Dalam operasional warehouse management, penting bagi perusahaan untuk memilih sistem persediaan yang tepat bagi gudang Anda sehingga akan mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas dalam pengelolaan manajemen inventory. Anda dapat memilih penggunaan sistem persediaan periodik atau perpetual untuk efektifkan gudang Anda. 

Kedua sistem persediaan ini memiliki cara kerja, keunggulan, serta tantangan yang berbeda dalam penerapannya, tergantung pada kebutuhan dan kondisi operasional gudang dan bisnis Anda. Disini kita akan jelaskan perbedaan antara sistem pencatatan persediaan periodik dan perpetual, serta konsep dan jenis kedua sistem persediaan tersebut dalam warehouse management. 

1. Konsep Sistem Persediaan Periodik

Sistem persediaan periodik adalah pendekatan yang digunakan dalam warehouse management di mana stok barang tidak terus-menerus dimonitor secara real-time, tetapi dilakukan secara berkala dan biasanya memiliki interval waktu tertentu. Biasanya metode persediaan ini digunakan untuk produk dengan tingkat rotasi yang lebih rendah atau tidak terlalu cepat berubah, yang tidak memerlukan pemantauan konstan dalam pengelolaannya. 

Proses ini dimulai dengan melakukan inventarisasi atau perhitungan dan pencocokan fisik stok dengan catatan persediaan yang ada, sehingga nantinya hasil dari inventarisasi ini akan digunakan untuk menentukan tingkat stok aktual yang selanjutnya dimasukan dalam pembaruan catatan persediaan. 

Keunggulan dari sistem persediaan periodik adalah penerapannya yang sederhana, dan biaya yang lebih rendah dibanding sistem lainnya. Sistem yang melakukan pemantauan secara berkala ini akan memungkinkan untuk menghemat sumber daya yang akan diperlukan untuk pengelolaan persediaan secara terus menerus. 

Akan tetapi, perlu diketahui bahwa sistem ini memiliki potensi ketidakakuratan informasi antara persediaan dan catatan atau jumlah fisik yang sebenarnya sehingga mengakibatkan adanya keterlambatan dalam pengambilan keputusan strategis untuk operasional warehouse. Untuk itu, Anda perlu mempertimbangkan kebutuhan dan karakteristik dari inventory Anda dan produk yang akan dikelola untuk memilih sistem persediaan ini. 

2. Konsep Sistem Persediaan Perpetual

Anda juga bisa menggunakan sistem persediaan perpetual dalam warehouse management, yang mana pendekatan ini melakukan pemantauan stok barang secara terus-menerus dan real-time. Sistem ini akan memonitor setiap perubahan dalam persediaan, dan mencatat secara langsung dalam pencatatan gudang Anda, mulai dari penjualan, masuk keluarnya barang, dan perpindahan stok barang dalam gudang. 

Pendekatan ini lebih mudah dilakukan karena memanfaatkan teknologi dalam penerapannya, seperti sistem barcode atau RFID untuk otomasi pemantauan, sehingga akan memastikan keakuratan dan kecepatan dalam merekam setiap transaksi persediaan. Biasanya pemilihan sistem persediaan ini bergantung pada kebutuhan spesifik dalam gudang, serta skala operasional bisnis perusahaan. 

Sistem ini akan melakukan inventarisasi secara berkala, dan memberikan informasi dan pemantauan tingkat stok secara akurat setiap saat. Dengan begitu, manajemen inventory Anda dapat optimal dan meminimalkan risiko kekurangan stok, bahkan meningkatkan responsibilitas terhadap permintaan konsumen yang dinamis. 

Penerapan sistem ini memberikan manfaat yang signifikan dengan keunggulan yang dimilikinya, seperti memberikan visibilitas tinggi terhadap aliran barang. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan strategis bisnis yang lebih cepat dan bijak karena diambil berdasarkan data konkret dari monitoring berkala sistem yang digunakan.  

3. Jenis Sistem Persediaan Periodik

Sebelum kita jelaskan perbedaan antara sistem pencatatan persediaan periodik dan perpetual, kita perlu mengetahui apa saja jenis dari sistem persediaan periodik dalam warehouse management yang dapat Anda gunakan sebagai pendekatan dalam pengelolaan dan monitoring perubahan dalam gudang. 

a. Metode Average

Metode yang pertama ada metode average yang dapat digunakan dalam menghitung nilai rata-rata per-unit dari keseluruhan stok yang ada selama periode pemantauan, yang hasilnya akan digunakan untuk mengukur biaya barang yang dijual atau sisa persediaan. Metode ini sederhana dan cocok untuk produk dengan harga relatif stabil.

b. Metode LIFO

Metode selanjutnya adalah metode LIFO atau last in-first out, menjadi metode yang mana barang yang terakhir masuk gudang sebagai barang yang pertama keluar atau dijual. Metode ini menghitung biaya barang yang dijual berdasarkan harga unit terakhir, sehingga sering digunakan untuk menghindari kenaikan pajak dan cocok untuk situasi di mana harga stok cenderung meningkat seiring waktu.  

c. Metode FIFO (First In, First Out)

Berbeda dengan LIFO, metode FIFO atau first in-first out menjadi metode yang mana barang yang pertama masuk menjadi barang yang pertama keluar atau dijual. Metode ini akan menghitung biaya barang yang dijual berdasarkan harga unit yang paling awal, sehingga cocok digunakan untuk menghindari penyusutan nilai stok dan memberikan gambaran akurat mengenai biaya barang yang dijual. 

4. Jenis Sistem Persediaan Perpetual

Setelah mengetahui konsep dari persediaan perpetual, kita akan menguraikan jenis-jenis dari sistem ini yang dapat Anda gunakan sebagai pendekatan yang mengintegrasikan teknologi untuk memantau stok secara real-time, dan terus-menerus. Berikut jenis sistem persediaan perpetual di warehouse management:

a. Warehouse Management System

Software WMS adalah platform yang dapat mengelola dan mengoptimalkan operasional gudang secara menyeluruh, juga memungkinkan pemantauan stok dan pencatatan setiap perubahan dalam persediaan secara real-time. Anda dapat menggunakan fitur WMS yang disediakan untuk pengelolaan alur kerja gudang dan meningkatkan akurasi manajemen gudang secara maksimal. 

b. Barcode dan RFID

Berikutnya Anda dapat menggunakan barcode dan RFID yang memungkinkan pelabelan unik pada setiap item stok, sehingga staff gudang dapat identifikasi dan menemukan barang yang dicari dengan mudah. Teknologi ini juga memungkinkan proses pemindaian barang dengan cepat dan akurat, serta memastikan stok dapat dipantau dengan efisiensi dalam sistem persediaan perpetual. 

c. Sistem Manajemen Inventory

Anda juga dapat menggunakan sistem manajemen inventory yang merupakan software dengan fokus pada pemantauan persediaan dan manajemen stok pada gudang, termasuk pembaruan otomatis setiap kali ada perubahan dalam stok. Sistem ini melibatkan pemberian label, pengecekan, dan pelaporan secara terus menerus, sehingga dapat meningkatkan visibilitas dan akurasi informasi mengenai persediaan di warehouse management. 

d. Cloud Inventory Management

Yang terakhir, Anda dapat menggunakan penyimpanan cloud manajemen yang memungkinkan akses melalui internet dan pengelolaan persediaan dari mana saja, Inventory berbasis awan ini akan menyimpan data persediaan di cloud, sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa informasi persediaan selalu ter-update dan dapat diakses secara real-time oleh berbagai tim dalam perusahaan. 

5. Perbedaan Sistem Periodik dan perpetual

Kita telah mengetahui dan memahami konsep dan berbagai jenis sistem persediaan periodik dan perpetual, selanjutnya kita akan jelaskan perbedaan antara sistem pencatatan persediaan periodik dan perpetual dalam penerapannya di warehouse management. Pemahaman mengenai perbedaan ini dapat membantu Anda memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional dan tujuan strategisnya.

a. Pembaruan Persediaan

Perbedaan pertama terlihat dari bagaimana kedua sistem ini memperbarui persediaan gudang, sistem periodik melakukan pembaruan jumlah produk secara berkala pada akhir periode tertentu, seperti bulanan atau tahunan. Hal ini melibatkan penghitungan fisik stok untuk menentukan jumlah persediaan yang tersedia, kemudian digunakan untuk menyesuaikan catatan akuntansi gudang. 

Berbeda dengan sistem persediaan perpetual yang melakukan pemantauan jumlah persediaan secara real-time dengan berbagai transaksi yang dilakukan, seperti pembelian atau penjualan Sistem ini memanfaatkan barcode dan WMS yang secara otomatis dapat mencatat perubahan dalam persediaan, memastikan bahwa data persediaan selalu akurat dan terkini. Kedua cara pembaruan persediaan ini akan berpengaruh pada pengambilan keputusan yang strategi bagi kelangsungan warehouse management dan bisnis jangka panjang. 

b. Teknologi Penerapan

Perbedaan berikutnya terdapat pada teknologi yang digunakan, sistem periodik biasanya tidak menggunakan teknologi untuk pencatatan persediaan, tetapi menghitung stok secara manual pada akhir periode. Hal ini memudahkan implementasi di lingkungan bisnis dengan sumber daya teknologi terbatas, sehingga akan lebih rentan terhadap kesalahan manusia dan membutuhkan waktu yang signifikan untuk penghitungan fisik persediaan secara berkala. 

Sedangkan sistem persediaan perpetual ini sangat bergantung pada teknologi, yang memungkinkan pembaruan otomatis dan akurat dari persediaan. Pemanfaatan teknologi ini memberikan visibilitas yang lebih luas dalam operasionalnya, juga memberikan jangka panjang dan meminimalkan kesalahan dalam praktiknya. 

c. Akurasi dan Waktu

Akurasi dalam sistem persediaan periodik ini dapat dipengaruhi oleh jeda waktu antara perhitungan fisik, yang berpotensi mengakibatkan ketidakakuratan dalam pencatatan persediaan. Keterlambatan dalam pembaruan data dapat menyulitkan perusahaan untuk menanggapi dinamika pasar yang cepat, karena informasi yang dihasilkan mungkin sudah tertinggal dalam perhitungan berikutnya. 

Berbeda dengan sistem perpetual yang dapat mengurangi risiko ketidakakuratan data dengan pembaruan real-time, sehingga akan memastikan informasi persediaan selalu menggambarkan status terkini. Keakuratan dalam persediaan penting untuk memperlancar respon mengenai perubahan permintaan, dan pengelolaan stok yang lebih efektif. 

d. Biaya dan Implementasi

Dalam mengimplementasikan sistem periodik biasanya membutuhkan biaya yang relatif rendah dibanding dengan sistem perpetual, karena kurangnya kebutuhan untuk memanfaatkan teknologi canggih. Hal ini menjadi sistem periodik menjadi pilihan yang menarik bagi usaha kecil dan menengah yang mungkin memiliki anggaran terbatas. 

Dibanding dengan sistem periodik, sistem perpetual membutuhkan investasi awal yang lebih besar untuk teknologi dan infrastruktur. Biaya operasional dalam penerapan sistem perpetual jangka panjang dapat dikurangi melalui proses yang lebih otomatis dan akurat, yang pada akhirnya dapat meningkatkan profitabilitas. 

e. Kemampuan Analitik

Penerapan sistem periodik memiliki kemampuan analisis yang terbatas oleh frekuensi pembaruan data, yang sering kali disebabkan oleh informasi yang tertunda. Sehingga akan menghambat analisis tren, dan pengambilan keputusan yang didasarkan pada data terkini. 

Sedangkan penerapan sistem perpetual menyediakan basis data yang terus-menerus diperbarui, serta mendukung analisis yang lebih canggih dan pengambilan keputusan berbasis data. Akses ke data secara real-time memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis tren, mengoptimalkan tingkat stok, dan melakukan demand forecasting dengan lebih akurat. 

6. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas kita juga telah jelaskan perbedaan antara sistem pencatatan persediaan periodik dan perpetual, serta konsep dan jenisnya dapat kita tarik kesimpulan bahwa kedua sistem ini memiliki perbedaan mendasar dari berbagai aspek, mulai dari implementasinya hingga kemampuan analitiknya. 

Dengan begitu, Anda perlu mempertimbangkan pemilihan kedua sistem ini, dengan didasari pada identifikasi kebutuhan perusahaan Anda, dan karakteristik dari bisnis serta produk yang Anda hasilkan. Anda perlu memahami secara mendalam perbedaan antara kedua sistem ini sebagai acuan untuk pengambilan keputusan yang tepat sesuai dengan visi dan tujuan operasional warehouse management di bisnis Anda.