Mengelola keuangan bisnis bisa menjadi tugas yang rumit, terutama ketika berhadapan dengan berbagai transaksi pembelian. Maka dari itu, penting untuk mencapai akurasi berbagai dokumen Anda dengan menggunakan metode three way matching agar terhindar dari kesalahan dalam pencocokan dokumen yang menyebabkan pembayaran ganda atau ketidaksesuaian antara faktur dan pesanan.
Proses three way match ini akan mencocokan tiga dokumen utama dalam perusahaan, sebelum pembayaran dilakukan. Dalam penjelasan kali ini, kita akan menguraikan secara mendalam mengenai konsep ini. Mulai dari pengertian, tahapan, hingga bagaimana contohnya di perusahaan.
1. Apa itu Three Way Matching
Three way match adalah proses verifikasi yang dilakukan dalam akuntansi untuk memastikan keabsahan transaksi pembelian sebelum pembayaran dilakukan kepada supplier. 3 way matching ini dilakukan untuk memastikan jumlah barang, harga, dan syarat yang dicantumkan konsisten dan sesuai.
Masalah pengelolaan dokumen yang sering terjadi di bisnis adalah kompleksitas data, keterlambatan, serta human error. Maka dari itu, proses three way match ini harus dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut. Tiga dokumen yang diverifikasi yaitu: purchase order, receiving report, dan invoice yang akan ditinjau dengan akurat.
Dengan proses ini juga perusahaan dapat memverifikasi pesanan dan faktur dari barang yang diterima benar-benar sesuai, serta tagihan yang diterima juga menggambarkan harga dan kuantitas yang disepakati. Sehingga, jika ada ketidaksesuaian antara dokumen-dokumen tersebut, maka pembayaran dapat ditahan hingga masalah teratasi.
2. Komponen Three Way Matching
Untuk memverifikasi dokumen perusahaan, 3 way match melibatkan komponen utama yang akan memberikan gambaran bagaimana jumlah, harga dan informasi dapat konsisten sebelum pembayaran dilakukan.
a. Purchase Order
Komponene yang pertama ada purchase order, yaitu dokumen yang dibuat perusahaan untuk memesan barang dari supplier. Dokumen ini merinci pesanan seperti jenis barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran. Dalam 3-way matching, PO menjadi acuan utama untuk memverifikasi bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan, dan harga yang ditagih oleh supplier sudah sesuai dengan yang disepakati.
b. Receiving Report
Dokumen selanjutnya ada receiving report yang dibuat perusahaan untuk mencatat barang yang dipesan telah diterima yang berisi detail jumlah barang, kondisi barang, dan waktu penerimaan. Komponen ini di 3 way match penting untuk memastikan proses penerimaan barang sesuai dengan yang tercantum di PO, serta menjadi bukti fisik penerimaan sebelum pembayaran dilakukan kepada supplier.
c. Invoice
Invoice atau faktur menjadi komponen 3 way match terakhir, di mana dokumen ini dikirimkan oleh supplier untuk menagih pembayaran atas barang yang telah dikirim. Invoice dalam proses 3 way matching ini akan dicocokan dengan PO dan receiving report untuk memastikan perusahaan hanya membayar jumlah yang sesuai dengan barang yang telah diterima, dan harga yang telah disepakati.
3. Cara Kerja 3 Way Match
Untuk menjalankan prosse 3 way matching ini di perusahaan, ada beberapa tahapan dan cara kerja yang perlu dipahami untuk mencegah kesalahan, mengurangi risiko kecurangan, dan menjaga keakuratan laporan keuangan. Berikut cara kerja three way matching di perusahaan:
a. Pembuatan Purchase Order
Pertama buatlah PO untuk memesan barang dari supplier, yang mencantumkan detail pesanan seperti jenis barang, jumlah, barang, dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Setelah dibuat, kirimkan dokumen ini kepada supplier sebagai kontrak resmi.
b. Penerimaan Barang
Ketika barang tiba, perhatikan proses penerimaan barnag dengan pemeriksaan fisik dengan membuat dokumen receiving report. Laporan ini berisi jumlah barang yang diterima, kondisi barang, dan waktu penerimaan. Dokumen ini kemudian dibandingkan dengan PO untuk memastikan barang sesuai dengan yang diterima.
c. Pengiriman Invoice oleh Pemasok
Setelah barang dikirimkan, supplier akan sekaligus mengirimkan invoice yang berisi rincian tagihan. Termasuk harga, jumlah barang, dan total biaya yang menjadi dasar untuk memproses pembayaran.
d. Pencocokan Dokumen (3-Way Matching)
Barulah proses 3 way matching dilakukan. Perusahaan akan mencocokan tiga dokumen ini untuk memastikan rincian barang konsisten dan sesuai. Jika semuanya cocok, perusahaan dapat memproses pembayaran kepada supplier.
e. Pembayaran
Setelah semua dokumen cocok, pembayaran diproses sesuai dengan syarat yang disepakati. Jika ada yang tidak sesuai, pembayaran dapat ditahan sampai masalah terselesaikan, untuk memastikan keakuratan transaksi.
4. Manfaat Proses 3 Way Match
Dilakukannya 3 way matching ini memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, terutama dalam memastikan transaksi pembelian berjalan lancar dan efisien. Ini beberapa manfaat yang Anda dapatkan dari penggunaan 3 way match di perusahaan, yaitu:
a. Mencegah Kesalahan Pembayaran
Pencocokan dokumen dengan proses ini akan memastikan perusahaan melakukan pembayaran yang sesuai dengan barang yang telah diterima. Hal tersebut akan mencegah kesalahan seperti overpayment, atau pembayaran untuk barang yang belum diterima.
b. Mengurangi Risiko Kecurangan
Proses ini juga akan membantu mendeteksi potensi kecurangan, baik dari pihak supplier maupun internal perusahaan. Adanya pencocokan dokumen ini akan mencegah terjadinya manipulasi data atau pembayaran fiktif.
c. Memastikan Akurasi Laporan Keuangan
3 way matching juga akan memastikan semua transaksi tercatat dengan benar di sistem akuntansi. Ketepatan dalam pencatatan transaksi akan berdampak langsung pada akurasi laporan keuangan perusahaan, sehingga memudahkan pelaporan dan analisis keuangan.
d. Meningkatkan Hubungan dengan Pemasok
Ketepatan pembayaran yang dihasilkan dari proses ini juga akan membangun kepercayaan dan hubungan yang baik dengan supplier, karena proses pembayaran akan lebih transparan dan sesuai dengan kesepakatan kedua pihak.
5. Tips Penerapan 3 Way Match yang Tepat
Ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan di bisnis Anda, untuk memastikan proses 3 way matching berjalan dengan lebih efisien dan memberikan perlindungan maksimal terhadap kesalahan dan kecurangan. Berikut beberapa tips efektifnya untuk perusahaan Anda.
a. Automasi dengan Software Akuntansi
Penerapan software akuntansi penting untuk mendukung efisiensi proses three way matching di perusahaan, maka dari itu pilihlah vendor terbaik yang akan memberikan solusi untuk setiap kebutuhan bisnis Anda. Seperti rekomendasi software akuntansi, ScaleOcean yang memberikan solusi terbaik yang dapat mempercepat pencocokna dokumen, dengan integrasi yang tinggi pada setiap dokumen yang Anda kelola.
Perusahaan akan mudah mengakses dokumen tersebut di satu platform terpadu, sehingga tidak perlu khawatir ada kesalahan, dan pastinya mempercepat proses verifikasi, dan memberikan notifikasi jika ada ketidaksesuaian antara PO, Receiving Report, dan Invoice.
b. Pastikan Pengaturan Dokumen yang Tepat
Simpan dan kelola juga tiga dokumen utama dengan baik, dan susun dengan pengarsipan yang rapi, baik digital maupun fisik. Hal tersebut akan mempermudah tim akuntansi dalam menemukan dan mencocokan dokumen saat diperlukan.
c. Tentukan Batas Toleransi untuk Ketidaksesuaian
Jika terjadi perbedaan kecil dalam jumlah atau harga yang tercantum, penting juga untuk menetapkan batas toleransi untuk ketidaksesuaian yang terjadi. Seperti harga atau kuantitas untuk menghindari keterlamatan proses transaksi akibat perbedaan yang tidak signifikan.
d. Pantau dan Tinjau Secara Berkala
Penting juga untuk memantau dan meninjau efektivitas proses three way matching di perusahaan secara rutin. Anda bisa mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, atau peningkatan. Laporan berkala mengenai ketidaksesuaian atau keterlambatan transaksi juga akan membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi.
6. Bedanya dengan 2 Way Match dan 4 Way Match
Selain 3 way matching, ada juga proses 2 way match dan 4 way match. Masing-masing metode ini menawarkan tingkat pengawasan dan kontrol dokumen akuntansi yang berbeda. Tergantung pada kebutuhan bisnis dan kompleksitas transaksi di perusahaan. Berikut perbedaan antara ketiganya:
a. 2 Way Matching
Proses 2 way matching adalah metode mencocokan yang hanya melibatkan dokumen purchase order dan invoice, dengan memastikan jumlah barang, harga, dan syarat dalam kedua dokumen tersebut sesuai dan konsisten. Biasanya metode ini digunakan untuk transaksi yang sederhana, atau tidak memerlukan verifikasi penerimaan barang yang detail.
b. 3 Way Matching
Untuk three way matching ini, menggunakan tiga dokumen pencocokan yaitu PO, receiving report, dan invoice. Prosedur three way match ini penting untuk memastikan hanya pembelian sah yang akan diganti, sehingga biasanya digunakan perusahaan yang membutuhkan kontrol lebih ketat atas transaksi, dan ingin memastikan pesanan dan faktur dari barang yang dipesan benar-benar diterima sebelum pembayaran dilakukan.
c. 4 Way Matching
Sedangkan, metode 4 way matching mencocokan barang dengan empat dokumen utama, yaitu: PO, receiving report, invoice, dan inspection report. Proses ini menambahkan langkah verifikasi, dan biasanya digunakan untuk industri yang sangat memperhatikan kualitas barang sebelum pembayaran dilakukan seperti manufaktur atau farmasi.
7. Contoh 3 Way Matching
Kita akan memberikan contoh three way match dalam penerapannya di sebuah perusahaan manufaktur Indonesia. PT. JK Indonesia melakukan pembelian bahan baku dan ingin memverifikasi pesanan dan faktur barang yang diterima sebelum melakukan pembayaran. Maka dari itu, perusahaan ini menggunakan metode 3 way matching untuk verifikasinya.
Pembelian yang dilakukan PT. JK Indonesia ini memuat 1.000 kg baja seharga Rp10.000 per-kg, dan tim procurement membuat PO sebagai dokumen pesanan resminya. Setelah baja tiba, tim gudang langsung memeriksa dan mencatat jumlah yang diterima ke dalam dokumen receiving report, yang sesuai dengan PO.
Setelah itu, supplier kemudian mengirimkan invoice sebesar Rp10.000.000 dari pesanan dan penerimaan barang. Tim akuntansi pun mencocokan ketiga dokumen tersebut untuk memastikan semuanya sesuai sebelum melakukan proses pembayaran. Dengan 3 way match, perusahaan dapat terhindar dari kesalahan pambayaran dan memastikan transaksi berjalan lancar.
8. Proses 3 Way Match Otomatis dengan ScaleOcean
Penggunaan software akuntansi bisa mencegah human error saat proses three way matching ini, dengan kemampuan verifikasi yang tepat untuk setiap pembelian yang dilakukan. ScaleOcean software akuntansi akan membantu Anda dengan kemampuan dan solusi canggihnya. Integrasi yang dapat dilakukan ScaleOcean, akan memudahkan Anda mengakses berbagai modul bisnis secara end-to-end termasuk procurement, inventory, dan accounting.
Pentingnya software akuntansi akan membuat Anda mudah dalam mencocokan tiga dokumen utama three way matching dengan akurat dan juga sesuai. Setelah sistem menyatakan bahwa dokumen-dokumen tersebur cocok, sistem akan secara otomatis membuat pembayaran, dan kemudian akan tercatat dalam modul accounting.
Implementasi sistem akuntansi ScaleOcean juga akan memberikan notifikasi dan identifikasi langsung jika terjadi ketidaksesuaian antara dokumen tersebut. Otomasi yang disediakan software ini akan mengurangi human error dan meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan dan pembayaran bisnis Anda. Segera daftarkan konsultasi dan demo gratisnya dengan ScaleOcean untuk dapatkan keunggulan lebih baik.
9. Kesimpulan
Proses three way match adalah aspek penting yang harus dilakukan perusahaan dalam memastikan akurasi dan keamanan transaksi bisnis, terutama dalam hal pembelian dan pembayaran. Dalam prosesnya, penting untuk meningkatkan efisiensinya agar perusahaan bisa menghindari kesalahan pembayaran yang dapat merugikan bisnis Anda.
Anda bisa melakukan three way match secara otomatis dengan software akuntansi ScaleOcean. Sistem akan mempercepat proses verifikasi, mengurangi pekerjaan manual, serta memastikan data dapat terintegrasi secara real-time pada setiap modul bisnis Anda.
Untuk informasi lebih lanjut, Anda bisa konsultasikan problem bisnis Anda dengan ikuti demo gratis dengan tim handal kami. Segera hubungi ScaleOcean untuk dapatkan solusi dan fitur terbaik, dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
