Stock opname adalah jenis kegiatan yang sering dilakukan berbagai industri untuk menjaga efisiensi manajemen. Mengapa stock opname begitu penting? Meskipun memerlukan ketelitian serta waktu yang lama, proses pembukuan dan perhitungan perlu dilakukan karena nantinya, dapat mempengaruhi ketersediaan stok dan penjualan.

Umumnya, pencatatan dilakukan berdasarkan SOP stock opname yang sudah ditentukan setiap perusahaan. Prosedur akan mengatur bagaimana tindakan, tugas, dan langkah pada pembukuan barang. Tujuan prosedur stock opname dibuat tidak lain agar fungsi-fungsi stock opname berjalan sesuai dengan operasional bisnis. Pada artikel kali ini kita akan membahas cara stock opname yang efektif.

1. Pengertian Stock Opname

Stock opname merupakan bagian dari manajemen gudang yang meliputi pencatatan, perhitungan, dan verifikasi stok persediaan gudang dari awal masuk hingga proses pengangkutan. Konsep ini berhubungan dengan perhitungan untuk memastikan kesamaan data jumlah barang dengan pembukuan dan memastikan bahwa barang sesuai dengan catatan akuntansi yang dimiliki, agar tidak menimbulkan biaya di luar batas anggaran operasional pada periode lainnya.

Saat melakukan inventory, perhitungan dan verifikasi dicatat satu per satu. Setiap barang akan diberikan barcode unik untuk membedakan. Cara ini memudahkan penataan dan pendataan pada manajemen gudang secara akurat. Catatan yang akurat membantu dalam membuat keputusan yang tepat tentang pembelian, produksi, dan penjualan. Misalnya, jika penghitungan fisik menunjukkan bahwa jumlah item lebih sedikit dari yang ditunjukkan dalam inventory, pengendalian masalah dapat diatasi dengan cepat.

2. Mengapa Stock Opname Penting? 

Alasan utama stock opname penting karena pembukuan mampu memverifikasi jumlah ketersediaan barang dalam catatan dan secara fisik. Dengan adanya inventory, data yang masuk atau keluar pada warehouse mudah diketahui, serta segala aktivitas warehouse lebih terorganisir. Di balik prosedur stock opname yang cukup rumit, ada faktor yang menyebabkan pencatatan itu penting. Berikut penjelasannya.

a. Keakuratan Persediaan

Salah satu fungsi dari pembuatan SOP stock opname di manajemen gudang adalah pelaporan inventory yang akurat. Kepastian antara catatan perhitungan dan jumlah fisik aslinya dapat diketahui melalui data stock opname. Maka dari itu, prosedur stock opname dapat mengatur sebagaimana pembukuan dibuat sehingga menghasilkan inventory yang sesuai dan kredibel sesuai setiap periodenya.

Misalnya, perusahaan membuat aturan pembuatan dokumen cara stock opname setiap 4 bulan sekali. Untuk itu staff gudang akan melaporkan dokumen yang berisi aktivitas selama 1 bulan di warehouse. Dokumentasi rutin, mempermudah perhitungan serta verifikasi persediaan barang. Selain itu, dapat mengurangi kekeliruan pencatatan karena jarak waktu pencatatan yang lama.

b. Identifikasi Masalah dengan Cepat

Pengambilan stok secara teratur membantu mengidentifikasi perbedaan seperti barang hilang, kelebihan stok, atau kesalahan dalam pencatatan. Audit segera mengatasi serta memperbaiki masalah yang terjadi seperti kesalahan administrasi, barang usang, kadaluarsa, penumpukan, dan sebagainya. Sehingga kendala ketersediaan barang tidak mengganggu jalannya operasional bisnis.

c. Mencegah Terjadinya Kerugian

Informasi stock opname yang akurat sangat penting untuk laporan pemasukan dan pengeluaran perusahaan. Pengaruh inventory terhadap persediaan dalam laporan manajemen pergudangan akan berdampak pada laporan laba dan perhitungan pajak. Stok yang masuk dan keluar secara teratur sudah masuk pada kepatuhan SOP stock opname yang memuat rincian anggaran, sehingga mengelola manajemen gudang mudah dilakukan karena berpatok pada prosedur perusahaan.

3. Cara Stock Opname yang Benar 

Setelah memahami pengertian dan pentingnya stock opname pada bisnis, kita masuk pada pembahasan cara stock opname. Tetapi, perlu diketahui bahwa kebutuhan setiap perusahaan berbeda, jadi tidak semua langkah atau standar operasional prosedur (SOP) menggunakan metode yang sama. Berikut cara stock opname sesuai peraturan bisnis secara umum.

a. Memahami Tujuan SOP Stock Opname

Sebelum Anda melakukan tahapan dokumentasi barang, sebaiknya pahami terlebih dahulu tujuan dan prosedur stock opname yang berlaku. Dengan menyesuaikan prosedur yang ada, pengelolaan manajemen gudang lebih terorganisir. Perusahaan membuat aturan, bertujuan agar selaras dengan visi misi, anggaran, jadwal kegiatan pembelian dan persediaan, serta memudahkan terhubung dengan departemen lain.

b. Perencanaan dan Persiapan

Menjadwalkan proses pengambilan stok dalam waktu yang sudah ditentukan adalah tahapan awal dalam pembuatan pembukuan. Sebelum barang sampai, audit akan mengkonfirmasi kedatangan barang sebagai bentuk persiapan seperti catatan atau label. Di sini, staff gudang perlu mempersiapkan semua bahan dan peralatan yang diperlukan, seperti lembar hitung, pemindai barcode, label, dan clipboard.

Langkah terakhir dalam persiapan yaitu pengaturan gudang untuk memastikan bahwa semua barang dapat diakses dan diatur saat penghitungan berlangsung. Terkadang beberapa rak dan penataan masih belum terkondisi akibat barang keluar dan masuk, sehingga perlu persiapan untuk memastikan ketersediaan ruang penyimpanan.

c. Pemeriksaan Barang

Barang-barang yang sudah diterima kemudian akan dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum layouting serta racking gudang. Tujuan pemeriksaan, memastikan bahwa barang yang diterima sudah sesuai dengan panduan prosedur stock opname. Mulai dari, kualitas, jumlah, dan perjanjian awal yang sudah dilakukan oleh pemilik bisnis.

d. Menghitung Stok 

Cara stock opname berikutnya yaitu perhitungan stock. Operator gudang dalam perhitungan barang juga turut melakukan re-check dan pelabelan. Pengecekan jumlah pada perhitungan sangat efektif dilakukan karena akan menghemat dua pekerjaan dalam satu waktu.

Pelabelan yang dimaksud yaitu, pemberian kode SKU khusus di setiap barang masuk setelah proses perhitungan selesai. Barcode diberikan dengan alasan tertentu, yang pertama untuk membedakan barang, dan yang kedua yakni kemudahan perhitungan ulang sewaktu-waktu, saat melakukan pengecekan inventory barcode yang dilengkapi sistem RFID akan membantu melacak jenis produk dan tanggal masuknya.

e. Rekonsiliasi Data

Seperti penjelasan di awal mengenai prosedur stock opname, bahwa penyusunan rekap data gudang harus sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. Nah, langkah stock opname yang efektif memudahkan rekonsiliasi barang dengan ketentuan yang berlaku. Misalkan dalam segi jumlah, sop stock opname perusahaan mengajukan dalam satu tahun persediaan sekurang-kurangnya 10.000 barang masuk. Dengan begitu, staff dapat mencocokan antara data masuk dan stock opname dalam pembukuan.

f. Membuat Laporan Berkala 

Langkah terakhir cara stock opname yaitu melaporkan segala data dalam periode terakhir. Tak terkecuali jika ada barang rusak, hilang, atau bahkan mengendap. Semua aktivitas gudang dilaporkan agar perusahaan dapat memastikan bahwa pembukuan sudah sesuai prosedur stock opname yang berlaku serta mengefektifkan ketersediaan jangka panjang.

4. Kesimpulan

Jadi, kesimpulan dari prosedur stock opname adalah aturan yang ditetapkan perusahaan dalam pembukuan. Ketentuan yang dijadikan sebagai fondasi verifikasi, pendataan, dan pelaporan akan dapat menilai sejauh mana perusahaan berhasil menghasilkan arus perputaran persediaan yang efektif.

Dengan mematuhi SOP stock opname, memberikan kemudahan dalam melakukan pembukuan, penataan, perhitungan, dan verifikasi dalam operasional manajemen gudang. Pembuatan dokumen stock opname dapat Anda lakukan dengan langkah seperti, mengetahui terlebih SOP dalam stock opname, perencanaan, persiapan, perhitungan ulang, sampai laporan rutin.