Purchasing management seringkali melibatkan proses kompleks dan membutuhkan koordinasi yang baik antar berbagai departemen dalam perusahaan. Di sinilah pentingnya Standard Operating Procedure (SOP). SOP bukan hanya sekadar dokumen administratif, tapi juga sebagai panduan dasar yang mengatur proses pembelian agar setiap tahapannya dilakukan secara konsisten dan sesuai standar yang diharapkan.

Melalui pembahasan berikut, akan diuraikan lebih jelas pentingnya SOP purchasing bagi perusahaan, bagaimana langkah-langkah dalam membuatnya, serta format dan contoh SOP purchasing yang efektif. Dengan memahami secara mendalam, Anda bisa memperbaiki prosedur yang ada sebagai strategi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.

1. Mengapa Perlu SOP Purchasing?

Misalkan Anda memiliki sebuah perusahaan yang semakin berkembang sehingga lebih sering melakukan pengadaan bahan baku. Tapi, Anda belum punya SOP purchasing yang terstruktur. Dengan ini muncul berbagai masalah, pemilihan vendor dilakukan berdasarkan kebiasaan atau preferensi pribadi pegawai, bukan berdasarkan analisis kualitas atau harga. Hal ini menyebabkan perusahaan terkadang membayar lebih mahal untuk bahan baku yang kualitasnya tidak sesuai dengan standar yang diinginkan.

Bahkan beberapa departemen melakukan pembelian secara mandiri tanpa koordinasi yang baik. Kondisi tersebut mengakibatkan pembelian yang berlebihan atau duplikasi, dan berujung pada pemborosan sumber daya serta biaya. Jika ini terus diabaikan, tentu akan berdampak negatif bagi kelangsungan bisnis.

Nah, ilustrasi di atas menunjukkan ternyata dokumen SOP purchasing sangat penting untuk memberikan kerangka kerja yang jelas dan konsisten saat melakukan purchasing management secara menyeluruh. Dengan adanya SOP, perusahaan dapat menghindari kesalahan dan ketidakpastian yang bisa saja terjadi dan memastikan setiap pembelian dilakukan dengan transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.

Dokumen ini juga berguna untuk mengatur alur kerja pembelian, meminimalisir variasi dalam prosesnya, dan menjamin kualitas dan layanan yang diterima. Hal ini sangat diperlukan tidak hanya untuk efisiensi internal, tapi juga untuk menjaga hubungan yang baik dengan supplier dan meningkatkan reputasi perusahaan.

2. Langkah Membuat SOP Purchasing

Dalam pembuatan SOP purchasing, ada beberapa langkah yang harus diikuti untuk memastikan proses pembelian berjalan dengan efisien dan efektif. Langkah-langkah tersebut di antaranya:

a. Identifikasi Tujuan SOP

Langkah ini melibatkan penentuan tujuan utama dari SOP seperti meningkatkan efisiensi, memastikan transparansi, mengurangi risiko, atau mematuhi regulasi. Tujuan ini harus jelas dan spesifik sehingga pembuatan SOP dapat berjalan dengan efektif dan relevan sesuai kebutuhan perusahaan.

b. Kumpulkan Informasi Pembelian

Berikutnya, kumpulkan semua informasi terkait proses pembelian yang sudah ada. Termasuk data historis, dokumen terkait, dan feedback dari staff purchasing. Informasi ini penting untuk memahami praktik yang saat ini dijalankan, mengetahui kekurangan dalam sistem yang ada, dan mengidentifikasi aspek purchasing management yang perlu perbaikan atau standarisasi.

c. Analisis Proses Purchasing

Setelah mengumpulkan data, Anda juga perlu melakukan analisis terhadap proses pembelian yang ada. Hal ini melibatkan evaluasi dari cara kerja saat ini, mengidentifikasi bottleneck, inefisiensi, atau masalah dalam proses yang masih berkaitan. Dengan analisis, Anda akan lebih mudah menentukan aspek mana dari proses yang perlu diubah atau ditingkatkan dalam SOP yang baru.

d. Tetapkan Standar dan Protokol

Selanjutnya, kembangkan standar dan protokol untuk proses pembelian. Termasuk menetapkan kriteria untuk seleksi supplier, prosedur pengadaan, batas persetujuan, dan proses audit. Standar ini harus realistis, dapat diukur, dan selaras dengan tujuan bisnis perusahaan. Anda bisa berdiskusi dengan departemen-departemen terkait untuk mendapatkan sudut pandang yang beragam dan praktik terbaik.

e. Susun SOP Purchasing

Berdasarkan informasi dan analisis yang telah dilakukan, Anda mulai bisa menyusun SOP purchasing. Dokumen ini harus menyediakan panduan langkah demi langkah yang jelas dari permintaan hingga penerimaan barang. Dokumen ini juga harus mudah diikuti oleh semua karyawan yang terlibat.

f. Review Dokumen SOP Purchasing

Setelah SOP dibuat, perlu dilakukan review untuk memastikan semua informasi akurat dan lengkap. Review ini bisa dilakukan bersama manajemen senior, departemen hukum, dan purchasing staff untuk mendapatkan perspektif yang berbeda dan memastikan SOP sesuai dengan kebijakan internal dan regulasi yang berlaku.

g. Pelatihan Karyawan

Pelatihan karyawan adalah langkah kunci dalam implementasi SOP. Semua karyawan yang terlibat dalam proses pembelian harus menerima pelatihan baru untuk memastikan mereka paham dan menerapkan standar tersebut secara konsisten. Pelatihan ini bisa mencakup penjelasan tentang prosedur, alasan di balik perubahan, dan pentingnya kepatuhan terhadap dokumen ini.

h. Evaluasi SOP Purchasing

Tahap terakhir dan tidak kalah penting adalah evaluasi. Evaluasi ini melibatkan pengumpulan feedback dari pengguna, pemeriksaan ketaatan penggunaan, dan penilaian dampak SOP terhadap proses pembelian. Berdasarkan evaluasi ini, perubahan dan penyesuaian dapat dilakukan untuk meningkatkan standar yang diberlakukan.

3. Format dan Contoh SOP Purchasing

Setelah memahami langkah-langkah membuat SOP, penting juga untuk tahu format yang benar. Perhatikan contoh SOP purchasing perusahaan berikut ini untuk punya gambaran secara menyeluruh.

Dari contoh di atas, bisa diidentifikasi sejumlah komponen dasar yang wajib ada pada dokumen SOP. Beberapa di antaranya adalah:

a. Tujuan SOP

Bagian ini menjelaskan alasan dibuatnya SOP dan apa yang ingin dicapai. Tujuan harus spesifik, jelas, dan langsung terkait dengan manfaat yang diharapkan untuk perusahaan. Misalnya, Anda menuliskan "Tujuan SOP ini adalah untuk standarisasi proses pembelian, memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap kebijakan internal dan hukum yang berlaku."

b. Ruang Lingkup

Bagian ruang lingkup mendefinisikan batasan dan cakupan SOP, menjelaskan situasi atau kondisi seperti apa dokumen ini berlaku. Isinya dapat mencakup jenis pembelian, departemen atau individu yang terlibat, dan kondisi khusus yang perlu diatur. Contohnya "Ruang lingkup SOP ini meliputi semua pembelian barang dan jasa yang dilakukan oleh departemen pembelian dan logistik."

c. Tanggung Jawab Pihak Terkait

Bagian tersebut merinci tanggung jawab dari setiap pihak yang terlibat dalam proses pembelian. Pihak ini bisa jadi manajer pembelian, staf keuangan, dan pemasok. Contoh SOP purchasing perusahaan pada bagian tersebut seperti "Manajer Pembelian bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi kontrak dengan pemasok, sementara staf keuangan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran."

d. Detail Prosedur

Aspek ini menjadi bagian terpenting dari SOP yang menjelaskan proses purchasing secara bertahap. Mulai dari identifikasi kebutuhan, seleksi pemasok, penempatan pesanan, hingga penerimaan dan verifikasi barang atau jasa. Contoh SOP purchasing perusahaan pada bagian detail prosedur seperti "Langkah 1: Identifikasi Kebutuhan - Departemen yang membutuhkan barang harus mengirimkan permintaan pembelian ke departemen pembelian dengan rincian spesifikasi produk yang diinginkan."

e. Dokumentasi dan Catatan

Bagian ini menjelaskan jenis dokumentasi dan catatan yang harus disimpan selama proses pembelian. Misalnya formulir purchase order, kutipan harga, jurnal pembelian, dan kontrak. Contoh SOP purchasing perusahaan untuk komponen ini seperti "Semua permintaan pembelian dan faktur harus disimpan selama minimal 5 tahun untuk tujuan audit."

f. Pengesahan dan Tanggal Efektif

Bagian terakhir mencakup pengesahan dari pihak yang bertanggung jawab, beserta tanggal mulai berlakunya SOP. Komponen ini memberikan legitimasi dan kekuatan resmi untuk dokumen. Contoh isi pada bagian tersebut seperti "Dokumen ini disahkan oleh direktur pembelian pada tanggal 1 Januari 2023 dan akan mulai berlaku pada tanggal tersebut."

4. Kesimpulan

SOP purchasing diperlukan perusahaan untuk memastikan proses pembelian berjalan dengan efisien, efektif, dan transparan. Dokumen ini tidak hanya membantu mengatur prosedur pembelian tetapi juga menjamin adanya standarisasi, mengurangi risiko kesalahan dan penyalahgunaan, serta meningkatkan akuntabilitas purchasing management secara menyeluruh.

Ada sejumlah langkah yang harus dilakukan dalam membuat SOP. Ini dimulai dari identifikasi tujuan hingga evaluasi agar panduan bersifat sistematis dan jelas bagi seluruh pihak yang terlibat. Di atas juga telah ditunjukkan format dan contoh SOP purchasing perusahaan yang bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan.