Vendor management system adalah sistem yang bermanfaat untuk mengelola hubungan kerjasama perusahaan dengan vendor. Terlebih banyak perusahaan seringkali dihadapkan pada berbagai tantangan, terutama ketika harus mengelola ratusan hingga ribuan vendor untuk seluruh aspek bisnis Anda.
Menurut survei dari Amazon Business, sebanyak 85% responden menyatakan kesulitan menerapkan praktik terbaik untuk mengelola negosiasi dan kontrak dengan pemasok. Tidak jarang, kesalahan kecil dalam pemilihan vendor atau miskomunikasi dapat berdampak besar pada biaya dan reputasi perusahaan. Inilah mengapa perusahaan perlu beralih ke vendor management software.
Dengan banyaknya opsi aplikasi vendor management system yang tersedia, Anda mungkin kebingungan dalam menentukan pilihan vendor management system yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Dalam artikel ini, kami sediakan 15 rekomendasi vendor management system terbaik, seperti ScaleOcean, Gatekeeper, Procurify, Airbase, dan Ncontracts, yang bisa Anda jadikan referensi.
Apa itu Vendor Management System?
Vendor management system adalah sistem untuk mengelola hubungan dengan vendor yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa. Proses pengelolaan ini melibatkan berbagai pihak, sehingga memastikan kerjasama yang terjalin dapat berjalan dengan efektif dan memberikan hasil yang optimal.
Sebagai contoh, Anda sedang menjalankan proses produksi. Tapi ternyata stok bahan baku mulai menipis, dan Anda perlu segera melakukan pemesanan ulang. Apabila Anda menggunakan vendor management software, maka sistem ini akan secara otomatis akan mengirimkan permintaan penawaran ke vendor-vendor yang sudah terdaftar dan memenuhi kriteria.
Anda juga bisa dengan mudah membandingkan penawaran yang masuk, memilih vendor dengan harga terbaik dan kualitas yang sesuai kriteria perusahaan. Semua data terkait pesanan, kontrak, dan kinerja vendor akan terdokumentasi dengan baik dalam satu aplikasi vendor management system.
Tantangan Perusahaan dalam Mengelola Vendor
Dalam proses pengadaan, perusahaan sangat bergantung pada kinerja vendor. Sayangnya, proses pemilihan vendor yang tepat tidaklah mudah, terutama jika tidak didukung dengan bantuan aplikasi vendor management system. Tidak hanya pada pemilihannya saja, masih ada beberapa tantangan lain yang mungkin juga Anda alami dan dapat menghambat proses pengadaan. Beberapa di antaranya:
- Rumitnya manajemen kontrak: Pengelolaan kontrak terutama ketika harus memantau berbagai detail kontrak seperti tenggat waktu, syarat pembayaran, dan kewajiban lain.
- Kurangnya transparansi kinerja vendor: Tanpa sistem yang tepat, Anda juga akan sulit menilai apakah vendor sudah bekerja sesuai dengan ekspektasi dan standar.
- Pengendalian biaya yang kurang optimal: Beberapa perusahaan juga belum mampu memastikan harga terbaik dari vendor proyek, yang dapat mengakibatkan pemborosan anggaran.
- Komunikasi yang kurang efektif: Koordinasi antara perusahaan dan vendor yang kurang lancar menjadi akar dari miskomunikasi, sekaligus memperlambat proses pengadaan.
Tanpa dukungan vendor management software yang baik, masalah-masalah di atas tidaklah mudah untuk diselesaikan. Jika terus dibiarkan, dapat mempengaruhi ketepatan proses pengadaan, bahkan mengakibatkan adanya pemborosan yang merugikan perusahaan.
Manfaat Vendor Management Software bagi Bisnis
Aplikasi vendor management system, yang merupakan bagian dari sistem e-purchasing, membantu perusahaan mengatasi kesulitan dalam pengadaan, negosiasi, hingga manajemen kontrak dengan lebih efektif. Dengan vendor management software, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya pengadaan, dan memastikan hubungan yang lebih baik dengan vendor.
Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa Anda dapatkan dari menggunakan vendor management system.
1. Mengotomasi Proses Pengadaan
Vendor management system (VMS) membantu mengotomatisasi berbagai tugas rutin dalam pengadaan barang dan jasa. Proses seperti pembuatan permintaan penawaran harga (RFQ), persetujuan pembelian, dan pelacakan pengiriman dapat dilakukan secara otomatis. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko kesalahan manusia, tetapi juga mempercepat alur kerja, sehingga tim pengadaan dapat fokus pada keputusan strategis lainnya.
Sebagai contoh, dengan otomatisasi RFQ, tim pengadaan dapat langsung mengirim permintaan kepada beberapa vendor sekaligus, menghemat waktu dalam mengumpulkan penawaran harga.
2. Memudahkan Pemilihan Vendor
Sistem ini mempermudah evaluasi dan pemilihan vendor dengan menyediakan kriteria evaluasi yang jelas dan sistematis. Kriteria seperti kualitas layanan, harga, dan riwayat kinerja vendor dapat dianalisis secara objektif. Ini memungkinkan bisnis untuk memilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka, tanpa harus mengandalkan intuisi atau proses manual.
Misalnya, jika perusahaan membutuhkan bahan baku tertentu, VMS dapat membandingkan berbagai vendor berdasarkan harga, waktu pengiriman, dan feedback dari pengguna sebelumnya.
3. Mengendalikan Biaya Pengadaan
VMS menyediakan portal yang memungkinkan perusahaan membandingkan harga dari berbagai vendor dalam satu platform. Ini membantu mengoptimalkan pengeluaran perusahaan dengan memastikan bahwa setiap pembelian dilakukan dengan harga terbaik.
Contohnya, jika sebuah perusahaan ingin membeli peralatan kantor, mereka dapat dengan mudah membandingkan harga dan kualitas dari berbagai penyedia tanpa harus menghubungi setiap vendor secara terpisah.
4. Mengefisiensikan Proses Negosiasi dan Penawaran
Aplikasi vendor management system memfasilitasi pengumpulan dan analisis penawaran dari berbagai vendor dengan cepat, yang sangat membantu dalam proses negosiasi. Dengan informasi yang terstruktur dan mudah diakses, perusahaan dapat membuat keputusan lebih cepat dan lebih terinformasi.
Sebagai contoh, ketika mengajukan tawaran untuk proyek besar, VMS memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan berbagai penawaran dalam format yang konsisten dan kemudian menganalisisnya untuk menentukan pilihan terbaik.
5. Memudahkan Manajemen Kontrak Pengadaan
Vendor management software menawarkan pengingat otomatis untuk tenggat waktu dan pembaruan kontrak, yang memastikan bahwa semua kontrak pengadaan tetap terkelola dengan baik dan tidak ada yang terlewat. Hal ini sangat penting untuk menghindari denda atau masalah hukum terkait keterlambatan pembaruan kontrak.
Sebagai contoh, sistem dapat mengingatkan tim pengadaan untuk memperbarui kontrak dengan vendor setiap beberapa bulan, memastikan kesepakatan yang terus-menerus menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Baca Juga: Berikut 7 Tips Jitu bagi Vendor untuk Menang Tender
15 Rekomendasi Vendor Management System Terbaik Tahun 2024
Setelah memahami manfaat penggunaan vendor management system, kini saatnya untuk memilih aplikasi vendor management system yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda. Dengan banyaknya pilihan vendor management system di pasaran, memilih yang paling sesuai bisa menjadi tantangan.
Untuk memudahkan Anda, kami telah merangkum beberapa vendor management software pilihan yang dapat membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan vendor, memperkuat hubungan, dan mengoptimalkan proses pengadaan di perusahaan Anda.
Berikut ini daftar 15 rekomendasi vendor management system terbaik di Indonesia sebagai referensi Anda:
1. Vendor Management System ScaleOcean
Vendor management system ScaleOcean hadir sebagai solusi optimal untuk mengelola hubungan dan proses kerja dengan vendor. Sistem ini memantau kinerja, kepatuhan, serta memastikan transparansi dan efisiensi dalam pengelolaan vendor secara keseluruhan. Teknologi ini membantu Anda menjaga kualitas kerja dan meminimalisir risiko ketidakpatuhan vendor dalam proyek Anda.
Vendor aplikasi vendor management system ini juga menyediakan layanan konsultasi langsung dengan tim ahli mereka yang berpengalaman. Anda dapat memperoleh panduan tepat sesuai kebutuhan spesifik bisnis Anda. Selain itu, ScaleOcean juga menawarkan simulasi gratis agar Anda bisa mengeksplorasi fitur-fitur yang ada sebelum berkomitmen.
Keunggulan lainnya, vendor management software ScaleOcean dapat diintegrasikan dengan modul bisnis lain seperti manajemen kontrak dan stok, mudah digunakan, dan tidak ada batasan jumlah akses pengguna. Semua ini membuat ScaleOcean semakin relevan untuk bisnis Anda yang ingin berkembang secara efisien.
Fitur-fitur unggulan yang dimiliki sistem dan meningkatkan efisiensi manajemen vendor Anda yaitu:
- Vendor portal: Memudahkan komunikasi langsung dengan vendor melalui platform terpusat. Vendor dapat mengakses dan memperbarui informasi sendiri sehingga mempercepat proses kolaborasi.
- Contract management: Pengelolaan kontrak dengan vendor menjadi lebih mudah. Sistem ini memberi pengingat otomatis terkait tenggat waktu perpanjangan kontrak.
- Order management: Semua pesanan pembelian dapat dikelola dalam satu sistem, sehingga Anda bisa melacak status pengiriman, persetujuan, hingga penerimaan barang.
- PR & PO management: Dari pembuatan permintaan pembelian (PR) hingga penerbitan purchase order (PO), semua bisa diotomatisasi.
- Vendor performance evaluation: Lacak kinerja vendor Anda dengan data yang jelas. Evaluasi vendor secara berkala dengan kriteria yang relevan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
2. Vendor Management Software Gatekeeper
Gatekeeper software adalah solusi yang berfokus pada pengelolaan kontrak dan hubungan vendor. Sistem ini dirancang untuk memberikan visibilitas dan kontrol penuh terhadap siklus hidup vendor.
Fitur-fitur dasar yang ditawarkan sistem ini antara lain:
- Manajemen kontrak otomatis
- Evaluasi kinerja vendor
- pelaporan dan analitik
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Aplikasi Vendor Management System Procurify
Procurify adalah sistem manajemen vendor berbasis cloud yang berfokus pada proses pengadaan dan manajemen vendor, serta memberikan visibilitas penuh atas anggaran dan pengeluaran perusahaan.
Fitur-fitur yang dimiliki Procurify adalah:
- Automasi pengadaan dan persetujuan
- Pelacakan pengeluaran real-time
- Manajemen inventaris
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. Vendor Management Software Airbase
Airbase adalah platform pengelolaan keuangan yang juga menawarkan fitur manajemen vendor, terutama dalam hal pembayaran dan pengelolaan kontrak.
Fitur-fitur dasar yang ditawarkan Airbase mencakup:
- Pengelolaan pembayaran vendor
- Automasi pengeluaran dan faktur
- Integrasi dengan sistem akuntansi
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Aplikasi Manajemen Vendor Ncontracts
Rekomendasi berikutnya adalah software Ncontracts. Sistem ini menyediakan solusi manajemen risiko vendor yang kuat, sangat cocok untuk perusahaan yang memiliki persyaratan kepatuhan yang ketat.
Fitur-fitur dasar yang disediakan adalah:
- Manajemen risiko vendor
- Pelacakan kepatuhan regulasi
- Analisis kinerja vendor
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. Sistem Manajemen Vendor Genuity
Genuity adalah vendor management system yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola kontrak vendor dan pemantauan kinerja dengan biaya yang lebih terjangkau.
Fitur-fitur dasar sistem ini adalah:
- Manajemen kontrak vendor
- Pemantauan dan pelaporan kinerja
- Pengelolaan anggaran
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. Vendor Management Software Onspring
Berikutnya, Onspring merupakan platform manajemen vendor yang menawarkan tools pelaporan dan otomasi untuk membantu perusahaan tetap terorganisir dalam pengelolaan vendor.
Untuk memaksimalkan cara kerjanya, Onspring dilengkapi fitur-fitur:
- Automasi alur kerja
- Pelaporan dan analitik kinerja vendor
- Manajemen kontrak dan risiko
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. Aplikasi Vendor Management System Venminder
Venminder adalah sistem manajemen vendor yang lebih berfokus pada manajemen risiko, sehingga sangat cocok untuk perusahaan yang membutuhkan tools untuk menjaga kepatuhan dengan standar industri dan regulasi.
Fitur-fitur dasar yang ditawarkan mencakup:
- Manajemen risiko vendor
- Pelaporan dan analitik kinerja vendor
- Pengelolaan dokumen vendor
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
9. Software Vendor Management Beeline
Beeline menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola tenaga kerja dan vendor, terutama untuk perusahaan yang sering berurusan dengan tenaga kerja kontrak.
Fitur-fitur dasar dari software vendor management Beeline yaitu:
- Pengelolaan tenaga kerja kontrak
- Pelacakan kinerja vendor
- Automasi proses pengadaan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
10. Vendor Management System SAP Fieldglass
SAP Fieldglass adalah sistem yang populer di kalangan perusahaan berskala besar untuk mengelola vendor dan tenaga kerja eksternal.
Untuk menunjang kinerja sistem, SAP Fieldglass memiliki fitur-fitur:
- Pengelolaan tenaga kerja eksternal
- Pelacakan kinerja vendor
- Automasi alur kerja dan kepatuhan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
11. Aplikasi Manajemen Vendor QuickBooks
QuickBooks dikenal sebagai perangkat lunak akuntansi, namun juga menawarkan fitur pengelolaan vendor yang sederhana. Sehingga lebih sesuai untuk kebutuhan pembuatan dan pengiriman faktur.
Fitur-fitur dasar yang dimiliki QuickBooks adalah:
- Manajemen faktur vendor
- Pelacakan pembayaran dan pengeluaran
- Integrasi dengan sistem akuntansi lainnya
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
12. Aplikasi Manajemen Vendor Tipalti
Tipalti adalah sistem manajemen vendor yang fokus pada pengelolaan pembayaran secara otomatis. Jadi, sangat ideal untuk perusahaan yang melakukan transaksi besar dengan banyak vendor.
Fitur-fitur dasar yang dimiliki antara lain:
- Automasi pembayaran vendor
- Pelacakan faktur dan pajak
- Manajemen kepatuhan global
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
13. Vendor Management Software Jaggaer
Jaggaer adalah solusi manajemen vendor dan pengadaan berbasis cloud, sangat populer di berbagai industri. Sistem ini dilengkapi dengan fitur-fitur seperti:
- Pengelolaan vendor dan kontrak
- Automasi pengadaan
- Pelaporan dan analitik
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
14. Vendor Management System Precoro
Precoro adalah platform pengadaan yang dirancang untuk membantu usaha kecil hingga menengah mengelola vendor, pesanan, dan anggaran. Fitur-fitur yang dimiliki antara lain:
- Manajemen pengadaan dan pesanan
- Pelacakan pengeluaran
- Perbandingan penawaran vendor
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
15. Sistem Manajemen Vendor Hive
Hive adalah platform manajemen proyek yang juga menawarkan fitur pengelolaan vendor dan kontrak, sangat cocok untuk tim yang berkolaborasi lintas departemen.
Fitur-fitur yang dimiliki sistem Hive di antaranya yaitu:
- Manajemen proyek dan vendor
- Pelacakan waktu dan anggaran
- Automasi alur kerja
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Tips Memilih Vendor Management System yang Tepat untuk Kebutuhan Bisnis Anda
Selain memahami rekomendasi aplikasi e procurement terbaik, Anda juga perlu mempertimbangkan beberapa hal. Ini bukan hanya karena biaya implementasi yang mahal, tapi juga berdampak pada operasional perusahaan secara menyeluruh. Berikut beberapa tips agar pemilihan sistem sesuai kebutuhan.
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Langkah pertama yang tidak boleh dilewatkan adalah memahami kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Apakah perusahaan sering menghadapi kendala dalam mengelola kontrak, memilih vendor yang tepat, atau melacak pengiriman? Dengan mengidentifikasi area-area ini, Anda bisa lebih fokus mencari VMS yang menawarkan solusi untuk masalah tersebut.
2. Tinjau Fitur-fitur yang Tersedia
Setiap vendor management software memiliki serangkaian fitur yang berbeda, namun tidak semua akan sesuai kebutuhan Anda. Misalnya, jika pengelolaan kontrak menjadi tantangan utama, pastikan sistem memiliki fitur manajemen kontrak yang kuat dan otomatis. Jangan hanya terpaku pada fitur tambahan yang mungkin belum menjadi prioritas perusahaan.
3. Mampu Membandingkan Vendor secara Transparan
Aplikasi vendor management system memungkinkan perbandingan vendor secara transparan akan sangat membantu dalam mengambil keputusan yang lebih objektif. Dengan adanya fitur ini, Anda bisa dengan mudah membandingkan harga, kualitas, dan kinerja vendor tanpa harus melakukan riset manual yang memakan waktu.
4. Uji Skalabilitas dan Kemudahan Penggunaan
Jangan lupa untuk memastikan skalabilitas sistem. Jika perusahaan Anda tengah berkembang, apakah sistem ini dapat mengikuti kebutuhan yang terus meningkat? Selain itu, pastikan penggunaannya juga mudah untuk seluruh tim, tanpa memerlukan pelatihan yang panjang dan rumit.
5. Keamanan Data Vendor Terjamin
Dengan begitu banyak data sensitif yang terlibat, seperti informasi keuangan dan kontrak, vendor management software yang Anda pilih juga harus memiliki sistem keamanan yang kuat. Fitur seperti enkripsi data dan akses berbasis peran sangat penting untuk melindungi data dari akses yang tidak sah.
6. Uji Coba Demo Sistem
Sebelum Anda benar-benar berkomitmen, lakukan uji coba atau minta demo dari sistem yang Anda pertimbangkan. Ini akan memberikan gambaran langsung bagaimana sistem bekerja dalam pengelolaan vendor sehari-hari. Apakah fiturnya benar-benar membantu? Atau apakah alur kerjanya sesuai dengan kebutuhan tim Anda?
7. Dukungan Pasca Implementasi
Terakhir, jangan lupakan pentingnya dukungan setelah sistem diimplementasikan. Apakah vendor menyediakan layanan bantuan teknis yang memadai? Pastikan Anda memiliki akses ke support team yang siap membantu jika ada masalah atau jika Anda membutuhkan penyesuaian lebih lanjut setelah sistem berjalan.
Baca Juga: Tips Memilih Vendor Management System yang Tepat untuk Kebutuhan Bisnis Anda
Kesimpulan
Vendor management system adalah solusi efektif yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola hubungan dan kerjasama dengan vendor. Vendor management software memiliki fitur-fitur utama yang memudahkan pemilihan vendor, kontrol biaya, negosiasi harga, hingga manajemen kontrak.
Jika Anda sedang mencari sistem yang mampu mengelola vendor dengan lebih optimal, ScaleOcean menawarkan solusi yang dilengkapi fitur-fitur unggulan untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut. Segera hubungi tim kami dan dapatkan demo gratis untuk tahu cara sistem kami mengoptimalkan manajemen vendor Anda!
Klik untuk Mulai Chat
