Applicant Tracking System (ATS): Fungsi dan Cara Kerjanya

Proses rekrutmen yang efisien dan terorganisir merupakan hal yang perlu dicapai perusahaan untuk menarik talenta terbaik. Untuk optimalkan proses tersebut, Anda bisa menerapkan Applicant Tracking System ATS di perusahaan Anda.

Dengan ATS software, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi beban administratif, dan meningkatkan efisiensi proses seleksi. Terutama jika Anda masih mengalami berbagai hambatan seperti lamaran yang menumpuk, kesulitan melacak status kandidat hingga berisiko kehilangan kandidat potensial akibat proses yang tidak terstruktur.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai sistem ini, mulai dari manfaat, cara kerja, fitur terbaik, hingga 3 rekomendasi applicant tracking system Indonesia terbaik. Ini akan membantu Anda memilih software tepat dan sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• ATS (Applicant Tracking System) adalah perangkat lunak yang mengotomatiskan berbagai tugas administratif dalam proses perekrutan untuk meningkatkan efisiensi.
• Cara kerja ATS melibatkan pemindaian resume otomatis, pengumpulan dan pengelolaan data kandidat, pelacakan status kandidat, dan otomatisasi tugas-tugas manual.
• Saat memilih ATS, perusahaan perlu mempertimbangkan anggaran, kesesuaian dengan alur kerja yang ada, skalabilitas sistem, dukungan perekrutan mobile, dan keamanan data kandidat.
• Software ATS ScaleOcean adalah sistem yang mempercepat pencarian, penyaringan, dan pengelolaan kandidat secara efisien, serta mengoptimalkan berbagai aspek HR secara menyeluruh.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu ATS (Applicant Tracking System)?

ATS (Applicant Tracking System) adalah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola proses rekrutmen secara efisien. Sistem ini mempermudah penyaringan, pengorganisasian, dan pelacakan lamaran, serta mempercepat tahap seleksi awal kandidat dengan otomatisasi yang terintegrasi.

Sistem ini mampu mengintegrasikan berbagai tahapan rekrutmen, mulai dari penerimaan kandidat, penyaringan berdasarkan kriteria yang Anda tentukan, penjadwalan wawancara kerja, hingga pengambilan keputusan akhir.

Implementasi aplikasi ATS ini akan sangat membantu Anda dalam menghemat waktu dan tenaga, juga meningkatkan akurasi dan kualitas keputusan rekrutmen dengan memanfaatkan data dan teknologi canggih.

Dengan aplikasi ini juga, Anda bisa memastikan bahwa tidak ada kandidat potensial yang terlewat dan proses dan metode rekrutmen berjalan secara transparan dan terstruktur. Maka dari itu, pemilihan ATS terbaik juga penting untuk optimalkan penerapannya di perusahaan Anda.

2. Bagaimana Cara Kerja Applicant Tracking System?

Applicant tracking system atau yang sering disebut juga software ATS adalah sistem yang dirancang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses perekrutan. Cara kerja ATS systems melibatkan beberapa tahapan dan fitur utama yang membantu perusahaan mengelola kandidat secara efisien.

Berikut adalah penjelasan mengenai cara kerja ATS:

1. Memindai Resume Para Kandidat Secara Otomatis Sesuai dengan Ketentuan dari Perusahaan

Ketika seorang kandidat mengirimkan lamaran melalui sistem ATS, baik melalui situs web perusahaan atau job board yang terintegrasi, sistem akan secara otomatis memindai resume dan dokumen pendukung lainnya.

Proses pemindaian ini menggunakan algoritma dan natural language processing (NLP) untuk mengidentifikasi kata kunci, keterampilan, pengalaman kerja, pendidikan, dan informasi relevan lainnya yang sesuai dengan persyaratan pekerjaan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Hasil pemindaian ini kemudian digunakan untuk memberikan skor atau peringkat kepada kandidat berdasarkan tingkat kesesuaian mereka dengan kriteria yang dicari.

2. Mengumpulkan, Menyimpan, dan Mengelola Informasi yang Terkait dengan Pelamar Pekerjaan

Salah satu fungsi inti dari ATS adalah mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola semua informasi yang terkait dengan pelamar pekerjaan secara terpusat.

Informasi ini mencakup data pribadi, riwayat pekerjaan, pendidikan, keterampilan, dokumen lamaran (resume, surat lamaran, portofolio), catatan komunikasi, hasil wawancara, dan informasi penilaian lainnya.

Semua data ini disimpan dalam database yang aman dan mudah diakses oleh tim HR, memungkinkan pengelolaan kandidat yang terorganisir dan efisien.

3. Melacak Kandidat dan Status Aplikasi Melalui Sisteme

ATS memungkinkan perusahaan untuk melacak setiap kandidat melalui berbagai tahapan dalam proses perekrutan atau hiring pipeline.

Sistem ini memvisualisasikan tahapan-tahapan tersebut (misalnya, aplikasi diterima, screening awal, wawancara pertama, wawancara kedua, penawaran kerja) dan secara otomatis memperbarui status kandidat saat mereka bergerak melalui setiap tahap.

Hal ini memberikan visibilitas yang jelas kepada tim HR mengenai kemajuan perekrutan untuk setiap posisi dan membantu mengidentifikasi potensi hambatan dalam proses.

4. Mengotomatisasi Tugas-Tugas yang Memakan Waktu

Salah satu keunggulan utama software ATS adalah kemampuannya untuk mengotomatiskan berbagai tugas administratif yang memakan waktu.

Misalnya, setelah pemindaian resume awal, sistem dapat secara otomatis mengirimkan pemberitahuan kepada kandidat yang lolos atau tidak lolos. ATS juga dapat memfasilitasi penjadwalan wawancara dengan mengintegrasikan kalender tim HR dan kandidat, serta mengirimkan pengingat otomatis.

Beberapa ATS systems bahkan terintegrasi dengan platform pihak ketiga untuk melakukan tes psikologi kerja secara online dan menyimpan hasilnya dalam profil kandidat, membantu tim HR dalam mendapatkan pemahaman yang lebih komprehensif tentang potensi kandidat.

Baca juga: 8 Tips Memilih Vendor HRIS dan Rekomendasinya

7 Fungsi ATS Systems dalam Proses Rekrutmen

ATS systems menjadi solusi untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses rekrutmen yang dilakukan tim HR. Penggunaannya dapat menghindari proses seleksi awal dapat menyebabkan hilangnya kandidat terbaik atau penundaan dalam perekrutan. Ini beberapa fungsi utama ATS systems dalam proses rekrutmen:

1. Proses Perekrutan menjadi Lebih Singkat

ATS systems akan mempercepat proses rekrutmen dengan otomatisasi seluruh tugas administratif, mulai dari penyaringan lamaran hingga pengiriman notifikasi. Sistem ini dapat menyaring kandidat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, seperti pengalaman kerja, keterampilan, atau pendidikan.

Ini membuat perekrut tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengevaluasi kandidat yang tidak memenuhi syarat. Dengan begitu, aplikasi ATS dapat menghemat waktu yang biasanya digunakan untuk tugas manual dapat dialihkan ke tahap seleksi yang lebih strategis.

2. Mudahkan Penyimpanan, Pengaturan, dan Pelacakan Kandidat

ATS recruitment software juga menyediakan database terpusat untuk menyimpan data kandidat secara menyeluruh, seperti CV, portofolio, dan catatan hasil wawancara. Sistem juga dapat mengatur kandidat berdasarkan tahapan rekrutmen, seperti “lamaran diterima”, “dalam proses wawancara”, atau “ditolak”.

Selain itu, ATS juga memudahkan pelacakan progress kandidat, sehingga perekrut dapat dengan cepat mengetahui status setiap kandidat tanpa harus mencari informasi secara manual.

3. Mempersingkat Waktu Pemilihan Kandidat yang Sesuai

Fungsi berikutnya ATS adalah dapat mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan secara singkat. Aplikasi ini menggunakan algoritma untuk mencocokkan kata kunci dan kriteria yang telah ditentukan, seperti keterampilan atau pengalaman kerja.

4. Membentuk Candidate-Experience

Berikutnya fungsi applicant tracking system adalah​ menciptakan pengalaman positif bagi kandidat melalui rekrutmen yang terstruktur dan transparan. Software ini menyediakan notifikasi otomatis, pembaruan status lamaran, dan komunikasi yang terintegrasi memastikan kandidat tetap terinformasi tentang progress lamaran mereka.

5. Mempermudah Proses Wawancara

ATS juga berfungsi dalam menyederhanakan proses penjadwalan dan pelaksanaan wawancara, dengan kalender terintegrasi, pengingat otomatis, dan alat komunikasi yang terhubung langsung dengan kandidat.

Perangkat lunak ATS ini juga memungkinkan perekrut untuk menyimpan catatan hasil wawancara dan membagikannya dengan tim rekrutmen lainnya. Dengan demikian, proses wawancara menjadi lebih terorganisir dan efisien, dan tugas HR menjadi lebih mudah.

6. Membantu dalam Melakukan Promosi Lowongan Pekerjaan

Fungsi berikutnya applicant tracking system adalah​ memudahkan perusahaan untuk mempublikasikan lowongan pekerjaan secara luas dan menjangkau kandidat potensial dari berbagai sumber.

ATS sering dilengkapi dengan fitur integrasi ke berbagai platform job board, media sosial, dan situs karir untuk mengoptimalkan proses tersebut. Aplikasi ATS juga dapat melacak efektivitas setiap saluran promosi, membantu perusahaan mengoptimalkan strategi rekrutmen mereka.

7. Mampu Menarik Minat Kandidat yang Berpotensi

ATS memungkinkan perusahaan untuk menemukan dan menarik kandidat berkualitas tinggi yang mungkin tidak melamar secara langsung. Sistem akan mengirimkan pesan otomatis untuk membangun hubungan dengan kandidat potensial, sehingga meningkatkan peluang perusahaan untuk mendapatkan talenta terbaik.

Mengapa Perusahaan Perlu Perangkat Lunak ATS?

Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, mendapatkan talenta terbaik dengan cepat dan efisien adalah kunci keberhasilan. Salah satu alat yang sangat berharga untuk mencapai tujuan ini adalah penggunaan applicant tracking system (ATS). ATS systems membantu perusahaan mengelola seluruh siklus perekrutan, mulai dari publikasi lowongan hingga penerimaan karyawan baru.

Berikut adalah beberapa keuntungan utama yang ditawarkan oleh ATS bagi bisnis Anda:

1. Mempercepat Proses Perekrutan

Salah satu keuntungan paling signifikan dari implementasi ATS adalah kemampuannya untuk mempercepat keseluruhan proses rekrutmen.

Dengan mengotomatiskan berbagai tugas yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pengumpulan aplikasi dari berbagai sumber, penyaringan awal berdasarkan kata kunci dan kualifikasi yang relevan, serta penjadwalan wawancara awal dengan kandidat yang memenuhi syarat, applicant tracking system secara signifikan mempercepat alur kerja perekrutan.

Tim HR tidak lagi perlu menghabiskan banyak waktu untuk tugas-tugas administratif yang berulang, sehingga mereka dapat lebih fokus pada interaksi yang lebih strategis dengan kandidat yang potensial, yang pada akhirnya mempersingkat siklus perekrutan secara keseluruhan.

2. Mengurangi Waktu Pengisian Posisi

Sejalan dengan percepatan proses perekrutan, ATS juga secara efektif mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang kosong.

Fitur-fitur seperti auto-screening yang secara otomatis menganalisis resume dan aplikasi yang masuk berdasarkan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan memungkinkan tim HR untuk dengan cepat mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dengan persyaratan pekerjaan tanpa harus meninjau setiap aplikasi secara manual.

Selain itu, fitur candidate ranking membantu memprioritaskan kandidat berdasarkan tingkat kesesuaian mereka, sehingga mempercepat proses seleksi dan memungkinkan perusahaan untuk membuat penawaran kerja lebih cepat kepada kandidat terbaik.

3. Mengurangi Risiko

Penggunaan ATS systems juga membantu mengurangi berbagai risiko yang terkait dengan proses perekrutan. Dengan alur kerja perekrutan yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik, ATS meminimalkan potensi kesalahan manusia seperti kehilangan aplikasi atau terlewatnya kandidat yang memenuhi syarat.

Selain itu, ATS membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi perekrutan yang berlaku, seperti aturan terkait diskriminasi, privasi data kandidat, dan persyaratan pelaporan.

Dengan proses yang lebih transparan dan terkelola, perusahaan dapat membuat keputusan perekrutan yang lebih objektif dan mengurangi potensi masalah hukum di kemudian hari.

4. Melacak dan Memantau Status Setiap Tahapan Rekrutmen

ATS menyediakan visibilitas yang jelas ke dalam setiap tahapan proses perekrutan melalui dashboard yang terpusat dan mudah digunakan. Tim HR dapat dengan mudah melacak status setiap kandidat, mulai dari aplikasi awal, seleksi berkas, penjadwalan dan pelaksanaan wawancara, hingga tahap penawaran kerja dan onboarding.

Kemampuan ini memungkinkan tim HR untuk memiliki gambaran yang jelas tentang kemajuan perekrutan untuk setiap posisi, mengidentifikasi potensi hambatan atau keterlambatan dalam proses, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menjaga alur kerja tetap lancar.

Selain itu, fitur ini juga memfasilitasi komunikasi yang lebih efektif dengan para kandidat mengenai status aplikasi mereka, meningkatkan pengalaman kandidat secara keseluruhan.

5. Memudahkan Seleksi Awal, Pemfilteran, dan Penilaian terhadap Kandidat

Salah satu fitur utama dari applicant tracking system adalah kemampuannya untuk secara otomatis memfilter dan menilai kandidat berdasarkan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Sistem dapat secara otomatis menyaring aplikasi berdasarkan kata kunci yang relevan dengan deskripsi pekerjaan, pengalaman kerja yang sesuai, tingkat pendidikan, keterampilan khusus, dan kriteria lain yang relevan dengan persyaratan pekerjaan.

Beberapa ATS bahkan dilengkapi dengan fitur penilaian tambahan seperti kuesioner atau tes online yang terintegrasi, yang dapat digunakan untuk mengukur keterampilan, pengetahuan, atau kepribadian kandidat secara lebih mendalam sebelum melangkah ke tahap wawancara.

Hal ini secara signifikan menghemat waktu dan upaya tim HR dalam mengidentifikasi kandidat yang paling sesuai dan berkualitas untuk posisi yang dibutuhkan.

Bagaimana Cara Memilih Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) Terbaik?

Dengan banyaknya pilihan sistem pelacakan pelamar, penting bagi perusahaan untuk memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis. Software HR terbaik yang tepat mampu mengoptimalkan proses rekrutmen secara menyeluruh. Ini faktor perlu diperhatikan dalam memilih ATS terbaik:

1. Ketahui Anggaran Anda

Sebelum memilih aplikasi ATS, Anda harus menentukan anggaran yang tersedia terlebih dulu untuk investasi sistem ini. Perusahaan harus mempertimbangkan biaya lisensi, implementasi, pelatihan, dan pemeliharaan sistem.

Penting juga untuk evaluasi apakah ATS systems yang dipilih menawarkan nilai yang sepadan dengan fitur yang diberikan. Pilihlah sistem yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis tanpa membebani anggaran, sehingga investasi software ATS dapat memberikan dampak positif bagi proses rekrutmen.

2. Petakan Alur Kerja Anda

Setiap perusahaan memiliki proses rekrutmen yang berbeda, sehingga penting bagi perusahaan untuk memilih software ATS yang dapat mendukung alur kerja yang ada. Pilihlah sistem yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan, dan pastikan bahwa sistem yang dipilih benar-benar membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

3. Pastikan Fitur yang Dihadirkan Scalable

Perusahaan yang sedang berkembang membutuhkan ATS yang dapat mengikuti pertumbuhan bisnis. Oleh karena itu, penting untuk memilih sistem yang scalable, yang mampu menangani peningkatan jumlah kandidat, perekrutan multi-lokasi, atau ekspansi bisnis tanpa mengalami kendala teknis.

Pilih juga aplikasi ATS yang fleksibel, yang memungkinkan perusahaan menambahkan fitur baru sesuai kebutuhan, seperti integrasi dengan sistem HR lainnya atau analisis data rekrutmen yang lebih canggih.

4. Evaluasi Perangkat Lunak

Cara selanjutnya memilih applicant tracking system adalah​ melakukan evaluasi menyeluruh terhadap perangkat lunak yang ditawarkan. Anda bisa mencoba versi demo atau free trial untuk memahami bagaimana sistem bekerja dalam praktik perusahaan.

Perhatikan juga kemudahan penggunaan, kecepatan pemrosesan, serta fleksibilitas dalam mengatur preferensi rekrutmen. Hal ini akan memastikan bahwa software ATS yang dipilih benar-benar user-friendly dan mampu memenuhi kebutuhan rekrutmen secara optimal.

5. Perekrutan Mobile

Penting juga bagi perusahaan untuk memastikan bahwa applicant tracking system Indonesia yang dipilih dapat mendukung perekrutan berbasis mobile. Sistem harus memiliki antarmuka yang responsif dan dapat diakses dengan mudah melalui smartphone atau tablet.

Selain itu, ATS yang baik harus memungkinkan HR untuk mengelola rekrutmen secara mobile, seperti meninjau CV, menjadwalkan wawancara, atau mengirim pemberitahuan ke kandidat. Dengan fitur ini, perusahaan dapat menjangkau lebih banyak kandidat dan mempercepat proses perekrutan tanpa terbatas oleh perangkat desktop.

6. Keamanan Data

Keamanan informasi pelamar adalah faktor krusial dalam memilih ATS. Anda bisa memilih aplikasi ATS yang memiliki perlindungan data yang kuat untuk mencegah kebocoran informasi pribadi kandidat.

Pastikan juga ATS recruitment software yang dipilih sudah sesuai dengan standar keamanan seperti GDPR (General Data Protection Regulation) atau regulasi perlindungan data lainnya. Selain itu, periksa apakah sistem memiliki fitur enkripsi, otentikasi dua faktor, serta kontrol akses berbasis peran (role-based access control).

Apa Saja Contoh Applicant Tracking System Terbaik di Indonesia?

Implementasi applicant tracking system menjadi solusi bagi perusahaan untuk memudahkan dan menyederhanakan proses rekrutmen. Agar hasil yang diberikan sistem maksimal, penting untuk memilih software ATS yang sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis.

Berikut beberapa contoh applicant tracking system terbaik di Indonesia:

• Software ATS ScaleOcean: Sistem ATS yang mempercepat pencarian, penyaringan, dan pengelolaan kandidat secara efisien serta mengoptimalkan seluruh aspek dan tugas HR secara menyeluruh. Termasuk rekrutmen, onboarding, payroll, dan manajemen kinerja. Ini membuat operasional karyawan di perusahaan Anda lebih terorganisir secara mudah dan sederhana.
• Aplikasi ATS Zoho Recruit: Software ATS yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen perusahaan dan agensi rekrutmen dengan menyederhanakan proses rekrutmen dan memberikan akses untuk memudahkan komunikasi dengan kandidat. Software ini juga menghasilkan laporan seperti timesheet management, paybill, serta proses rekrutmen untuk efisiensi operasional karyawan.
• Manatal ATS Recruitment Software: Software ATS berbasis AI yang mengotomatisasi pencarian dan seleksi kandidat dengan analisis data yang mendalam. Software ini dapat membantu perusahaan dalam proses rekrutmen yang lebih cepat dan efisien. Manatal cocok digunakan oleh perusahaan kecil hingga menengah yang ingin mengoptimalkan proses rekrutmen dengan teknologi modern.

Baca juga: 10 Human Resources Tools untuk Mudahkan Tugas HR

Kesimpulan

Implementasi applicant tracking system adalah solusi untuk menyederhanakan dan mempercepat proses rekrutmen, juga memudahkan tim HR dalam mengelola kandidat dan data karyawan.

ScaleOcean applicant tracking system ATS dapat mengoptimalkan penerapan sistem ini dengan memberikan kemampuan otomatisasi dan integrasi tinggi untuk pengelolaan rekrutmen karyawan dan aspek HR secara menyeluruh.

Lakukan demo gratis serta konsultasikan problem dan kebutuhan bisnis Anda dengan tim profesional ScaleOcean segera, dan dapatkan rekomendasi fitur terbaik untuk perusahaan Anda. Hubungi kami untuk informasi selanjutnya!