Anda masih menggunakan penginputan kebutuhan barang dan jasa secara manual? Artikel kali ini sangat cocok untuk pebisnis atau pemilik usaha yang sering bolak balik melakukan pembelian manual sehingga membuat rugi di berbagai aspek, salah satunya waktu. Aplikasi pengadaan barang dan jasa mempersiapkan pembelian lebih mudah, aman, dan cepat hanya dengan sekali click.
Aplikasi purchasing adalah teknologi masa kini yang sudah banyak membantu sistem pengadaan barang dan jasa di gudang. Dengan cara yang mudah pembelian hanya perlu dilakukan dari perusahaan atau tempat dimana kita berada selama waktu barang perlu restock. Salah satu aspek dari kesuksesan manajemen rantai pasok tentu ada pada pembelian maka dari itu diperlukan purchasing yang efisien.
1. Rekomendasi Aplikasi Purchasing
Aplikasi pengadaan barang dan jasa memang baru-baru ini sudah menjadi trendi terutama di kalangan pebisnis. Kendati demikian ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan sebelum menggunakan aplikasi pembelian tersebut, terutama kecocokan dengan sistem manajemen procurement di perusahaan sendiri. Jika software e purchasing semakin baik sistemnya makin mudah pula dalam pengadaan. Ingin tahu aplikasi purchasing paling banyak digunakan? Simak penjelasan di bawah ini!
a. Aplikasi Purchasing ScaleOcean
ScaleOcean merupakan sistem terintegrasi berbasis ERP nomor satu yang mampu menjangkau kebutuhan berbagai industri. Baik itu dalam sistem mikro maupun makro dengan fitur fleksibilitas tinggi sehingga dapat menyesuaikan jumlah data apabila semakin bertambah banyak.
Selain itu, sistem pengadaan barang dan jasa pada ScaleOcean dilengkapi dengan digitalisasi procurement yang mempermudah pembelian automasi order dan repurchase yang tercatat langsung pada perangkat. Proses-proses administrasi seperti perhitungan biaya, tahap persetujuan, negosiasi, hingga pemantauan bisa dilakukan secara real-time sehingga tim purchasing bisa meminimalisir terkait input data dan besarnya pembelian.
Aplikasi pengadaan barang dan jasa ScaleOcean memberikan kemudahan akses bagi siapapun. Perusahaan dapat mengelola pengadaan dimana dan kapanpun mereka mau dengan standar visibilitas terhadap semua informasi pembelian di seluruh cabang Saat melakukan penyortiran pemasok Anda akan diberikan informasi secara jelas dan rinci mengenai pilihan supplier dengan penawaran terbaik.
Forecasting akurat menjadi keunggulan tersendiri yang berikan oleh e procurement ScaleOcean. Kemampuannya dalam memperkirakan barang apa saja yang dibutuhkan perusahaan dengan cepat dan mampu mengenali tahapan apa saja yang tidak efektif dalam pembelian bisa meningkatkan efektifitas serta profitabilitas perusahaan.
b. Procurify
Procurify adalah aplikasi manajemen purchasing yang memfasilitasi pengadaan barang dengan sistem sederhana dan berbasis cloud. Tampilannya yang user friendly membuat semua orang langsung mudah mengakses tanpa perlu berulang kali melakukan demo perangkat lunak. Kelebihan procurify terletak pada manajemen biaya yang dapat diatur, contohnya mengalokasikan biaya kepada akun yang sudah ditandai.
b. Xero
Keunikan yang dimiliki oleh aplikasi pengadaan barang dan jasa Xero yaitu penyediaan template untuk melakukan pembuatan serta pengiriman purchase order yang bisa di custom atau edit secara bebas oleh perusahaan. Disamping itu, aplikasi purchasing Xero sebenarnya sudah memfasilitasi pelaporan jumlah pembayaran berbentuk bill, jadi tim purchasing tidak perlu kerja dua kali menulis total pengeluaran.
c. Kissflow
Perangkat lunak Kissflow sudah berbasis cloud sehingga selalu mengalami update meskipun sudah digunakan dalam waktu yang lama. Sistem pengadaan barang dan jasa yang berbasis cloud memiliki tingkat keamanan lebih tinggi ditambah mereka sudah terintegrasi dengan Quickbooks dan Xero.
2. Seberapa Efektif Aplikasi Pengadaan?
Dalam operasional bisnis yang terus berkembang, pemanfaatan aplikasi pembelian merupakan langkah efisien dalam bidang procurement. Kecanggihan seperti ini menandai era baru purchasing agar lebih optimalisasi, yang mengubah cara mencari, memperoleh, dan mengelola barang dan jasa.
Pada intinya, aplikasi pembelian berperan penting dalam mengotomatisasi proses yang biasanya rumit dan memakan waktu dalam pengadaan kini jauh lebih mudah, ditambah sistemnya berbasis ERP. Berikut efektifitas dari penggunaan aplikasi purchasing yang bisa Anda coba dan praktikan langsung!
Pertama, software pembelian merupakan sebuah terobosan baru dalam pengadaan. Aplikasi-aplikasi ini pada dasarnya bertindak sebagai perantara digital yang mengatur aktivitas pengadaan. Dengan mengotomatiskan tugas yang berulang seperti pemrosesan pesanan, persetujuan, dan dokumentasi, mereka menyederhanakan operasional secara signifikan.
Hal ini mendorong kelancaran arus informasi antar departemen, menghilangkan hambatan yang sering mengurangi kinerja pada pengadaan tradisional. Pengambilan keputusan pun jadi cepat, persetujuan mudah, dan pengawasan yang terkendali. Bayangkan apabila di mana daftar permintaan pembelian bergerak dengan lancar melalui rantai pasok, menghasilkan pesanan pembelian, dan memperbarui catatan inventaris secara real-time.
Kedua, penghematan biaya di seluruh pengadaan. Salah satu kelebihan utama purchasing elektronik terletak pada kemampuan untuk mengoptimalkan proses, yang lebih dari sekedar mengotomatisasi tugas. Aplikasi ini menggali lebih dalam analisis data, tren pasar, dan metrik kinerja pemasok untuk mengidentifikasi area potensial untuk pengurangan biaya. Dengan menganalisis pola pengeluaran historis dan perilaku pemasok, mereka mendapatkan peluang untuk menegosiasikan harga dan persyaratan yang lebih menguntungkan dengan vendor.
Melalui alur kerja persetujuan yang benar dan anggaran yang telah ditentukan, mudah untuk memastikan bahwa pembelian selaras dengan kebijakan yang ditetapkan, sehingga mencegah pengeluaran yang tidak sah atau di luar anggaran. Aplikasi purchasing juga dapat melacak dan menandai setiap penyimpangan dari kebijakan pengadaan yang telah ditetapkan.
Ketiga, data yang terpusat atau semua sistem terhubung satu sama lain tanpa menimbulkan kepadatan setiap prosesnya. Contohnya seperti ini, ketika purchasing membeli barang di katalog sistem akan mengirim pesan kepada pemasok untuk segera dikemas dengan mencantumkan data yang diminta, namun tak lama dari itu pembelian bertambah dari pihak yang sama, otomatis pesan akan dikirim ulang dengan detail yang berbeda.
Dengan sistem terpusat ini, siapa pun yang membutuhkan informasi dapat langsung melihat jumlah ketersediaan pada aplikasi ketersediaan barang dan jasa, mengambil pesanan yang tepat, dan menemukan apa yang mereka perlukan. Tidak perlu lagi menelusuri arsip atau sistem yang berbeda hanya untuk mencari kontrak atau mencari tahu apa yang dipesan bulan lalu. Semuanya sudah disimpan oleh perangkat.
Keempat, sudah berbasis cloud. Apa itu sistem berbasis cloud? Merupakan sebuah sistem yang memudahkan Anda untuk melakukan input data dari manapun dan dimanapun. Cloud sendiri juga memberikan akses kepada setiap orang untuk mendapatkan informasi seputar kelengkapan sumber daya dan database hanya melalui sebuah internet.
Selain itu, cloud-based dilengkapi dengan fitur terbarukan yang terus update tanpa merusak kinerjanya seperti data yang tak sengaja dihapus. Hal itu tentunya menjadi keunggulan tersendiri karena sistemnya dapat update kapanpun sehingga Anda selalu menggunakan teknologi terbaru dalam sistem pengadaan barang dan jasa.
3. Kesimpulan
Dari penjelasan di atas aplikasi purchasing adalah perangkat lunak yang memfasilitasi para pembeli atau tim purchasing untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang dengan mempertimbangkan standar perusahaan dan data yang sudah diberikan dalam purchase order (PO). Para pembeli akan melakukan search kebutuhan pada aplikasi dan melakukan kontak dengan pemasok secara langsung guna menjaga kualitas barang.
Saat ini aplikasi pengadaan barang dan jasa sudah difasilitasi dengan berbagai sistem termasuk cloud, automasi, kemampuan dalam fleksibilitas, dan customize hadir secara langsung pada sistem E Purchasing ScaleOcean. Peran ScaleOcean tak hanya sampai situ, software yang sudah berbasis ERP ini membantu meningkatkan profitabilitas perusahaan.
