Saat ini, pencatatan keuangan secara manual telah beralih ke digital. Maka dari itu, berbagai bidang bisnis pun mulai menyesuaikan diri dengan menggunakan software akuntansi. Sistem atau perangkat lunak ini memiliki berbagai manfaat yang dapat memudahkan pengelolaan bisnis. Anda pun bisa menggunakannya untuk manajemen bisnis Anda.
Namun dalam penggunaan aplikasi akuntansi, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Salah satunya adalah proses implementasi software akuntansi di bisnis Anda. Proses ini diperlukan agar penerapan perangkat lunak tersebut bisa digunakan dengan baik.
Tentunya penggunaan yang maksimal akan mencapai hasil yang juga baik. Dalam menggunakan software akuntansi, tentunya Anda membutuhkan pemahaman yang baik agar bisa maksimal. Maka dari itu, tidak ada salahnya membaca penjelasan berikut ini. Simak apa saja proses dari implementasi perangkat lunak ini:
Baca juga: 7 Cara Memilih Software Akuntansi yang Baik
1. Persiapan Hardware dan Software Akuntansi
Hal pertama yang perlu Anda perhatikan adalah mempersiapkan sistem akuntansi. Dalam persiapan ini, Anda perlu memperhatikan fitur software akuntansi apa saja yang harus ada. Anda pun wajib menyesuaikan fitur-fitur tersebut dengan kebutuhan perusahaan. Agar penggunaan sistem bisa maksimal.
Tak hanya itu, Anda juga perlu mempersiapkan hardware atau perangkat keras yang digunakan software akuntansi nantinya. Perangkat keras ini harus sesuai dengan syarat aplikasi tersebut sehingga mampu menangani bebannya. Pastikan perangkat Anda juga dalam kondisi prima sehingga tidak mudah rusak di kemudian hari.
Tips dalam pemilihan sistem akuntansi yang bisa Anda gunakan adalah carilah yang bisa ditanggung oleh hardware Anda. Jika tidak ada yang cocok, Anda bisa mempertimbangkan untuk memperbarui perangkat keras Anda. Hardware yang tidak cocok dengan software dapat menyebabkan terhambatnya pekerjaan. Anda juga perlu memperhatikan juga biaya yang diperlukan dalam penggunaan perangkat-perangkat tersebut.
2. Persiapan SDM yang Memahami Software Akuntansi
Dalam menangani software akuntansi, Anda tentu perlu orang yang mengerti keuangan. Namun tak hanya itu saja, Anda juga perlu orang yang juga memahami sistem komputer. Anda bisa mencari karyawan yang paling memenuhi kriteria tersebut atau merekrut karyawan baru.
Dengan adanya sumber daya manusia yang mumpuni, maka proses penerapan aplikasi akuntansi dapat berjalan dengan lebih cepat dan baik. Mereka pun bisa memahami lebih baik jika ada kekeliruan, baik karena kesalahan manusia maupun perangkat. Dengan demikian Anda bisa menggunakan sistem tersebut dengan maksimal nantinya.
3. Pemberian Pelatihan Penggunaan Sistem
Jika sudah mempersiapkan sumber dayanya, maka provider perlu memberikan pelatihan kepada karyawan Anda mengenai software akuntansi. Pelatihan tersebut meliputi pengetahuan umum mengenai manfaat hingga fitur-fitur yang akan digunakan dalam perangkat lunak tersebut. Selain itu, unsur penting dari pelatihan ini adalah cara penggunaan perangkat lunak tersebut.
Pelatihan aplikasi akuntansi ini penting agar mereka memahami pentingnya penggunaan sistem terhadap bisnis. Jika Anda kesulitan dalam mengadakan pelatihan, Anda bisa meminta perusahaan penyedia perangkat lunak tersebut untuk melakukannya. Anda pun bisa mengikuti pelatihan agar Anda juga mengerti terkait pengelolaan keuangan dengan perangkat ini.
4. Pengisian Data untuk Software Akuntansi
Setelah Anda mempersiapkan perangkat dan sumber daya manusianya, Anda perlu mempersiapkan berbagai data untuk diisi di software akuntansi. Persiapan data ini akan semakin penting bila sebelumnya Anda telah melakukan pengelolaan bisnis secara manual. Data-data yang diperlukan antara lain:
- Data Pemasok
- Data Konsumen
- Data Hutang
- Data Piutang
- Data Aktiva
Setelah mempersiapkan data tersebut, Anda bisa mulai mengisinya di sistem baru. Pelajari dengan baik bagaimana cara pengisiannya. Anda juga bisa meminta akuntan atau orang yang bertanggung jawab lainnya untuk mengisi data tersebut sekaligus belajar. Dengan demikian, proses penggunaan perangkat lunak tersebut tidak akan terganggu di kemudian hari akibat kurangnya data.
5. Melakukan Uji Coba Software Akuntansi
Setelah semua siap, Anda bisa mulai melakukan uji coba software akuntansi oleh karyawan-karyawan yang dipilih. Tahapan ini dilakukan dengan penggunaan sistem pada keseharian proses bisnis Anda. Hal yang dilakukan pun beragam, tergantung pada fitur-fitur dari aplikasi tersebut dan pelatihan yang sudah didapatkan.
Dengan uji coba sistem, Anda dapat mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan perangkat tersebut. Anda juga bisa mengetahui apakah karyawan yang ditunjuk sudah cukup mumpuni dalam menangani perangkat atau tidak. Pada akhirnya, hasil uji coba ini akan bermanfaat bagi evaluasi dan penyusunan rencana ke depannya. Oleh karena itu, siapkan juga penilaian sebagai bahan evaluasi.
6. Melakukan Evaluasi dari Uji Coba Software Akuntansi
Setelah melakukan uji coba software, Anda dapat melaksanakan evaluasi hasil dari uji coba tersebut. Anda bisa menimbang data penilaian yang sudah Anda dapatkan sebelumnya dalam evaluasi ini. Hasil dari evaluasi ini dapat digunakan sebagai pertimbangan penyusunan rencana jangka panjang.
Hal pertama yang perlu dievaluasi adalah software akuntansi itu sendiri dan perangkat kerasnya. Perhatikan apakah sistem tersebut sudah berjalan sesuai dengan keinginan atau memerlukan fitur lain. Perhatikan juga apakah perangkat keras mampu menahan beban kerja dari perangkat lunak tersebut. Anda juga bisa mendiskusikan ini dengan karyawan yang menggunakannya.
Tak hanya aplikasi akuntansi dan perangkat keras, Anda juga perlu mengevaluasi kinerja karyawan dalam mengoperasikannya. Perhatikan bahwa apakah kinerja karyawan cukup baik atau tidak. Jika memang tidak cukup baik, maka Anda bisa mempertimbangkan cara lain. Contohnya seperti cara yang akan dibahas pada poin selanjutnya.
7. Penerapan Hasil Evaluasi
Setelah melakukan evaluasi software akuntansi, kini Anda sudah memiliki data apa saja yang perlu diperbaiki. Oleh sebab itu, susunlah rencana apa yang perlu Anda lakukan kedepannya. Rencana ini bisa berpengaruh terhadap pengelolaan keuangan bisnis Anda. Rencana-rencana ini meliputi perangkat dan sumber daya manusianya.
Jika Anda sudah menentukan rencana, maka hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah berkaitan dengan perangkat. Minta tolonglah kepada penyedia software akuntansi bila memang ada kendala. Selain itu, Anda juga bisa mengakhiri kerjasama dengan perusahaan tersebut bila dirasa perangkat lunak tersebut tidak cocok dengan bisnis Anda. Jangan lupa juga untuk mempertimbangkan apakah perangkat keras sudah cukup atau tidak.
Selain software akuntansi, Anda juga harus mempunyai keputusan terhadap karyawan Anda yang menggunakan perangkat ini. Keputusan ini meliputi kelanjutan karyawan tersebut sebagai pengguna perangkat. Mintalah ia untuk mengikuti pelatihan lagi jika kurang baik atau merekrut karyawan baru untuk menanganinya.
8. Kesimpulan
Demikian proses implementasi software akuntansi. Jika dilihat, proses di atas memang panjang. Namun, proses itu diperlukan untuk memastikan keberhasilan penggunaan software akuntansi pada bisnis Anda. Bagaimanapun juga, Anda bisa mempersingkat proses tersebut jika menggunakan ScaleOcean.
Software akuntansi ScaleOcean hadir dengan berbagai fitur menarik. Fitur-fitur ini pun bisa disesuaikan dengan bisnis Anda. Penggunaannya pun cukup mudah sehingga tidak menyulitkan para karyawan. Sistem kami juga berbasis cloud, sehingga dapat mencegah kehilangan data.
Tak hanya itu, ScaleOcean juga didukung layanan pelanggan atau customer support yang mumpuni. Bahkan Anda bisa memperoleh konsultasi gratis mengenai software akuntansi. Oleh sebab itu, segera hubungi ScaleOcean untuk memperoleh perangkat lunak akuntansi terbaik.
