Pembelian langsung adalah proses dimana perusahaan melakukan purchase kepada pihak vendor tanpa melalui pihak ketiga. Terjadinya transaksi yang cepat tanpa perantara juga berpengaruh pada pengadaan barang di gudang dan pemenuhan kebutuhan konsumen secara efisien. Tim purchasing management bisa langsung menghubungi supplier untuk melakukan pemesanan apabila laporan barang dari warehouse sudah menipis.
Keuntungan lainnya adalah negosiasi harga yang lebih mudah karena mereka langsung berkomunikasi dengan produsen dan melakukan kesepakatan yang dibutuhkan dari masing-masing pihak. Misalnya vendor setuju dengan penawaran harga yang kemudian purchasing akan melakukan pengajuan pembelian dan tanda tangan kontrak.
1. Direct Purchase Adalah
Pembelian langsung adalah interaksi yang berlangsung selama pembelian antara purchasing dan distributor. Tanpa melalui pihak ketiga tim purchase bisa melakukan kontrol langsung dan pemastian kualitas barang atau pelayanan yang diinginkan. Bagi vendor sendiri mereka juga lebih puas karena komunikasi berjalan dengan mudah.
Alasan perusahaan memerlukan direct purchase adalah untuk memantau keberhasilan pemesanan, pengelolaan, dan evaluasi terhadap produk yang sudah dipesan. Pembelian langsung ini berhubungan dengan supply chain management (SCM) untuk melakukan monitoring kegiatan secara keseluruhan.
SCM bertugas untuk mengelola aliran barang sampai ke tangan tim purchasing agar tidak terjadi overstock dan understock karena ada barang yang tidak terjual pada rantai pasok atau terjadi kendala. Nah disini, ketika terjadi masalah pada proses tersebut SCM menghubungi purchasing management agar segera melakukan tindakan pemenuhan permintaan dengan cepat dan segera dihubungkan pada pemasok.
Perhatikan ilustrasi berikut untuk memahami contoh direct purchase. Misalkan sebuah perusahaan manufaktur membutuhkan komponen tertentu dalam proses produksinya. Mereka akan menghubungi supplier langsung, tanpa perantara, untuk memesan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan. Proses ini memungkinkan perusahaan untuk berdiskusi langsung mengenai spesifikasi, harga, dan jadwal pengiriman.
Hal ini menguntungkan kedua pihak. Perusahaan mendapatkan barang yang sesuai dengan persyaratan spesifiknya, sementara supplier mendapat kepastian penjualan langsung tanpa harus bersaing dengan vendor lain di pasar. Selain itu, dengan komunikasi langsung, kedua pihak dapat dengan cepat menyelesaikan masalah atau perubahan yang bisa saja terjadi selama pengadaan. Jadi, direct purchase adalah proses pembelian yang mengoptimalkan rantai pasokan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepuasan kedua pihak.
2. Keunggulan Menerapkan Purchase Direct
Purchase direct mempunyai keuntungan sendiri bagi yang memakainya. Beberapa keunggulan dari pembelian langsung adalah memiliki kontrol yang lebih besar dibandingkan jika membeli secara tidak langsung. Jika dalam periode yang berdekatan pihak gudang melaporkan jumlah permintaan naik dan membutuhkan barang secepatnya akan sangat mudah bagi tim purchasing management untuk melakukan pembelian ulang.
a. Pengontrolan Keluar Masuk Barang
Sebagai divisi yang mengetahui operasional pengadaan baik spesifikasi, pemrosesan produksi, kuantitas dan kualitas secara keseluruhan bisa di cek dengan cepat. Tanpa mengubah penetapan pedoman, protokol atau mekanisme untuk memastikan bahwa proses pengadaan sejalan dengan tujuan perusahaan dan mematuhi standar yang telah ditentukan.
b. Penghematan Biaya
Pembelian langsung yang membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan, lebih murah daripada melakukannya dengan pihak ketiga karena mereka memerlukan upah. Dengan perwakilan purchasing management perusahaan dapat menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik, memanfaatkan skala ekonomi, dan mengurangi redudansi pembelian.
c. Peningkatan Hubungan Pemasok
Tujuan pembelian yang jelas memungkinkan perusahaan menjalin hubungan jangka panjang dengan pemasok yang andal dan berkualitas tinggi. Dengan volume pembelian dan memberikan ekspektasi yang jelas kepada pemasok, perusahaan dapat menegosiasikan persyaratan yang menguntungkan dan membina kemitraan yang saling menguntungkan.
d. Manajemen Risiko
Keuntungan jika menerapkan direct purchase adalah perusahaan dapat menilai dan mengelola risiko yang berkaitan dengan pengadaan. Dengan melakukan evaluasi pemasok secara menyeluruh, menerapkan uji tuntas yang tepat, dan memantau kinerja pemasok, perusahaan dapat memitigasi risiko apalagi yang berhubungan dengan kualitas, penundaan pengiriman, kepatuhan, dan keberlanjutan.
e. Menyesuaikan dengan Strategi Perusahaan
Purchasing management memastikan bahwa aktivitas pengadaan selaras dengan tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan keputusan pembelian yang mendukung tujuan bisnis mereka, seperti inovasi, keberlanjutan, atau keunggulan biaya. Penyesuaian ini andil terhadap kesuksesan dan daya saing perusahaan secara keseluruhan.
f. Menjaga Kerahasiaan
Perusahaan memiliki formulasinya sendiri dalam memproduksi suatu barang dan jasa. Hal itu yang membuat branding mereka tercipta di kalangan masyarakat luas, semakin unik barangnya semakin mudah dikenali pula di berbagai kalangan. Oleh karena itu, kerahasiaan yang hanya bisa dibagikan pemilik usaha seperti resep atau bahan tertentu hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu termasuk supplier. Karena merekalah yang mengolah barang mentahnya.
g. Kualitas Produk Lebih Terjamin
Keuntungan selanjutnya dalam melakukan pembelian langsung adalah terjaminnya kualitas produk yang dibeli perusahaan. Anda juga lebih mudah mengaudit dan memantau standar kualitas produk. Hal ini meningkatkan peluang mendapatkan produk yang sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan.
h. Proses Negosiasi Harga Lebih Mudah
Direct purchase memungkinkan perusahaan untuk melakukan negosiasi secara langsung dengan pemasok. Negosiasi ini tidak hanya fokus pada harga, tapi juga kualitas, jadwal pengiriman, dan syarat-syarat pelayanan setelah penjualan. Dari sisi pemasok, hal ini juga sangat menguntungkan. Mereka jadi lebih paham kebutuhan spesifik pelanggan dan bisa memberikan penawaran yang lebih sesuai.
3. Kesimpulan
Manfaat pembelian langsung adalah bertemunya pembeli (perusahaan) dan penjual (pemasok) yang bertujuan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan dari pihak purchase dengan menyampaikan dokumen yang sudah diajukan dalam bentuk purchase order sehingga segala akses seperti pemantauan dalam pengadaan barang bisa dilakukan oleh purchasing management dengan efektif.
Sebelum PR mengajukan dokumen pembelian pada PO dilakukan pengecekan terlebih dahulu untuk memastikan sudah sesuai dengan kebutuhan dan peraturan perusahaan.Sehingga, nantinya ketika dilakukan direct purchase sudah tidak ada pengecekan barang apalagi sampe kesalahan dalam pembelian. Pemasok akan menerima setelah melakukan kesepakatan yang disetujui bersama.
