Proses purchase management dalam perusahaan memiliki beberapa aspek, salah satunya adalah memastikan dokumen purchase order ditulis dengan format yang benar. Purchase order PO adalah dokumen yang tidak hanya diperlukan sebagai bukti resmi adanya transaksi perusahaan dengan supplier, tapi juga sebagai instrumen kontrol keuangan perusahaan. Oleh karena itu, untuk memastikan purchase order format yang digunakan sudah tepat.

Nah, dalam artikel ini akan dijelaskan secara detail komponen-komponen penting yang perlu Anda perhatikan dalam membuat PO. Mulai dari nomor yang unik, detail informasi, hingga tanda tangan kedua pihak. Diberikan juga beberapa tips yang bisa Anda aplikasikan untuk memastikan proses pembuatan PO berjalan lancar dan terhindar dari berbagai kesalahan.

1. Purchase Order PO Adalah

Purchase order PO adalah dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan untuk supplier saat akan melakukan pengadaan suatu produk. PO memuat informasi detail tentang produk yang dibeli, termasuk kuantitas, harga per barang, total nilai transaksi, serta syarat dan ketentuan yang perlu dipenuhi seperti waktu pengiriman dan cara pembayaran. Dokumen ini juga memberikan kepastian hukum dan sebagai perjanjian formal antara kedua pihak.

Tidak hanya itu, purchase order PO adalah instrumen yang bisa digunakan perusahaan untuk mengontrol pengadaan barang. Anda bisa menggunakan ini untuk melacak pengeluaran perusahaan dan memastikan pembelian yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Bahkan PO juga bisa membantu proses negosiasi harga dengan supplier, serta meminimalisir risiko miskomunikasi selama pengadaan.

Sedangkan bagi supplier, adanya PO dari perusahaan adalah bentuk konfirmasi resmi yang sah dan terverifikasi untuk produk yang dimiliki. Setelah mendapatkan PO, supplier perlu merencanakan produksi atau pengiriman agar lebih efisien. Oleh karena itu, efektivitas dalam pembuatan dan purchase management diperlukan agar rantai pasok dan keuangan perusahaan berjalan sesuai kebutuhan.

Supaya paham fungsi dari dokumen PO, perhatikan skenario berikut. Misal suatu departemen dalam perusahaan mengidentifikasi adanya kebutuhan pembelian aset baru untuk operasional bisnis. Departemen ini akan mengirim purchase requisition ke departemen pengadaan. Nah, selanjutnya departemen pengadaan menyusun PO. Sebelum dikeluarkan, PO ini harus disetujui oleh manajer atau pihak berwenang untuk memastikan total pembelian masih sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.

Setelah disetujui, PO dikirimkan ke supplier. Ketika sudah menerima dokumen tersebut, supplier akan meninjau dan mengkonfirmasi kemampuannya dalam memenuhi permintaan tersebut. Jika supplier siap, maka supplier akan mengirimkan konfirmasi penerimaan PO atau mengajukan negosiasi ketika ada sejumlah syarat yang tidak dapat dipenuhi.

2. Purchase Order Format yang Benar

Dari penjelasan di atas, kita sudah tahu kalau purchase order PO adalah dokumen penting perusahaan ketika melakukan transaksi pengadaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan Anda menggunakan purchase order format yang benar. Lalu seperti apa format yang benar? Berikut elemen penting dalam PO yang harus diperhatikan.

a. Nomor PO

Setiap PO harus memiliki nomor unik yang berfungsi sebagai identifikasi dokumen. Hal ini juga diperlukan untuk memudahkan proses purchase management dalam perusahaan. Misalnya untuk pelacakan, manajemen dokumen pembelian, dan referensi pengadaan di periode berikutnya. Biasanya, nomor PO diatur dalam sebuah urutan atau sistem yang memudahkan pencarian dan juga mencakup informasi tanggal atau tahun untuk menunjukkan kapan PO tersebut dibuat.

b. Informasi Perusahaan dan Supplier

Komponen penting lainnya dalam purchase order PO adalah mencantumkan informasi lengkap tentang perusahaan pembeli dan supplier, termasuk nama, alamat, dan informasi kontak. Informasi ini tidak hanya membantu proses pengiriman dan pembuatan faktur, tapi juga mempermudah koordinasi dan verifikasi identitas kedua pihak dalam transaksi.

c. Tanggal Pemesanan dan Pengiriman

Jangan lupa juga untuk mencatat tanggal pemesanan dan pengiriman barang. Tanggal ini diperlukan untuk proses perencanaan dan koordinasi antara perusahaan dan vendor, serta menjadi referensi penting jika terjadi keterlambatan atau masalah selama pengadaan.

d. Deskripsi Barang atau Jasa

Komponen penting dalam purchase order format berikutnya yaitu penjelasan secara rinci terkait barang yang dibeli, termasuk spesifikasi teknis, model, ukuran, warna, atau informasi penting lainnya. Dengan ini, baik perusahaan maupun supplier memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang dibeli sehingga bisa mengurangi risiko kesalahpahaman.

e. Jumlah Barang dan Harga

Setiap item yang terdaftar dalam PO juga harus mencantumkan jumlah yang dipesan dan harga per unit, serta total harga keseluruhan. Jadi, proses verifikasi akan berjalan lebih mudah. Ini juga diperlukan untuk pengelolaan keuangan dan menyiapkan anggaran.

f. Syarat Pembayaran

Selanjutnya, PO harus menyertakan syarat pembayaran yang jelas, termasuk metode yang disepakati, jangka waktu pembayaran, dan detail lain yang relevan. Metode ini bisa meliputi pembayaran di muka, pembayaran setelah pengiriman, atau jadwal pembayaran lainnya yang disepakati.

g. Tanda Tangan

Komponen terakhir dalam purchase order format adalah tanda tangan dari pihak yang berwenang pada kedua pihak. Tanda tangan diperlukan sebagai bentuk persetujuan dan komitmen terhadap isi PO, serta memberikan kekuatan hukum dan keabsahan dokumen tersebut.

3. Tips Membuat Purchase Order

Secara efektif membuat purchase order PO adalah langkah penting dalam proses purchase management serta untuk memastikan operasional bisnis berjalan lancar secara menyeluruh. Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan selama pembuatan PO.

a. Analisis Kebutuhan Pembelian

Sebelum membuat PO, sangat penting untuk melakukan analisis menyeluruh terlebih dulu terhadap kebutuhan pembelian. Analisis ini harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti kebutuhan saat ini, proyeksi kebutuhan masa depan, tingkat persediaan yang ada, dan anggaran yang disediakan oleh perusahaan. Mengapa hal ini penting? Untuk menghindari pembelian yang berlebih atau kurang, dan meminimalisir dampak negatif pada efisiensi dan keuangan perusahaan.

b. Pastikan Detail Informasi Jelas

Perhatikan detail informasi yang Anda tulis jelas dan tepat. Cantumkan deskripsi lengkap barang atau jasa, jumlah, harga, serta tanggal pengiriman yang diharapkan. Informasi yang jelas dan akurat akan mengurangi risiko pengadaan. Selain itu, detail yang lengkap juga penting untuk memudahkan purchase management serta proses audit di masa depan.

c. Komunikasi yang Baik dengan Supplier

Tips berikutnya adalah melakukan proses diskusi tentang syarat, harga, stok barang yang dibutuhkan, dan jadwal pengiriman. Komunikasi yang efektif juga membantu Anda dalam negosiasi harga yang lebih baik, serta memastikan semua pihak memahami persyaratan dan ekspektasi yang diinginkan.

d. Implementasi Software Procurement

Dalam era serba digital seperti sekarang, mempertimbangkan penggunaan software procurement dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi proses pembuatan PO. Software ini secara otomatis akan melakukan proses pembuatan, persetujuan, dan pelacakan PO. Selain itu, software ini juga bisa diintegrasikan dengan sistem manajemen inventaris dan keuangan, untuk memudahkan proses analisis kebutuhan pembelian, pengelolaan persediaan, dan manajemen anggaran.

Dengan menerapkan tips ini, pembuatan PO dapat menjadi lebih terstruktur, efisien, dan efektif yang nantinya akan membantu Anda dalam purchase management dan memastikan operasional bisnis berjalan lebih optimal.

4. Kesimpulan

Purchase order PO adalah dokumen penting dalam proses pengadaan barang untuk menjamin transparansi dan akurasi dalam transaksi antara perusahaan dan supplier. PO tidak hanya berisi detail produk atau layanan yang dibeli, tetapi juga mengatur syarat-syarat penting seperti harga, jumlah, tanggal pengiriman, dan metode pembayaran. Dengan ini, perusahaan menjadi lebih mudah melakukan purchase management dan memastikan pengadaan berjalan optimal.

Ada beberapa komponen penting yang perlu Anda perhatikan dalam purchase order format. Mulai dari nomor PO yang unik, tanggal pemesanan dan pengiriman, hingga tanda tangan pihak yang berwenang dari perusahaan maupun supplier. Untuk mempermudah proses pembuatan dokumen ini, implementasi software procurement sangat dianjurkan. Sistem ini akan otomatis membuat, melacak, dan mengelola dokumen PO sehingga meminimalisir adanya kesalahan.