Keuangan adalah poros perusahaan. Tanpa pengelolaan yang baik, bisnis bisa mengalami kerugian kapan saja dan sulit untuk berkembang. Maka dari itu, perusahaan membutuhkan sistem ERP untuk memudahkan dalam mengelola data keuangan. Dengan aplikasi ini, bisnis Anda bisa mendapatkan data real-time tentang berapa dana yang dimiliki dan yang akan diperoleh di masa depan.
Selain menyajikan data akurat, sistem ERP juga akan membantu Anda dalam membuat berbagai jenis laporan keuangan secara otomatis. Contoh laporan keuangan ERP yang bisa Anda buat secara otomatis ada laporan utang, laporan piutang, laporan perubahan modal, laporan laba rugi, laporan buku kas, hingga laporan aset. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas 6 jenis laporan keuangan tersebut secara mendalam.
1. Pengertian Sistem ERP Akuntansi
Software akuntansi ERP adalah sebuah sistem automasi yang digunakan untuk mengelola seluruh hal terkait keuangan perusahaan. Jadi, Anda tidak perlu mencatat data finansial secara manual karena semuanya akan tercatat secara otomatis. Anda tidak perlu takut akan terjadinya kesalahan, karena semua riwayat perubahan data akan tercatat di dalam aplikasi. Tim finance pun dapat meningkatkan efisiensi kerja dan bisa fokus mengerjakan pekerjaan lainnya.
Fungsi sistem ERP akuntansi adalah mengintegrasikan data dari tim finance dengan departemen lainnya. Misal, kolaborasi dengan staff produksi untuk pencatatan dan penagihan pembelian bahan baku, tim penjualan untuk transaksi masuk, hingga tim pengiriman untuk transaksi keluar. Sehingga, transaksi yang terjadi di semua divisi dapat diakses oleh divisi keuangan secara fleksibel.
Melalui sistem ERP, seluruh proses pengelolaan keuangan mulai dari input data hingga perhitungan dapat dilakukan secara otomatis. Sehingga, pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan cepat dan top manajemen dapat melihat data laporan finansial perusahaan kapan pun mereka membutuhkannya.
2. Jenis Laporan Keuangan di Sistem ERP
Seperti yang sudah disebutkan pada part sebelumnya, tujuan sistem akuntansi ERP juga akan memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan. Tidak perlu khawatir, software ini mendukung pembuatan semua jenis laporan finansial. Dimana contoh laporan keuangan ERP adalah laporan laba rugi, arus kas, perubahan modal, utang, piutang, hingga aset. Jadi, Anda tinggal menyesuaikan dengan kebutuhan saja. Mari kita bahas satu per satu jenis laporan tersebut.
a. Laporan Laba Rugi
Contoh laporan keuangan ERP ini akan memberikan Anda informasi mengenai laba rugi perusahaan. Dimana jenis laporan keuangan ini akan membantu para eksekutif untuk mengetahui kesehatan finansial bisnis secara berkala, dengan mengatur periode waktunya saja. Misal dalam satu bulan terakhir, satu kuartal, atau bahkan satu tahun ke belakang.
Pembuatan laporan laba rugi otomatis pada sistem ERP akuntansi dapat memudahkan Anda dalam mengetahui dari mana laba banyak diperoleh hingga menganalisis profit yang akan diperoleh dimasa mendatang berdasarkan riwayat pengeluaran dan data penjualan perusahaan.
b. Laporan Arus Kas
Sistem ERP keuangan juga menyediakan laporan buku kas yang berisi semua catatan transaksi perusahaan dalam rentang waktu tertentu. Hal ini tentu saja akan memudakan tim finance untuk mendapatkan informasi yang akurat tentang jumlah pengeluaran dan pendapatan tiap bulannya, sehingga tidak perlu lagi menghitung manual.
Canggihnya, laporan cashflow yang ditampilkan oleh sistem akuntansi ERP tidak hanya berupa daftar rincian transaksi, tetapi juga berbentuk grafik. Jenis-jenis grafik yang ditampilkan, dibuat sesuai dengan permintaan ketika proses implementasi software akuntansi. Biasanya yang paling umum digunakan adalah diagram batang dan diagram lingkaran.
c. Laporan Perubahan Modal
Fungsi software akuntansi ERP lainnya adalah membantu Anda untuk mengetahui perubahan aktiva bersih perusahaan, baik berupa peningkatan maupun penurunannya, dengan mengotomatiskan pembuatan laporan perubahan modal. Dimana laporan ini berisi informasi mengenai besarnya perubahan yang terjadi pada periode waktu tertentu.
Seiring berjalannya waktu, perusahaan pasti akan terus bertumbuh. Modal yang diperlukan pun tentu akan mengikuti proses pertumbuhan tersebut. Dengan sistem ERP, seluruh perubahan modal yang terjadi akan tercatat secara otomatis dan bisa dilihat kapan pun diperlukan. Sehingga Anda dapat lebih mudah dalam membuat rencana perusahaan kedepannya.
d. Laporan Hutang
Setiap perusahaan pasti memiliki catatan hutang, baik ke vendor ataupun bisnis lain. Dengan sistem ERP, Anda bisa mengetahui berapa jumlah hutang perusahaan yang sudah dibayarkan dan yang belum dibayar, berdasarkan laporan yang sudah tercatat secara akurat. Sehingga, Anda bisa melakukan pembayaran dengan tepat waktu dan meminimalisir terjadinya kesalahan. Di dalam laporan hutang, ada beberapa informasi yang bisa Anda dapatkan, diantaranya:
- Nama perusahaan terkait
- Tanggal pelaksanaan transaksi
- Tujuan dilakukannya transaksi, misal untuk membeli bahan baku
- Tanggal pelunasan, akan update ketika perusahaan sudah melunasi hutang
- Tanggal pembayaran down payment atau uang muka
- Jumlah down payment yang sudah dibayarkan
- Tanggal jatuh tempo pelunasan
- Jumlah kekurangan yang harus dibayarkan
- Total keseluruhan hutang
- Keterangan tambahan, misal pembayaran dilakukan melalui transfer atau cash
e. Laporan Piutang
Bukan hanya laporan hutang saja yang tercatat dalam sistem ERP, namun laporan piutang pun juga ada. Dengan software akuntansi ERP, Anda bisa mengelola data-data hutang dari pihak klien ke perusahaan dan membuat laporannya secara mudah. Sehingga, Anda bisa menagih pembayaran kepada pihak terhutang tepat waktu.
Pada dasarnya, informasi yang disampaikan pada laporan piutang hampir sama dengan laporan hutang, hanya saja pihak yang terlibat berbeda. Data yang ditampilkan biasanya berupa nama perusahaan terhutang, tujuan transaksi, tanggal-tanggal (transaksi, pembayaran uang muka, jatuh tempo, dan pelunasan), besarnya nominal, hingga keterangan tambahan yang dibutuhkan.
Nah, sistem ERP akuntansi memungkin Anda untuk mengetahui informasi piutang berdasarkan klien dan keseluruhan pada rentang waktu tertentu. Misal, Anda bisa mengetahui perusahaan A memiliki utang yang belum dibayarkan pada kuartal satu. Lalu contoh untuk keseluruhan adalah Anda bisa mengetahui semua jumlah piutang perusahaan dan siapa saja klien yang belum melakukan pembayaran dalam waktu satu tahun.
f. Laporan Aset
Laporan keuangan satu ini akan menampilkan data tentang semua aset perusahaan yang berwujud, seperti komputer, peralatan manufaktur, mobil perusahaan, dan lain-lain. Selain itu, laporan aset juga berfungsi untuk mengetahui depresiasi aset. Dengan sistem ERP akuntansi, Anda tidak perlu kesulitan lagi dalam menghitungnya, karena nilai penyusutan aset akan dihitung secara otomatis. Informasi yang ada pada laporan ini adalah:
- Nama aset
- Tanggal pembelian aset
- Harga pembelian aset
- Tanggal kedaluwarsa
- Masa penyusutan, misal 3 tahun, 4 tahun, atau 5 tahun
- Nilai penyusutan, misal 10%, 30%, dan seterusnya
- Harga setelah mengalami penyusutan, yang akan dihitung secara otomatis
- Kerugian yang akan dialami perusahaan
- Total pajak
Dari laporan aset ini, Anda akan mengetahui berapa jumlah aset yang akan mengalami kedaluwarsa dalam waktu dekat dan berapa total nilai penyusutan dari masing-masing aset. Jenis laporan keuangan satu ini juga dapat dibentuk dalam diagram batang, untuk memudahkan Anda dalam memahami informasi aset dengan lebih baik.
3. Kesimpulan
Sistem ERP bisa menjangkau seluruh divisi di perusahaan, salah satunya keuangan. Dengan menerapkan software tersebut, dapat memudahkan Anda dalam mengelola keuangan. Dimana nantinya akan berpengaruh pada proses transaksi yang dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien. Selain itu, produktivitas kerja tim finance pun juga akan meningkat pesat.
Fungsi lain yang bisa Anda dapatkan adalah kemudahan dalam pembuatan berbagai jenis laporan keuangan. Dengan satu sistem ERP akuntansi, tim keuangan Anda bisa membuat beragam contoh laporan keuangan ERP. Tentu saja, hasilnya akurat dan bisa digunakan sebagai acuan untuk membuat keputusan keuangan.
