Dalam berbisnis, pengelolaan inventaris barang merupakan hal yang harus dipahami oleh setiap pebisnis karena cara pengelolaannya dapat mempengaruhi kualitas sistem operasional gudang pada perusahaan. Barang inventaris adalah aset yang dipegang oleh sebuah perusahaan untuk dijual dalam kegiatan operasional sehari-hari atau untuk digunakan dalam proses produksi. 

Inventaris barang juga bisa merujuk kepada semua barang yang tercatat dan diatur dalam sistem inventaris perusahaan untuk memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan operasional. Melalui artikel ini, kami akan jelaskan berbagai fungsi inventaris, serta menjelaskan metode pengelolaan yang efisien, yang akan meningkatkan efisiensi sistem operasional gudang secara keseluruhan dan mengoptimalkan proses.

1. Inventaris Barang Adalah

Inventaris barang adalah kumpulan semua barang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan dan yang digunakan dalam operasional sehari-hari ataupun untuk dijual. Inventaris ini mencakup bahan baku, barang dalam proses produksi, produk jadi, serta barang dan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Pencatatan dan pengelolaan inventaris yang akurat sangat penting agar efisiensi dalam produksi, pengendalian biaya, dan pelayanan pelanggan dipastikan optimal.

Proses seperti akuisisi, penyimpanan, penerbitan, dan audit barang termasuk dalam manajemen inventaris. Sistem manajemen inventaris yang efektif biasanya dibantu dengan teknologi seperti perangkat lunak Enterprise Resource Planning (ERP), yang mengotomatiskan dan memahami prosedur ini, meningkatkan kualitas produk, dan mengurangi biaya yang tidak diperlukan.

2. Fungsi Barang Inventaris bagi Bisnis

Barang inventaris memiliki peran penting dalam operasional bisnis dan memiliki beberapa fungsi utama, yang meliputi sebagai berikut. 

a. Dukungan Operasional

Inventaris barang memiliki peran penting dalam mendukung kegiatan sehari-hari suatu bisnis. Dengan menjaga stok yang cukup dari bahan baku dan produk jadi, perusahaan dapat mencegah terjadinya gangguan dalam produksi atau pelayanan pelanggan. Selain itu, ketersediaan barang yang terjaga meningkatkan produktivitas karena memudahkan bisnis untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan mengurangi waktu tunggu.

b. Manajemen Biaya

Manajemen inventaris yang efektif membantu perusahaan mengurangi biaya. Dengan mengurangi investasi pada stok yang tidak perlu dan mengurangi biaya penyimpanan, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya keuangan ke area lain yang lebih dibutuhkan. Strategi ini juga membantu dalam mencegah terjadinya kerugian akibat barang rusak atau kedaluwarsa, sehingga dapat memaksimalkan penggunaan setiap unit barang.

c. Memenuhi Permintaan Pelanggan

Dengan menjaga stok yang cukup, perusahaan dapat memastikan bahwa produk tersedia untuk dikirim secepatnya, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal ini tidak hanya memperkuat hubungan dengan pelanggan, tetapi juga meningkatkan reputasi perusahaan sebagai penyedia yang dapat diandalkan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan penjualan dan pertumbuhan bisnis.

d. Analisis dan Perencanaan

Untuk analisis dan perencanaan strategis, data yang diperlukan diperoleh dari sistem manajemen inventaris. Bisnis dapat menggunakan data ini untuk mengidentifikasi tren penjualan, memodifikasi garis produk, dan mengatur promosi atau diskon. Hal ini dapat membantu dalam membuat pilihan pengelolaan sumber daya yang lebih tepat sasaran.

e. Optimasi Aliran Kas

Inventaris yang dikelola dengan baik membantu dalam optimasi aliran kas dengan mengurangi jumlah modal yang terikat dalam stok yang tidak perlu. Dengan demikian, likuiditas bisnis meningkat, dan dana lebih mudah dialokasikan ke investasi strategis lainnya. Selain itu, pengelolaan inventaris yang efektif mengurangi kemungkinan penurunan nilai barang, yang dapat berdampak negatif pada keuangan bisnis.

f. Mitigasi Risiko

Manajemen inventaris yang baik melibatkan strategi mitigasi risiko yang efektif, termasuk asuransi, keamanan fisik, dan prosedur audit berkala. Ini dapat membantu melindungi aset dari kerusakan, kehilangan, dan pencurian serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan standar industri. Mitigasi risiko dapat mengurangi kemungkinan kerugian finansial dan operasional, sehingga bisa meningkatkan stabilitas perusahaan.

3. Jenis-Jenis Barang Inventaris

Barang inventaris adalah barang yang dapat dikategorikan menjadi beberapa jenis utama, masing-masing dengan fungsi dan manajemen yang spesifik. Berikut adalah jenis-jenis barang inventaris yang umumnya dimiliki bisnis.

a. Bahan Baku

Bahan baku adalah komponen dasar yang digunakan untuk memproduksi barang atau produk. Jenis inventaris ini sangat penting dalam industri manufaktur, dimana bahan baku harus tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi jadwal produksi tanpa mengganggu kegiatan bisnis. Proses produksi yang lancar dan manajemen biaya dicapai melalui manajemen bahan baku yang efektif.

b. Barang dalam Proses

Barang dalam proses atau WIP adalah produk yang telah dimulai proses produksinya tetapi belum selesai. WIP bisa mencakup semua bahan, tenaga kerja, dan biaya overhead yang sudah diinvestasikan pada produk tersebut. WIP memerlukan penanganan yang cermat karena nilai yang sudah terakumulasi dan kebutuhan untuk mengoptimalkan waktu produksi agar dapat mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan efisiensi.

c. Produk Jadi

Produk jadi adalah barang yang telah selesai diproduksi dan siap untuk dijual kepada pelanggan. Inventaris jenis ini perlu dikelola dengan cermat untuk memastikan ketersediaan produk sesuai dengan permintaan pasar, tanpa mengalami overstock, yang dapat meningkatkan biaya penyimpanan, atau understock, yang dapat mengurangi penjualan.

d. Barang Dagang

Barang dagangan adalah produk yang dibeli dalam keadaan siap jual dan tidak memerlukan proses produksi lebih lanjut. Jenis inventaris ini umum ditemukan dalam sektor ritel, dimana manajemen inventaris fokus pada pemilihan produk, pengadaan, penyimpanan, dan strategi harga untuk meningkatkan turnover dan keuntungan.

e. Perlengkapan

Perlengkapan atau suplai termasuk dalam kategori inventaris non-produk yang mendukung kegiatan sehari-hari perusahaan. Ini bisa termasuk alat tulis kantor, bahan pembersih, dan barang-barang lain yang diperlukan untuk menjaga operasi bisnis berjalan lancar. Meskipun tidak langsung menghasilkan keuntungan, pengelolaan suplai yang efektif sangat penting untuk menciptakan kegiatan bisnis yang efektif dan mengurangi pemborosan.

f. Material Packing

Material packing digunakan untuk melindungi dan mengemas produk selama penyimpanan atau pengiriman. Ini termasuk kotak, bubble wrap, dan palet. Manajemen efektif dari bahan ini penting untuk memastikan produk tetap dalam kondisi baik dan biaya pengemasan tetap efisien.

4. Metode Pengelolaan Inventaris yang Efektif

Pengelolaan inventaris yang efektif sangat penting untuk menciptakan operasional bisnis yang lancar serta mengoptimalkan keuntungan. Berikut adalah beberapa metode pengelolaan inventaris yang banyak digunakan oleh perusahaan.

a. First In, First Out (FIFO)

Metode FIFO umumnya digunakan oleh industri yang produknya mudah rusak, seperti makanan atau obat-obatan. Dengan menjual produk berdasarkan urutan kedatangan, FIFO memastikan bahwa barang yang lebih lama dijual lebih dulu, mengurangi risiko kerugian akibat produk kedaluwarsa atau rusak. Metode ini juga membantu dalam melaporkan keuntungan yang lebih akurat selama periode inflasi.

b. Last In, First Out (LIFO)

LIFO dapat menghasilkan keuntungan pajak pada periode inflasi karena biaya barang yang lebih tinggi (terbaru) dikurangkan dari pendapatan yang dihasilkan dari penjualan, menurunkan laba kena pajak. Namun, metode ini bisa menyebabkan masalah dalam kualitas stok karena barang lama dapat menjadi rusak, terutama dalam industri teknologi atau yang memerlukan kebaruan produk.

c. Just-in-Time (JIT)

JIT dapat mengurangi limbah industri dan meningkatkan efisiensi dengan memotong biaya penyimpanan yang tidak perlu. Namun, JIT memerlukan perencanaan dan koordinasi yang sangat baik dengan pemasok, karena keterlambatan dalam pengiriman dapat menghentikan keseluruhan produksi. Ini cocok digunakan untuk perusahaan dengan permintaan yang dapat diprediksi dengan baik dan hubungan pemasok yang kuat.

d. ABC Analysis

Dengan fokus pada manajemen inventaris berdasarkan nilai dan pentingnya, analisis ABC dapat memudahkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya dan upaya yang lebih besar pada barang yang memiliki dampak finansial terbesar. Ini membantu dalam meningkatkan efisiensi keseluruhan pengelolaan inventaris dengan mengurangi waktu dan biaya yang dihabiskan pada barang yang permintaannya lebih sedikit.

e. Cycle Counting

Melakukan audit inventaris secara berkala dengan cycle counting dapat mengurangi gangguan operasional yang umum terjadi selama penghitungan inventaris tahunan. Ini dapat meningkatkan keakuratan catatan finansial, menjamin kepuasan pelanggan dengan ketersediaan produk yang akurat, dan memastikan kepuasan pelanggan dengan ketersediaan produk yang akurat.

f. Perpetual Inventory System

Sistem inventarisasi perpetual dapat memperbarui data stok secara real-time yang sangat berguna untuk perusahaan dengan volume penjualan tinggi atau variasi produk yang banyak. Sistem ini memudahkan pelacakan inventaris di berbagai lokasi dan mempermudah pelaporan keuangan yang lebih tepat serta pengambilan keputusan yang lebih bijak tentang pembelian dan harga penjualan.

5. Kesimpulan

Mengelola barang inventaris adalah hal yang perlu dipahami agar sistem operasional gudang berjalan dengan optimal. Dengan pemahaman yang mendalam tentang inventaris barang adalah dan cara pengelolaannya, bisnis dapat memaksimalkan efisiensi, mengurangi biaya penyimpanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. 

Setiap kategori inventaris barang membutuhkan pendekatan yang sesuai untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis berjalan dengan lancar. Inventaris adalah aset perusahaan  yang memerlukan perhatian dan sumber daya yang tepat untuk mengelolanya. Melalui praktik terbaik dalam pengelolaan inventaris, perusahaan dapat memastikan kinerja optimal dan memanfaatkan asetnya untuk mencapai pertumbuhan dan keberhasilan jangka panjang.