Dalam rantai pasok, efisiensi operasional pada manajemen gudang memiliki dampak besar pada keberhasilan bisnis perusahaan, terutama mengenai pengelolaan persediaan barang. Dibutuhkan indikator penting untuk mengukur performa sistem dan proses pada supply chain, salah satunya dengan fill rate.

Fill rate berkontribusi tinggi dalam manajemen gudang untuk membantu pemantauan, perencanaan, dan pengelolaan persediaan dengan lebih efisien. Dalam artikel anda akan mengetahui lebih dalam pengertian dan bagaimana pentingnya untuk operasional gudang. 

1. Definisi Fill Rate 

Fill rate adalah metrik atau indikator yang dilakukan untuk mengukur kemampuan manajemen gudang dalam memenuhi pesanan pelanggan dengan benar dan tepat waktu.  Metrik ini mengacu pada sejauh mana persediaan barang dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa kekurangan stok maupun kelebihan persediaan yang signifikan. 

Secara sederhana, fill rate adalah persentase pesanan pelanggan yang berhasil dipenuhi dengan produk yang tersedia dalam persediaan gudang. Hal ini akan mengelola persediaan gudang dengan baik dengan menghindari kekurangan stok tanpa mengakibatkan kehilangan penjualan atau kehabisan stok barang yang akan memberikan dampak dan membebani perusahaan. 

Fill rate atau tingkat pengisian mengukur setiap barang secara keseluruhan maupun satuan. Dengan mempertimbangkan beberapa aspek dalam manajemen gudang, seperti dengan memisahkan target sesuai dengan jenis produk dan pembagian pelanggan. 

Tingkat pengisian akan membandingkan jumlah pesanan yang diterima dan jumlah total pesanan yang berhasil dipenuhi dalam bentuk jumlah produk dan waktu yang digunakan. Dengan begitu, efisiensi gudang akan terjaga dan persediaan barang  pun tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit sehingga akan memenuhi permintaan pelanggan dengan baik. 

2. Peran Penting Fill Rate

Fill rate adalah persentase dalam persediaan barang untuk mengukur bagaimana permintaan atau pesanan pelanggan dapat terpenuhi dengan barang yang tersedia dalam stok barang. Untuk itu, tingkat pengisian ini penting untuk menjaga keseimbangan dalam manajemen gudang. Selain itu, tingkat pengisian juga memiliki peran penting lainnya yang akan diuraikan dalam penjelasan berikut.

a. Membangun Reputasi Perusahaan

Ketika perusahaan secara konsisten memenuhi pesanan pelanggan dan mempertahankan tingkat pengisian yang tinggi, maka akan meningkatkan reputasi perusahaan dan membangun kepercayaan pada pelanggan. Hal ini karena pelanggan cenderung merasa bahwa mereka dapat mengandalkan perusahaan untuk memproses dan mengirimkan pesanan mereka dengan cepat.

b. Mendorong Loyalitas Pelanggan

Tingkat pengisian yang tinggi juga dapat menunjukkan bahwa perusahaan Anda membangun hubungan yang baik dan mempertahankan pelanggan setia. Konsumen yang menganggap suatu perusahaan mampu memproses dan memenuhi pesanan dengan cepat, memungkinkan untuk terus membeli dari perusahaan tersebut. 

c. Memberikan Wawasan Operasional

Mengetahui tingkat pengisian pesanan dapat membantu perusahaan dalam menentukan seberapa efektif proses supply chain beroperasi. Tingkat pengisian yang lebih rendah dapat memberikan lebih banyak wawasan mengenai area proses mana yang memerlukan perbaikan, sehingga perusahaan dapat mengembangkan strategi dengan lebih baik jika memahami metrik ini. 

3. Aspek Penting dalam Fill Rate

Penting untuk memahami dan mengelola tingkat pengisian dengan baik untuk meningkatkan kepuasan pelanggan karena pesanan dapat dipenuhi secara tepat waktu dan membantu manajemen gudang dengan perencanaan persediaan yang lebih efektif. Untuk itu, penting untuk mengetahui beberapa aspek utama dalam tingkat pengisian, yaitu sebagai berikut:

a. Customer Demand

Tingkat pengisian biasanya diukur dalam persentase yang berkaitan erat dengan customer demand atau permintaan pelanggan. Hal ini mengacu pada jumlah pesanan yang diproses dan jumlah produk yang tersedia dalam persediaan gudang untuk memenuhi pesanan pelanggan

b. Available Inventory

Available inventory atau ketersediaan inventaris merupakan jumlah produk yang ada dalam persediaan gudang pada saat permintaan produk pada pelanggan tiba. Inventory ini harus mencakup produk yang siap untuk dikirim kepada pelanggan secara tepat waktu.

c. Orders Fulfilled

Order fulfilled adalah pesanan yang telah dikirim sesuai jumlah pesanan pelanggan yang berhasil dipenuhi dengan menggunakan persediaan yang ada dalam gudang. Jika ada pesanan pada produk yang tidak dapat dikirim karena kekurangan stok, maka pesanan tersebut dianggap sebagai pesanan yang tidak terpenuhi. 

d. Lead Time

Lead time merupakan faktor penting yang dapat mempengaruhi fill rate yang merujuk pada waktu yang diperlukan untuk memesan, menerima, dan menyimpan persediaan baru dari supplier. Aspek ini memiliki pengaruh signifikan terhadap manajemen gudang untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan baik dan real-time.

4. Strategi Meningkatkan Fill Rate

Dalam manajemen gudang, peningkatan fill rate penting untuk menciptakan lingkungan yang lebih efisien dan dapat memuaskan pelayanan pada pelanggan dan mitra bisnis perusahaan, Untuk itu dibutuhkan strategi yang tepat untuk meningkatkan tingkat pengisian tersebut, berikut strategi yang dapat digunakan untuk memaksimalkan manajemen gudang anda.

a. Perencanaan Persediaan yang baik

Langkah yang pertama adalah melakukan perencanaan untuk persediaan barang berdasarkan permintaan pelanggan dan data historis dari persediaan barang. Selain itu juga penting untuk melakukan pemantauan, analisis, dan pengelolaan persediaan dengan cermat untuk mematikan persediaan selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan

b. Peningkatan Pengambilan Barang

Proses pengambilan barang yang lebih efisien secara otomatis akan meningkatkan tingkat pemesanan dalam manajemen gudang sehingga dapat memenuhi pesanan pelanggan dengan lebih baik. Dengan pemantauan secara real-time pada pesanan pelanggan dan persediaan produk akan memudahkan peningkatan proses pengambilan barang. 

c. Manajemen Inventory yang efisien

Strategi berikutnya dalam meningkatkan tingkat pengisian adalah dengan manajemen inventory yang efisien. Dengan melakukan pemantauan terhadap tingkat persediaan, siklus pesanan, dan waktu pengiriman. Pengelolaan manajemen inventory yang baik dapat memproses pesanan dengan lebih cepat dan meningkatkan kemampuan untuk memenuhi pesanan dengan baik. 

d. Penggunaan WMS

Menggunakan software warehouse management system (WMS) yang baik dan efektif akan berdampak besar pada meningkatnya fill rate. Hal ini akan menghasilkan operasi gudang yang lebih efisien dan memastikan pesanan pelanggan dipenuhi dengan benar dan tepat waktu. Untuk itu, WMS merupakan komponen penting dalam mencapai tingkat pengisian yang tinggi sehingga meningkatkan kepuasan pada pelanggan. 

5. Menghitung Fill Rate

Tingkat pengisian dapat diukur dalam berdasarkan dua metode, metode jumlah produk dan waktu dalam pengiriman produk. Metode pertama disebut dengan quantity fill rate, yaitu metode pengukuran tingkat pengisian dengan persentase jumlah produk yang tersedia dibandingkan dengan jumlah pesanan pelanggan. Rumusnya pada metode ini bisa dihitung dengan:

Rumus fill rate = Jumlah Pesanan yang dipenuhi / Jumlah Pesanan Pelanggan X 100%

Metode yang kedua yaitu time fill rate yang mengukur tingkat pengisian dengan persentase pesanan yang terpenuhi dalam waktu yang diharapkan atau yang dijanjikan pada pelanggan. Contohnya, jika pesanan diharapkan dikirim dalam 2 haru dan gudang berhasil mengirimkannya tepat waktu maka fill rate waktu yang dihasilkan adalah 100%.

6. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa fill rate adalah indikator kunci dalam keberhasilan pengelolaan manajemen gudang. Dengan pemahaman dan pelaksanaan yang optimal, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya operasional, dan mencapai pertumbuhan perusahaan yang lebih baik. 

Selain itu, fill rate adalah metrik yang penting untuk digunakan dalam manajemen rantai pasokan, karena akan memberitahu perusahaan seberapa produktif, efisien, dan cepatnya tim memproses pesanan pelanggan dan mengirimkannya. Karena alasan ini, banyak perusahaan mencari tingkat pemenuhan pesanan sedekat mungkin dengan persentase 100%.