Pengelolaan gudang atau manajemen gudang yang baik merupakan salah satu kunci bagi jalannya suatu bisnis. Terlebih lagi bila bisnis tersebut harus selalu menyetok barang-barangnya di suatu tempat. Hal ini disebabkan manajemen yang baik bisa membantu para pebisnis mengetahui dan menjaga kondisi barang. Maka dari itu, tak jarang mereka akan melakukan apa saja untuk memudahkan pengelolaan gudang tersebut, salah satunya dengan menggunakan sistem gudang.
Namun, sayangnya manajemen ini sering diabaikan. Padahal manajemen yang buruk juga bisa mengakibatkan dampak yang buruk pula. Dampak tersebut sering mempengaruhi performa hingga keuntungan perusahaan. Bahkan, tak sedikit cerita perusahaan yang gulung tikar akibat hal tersebut. Oleh sebab itu, berikut berbagai dampak manajemen gudang yang buruk terhadap perusahaan yang bisa Anda simak. Mari kita kupas satu per satu.
1. Selisih Stok
Hal yang paling sering dialami oleh para pebisnis akibat sistem gudang yang buruk adalah selisih stok. Meskipun pengelolaan stok ini bukan hal yang mudah dan butuh ketelitian, Anda tetap perlu memperhatikan kesesuaian catatan dengan stok barang di gudang agar manajemen gudang pun bisa berjalan dengan baik. Apalagi selisih stok barang dapat berpengaruh terhadap biaya operasional, khususnya operasional gudang.
Ada beberapa hal yang dapat menyebabkan jumlah stok menjadi selisih. Contohnya adalah human error saat pencatatan, apalagi bila pencatatan masih dilakukan secara manual. Selain itu, ada beberapa hal lain yang juga menjadi dampak manajemen gudang yang buruk, seperti kurangnya pengecekan stok atau stock opname atau kehilangan persediaan barang saat disimpan.
2. Masalah pada Keluar Masuknya Barang
Contoh lain dari dampak manajemen gudang yang buruk terhadap perusahaan adalah masalah pada keluar masuknya barang. Biasanya hal ini terjadi akibat penundaan pencatatan atau bahkan tidak dicatat sama sekali ketika barang diterima. Dengan demikian, perusahaan pun tidak tahu jumlah stok barang secara detail sehingga masalah pun bisa merembet kemana-mana, seperti pengulangan pembelian yang tak dibutuhkan.
Tak hanya itu, masalah juga bisa terjadi saat pengiriman barang. Sebagai contoh, stok barang tidak dikurangi meskipun barang sudah keluar dari gudang. Hal ini dapat menimbulkan jumlah barang menjadi minus. Oleh sebab itu, perusahaan perlu menggunakan aplikasi gudang yang baik untuk mengatur keluar masuknya barang dengan baik.
3. Masalah pada Pengelolaan Barang yang Manual
Masih banyak perusahaan yang melakukan manajemen gudang secara konvensional atau manual. Meskipun metode ini sering dianggap lebih mudah dipahami terutama oleh orang yang belum memahami teknologi, namun nyatanya metode ini dapat membawa berbagai masalah. Masalah tersebut biasanya diakibatkan oleh human error sehingga dapat menimbulkan selisih stok dan kerugian pada perusahaan.
Oleh sebab itu, perusahaan memerlukan software gudang untuk mengelola barang di gudangnya. Dengan demikian, berbagai resiko dapat diminimalisir, seperti ketika salah mencatat data secara manual. Apalagi perangkat lunak gudang saat ini juga dilengkapi oleh sistem barcode yang lebih mudah dan cepat digunakan daripada ditulis secara manual. Di samping itu, perusahaan juga harus memperhatikan hal lain seperti rilis stok dan transfer stok antar gudang.
4. Masalah pada Lokasi Gudang
Tata letak yang buruk menjadi masalah lain pada manajemen gudang. Keburukan tata letak ini bisa berakibat pada hilangnya barang akibat pencurian, kerusakan barang, dan lain-lain. Di samping itu, lokasi gudang yang kotor juga bisa mengundang berbagai hewan pengerat atau hama lainnya. Jika hal ini terjadi, bukan barang saja yang terancam, namun juga kesehatan para pegawai.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu menyediakan gudang yang luas, aman, dan bersih untuk menyimpan berbagai stok barang yang ada. Tak hanya itu, perusahaan juga perlu memiliki rak-rak tinggi atau tempat lainnya untuk membuat barang tertata di tempat yang strategis. Perusahaan juga perlu memberikan label di tempat-tempat penyimpanan barang untuk memudahkan ketika mencari barang tertentu.
5. Barang Tercampur
Contoh dari dampak manajemen gudang yang buruk lainnya adalah bercampurnya stok baru dan lama di gudang. Masalah akan bertambah besar bila ternyata barang lama sudah mengalami kedaluwarsa. Jika hal ini tidak terdeteksi hingga barang keluar dari gudang dan sampai ke tangan pembeli, maka dapat mengakibatkan menurunnya kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu memisahkan antara stok lama dengan stok baru untuk mengatasi masalah tersebut. Tak hanya itu, stok lama yang dipisah juga dapat mempermudah Anda dalam menghitung jumlah produk yang terjual maupun belum terjual. Perusahaan bisa menyediakan gudang yang berbeda untuk stok baru agar tidak tercampur dengan stok lama. Usahakan barang lama dikeluarkan terlebih dahulu agar tidak terlalu lama di gudang hingga kedaluwarsa.
6. Tidak Ada Data yang Akurat
Akibat manajemen gudang yang buruk lainnya adalah tidak adanya data yang akurat. Dalam lingkup perusahaan, data yang real-time sangatlah dibutuhkan, agar pegawai yang berkepentingan tahu ketika ada kekurangan stok barang. Dengan demikian, Anda bisa melakukan pembelian barang secepat mungkin tanpa adanya penundaan. Tak hanya itu, pesanan barang pelanggan pun dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
Namun sayangnya, buruknya manajemen akan menghambat hal ini. Apalagi bila manajemen masih dilakukan secara manual. Oleh sebab itu, perusahaan banyak yang beralih ke software gudang. Aplikasi gudang digital ini mampu memberikan data secara cepat dan akurat sehingga dapat membantu perusahaan untuk membuat berbagai keputusan dengan lebih tepat dalam waktu yang singkat.
7. Menurunnya Keuntungan
Inilah merupakan dampak manajemen gudang buruk yang paling utama. Tanpa disadari, sistem pergudangan yang buruk akan mempengaruhi keuntungan. Hal ini disebabkan oleh data yang tidak akurat sehingga sering mengalami selisih atau kehilangan barang. Dengan demikian, kerugian pun tak dapat dihindarkan.
Tak hanya sampai di situ, buruknya manajemen juga mampu berpengaruh terhadap kepercayaan pelanggan. Salah satunya karena pelanggan mendapatkan barang dengan kualitas yang buruk dari gudang. Pelanggan pun dapat perlahan pergi sehingga keuntungan yang diperoleh dari penjualan pun akan semakin menurun.
Baca juga: 7 Tips Memilih Manajemen Inventory Terbaik
8. Kesimpulan
Demikian berbagai akibat dari buruknya manajemen gudang. Oleh sebab itu, Anda perlu aplikasi gudang yang baik untuk meninggalkan cara manual agar berbagai keburukan tersebut bisa dihindari. Saat ini, ada aplikasi ERP yang bisa membantu Anda dalam mengintegrasikan sistem gudang dengan sistem lainnya untuk memudahkan Anda dalam mengelola perusahaan.
Segera beralih ke sistem inventaris berbasis ERP ScaleOcean untuk mengelola gudang Anda. Aplikasi kami memiliki berbagai fitur terbaru yang bisa membantu Anda untuk menghindari dampak manajemen gudang yang buruk. Di samping itu, software ini juga sudah dipercaya oleh berbagai perusahaan ternama sehingga Anda tidak perlu lagi meragukannya.
