Dalam pengelolaan procurement management, peran admin tender menjadi aspek penting dalam memaksimalkan dan menyelenggarakan proses pengadaan barang dan jasa secara efisien. Admin menjadi garda terdepan yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memastikan setiap tahapan tendering dilakukan secara optimal.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam mengenai peran serta tanggung jawab admin tender dalam mengoptimalkan proses procurement management, skill yang harus dimiliki, dan hal-hal penting yang tidak boleh dilewatkan oleh admin ini. Mari simak bersama penjelasan berikut!
1. Tugas Admin Tender
Dinamika pengadaan barang dan jasa yang semakin kompleks, menjadikan peran admin tender dalam menjamin keberhasilan proses tendering sangat penting. Pada penjelasan ini, kita akan membahas beberapa tugas utama yang harus diemban admin dalam mengelola procurement management, yaitu sebagai berikut:
a. Koordinasi Proses Tender
Tugas pertama admin tender adalah sebagai pusat koordinasi dalam penyelenggaraan proses tender dan menjaga kerja sama dengan berbagai pihak terkait, seperti unit pengadaan, pemasok, dan pihak internal lainnya. Koordinasi yang baik menjadi kunci untuk memastikan bahwa setiap tahapan tender dapat berjalan dengan lancar dan admin mampu mengidentifikasi hambatan potensial serta memastikan kepatuhan terhadap jadwal yang telah ditentukan.
Dalam koordinasi tendering, admin juga bertugas sebagai penengah antara berbagai pihak yang terlibat, serta memastikan pemahaman yang jelas terkait kebutuhan dan persyaratan tender yang sebelumnya direncanakan. Untuk itu, admin memerlukan kemampuan koordinasi yang baik untuk menciptakan lingkungan proyek yang sinergis, mempercepat proses pengambilan keputusan dan mengoptimalkan hasil dari proses tendering dengan maksimal.
b. Persiapan Dokumen Tender
Tugas selanjutnya admin tender adalah mempersiapkan dan menyusun dokumen tender dengan jelas, komprehensif, dan sesuai dengan standar peraturan pengadaan yang berlaku. Admin harus memiliki pemahaman mendalam mengenai kebutuhan organisasi dan harus memiliki kemampuan untuk merinci setiap spesifikasi yang diperlukan dalam penyusunan dokumen tender.
Selain itu, admin juga harus memastikan persyaratan administratif dan teknis proyek harus tersusun dengan rapi untuk meminimalkan potensi ambiguitas yang dapat timbul selama proses evaluasi. Dokumen tender yang disusun dan disiapkan dengan baik dapat memberikan dasar yang solid untuk proses pengadaan atau procurement secara menyeluruh, sehingga akan mengarah pada seleksi pemasok yang sesuai dan pemenuhan kebutuhan perusahaan secara optimal.
c. Pengumuman Tender
Setelah dokumen tender telah disiapkan, tugas selanjutnya admin tender adalah bertanggung jawab untuk melakukan pengumuman tender yang menjadi langkah penting untuk memberi tahu pemasok yang berpotensial mengenai kesempatan proyek yang ada. Admin harus memastikan bahwa pengumuman tersebut sesuai dengan peraturan pengadaan dan dapat diakses oleh calon pemasok.
Pengumuman tersebut harus jelas dan transparan sehingga dapat menarik minat pemasok yang memiliki kualitas tinggi dan meningkatkan persaingan yang sehat. Admin juga harus siap untuk memberikan informasi tambahan kepada calon pemasok yang membutuhkan klarifikasi mengenai proses tendering.
d. Penanganan Pertanyaan
Admin juga berperan sebagai pemimpin yang menangani pertanyaan dari calon pemasok mengenai proses tender, sehingga admin harus merespon secara cepat dan memberikan klarifikasi yang diperlukan untuk memastikan pemahaman yang tepat mengenai persyaratan tender.
Selain itu, admin juga harus mendokumentasikan pertanyaan dan jawaban agar memastikan transparansi dan keadilan selama proses tendering. Hal ini harus dilandasi kemampuan komunikasi dan adaptasi yang tinggi pada admin agar dapat menangani perubahan dan keterlibatan proaktif dengan calon pemasok untuk meningkatkan kualitas respons dan memperkuat integritas proses tender.
e. Pemantauan dan Evaluasi Proses Tender
Tugas yang terakhir adalah pemantauan dan evaluasi proses tender yang menjadi tugas penting dalam memastikan semua proses berjalan sesuai dengan jadwal, sehingga admin dapat menangani perubahan yang mungkin terjadi dan mengidentifikasi potensi risiko. Selain itu, admin juga bertanggung jawab dalam mengelola penilaian dan evaluasi proposal dari pemasok. Dengan begitu, admin harus bekerja sama untuk memastikan bahwa proses tersebut adil, objektif, dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Skill Penting Admin Tender
Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dalam mengelola tender baik secara administratif maupun fisik, admin perlu menguasai sejumlah keterampilan untuk dapat meningkatkan kualitas serta kinerja yang dihasilkan. Berikut skill penting yang harus dimiliki oleh admin tendering:
a. Pemahaman Hukum dan Regulasi
Skill pertama yang harus dimiliki admin tender adalah memahami secara mendalam mengenai hukum dan regulasi yang mengatur proses tendering dan pengadaan, seperti aturan etika dan integritas yang berlaku. Pemahaman ini akan membantu admin dalam menyusun dokumen tender yang sesuai dengan peraturan, mencegah risiko hukum, dan memastikan bahwa proses tersebut berjalan secara adil dan transparan.
Pemahaman regulasi juga dapat memungkinkan admin dalam beradaptasi dengan perubahan-perubahan hukum yang mungkin terjadi, serta memastikan bahwa seluruh proses pengadaan tetap mematuhi standar yang berlaku. Admin dapat bekerja sama dengan tim hukum atau konsultan hukum menjadi hal yang tepat untuk dilakukan agar dapat memastikan kesesuaian langkah dalam proses tendering.
b. Keterampilan Analitik
Skill selanjutnya adalah keterampilan analitik dan analisis akurat terhadap setiap detail dokumen tender, memastikan kebutuhan perusahaan, dan memahami risiko-risiko potensial. Kemampuan ini akan membantu admin dalam membuat keputusan bijak, mulai dari pemilihan kriteria evaluasi, hingga penilaian proposal pemasok.
Analitik yang kuat dapat memudahkan penilaian kelayakan dan kecukupan setiap penawaran, mengoptimalkan hasil tender, dan meminimalkan risiko kesalahan selama proses evaluasi. Hal ini juga memungkinkan admin untuk mengidentifikasi peluang penghematan dan peningkatan efisiensi dalam proses tendering dan meningkatkan nilai tambah bagi perusahaan.
c. Kemampuan Organisasi dan Perencanaan
Selanjutnya, admin juga harus memiliki skill dalam pengelolaan organisasi dan perencanaan sehingga dapat menjaga kelancaran serta mampu merancang dan mengimplementasikan rencana kerja secara jelas dan terstruktur. Skill ini juga mencakup penjadwalan waktu yang tepat, alokasi sumber daya yang efisien, dan perencanaan risiko yang cermat.
Admin perlu memiliki kesiapan dalam merespon perubahan kebutuhan atau situasi yang tidak terduga, dan menghindari kemungkinan kesalahan atau keterlambatan dalam proses tender, serta memastikan bahwa setiap langkah dapat diselaraskan dengan detail, dan meminimalkan potensi konflik internal di perusahaan.
d. Kemampuan Negosiasi dan Komunikasi
Skill yang harus dimiliki admin tender adalah kemampuan dalam bernegosiasi dan komunikasi yang efektif dengan pemasok, tim internal, dan pihak terkait lainnya dalam menjelaskan dengan jelas kebutuhan perusahaan, menjembatani perbedaan pendapat, dan mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak. Admin juga harus dapat menjelaskan dengan jelas setiap tahapan proses tendering, merespon pertanyaan, dan mengatasi kekhawatiran.
e. Kemampuan Manajemen Proyek
Yang terakhir adalah kemampuan dalam manajemen proyek yang mencakup pengelolaan sumber daya, mengatur jadwal, dan mengidentifikasi risiko potensial dalam proses pengadaan. Admin harus mampu menghindari tumpang tindih pekerjaan, memastikan bahwa setiap tahapan dapat diselesaikan tepat waktu dan memberikan hasil yang diharapkan. Dengan memiliki skill ini, admin akan mudah dalam menghadapi tantangan kompleksitas dalam proses tender yang melibatkan banyak pihak dan tahapan yang harus diperhatikan dengan baik.
3. Hal yang Harus diperhatikan Admin Tender
Selain skill dan tugas yang harus penting untuk diawasi, admin tendering juga harus fokus pada aspek-aspek kritis dalam memastikan keberhasilan proses pengadaan. Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga kualitas, efisiensi, dan keberlanjutan prosse tenderin secara menyeluruh.
a. Spesifikasi dan Persyaratan Proyek
Salah satu aspek terpenting yang harus diperhatikan oleh admin tender adalah spesifikasi dan persyaratan proyek dengan jelas, mencakup kebutuhan dan ekspektasi perusahaan terkait barang atau jasa yang akan diakuisisi. Hal ini melibatkan pemahaman mendalam mengenai setiap spesifikasi teknis, kualitas, dan jumlah atau detail barang jasa yang dibutuhkan.
Admin harus secara detail memeriksa setiap detail dalam dokumen tender untuk memastikan bahwa persyaratan proyek telah dirinci dengan jelas dan dapat dimengerti oleh calon pemasok. Hal ini penting untuk diperhatikan untuk menghindari kesalahpahaman dan ketidakjelasan dalam spesifikasi yang dapat mengakibatkan ketidakcocokan antara ekspektasi yang diberikan dan hasil akhir.
b. Pemantauan Timeline dan Deadline
Selanjutnya adalah pemantauan timeline dan deadline yang penting untuk diperhatikan untuk memastikan bahwa setiap tahapan dalam tendering dapat diselesaikan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Admin harus memantau setiap milestone atau titik pencapaian dalam proses tender, mengidentifikasi potensi hambatan atau penundaan, serta mengambil langkah pencegahan yang diperlukan.
c. Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas juga harus diperhatikan untuk memastikan bahwa proses tendering tidak hanya berjalan sesuai waktu yang telah ditentukan, tetapi juga dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Admin harus memastikan bahwa dokumen tender yang telah disusun dapat menggambarkan persyaratan kualitas dengan jelas, sehingga pemasok dapat memberikan penawaran yang sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan.
d. Pengelolaan Risiko
Aspek penting berikutnya adalah pengelolaan risiko untuk menjaga stabilitas dan kelancaran pengadaan, sehingga admin perlu mengidentifikasi potensi risiko yang muncul selama proses tendering, berkaitan dengan pemasok, perubahan kebutuhan, atau faktor eksternal lainnya. Inilah pentingnya manajemen risiko, pemantauan dan evaluasi yang harus dilakukan, dengan begitu akan memudahkan admin dalam mengambil langkah-langkah korektif atau pencegahan yang diperlukan untuk mengatasi risiko yang muncul dalam setiap tahapan tendering.
e. Kontrol Anggaran
Admin juga perlu memastikan bahwa setiap langkah dalam proses tender sesuai dengan batasan anggaran yang telah ditetapkan, seperti pemantauan pengeluaran, penilaian biaya, dan pengelolaan keuangan secara efisien. Admin perlu memahami secara mendalam anggaran yang tersedia dalam perusahaan dan memastikan bahwa seluruh proses tender dapat dijalankan tanpa melebihi batas anggaran yang telah ditetapkan.
f. Audit dan Inspeksi
Pelaksanaan audit dan inspeksi secara rutin adalah hal penting dalam memastikan proses tendering terhadap kepatuhan aturan dan regulasi yang berlaku, sehingga admin harus selalu siap untuk menjalankan audit internal atau eksternal yang dapat membantu mengidentifikasi potensi penyimpanan atau kekurangan dalam proses pengadaan.
4. Kesimpulan
Dari artikel diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa admin tendering dalam procurement management merupakan peran penting dalam menjamin kesuksesan proses pengadaan barang dan jasa. Terdapat tugas utama yang harus dilakukan dan skill yang harus dimiliki admin untuk memastikan setiap proses pengadaan dilakukan seefisien mungkin dan menghasilkan hasil tender yang optimal.
Untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, admin juga harus memperhatikan hal-hal penting dalam mengelola setiap tahapan dalam tendering, sehingga dapat memastikan proses pengadaan berjalan dengan lancar, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan serta tujuan perusahaan.
