Keunggulan aplikasi ERP adalah dapat menyederhanakan fungsionalitas perusahaan dan menawarkan solusi tepat untuk mengotomasi beberapa tugas agar lebih efisien. Misalnya proses pengiriman, pengadaan barang, atau bahkan perhitungan akuntansi. Sistem ini memberikan alur kerja yang jelas, sehingga karyawan dapat bekerja secara efektif dan produktif. Waktu yang biasanya dipakai untuk mengerjakan manual, bisa dialihkan ke tugas lain yang bisa menunjang pencapaian tujuan perusahaan.
Mencari tahu aplikasi ERP mana yang dapat mendukung usaha Anda bukanlah sesuatu yang mudah. Kuncinya adalah Anda harus memahami jenis software ERP yang akan digunakan mulai dari kelebihan, perbedaan, serta manfaat apa saja yang dapat diperoleh. Dalam hal ini, ada dua jenis ERP yaitu aplikasi ERP modular dan terintegrasi. Keduanya pasti memiliki keunikannya masing-masing. Namun, apa sih yang membedakan di antara keduanya? Mari simak ulasannya.
1. Pengertian ERP Modular & Integrated
Aplikasi ERP modular adalah jenis sistem yang build your own. Artinya, aplikasi akan dikembangkan sesuai kebutuhan. Anda bisa memilih modul dan fitur ERP apa saja yang dibutuhkan untuk perusahaan. Jadi, Anda hanya akan membayar sesuai sejumlah modul yang dipilih dan menghapus solusi lainnya yang tidak sesuai kebutuhan perusahaan.
Dengan begitu, biaya yang dikeluarkan di awal pun akan lebih rendah. Namun, Anda perlu menyiapkan biaya cadangan ketika ada penambahan modul baru di aplikasi ERP untuk masa mendatang. Jika dihitung-hitung, untuk pengembangan jangka panjang, aplikasi modular akan menghabiskan biaya yang lebih mahal. Sebab, tiap waktu akan ada penambahan untuk menyesuaikan dengan proses bisnis.
Sedangkan, aplikasi ERP terintegrasi adalah aplikasi non modular yang memungkinkan untuk setiap aspek bisnis diatur dalam satu program. Dalam satu sistem, sudah ada banyak modul yang secara umum dibutuhkan perusahaan-perusahaan besar. Mau itu Anda gunakan atau tidak, modul tersebut akan tetap ada.
Dari sisi biaya, tentu akan lebih hemat daripada sistem aplikasi ERP modular. Pasalnya, dalam sekali beli, Anda sudah memperoleh banyak modul dan fitur. Akan tetapi, ada modul-modul yang tidak terpakai dan memenuhi dashboard sistem. Untuk pengembangan pun, Anda tetap perlu menyiapkan dana cadangan sebab harus menghubungi vendor kembali.
2. Persamaan Software ERP Modular dan Terintegrasi
Nah, usai mengetahui pengertian dari masing-masing aplikasi ERP secara jelas. Mari kita bahas persamaan dari software ERP modular dan terintegrasi, agar Anda lebih mengerti kedua sistem ini secara jelas.
a. Kolaborasi
Kedua tipe sistem ERP ini memiliki data yang diambil dari berbagai sumber dengan format yang beragam. Misal, ada data berupa dokumen, gambar, atau bahkan formulir. Namun, dengan kedua jenis aplikasi ERP ini, semua format tersebut dapat disimpan dalam satu database yang sudah terintegrasi untuk semuanya. Jadi, Anda tidak perlu menggunakan banyak sistem hanya untuk membuat pusing alur kerja karyawan.
b. Menjangkau Segala Jenis Bisnis
Aplikasi ERP modular dan terintegrasi cocok untuk diterapkan di semua jenis perusahaan, baik yang berskala UMKM hingga bisnis besar sekalipun. Sebab, kedua sistem ini bisa digunakan untuk mengelola berbagai jenis alur kerja. Sistem modular akan lebih ringkas karena Anda bisa memilih modul apa saja yang akan diimplementasikan. Biaya yang dikeluarkan pun akan lebih kecil daripada membeli sistem ERP terintegrasi yang memiliki banyak modul. Padahal, ada modul-modul yang mungkin tidak akan terpakai dan tidak sesuai dengan aktivitas bisnis Anda.
c. Keamanan Data
Baik tipe modular atau terintegrasi, keduanya memiliki sistem keamanan data yang berbeda. Untuk modular, Anda dapat membatasi peran dan akses masing-masing sumber daya manusia sesuai level yang sudah ditentukan. Sehingga, kebocoran data-data penting dapat dihindari. Di sisi lain, aplikasi ERP terintegrasi hanya bekerja menggunakan akun. Jadi, sistem ini hanya aman ketika akun tersebut dipegang satu orang dan tidak disebarkan ke akun lainnya.
Baca juga: 8 Langkah Untuk Memilih Vendor ERP
3. Perbedaan Modular vs Terintegrasi
Selain kesamaan, tentu saja kedua jenis aplikasi ERP ini memiliki perbedaan. Sebelumnya, sudah disinggung sedikit, namun mari bahas lebih lanjut secara detail.
a. Produktivitas
Untuk menjalankan bisnis, Anda perlu menjaga keselarasan alur kerja dengan aplikasi ERP. Aplikasi modular dapat membantu perusahaan Anda untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas, serta menghemat waktu untuk mengerjakan tugas-tugas yang berulang secara manual. Sebab, sistem akan mengerjakannya secara otomatis dan mengupdate data yang diperlukan secara real-time. Nah, aplikasi ERP terintegrasi juga dapat melakukannya, namun dari sisi produktivitas masih kalah dengan jenis modular.
b. Pengambilan Keputusan
Ada perbedaan dalam kemudahan proses pengambilan keputusan antara aplikasi ERP modular dan terintegrasi. Tipe modular memungkinkan Anda untuk mengelompokkan atau mengklasifikasikan data berdasarkan identitas karyawan, lokasi produk, maupun profit center. Sehingga, pengambilan keputusan pun lebih mudah karena data yang ditampilkan lebih akurat.
Sedangkan untuk aplikasi terintegrasi, pengambilan data berdasarkan akun masing-masing pengguna. Jadi, Anda akan memerlukan waktu sedikit lebih lama untuk membantu perusahaan dalam mengumpulkan informasi akurat, dimanan nantinya dipakai sebagai acuan dalam mengambil keputusan yang tepat.
c. Penganggaran
Enterprise resource planning untuk tipe modular hanya akan memberikan penagihan untuk modul yang Anda pilih dan jumlah pengguna yang memakainya. Artinya, Anda dapat memilih modul secara selektif sesuai kebutuhan saja. Berbeda dengan aplikasi ERP terintegrasi yang menuntut Anda untuk membayar satu aplikasi secara keseluruhan. Mau ada yang dipakai atau tidak, semua tetap harus dibayar dengan nominal yang sama. Anda juga tidak akan menemukan pembayaran per-user untuk sistem ini.
4. Mana yang Lebih Baik?
Kedua pilihan ERP tersebut memang memungkinkan untuk pengembangan aplikasi secara bertahap. Sistem modular memungkinkan tim internal perusahaan untuk belajar dan membiasakan diri dengan sistem baru terlebih dahulu. Jadi, ketika ada tambahan, tim Anda sudah bisa melakukan sendiri tanpa bantuan vendor.
Hal ini berbeda dengan aplikasi ERP terintegrasi yang memaksa tim IT perusahaan untuk mempelajari semua modul dalam satu waktu sekaligus. Jadi, waktu untuk belajar pun relatif lebih pendek. Ini yang akan memakan waktu lama bila ada perubahan atau pengembangan aplikasi.
Lantas, mana yang terbaik di antara keduanya? Tidak ada jawaban pasti untuk pertanyaan tersebut. Sebab, semuanya diserahkan dengan kebutuhan bisnis masing-masing. Bila memang Anda membutuhkan aplikasi yang ringkas dengan beberapa modul yang sesuai, maka pilih tipe aplikasi ERP modular. Sebaliknya, bila lebih menginginkan aplikasi yang terintegrasi untuk semuanya, pilih sistem terintegrasi.
5. Kesimpulan
Agar bisnis bisa berkembang dengan baik, Anda perlu memilih aplikasi ERP yang tepat. Baik sistem modular maupun terintegrasi, keduanya sama-sama dibangun untuk membantu Anda mencapai tujuan perusahaan. Cara terbaiknya, dengan menyesuaikan berdasarkan prioritas bisnis dan memahami persamaan maupun perbedaan tentang aplikasi ERP modular dan terintegrasi. Dengan begitu, Anda tidak akan salah dalam memilih aplikasi.
