Dalam setiap gudang, setiap barang yang akan dijual atau bahan baku dihitung sebagai stok barang. Stok barang yang tersimpan seharusnya dikelola dengan efektif sehingga jumlah stok selalu tersedia. Namun, banyak banyak perusahaan yang masih mengalami kesulitas dalam mengelola stok barang secara efektif. Kesulitan ini seringkali disebabkan oleh kurangnya pengetahuan staf gudang tentang cara mencatat stok barang secara manual dan strategi pengelolaan stok barang yang tepat.

Oleh karena itu, pengelolaan stok barang yang efektif akan membantu kelancaran kegiatan warehouse management sehingga bisnis dapat beroperasi secara berkelanjutan. Sistem warehouse management yang canggih dapat membantu proses pengelolaan stok produk. Walaupun sudah terdapat sistem yang canggih, pihak yang bersangkutan dengan manajemen gudang perlu mengetahui cara mencatat stok barang secara manual. Dalam artikel ini, kami akan membagikan tips untuk membantu Anda mengoptimalkan manajemen stok barang di bisnis Anda.

1. Stok Barang Adalah

Stok barang adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan jumlah total dari suatu produk atau material yang disimpan oleh suatu bisnis untuk tujuan penjualan atau produksi di masa depan. Stok ini dapat mencakup berbagai jenis barang, mulai dari produk jadi yang siap dijual kepada konsumen, komponen atau bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi, hingga work in progress yang masih dalam tahap pembuatan.

Stok barang perlu dikelola dengan baik karena dengan adanya jumlah stok yang memadai, bisnis dapat memenuhi permintaan pasar dan pelanggan. Dengan menyediakan produk, bisnis dapat memenuhi permintaan konsumen secara tepat waktu yang sangat berbengaruh terhadap kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis. 

Pengelolaan stok yang baik dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan, seperti biaya gudang, asuransi, dan kerusakan atau kehilangan produk. Selain itu, pengelolaan stok yang efisien dapat membantu proses produksi agar tidak terlalu banyak memproduksi, mengurangi waktu tunggu untuk bahan baku dan memastikan jadwal produksi dapat dipertahankan.

2. Tips Mengelola Stok Barang

Mengelola stok barang merupakan aktivitas penting dalam bisnis, terutama bagi perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan distribusi. Mengimplementasikan praktik-praktik ini dalam pengelolaan stok dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Berikut ini penjelasan detail mengenai tips mengelola stok barang agar kegiatan penjualan berjalan dengan efektif.

a. Beri Kode pada Setiap Produk

Memberikan kode pada setiap produk merupakan langkah awal dalam mengelola stok barang. Kode produk berfungsi untuk memudahkan identifikasi, pelacakan, dan pengelolaan stok. Kode ini bisa berupa kombinasi angka dan huruf yang unik untuk setiap item atau varian produk. Dengan sistem kode, staf bisa cepat menemukan produk tanpa harus mencari secara manual. Lalu, pemberian kode untuk setiap produk mempermudah dalam membuat laporan stok, penjualan, dan pembelian karena setiap produk dapat dengan mudah diidentifikasi. Selain itu, hal ini dapat mengurangi risiko kesalahan dalam pengiriman, penerimaan barang, dan penataan stok.

b. Lakukan Pencatatan Secara Rutin

Pencatatan stok secara rutin merupakan untuk memastikan bahwa data stok selalu akurat. Pencatatan bisa dilakukan secara manual atau menggunakan sistem manajemen stok. Beberapa manfaat yang didapat setelah melakukan pencatatan secara rutin meliputi update stok secara real-time, pemantauan yang akurat, serta mencegah terjadinya kehilangan barang. Pencatatan secara rutin secara real-time dapat merekap aktivitas pergerakan barang masuk dan barang keluar. Pemantauan level stok secara akurat dapat membantu dalam membuat keputusan pembelian atau produksi. Pencatatan rutin juga dapat mempermudah dalam mengetahui perbedaan antara stok fisik dan catatan, yang bisa menandakan adanya kehilangan atau pencurian.

c. Memisahkan Stok Baru dan Stok Lama

Memisahkan stok baru dari stok lama memastikan bahwa produk yang lebih lama dijual terlebih dahulu untuk mencegah penjualan produk kadaluwarsa atau rusak. Ini khusus penting untuk produk dengan batas waktu penggunaan. Manfaatnya meliputi  mengurangi risiko kerugian akibat produk kadaluwarsa sehingga dapat mengurangi pemborosan serta memastikan bahwa pelanggan mendapatkan produk dengan kualitas terbaik dan dalam kondisi terbaik.

d. Membuat Forecast Persediaan

Forecasting persediaan melibatkan estimasi kebutuhan stok berdasarkan data historis penjualan dan prediksi tren pasar. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah stok yang optimal, tidak terlalu banyak maupun terlalu sedikit. Manfaat dari forecasting persediaan antara lain mencegah jumlah stok berlebih yang dapat mengakibatkan biaya penyimpanan lebih tinggi atau kekurangan stok yang bisa mengakibatkan penurunan penjualan. Pembuatan forecast dapat mempermudah bisnis untuk merencanakan pembelian bahan baku dan produksi dengan lebih efektif.

e. Pemeriksaan Barang Secara Rutin

Pemeriksaan produk secara rutin membantu memastikan bahwa stok dalam kondisi baik dan siap dijual. Aspek-aspek yang diperiksa pada barang meliputi kualitas produk, jumlah stok, dan hal yang perlu dilakukan untuk menjaga kualitas. Pemeriksaan kualitas produk fokus pada pengecekan apakah kondisi produk rusak, kadaluwarsa, atau tidak memenuhi standar kualitas. Jumlah stok yang tersedia harus sesuai dengan catatan. Lalu, ketahui dan pelajari cara merawat produk yang perlu penanganan khusus atau ruang penyimpanan tertentu untuk menjaga kualitas.

3. Cara Mencatat Stok Barang

Mencatat stok barang secara manual adalah kegiatan bisnis yang melibatkan penggunaan buku catatan fisik atau lembar kerja untuk mencatat jumlah barang yang masuk, keluar, dan sisa barang yang tersedia. Cara mencatat stok barang secara manual dimulai dengan menetapkan kode atau nomor unik untuk setiap jenis barang, yang membantu dalam identifikasi dan pencatatan yang cepat. Ketika barang baru diterima, detail seperti tanggal penerimaan, jumlah barang, dan kode produk dicatat. Demikian pula, setiap kali barang dijual atau digunakan, informasi yang relevan tentang pengurangan stok juga dicatat. Ini memungkinkan pelaku bisnis untuk memantau jumlah stok yang tersedia secara real-time dan mengetahui kapan perlu melakukan pemesanan ulang. 

Pencatatan manual membutuhkan ketekunan dan ketelitian, karena kesalahan dalam pencatatan dapat menyebabkan perbedaan antara catatan dan jumlah stok yang sebenarnya. Oleh karena itu, penting untuk melakukan stock opname secara berkala, membandingkan catatan buku dengan jumlah fisik barang untuk memastikan akurasi data. Meskipun pencatatan manual lebih sederhana dan kurang membutuhkan investasi teknologi, pencatatan manual butuh komitmen terhadap pemeliharaan catatan yang konsisten dan teliti.

4. Kesimpulan

Dalam lingkup bisnis yang seringkali mengalami perubahan, efisiensi dalam mengelola stok barang adalah faktor yang tidak bisa diabaikan. Dari implementasi sistem warehouse management yang canggih hingga cara mencatat stok barang secara manual, setiap strategi memiliki perannya dalam meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan. 

Mengelola stok barang dengan cara yang efektif membutuhkan komitmen untuk terus belajar dan beradaptasi dengan perubahan. Dengan mengikuti tips yang telah dijelaskan dalam artikel ini, Anda dapat membangun sistem pengelolaan stok yang tidak hanya mengurangi biaya operasional tetapi juga menempatkan bisnis Anda pada posisi yang lebih kuat dalam persaingan pasar. Ingatlah bahwa keberhasilan dalam mengelola stok berarti keberhasilan dalam memenuhi permintaan pelanggan, yang pada akhirnya adalah tujuan utama dari setiap bisnis.