Kelancaran pengadaan tergantung pada proses memesan dan komunikasi kepada pemasok terhadap pemenuhan kebutuhan perusahaan. Dari banyaknya proses ada dua bagian yang harus saling berkesinambungan jika tidak maka akan terjadi kesalahan order dan membuat banyak kegiatan terkendala.
Bisa dikatakan demikian karena pengertian purchase request mudahnya yaitu melakukan permintaan, bagaimana cara kita meminta yang benar dalam perusahaan? Yap, diperlukan laporan yang aktual dan pengajuan pada perusahaan. Apakah sudah selesai sampai kita meminta saja? Tentu tidak, berikutnya yaitu peranan purchase order agar supply chain management bisa berjalan lancar dengan menyetorkan semua kebutuhan kepada vendor mulai dari informasi barang, jumlah, harga, syarat atau ketentuan, dan tenggat waktu.
1. Pengertian Purchase Request
PR singkatan dari purchase request adalah permintaan yang diajukan oleh suatu divisi diantaranya bisa seperti produksi, keuangan, dan lainnya kepada departemen purchasing management atau pengadaan untuk membeli barang dan jasa tertentu. Dokumen tersebut berisi informasi rinci tentang item yang dibutuhkan seperti deskripsi produk, jumlah yang diminta, spesifikasi teknis seperti alasan kenapa barang tersebut dibeli.
Purchase request menjadi langkah awal dalam proses tersusunnya data barang pada manajemen inventory yang akan memudahkan pemantauan pembelian skala besar atau kecil dalam perusahaan. PR singkatan dari purchase request juga akan memastikan bahwa pembelian sesuai dengan kebijakan dan anggaran perusahaan karena mereka memegang langsung data untuk diserahkan kepada internal perusahaan.
Selain itu, purchase request juga mengendalikan pengeluaran perusahaan. Dokumen yang mereka ajukan memudahkan manajemen pembelian untuk melakukan pengendalian dan pelacakan pengeluaran dengan memvalidasi permintaan pembelian sebelum diteruskan menjadi purchase order (PO).
2. Fungsi Purchase Request Adalah
Setiap departemen tidak bisa mengajukan kebutuhan mereka secara langsung diperlukan proses analisis oleh petinggi perusahaan terlebih dahulu. Purchase request memang dibuat untuk pendataan terhadap stok barang yang dibutuhkan secara detail akan tetapi sistemnya sangat tertata menggunakan dokumen. Anda akan tahu alasannya jika memahami fungsi PR bagi perusahaan di bawah ini.
a. Audit dan Pemantauan
Dokumentasi PR menjadi jejak yang dapat di audit, hal ini memudahkan perusahaan melakukan pelacakan terhadap riwayat pembelian, memahami polanya, dan mengevaluasi pengeluaran. Pemantauan kinerja dan pengambilan keputusan kedepannya akan jauh lebih mudah dan akurat.
b. Memudahkan Pencatatan
Diperlukan proses pencatatan kebutuhan secara menyeluruh dari setiap departemen oleh purchasing management untuk diajukan kepada stakeholder. Setiap divisi yang bersangkutan perlu memastikan adanya barang, seperti warehouse yang menyampaikan kekurangan stok, tim finance menganalisis dan mendokumentasi keuangan yang keluar dan tim manajemen procurement yang bertanggung jawab mengatur keberlangsungan manajemen pembelian dengan baik.
Pencatatan akan sangat membantu berjalannya efisiensi pengajuan kepada petinggi perusahaan. Semua data akan dijadikan satu kembali yang nantinya bisa dipakai oleh purchase order untuk melakukan pembelian kepada supplier dengan data yang sudah tepat.
c. Pelacakan Operasional Budget
PR membantu mengontrol pengeluaran dengan cara memastikan pembelian telah disetujui dan direview secara internal sebelum dilaporkan untuk menghindari pembelian yang tidak direncanakan atau diluar anggaran. Operasional budget dibuat juga untuk memudahkan departemen menyesuaikan dengan kebutuhan mereka.
d. Sebagai Tolak Ukur SOP Perusahaan
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah peraturan yang dibuat perusahaan untuk menertibkan semua anggota yang terlibat dan wajib dipatuhi. Begitu juga dengan SOP purchasing, produksi, dan anggaran semuanya dibuat dengan menyesuaikan kebutuhan masing-masing divisi. Fungsinya pada purchase request adalah sebagai alat untuk memantau jasa atau barang yang akan dibeli dengan budget yang telah ditentukan. SOP akan mengorganisir kegiatan pemenuhan permintaan sehingga tidak terjadi pemborosan dan pembelian yang tak perlu.
3. Manfaat Melakukan Purchase Request
Setelah melakukan pendataan permintaan berbagai departemen, purchasing management kemudian bergerak menyusun laporan tentang pengadaan. Mengimplementasikan PR bukan hal yang bisa dilakukan begitu saja, beberapa keputusan akan mempengaruhi keuntungan di perusahaan. Berikut manfaat lainnya menggunakan PR.
a. Memaksimalkan Manajemen Inventaris Gudang
Pendataan barang pada dokumen purchase request sangat membantu mengelola tingkat inventaris di gudang secara efektif. Hal ini mencegah kelebihan atau kekurangan stok barang, mengurangi biaya penyimpanan dan memastikan ketersediaan saat dibutuhkan.
b. Efisiensi dan Penghematan Waktu
Saat melakukan PR setiap departemen meminta ketersediaan barang sesuai tenggat waktu yang sudah mereka tentukan. Proses permintaan pembelian yang tersusun dengan baik dapat menghemat waktu dalam jangka panjang. Ini mengurangi komunikasi bolak-balik kepada pemasok dan kebingungan dengan menguraikan persyaratan secara jelas di awal.
c. Memastikan Semua Permintaan Sesuai Standar
Standarisasi dapat mencakup segala hal mulai dari format formulir permintaan hingga hierarki persetujuan, sehingga menghasilkan kerangka kerja yang konsisten dan menyederhanakan keseluruhan proses pengadaan. Dengan mengikuti proses pengajuan permintaan yang sesuai prosedur, perusahaan dapat memastikan setiap divisi patuh terhadap kebijakan, peraturan industri, dan perjanjian vendor, sehingga mengurangi risiko pembelian yang tidak sah atau diluar kontrak berlaku.
d. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik
Meminta pembelian yang melalui beberapa seleksi bisa dijadikan bahan diskusi kebutuhan yang lebih baik. Hal ini akan memudahkan untuk menggunakan banyak pilihan, mempertimbangkan vendor yang berbeda, dan membuat keputusan berdasarkan biaya, kualitas, dan faktor relevan lainnya.
4. Kesimpulan
PR singkatan dari purchase request adalah permintaan dari berbagai divisi melalui pengisian dokumen formal untuk diajukan kepada stakeholder atau tim yang berkepentingan yang kemudian dianalisis terlebih dahulu dari deskripsi barangnya, digunakan untuk apa, total barang, harga, dan waktu pemesanan. Fungsi PR bagi perusahaan bisa membantu operasional budget agar tidak boros dan terkendali. Pembelian yang tak terlalu berguna akan dapat dilihat dengan jelas dan mampu dipertanyakan apalagi dalam dokumen terdapat penanggung jawab permintaan setiap divisi.
