Pertama, keluarkan dan letakkan barang di area tertentu seperti zona penerimaan. Jika diperlukan, lakukan juga inspeksi untuk memastikan bahwa tidak ada kerusakan yang terjadi selama transportasi. Selama proses penerimaan barang, tim harus memastikan barang dikeluarkan sesuai dengan prosedur.
c. Pengecekan Dokumen
Setiap pengiriman yang masuk ke gudang biasanya disertai dengan sejumlah dokumen yang mencatat rincian barang dan transaksi terkait. Bisa berupa surat jalan, nota, invoice, surat penerimaan barang, sertifikat kualitas, atau dokumen lain yang relevan. Anda perlu mengecek seluruh dokumen tersebut untuk memastikan informasi yang ada pada dokumen sesuai dengan barang yang diterima.
Ketidaksesuaian antara dokumen dan barang fisik tentu dapat menimbulkan masalah di manajemen gudang. Bahkan juga dapat mempengaruhi keputusan bisnis, pelaporan keuangan, dan hubungan dengan pemasok. Selain itu, dokumen yang akurat dan lengkap juga memudahkan proses audit, rekonsiliasi, dan pelacakan barang.
d. Pencatatan ke Sistem
Prosedur penerimaan barang selanjutnya yang tidak kalah penting adalah pencatatan ke sistem. Setelah barang diperiksa dan dokumen telah dicek, informasi yang relevan perlu dicatat ke warehouse management system (WMS). Mengapa pencatatan ke sistem begitu penting? Dengan mencatat secara akurat, tim manajemen gudang dapat memonitor inventaris, mengatur aliran barang, dan memastikan informasi yang tersedia selalu up-to-date.
Proses pencatatan ini juga diperlukan untuk menjamin kualitas barang. Misalnya, jika sebuah item mendekati tanggal kadaluarsanya, sistem dapat memberikan peringatan sehingga Anda dapat mengatur strategi promosi atau pengiriman untuk mengurangi kerugian. Atau ketika perusahaan mendapatkan permintaan konsumen yang mendadak, sistem dapat secara langsung memeriksa stok dengan cepat dan meresponnya dengan lebih efisien.
Baca juga: 7 Kendala Manajemen Persediaan dan Solusinya
e. Penyimpanan Barang
Setelah melewati serangkaian tahap penerimaan dan pencatatan ke sistem, barang siap untuk dipindahkan ke lokasi penyimpanan permanennya di dalam gudang. Nah, jangan lupa untuk memperhatikan layout gudang. Pastikan barang disimpan di posisi yang sesuai dengan tingkat permintaan, ukuran, atau aspek penting lainnya.
Anda bisa menggunakan strategi seperti menempatkan barang dengan permintaan tinggi ke area yang mudah diakses. Atau mungkin barang dengan tanggal kadaluarsa terdekat perlu ditempatkan di area yang lebih terlihat agar bisa diakses dan dikelola dengan mudah. Perhatikan juga pengaturan suhu dan kelembaban. Terutama untuk barang yang sensitif, seperti makanan, obat-obatan, atau elektronik.
f. Pembuatan Laporan Penerimaan Barang
Tahap berikutnya dalam alur penerimaan barang di gudang adalah pembuatan laporan. Laporan ini menyajikan ringkasan menyeluruh dari proses penerimaan, mencatat detail penting seperti jumlah barang yang diterima, kondisi barang saat kedatangan, serta informasi pendukung lainnya.
Adanya laporan ini membantu dalam analisis kinerja pemasok, audit internal, dan pelacakan inventaris. Misalkan di kemudian hari ditemukan masalah, laporan ini bisa menjadi referensi penting untuk proses tindak lanjutnya. Selain itu, Anda juga bisa mendapatkan insight mengenai tren penerimaan, atau aspek manajemen gudang yang perlu diperbaiki.
g. Penanganan Masalah
Meski proses penerimaan barang di gudang sudah dijalankan dengan hati-hati dan teliti, masalah dan hambatan bisa saja terjadi. Seperti pengiriman, kerusakan barang, ketidaksesuaian dokumen, atau isu lainnya. Maka dari itu, penting untuk melakukan identifikasi masalah.
Selain itu, Anda juga bisa melakukan penanganan yang bersifat jangka panjang seperti merevisi SOP prosedur penerimaan barang. Hal tersebut akanmeningkatkan pelatihan bagi tim, atau bahkan mengubah cara berkomunikasi dengan pemasok.
3. Tips Kelola Proses Penerimaan Barang
Alur penerimaan barang adalah serangkaian strategi yang harus diterapkan untuk meningkatkan kecepatan, akurasi, dan efisiensi untuk barang yang masuk ke gudang. Dengan mengoptimalkannya, Anda bisa mengurangi kesalahan, dan memastikan setiap barang diterima dan disimpan dengan benar.
a. Penyusunan SOP yang Jelas
Tips proses penerimaan barang yang optimal adalah dengan menyusun dan menerapkan SOP yang jelas, agar dapat membantu memastikan setiap tahapan dilakukan dengan konsisten. Alur suatu barang yang benar adalah efisiensi dari SOP yang dibuat, sehingga setiap prosesnya dapat dilakukan sesuai dan tepat
b. Optimalisasi Layout Gudang
Penting juga menata ulang layout gudang untuk memudahkan aliran barang masuk dan keluar. Area penerimaan barang harus dekat dengan pintu masuk, dan memilki akses yang mudah ke area penyimpanan. Hal tersebut akan mempercepat proses penanganan barang dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan barang ke lokasi penyimpanan.
c. Pengaturan Slotting Barang
Slotting adalah proses penempatan barang di lokasi penyimpanan yang optimal, berdasarkan frekuensi pemakaian atau kategori proses produksi. Anda bisa mengatur slotting khusus untuk barang yang sering diterima, atau memiliki volume tinggi untuk mempercepat proses penyimpanan dan pengambilan barang.
d. Penggunaan Metode Double-Check
Tips terakhir bisa Anda lakukan dengan menerapkan metode double check, untuk barang yang diterima dan dengan nilai tinggi juga sensitif. Metode ini melibatkan dua orang staff gudang yang melakukan pemeriksaan independen terhadap barang yang sama, sebelum pencatatan dan penyimpanan dilakukan.
4. Optimasi Alur Penerimaan Barang dengan ScaleOcean
Alur penerimaan barang di gudang adalah aspek penting yang harus dilakukan dengan maksimal, dan pengelolaan yang optimal agar setiap barang yang masuk dipastikan sesuai pesanan, tanpa ada kerusakan atau kesalahan. Anda bisa menerapkan software gudang ScaleOcean untuk mengoptimasi setiap prosesnya.
Warehouse management system ScaleOcean adalah software yang dirancang khusus untuk mengoptimasi pencatatan barang yang diterima, sehingga data stok akan langsung diperbarui secara real-time. Dengan memanfaatkan teknologi barcode, software WMS akan memindai dan mempermudah proses verifikasi dan pencocokan baang dengan dokumen pengiriman dari supplier.
Selain itu, ScaleOcean WMS software juga akan memberikan rekomendasi tepat mengenai slotting barang, dan menempatkan barang dengan strategis di lokasi penyimpanan yang optimal berdasarkan frekuensi penggunaan atau prioritas tertentu.
ScaleOcean juga menyediakan fitur notifikasi otomatis juga akan memberikan Anda peringatan mengenai pengiriman dari supplier yang bisa dijadwalkan, sehingga dapat memastikan Anda siap untuk menerima barang tersebut dengan baik. Penerapan WMS software akan mempercepat alur penerimaan barang di gudang, mengurangi waktu penanganan, dan meningkatkan transparansi serta kontrol dalam manajemen inventaris.
5. Kesimpulan
Prosedur penerimaan barang adalah rangkaian aktivitas terstruktur dan saling terkait. Setiap tahapannya memiliki peran penting untuk memastikan efisiensi manajemen gudang, serta akuntabilitas operasional secara menyeluruh.
Untuk memudahkan proses tersebut dan menghindari kesalahan yang sering terjadi, Anda bisa mengatasinya dengan penerapan WMS software. Sistem ini akan secara otomatis mempercepat alur penerimaan barang dengan maksimal, dan memberikan Anda kemudahan dan minimalisir human error yang sering terjadi. Anda bisa mengetahui lebih lanjut mengenai software kami, daftarkan demo gratisnya dan konsultasikan bisnis Anda. Hubungi tim kami 24/7 untuk lebih lengkapnya!
