Pengelolaan barang pada bisnis perlu diperhatikan agar proses operasional berjalan dengan lancar dan kualitas produk yang terjual tetap baik. Terlebih untuk bisnis yang berfokus pada produk dengan masa kadaluarsa. Jika proses penyimpanannya terabaikan, akan berdampak pada kualitas produk. Hal ini tentu juga mempengaruhi kepuasan pelanggan jika barang yang sudah kadaluarsa sampai diterima oleh pelanggan. Inventory management yang bisa diterapkan adalah metode FEFO.
Metode FEFO adalah cara mengatur pengeluaran barang yang mengutamakan produk dengan tanggal kadaluarsa terdekat untuk dijual terlebih dahulu. Artikel ini akan membahas konsep, penerapannya dalam manajemen barang, dan keuntungan implementasi. Tidak hanya itu, kita juga akan membandingkan metode ini dengan metode pengelolaan barang lainnya untuk memberikan pemahaman yang lebih jauh perbedaannya dalam bisnis.
1. Konsep Metode FEFO
FEFO atau singkatan dari First Expired, First Out adalah pengelolaan barang yang menggunakan prinsip produk dengan tanggal kadaluarsa terdekat akan dijual atau digunakan lebih dulu. Metode ini sangat penting dalam industri yang memiliki produk dengan masa kadaluarsa. Contohnya industri restoran dan obat-obatan. Tujuan utamanya adalah untuk mengurangi risiko penjualan produk yang sudah kadaluarsa dan menjaga kualitas produk yang dijual.
Selain itu, prinsip ini juga membantu bisnis dalam mengelola persediaan secara efisien dan efektif. Melalui metode FEFO, produk dikelompokkan berdasarkan tanggal kadaluarsa, sehingga memudahkan staf dalam mengidentifikasi barang yang perlu dijual atau digunakan terlebih dahulu. Cara ini juga mendorong Anda memperhatikan perencanaan persediaan yang lebih baik, mengurangi tingkat persediaan yang tidak perlu, dan menghindari penumpukan stok. Dampaknya adalah mengoptimalkan proses manajemen inventory.
Baca juga: 10 Aplikasi Manajemen Gudang Terpopuler
2. Penerapan FEFO di Pengelolaan Barang
Metode FEFO adalah metode yang paling sering digunakan. Sebelum mengimplementasikannya, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Terlebih barang yang akan diatur berfokus pada tanggal kadaluarsa. Jika terjadi kesalahan akan berdampak pada kesehatan konsumen. Oleh karena itu, manajemen barang akan berlangsung dengan baik dan efisien jika mempertimbangkan beberapa hal berikut.
a. Penyimpanan Barang
Penyimpanan barang yang efisien dan sistematis sangat penting untuk mencapai tujuan pengurangan pemborosan dan menjaga kualitas produk. Anda bisa mengatur dengan cara produk disimpan dengan baik dan disusun berdasarkan tanggal kadaluarsa. Barang yang akan kadaluarsa lebih cepat harus diletakkan di depan agar mudah diambil dan dijual terlebih dahulu.
b. Pelabelan Barang
Berikan label pada setiap produk dengan informasi tanggal kadaluarsa yang jelas. Hal ini memudahkan staf untuk mengidentifikasi barang yang perlu dijual lebih dahulu dan mengurangi kesalahan dalam pengelolaan persediaan. Label pada barang akan membantu pengecekan ulang kualitas produk.
c. Sistem Informasi
Gunakan sistem informasi yang dapat mendukung pengelolaan persediaan dengan metode ini. Sistem ini akan membantu mengotomatisasi proses pengelolaan persediaan dan mengurangi risiko kesalahan manusia. Anda bisa menggunakan software ERP yang dapat mengintegrasikan data tanggal kadaluarsa, stok persediaan, bahkan proses keluar masuk barang secara real-time.
d. Pelatihan Staf
Metode FEFO adalah metode yang membutuhkan perhatian dan ketelitian lebih lanjut. Sehingga memberikan pelatihan kepada staf tentang pentingnya konsep pengelolaan gudang dan cara menggunakannya akan membantu proses operasional berjalan dengan baik. Selain itu, staf akan lebih siap untuk menerapkan metode ini dalam pengelolaan persediaan.
3. Keuntungan Menggunakan FEFO
Metode FEFO adalah cara manajemen barang dengan fokus pada expired date. Dengan memperhatikan beberapa hal yang telah disebutkan sebelumnya, cara ini akan memberikan keuntungan dalam bisnis Anda. Berikut beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan setelah mengimplementasikan metode tersebut.
a. Mengurangi Pemborosan
Ketika produk yang akan kadaluarsa lebih dahulu dijual atau digunakan, artinya Anda mencegah produk tersebut menjadi tidak layak atau tidak laku. Dalam jangka panjang, cara ini dapat mengurangi jumlah produk yang harus dibuang dan meminimalkan kerugian finansial yang diakibatkan oleh pemborosan. Pengurangan pemborosan juga berdampak positif pada lingkungan. FEFO menghasilkan limbah yang lebih sedikit dan mengurangi konsumsi sumber daya untuk menghasilkan produk baru.
b. Meningkatkan Kualitas Produk
Dengan menjual atau menggunakan produk yang akan kadaluarsa lebih dulu, perusahaan berarti memastikan bahwa produk yang ditawarkan masih dalam kondisi baik dan sesuai dengan standar kualitas yang diharapkan pelanggan. Proses ini tentunya akan menciptakan pengalaman berbelanja yang baik untuk pelanggan.
c. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Ketika bisnis secara konsisten menjual produk yang masih belum kadaluarsa, pelanggan akan merasa yakin kalau mendapatkan produk berkualitas dan aman untuk dikonsumsi. Kepercayaan ini akan mendorong pelanggan untuk terus membeli produk Anda. Bahkan akan merekomendasikannya kepada orang lain, sehingga meningkatkan reputasi dan pangsa pasar bisnis Anda. Dalam jangka panjang, hal ini akan menjadi aset berharga bagi bisnis dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.
4. Tantangan Implementasi Metode FEFO
Memang banyak keuntungan yang didapatkan dengan menggunakan metode FEFO. Meski demikian, implementasi metode ini juga memiliki sejumlah tantangan. Berikut sejumlah aspek tantangan yang akan Anda hadapi ketika mengimplementasi metode tersebut.
a. Memastikan Sumber Daya Manusia
Salah satu tantangan utama dalam mengimplementasikan metode FEFO adalah memastikan sumber daya manusia yang terlatih dan berpengalaman. Metode ini memerlukan pemahaman yang mendalam tentang bagaimana mengatur dan memantau produk berdasarkan tanggal kadaluarsa. Karyawan yang tidak memiliki pengetahuan yang cukup dapat menyebabkan kesalahan dalam pengelolaan persediaan, seperti menjual produk yang sudah kadaluarsa atau tidak mengikuti prosedur yang benar dalam penyimpanan produk.
Oleh karena itu, Anda harus menyediakan pelatihan yang cukup, baik melalui pelatihan internal maupun dengan mengikuti kursus eksternal yang relevan. Pelatihan ini harus mencakup konsep dasar metode, prosedur penyimpanan, dan teknik pemantauan untuk memastikan produk dijual sesuai dengan tanggal kadaluarsa.
b. Infrastruktur Penyimpanan yang Baik
Tantangan lain yang dihadapi pada metode FEFO adalah menyediakan infrastruktur penyimpanan yang memadai. Anda harus menyediakan rak penyimpanan yang dirancang dengan baik, memungkinkan produk diatur secara sistematis berdasarkan tanggal kadaluarsa, dan memastikan akses yang mudah untuk staf dalam mengambil produk. Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan kondisi lingkungan yang optimal untuk menjaga kualitas produk, seperti suhu dan kelembaban yang sesuai.
c. Manajemen Data
Tantangan manajemen data menjadi aspek penting lainnya yang perlu diperhatikan. Mengelola data produk seperti tanggal kadaluarsa, kode batch, dan informasi lainnya dengan efektif dibutuhkan untuk memastikan kelancaran pengelolaan persediaan. Untuk mengatasi tantangan ini, Anda harus menggunakan sistem informasi yang canggih seperti sistem ERP. Sistem ini akan melakukan pemantauan real-time dari data produk, otomatisasi proses manajemen gudang, dan kemampuan untuk menghasilkan laporan yang akurat.
d. Komunikasi yang Baik dengan Pemasok
Komunikasi yang baik dengan pemasok berperan untuk memastikan mereka menyediakan produk dengan tanggal kadaluarsa yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika pemasok tidak memberikan informasi yang jelas mengenai tanggal kadaluarsa produk, atau menyediakan produk dengan masa kadaluarsa yang sangat pendek, ini dapat menyulitkan perusahaan untuk mengikuti prinsip FEFO.
Untuk mengatasi tantangan ini, diperlukan komunikasi yang teratur dan transparan mengenai kebutuhan terkait tanggal kadaluarsa produk. Jika dibutuhkan, Anda juga bisa melakukan negosiasi dengan pemasok untuk menyesuaikan tanggal kadaluarsa produk. Dengan komunikasi yang baik dengan pemasok, penerapan metode ini akan berjalan secara efektif dan memastikan pengelolaan persediaan yang optimal.
5. Perbandingan Metode FEFO dengan Lainnya
Metode FEFO adalah salah satu dari beragam metode lainnya. Tentu masing-masing metode memiliki karakteristik dan cara kerja yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Jika Anda merasa produk Anda kurang sesuai dikelola menggunakan metode ini, ada beberapa alternatif lainnya yang bisa dipertimbangkan.
Pertama adalah FIFO. Metode ini mengatur persediaan berdasarkan tanggal masuknya produk. Produk yang diterima lebih awal akan dijual terlebih dahulu. Metode ini cocok untuk produk yang tidak memiliki tanggal kadaluarsa atau memiliki masa simpan yang panjang.
Ada juga metode LIFO. Cara kerjanya dengan mengelola persediaan barang berdasarkan produk yang terakhir diterima. Produk yang diterima lebih belakangan akan dijual terlebih dahulu. Metode ini jarang digunakan dalam pengelolaan barang konsumen, tetapi bisa diterapkan pada industri tertentu, seperti bahan baku.
Anda juga bisa mempertimbangkan metode JIT. Tujuan metode ini untuk mengurangi persediaan dengan memesan dan menerima produk sesuai kebutuhan. Hal ini mengurangi biaya penyimpanan dan risiko produk kadaluarsa. Metode ini memerlukan perencanaan yang baik dan komunikasi yang efisien dengan semua pihak yang bersangkutan.
6. Kesimpulan
Metode FEFO (First Expired, First Out) adalah cara pengelolaan barang yang berfokus pada tanggal kadaluarsa produk. Metode ini bertujuan membantu Anda menjaga kualitas produk, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kepercayaan pelanggan. Namun, penerapan metode ini juga dihadapkan oleh beberapa tantangan, seperti sumber daya manusia, infrastruktur penyimpanan, manajemen data, dan komunikasi yang baik dengan pemasok.
Untuk mengatasi tantangan ini, Anda perlu melakukan beberapa langkah. Di antaranya pelatihan staf, infrastruktur penyimpanan yang sesuai, dan sistem informasi yang handal. Dengan mengatasi tantangan tersebut, bisnis Anda dapat mengimplementasikan metode FEFO secara efektif sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional dan keunggulan persaingan di pasar.
