Ketahui Tugas Admin Logistik Beserta Gajinya

Dalam bisnis logistik yang terus berkembang, pengelolaan operasional yang efisien sangat penting untuk menjaga kelancaran dan keberlangsungan bisnis. Seperti halnya admin ekspedisi yang fokus pada pengelolaan pengiriman, admin logistik juga memegang peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional dan efisiensi rantai pasok perusahaan.

Manajemen logistik bukan lagi sekedar proses pengelolaan fisik dan pengiriman barang, tetapi juga melibatkan koordinasi yang kompleks dan terintegrasi dari berbagai aspek dalam proses logistik. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai konsep dan tugas admin logistik, serta skill penting yang harus dimiliki dan apa saja aspek yang menjadi penentu gaji admin logistik.

Key Takeaways

• Admin logistik adalah staff yang mengelola aspek administratif, memantau, dan melaporkan arus barang, inventaris, serta informasi penting dalam proses logistik.
• Tugas admin logistik adalah mengatur semua kegiatan administratif yang terkait dengan proses logistik dan operasional perusahaan.
• Keterampilan komunikasi, manajemen waktu, kemampuan dalam menganalisis, dan dapat mengoperasikan software logistik adalah skill penting yang harus dimiliki admin logistik.
• ScaleOcean software logistik dapat mengoptimalkan operasional dan tingkatkan produktivitas tim logistik pada perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Admin Logistik

Admin logistik adalah staf yang menangani kegiatan administratif serta operasional dalam sistem logistik perusahaan. Peran ini diperlukan perusahaan untuk menjaga kelancaran distribusi barang dan aliran informasi di seluruh rantai pasok. Tugas utamanya untuk memastikan setiap proses, mulai dari pengadaan hingga pengiriman, berjalan secara efektif dan efisien.

Dalam praktiknya, admin logistik melakukan berbagai pekerjaan seperti mencatat data pengiriman, mengatur jadwal pengambilan barang, dan memastikan dokumen pengiriman lengkap. Mereka juga sering berkoordinasi dengan vendor, gudang, serta tim pengiriman untuk memastikan semua proses sesuai jadwal.

Admin logistik harus menguasai teknologi terkini, termasuk penggunaan software logistik terbaik untuk admin yang membantu mempercepat pemantauan data, pengelolaan pesanan, dan efisiensi rantai pasok secara keseluruhan.

Baca juga: Sistem Pergudangan: Pengertian, Jenis, dan Prosedur

Tugas dan Tanggung Jawab Utama Admin Logistik

Sebagai bagian dari perannya, admin logistik memegang tanggung jawab penting yang mencakup berbagai aspek operasional dan administratif. Tugas utama admin logistik meliputi pengelolaan pesanan, persediaan, transportasi, dokumen pengiriman, dan laporan kinerja logistik.

Berikut ini adalah penjelasan mengenai beberapa tugas admin logistik.

1. Mengelola Pesanan

Admin logistik berperan menyiapkan dan mengatur proses pemesanan barang dari awal hingga siap dikirim. Salah satu tugas mereka adalah memastikan kelengkapan dan keakuratan setiap dokumen pengiriman, seperti surat jalan dan faktur. Setelah itu, mereka akan berkoordinasi dengan tim pengiriman untuk memastikan barang sampai ke tujuan sesuai jadwal yang telah ditentukan.

2. Memantau Rantai Pasok

Agar proses logistik berjalan efisien, admin perlu bekerja sama dengan berbagai pihak seperti vendor dan tim transportasi. Mereka bertugas memantau alur barang sepanjang jalur distribusi. Jika terjadi kendala, mereka perlu sigap untuk menyelesaikan masalah agar pengiriman tidak terganggu.

3. Mengelola Persediaan

Manajemen inventaris merupakan salah satu tanggung jawab utama seorang admin logistik. Mereka memastikan ketersediaan barang di gudang dengan mencatat setiap pergerakan stok, baik yang masuk maupun keluar.

Data persediaan perlu diperbarui secara real-time untuk akurasi. Di samping itu, mereka juga melakukan pemeriksaan rutin untuk memastikan kondisi barang tetap terjaga dengan baik.

4. Membuat Laporan

Admin logistik bertanggung jawab menyusun laporan rutin yang berisi status pengiriman, biaya operasional, dan kondisi persediaan. Laporan ini bukan hanya sekadar data, tetapi juga alat penting bagi manajemen untuk membuat keputusan strategis dan operasional.

Selain menyajikan data yang akurat, admin juga berperan menganalisis laporan untuk menemukan kendala atau peluang yang dapat meningkatkan efisiensi proses logistik secara keseluruhan.

5. Mengelola Data

Data logistik yang dikelola mencakup informasi pengadaan, pengiriman, serta pengeluaran. Admin logistik bertanggung jawab memastikan data tersebut tercatat dengan rapi dan mudah diakses. Pengelolaan data yang baik membantu mempercepat proses audit dan pelaporan.

Untuk mendukung hal ini, banyak perusahaan mengimplementasikan sistem manajemen gudang untuk mengoptimalkan operasional pergudangan. Sebagai solusinya, ScaleOcean software logistik hadir untuk menyederhanakan pengelolaan data logistik Anda dengan sistem berbasis cloud.

Platform ini dirancang untuk memastikan data Anda selalu akurat dan mudah diakses, sekaligus memfasilitasi koordinasi yang mulus dengan berbagai pihak, mulai dari vendor hingga mitra ekspedisi. Dengan Scaleocean, Anda dapat mengurangi beban kerja administrasi, sehingga tim Anda bisa lebih fokus pada peningkatan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.

Skill yang Diperlukan Admin Logistik

Dalam menghadapi dinamika dan kompleksitas manajemen logistik, staff admin harus dilengkapi dengan keterampilan tertentu agar dapat menjalankan tugasnya dengan efektif.

Setelah sebelumnya kita membahas mengenai tugas admin logistik, penjelasan ini akan membahas beberapa skill penting yang harus dimiliki.

1. Kemampuan Manajemen Informasi dan Teknologi

Salah satu skill kunci yang harus dimiliki oleh admin logistik adalah kemampuan manajemen informasi yang mencakup kemampuan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data logistik dengan efisien.

Kemampuan dalam menggunakan software WMS dalam manajemen logistik menjadi skill penting bagi admin logistik untuk mengelola inventaris dan proses pergudangan dengan lebih terstruktur dan efektif.

Selain itu, admin juga perlu memahami pentingnya keamanan informasi, sehingga kemampuan dalam melindungi data logistik dari ancaman keamanan siber menjadi esensial.

Kemampuan untuk mengidentifikasi potensi risiko keamanan dan menerapkan langkah-langkah perlindungan yang efektif membantu admin logistik menjaga keberlanjutan operasional tanpa terkendala oleh masalah keamanan.

2. Keterampilan Komunikasi dan Kolaborasi

Keterampilan komunikasi yang efektif menjadi landasan bagi staff admin dalam berinteraksi dengan berbagai pihak terkait, termasuk pemasok, tim logistik, dan departemen internal lainnya.

Admin harus dapat menyampaikan informasi dengan jelas dan tepat waktu, mendengarkan dengan baik, dan memahami kebutuhan pihak lain, dan merespons dengan cepat terhadap pertanyaan atau masalah.

Kemampuan untuk berkolaborasi dengan baik menjadi penting dalam lingkungan kerja logistik yang melibatkan berbagai tim dan departemen. Admin logistik harus dapat bekerja sama dengan tim penjualan, produksi, dan pengadaan untuk memastikan keberlanjutan rantai pasok.

Kolaborasi yang kuat membantu admin logistik memahami kebutuhan setiap tim dan merancang solusi logistik yang mengakomodasi berbagai perspektif dan tujuan.

3. Kemampuan Analisis dan Pengambilan Keputusan

Skill yang ditingkatkan oleh admin logistik adalah kemampuan dalam melakukan analisis mendalam terhadap data logistik untuk mendapatkan wawasan yang berharga. Kemampuan analisis ini mencakup pemahaman mengenai tren pasar, demand forecasting, dan evaluasi kinerja operasional.

Staff admin yang mahir dalam analisis dapat mengidentifikasi peluang perbaikan, mengoptimalkan rute pengiriman, dan mengelola stok dengan lebih efisien. Selain itu, staff administrasi logistik harus dapat mengevaluasi berbagai opsi, mempertimbangkan konsekuensi potensial, dan membuat keputusan yang mendukung tujuan bisnis.

4. Keterampilan Manajemen Waktu dan Prioritas

Manajemen waktu dan prioritas menjadi keterampilan esensial bagi staff administrasi logistik yang harus menangani sejumlah tugas dan tanggung jawab. Dalam manajemen logistik yang seringkali penuh dengan tantangan mendesak, admin harus memiliki kemampuan untuk mengatur jadwal kerja, menetapkan prioritas, dan mengelola waktu dengan efisien.

Kemampuan untuk mengidentifikasi tugas yang membutuhkan perhatian segera dan yang dapat ditunda adalah bagian integral dari manajemen waktu yang baik. Staff harus dapat melakukan tindakan pada berbagai tugas dan menentukan urutan prioritas dengan bijak.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

Ketentuan Gaji Admin Logistik

Penentuan gaji admin logistik adalah proses yang kompleks dan memerlukan pertimbangan yang cermat. Banyak penyedia jasa logistik di Indonesia yang menawarkan gaji kompetitif berdasarkan pengalaman dan tanggung jawab.

Setelah kita mengetahui berbagai hal mengenai staff administrasi logistik, penjelasan ini akan membahas mengenai berbagai faktor yang dapat menentukan besaran gaji yang harus diberikan kepada staff admin. Berikut faktor-faktor tersebut:

1. Tingkat Pendidikan dan Kualifikasi

Salah satu faktor utama yang mempengaruhi penentuan gaji admin logistik adalah tingkat pendidikan dan kualifikasi yang dimiliki. Staff dengan gelar pendidikan tinggi atau sertifikasi khusus di bidang logistik cenderung memiliki pemahaman yang lebih mendalam mengenai proses logistik dan mungkin membawa keahlian tambahan ke perusahaan.

2. Tingkat Tanggung Jawab

Tingkat tanggung jawab yang diemban oleh staff administrasi juga harus menjadi faktor utama dalam menentukan gaji. Staff yang bertanggung jawab dalam tugas-tugas yang lebih kompleks, seperti manajemen rantai pasok secara keseluruhan atau penanganan proyek logistik yang signifikan, dapat mempengaruhi besaran gaji yang didapat.

3. Kondisi Pasar Kerja dan Lokasi Geografis

Pasar bisnis yang kompetitif dan kondisi ekonomi suatu daerah dapat memengaruhi besaran gaji admin logistik. Jika permintaan akan tenaga kerja logistik tinggi dan pasokan terbatas, maka staff dapat bernegosiasi untuk gaji yang lebih tinggi.

Sebaliknya, dalam situasi pasar yang kompetitif, perusahaan mungkin lebih bersedia untuk menawarkan paket remunerasi atau kompensasi lain yang lebih menarik dan mempertahankan bakat yang berkualitas.

4. Kinerja dan Kontribusi Pribadi

Penilaian kinerja individual menjadi aspek kritis dalam penentuan gaji admin logistik. Staff yang secara konsisten memberikan kontribusi positif terhadap pencapaian tujuan perusahaan, menunjukkan inisiatif, dan mencapai hasil yang melebihi harapan mungkin berhak mendapatkan gaji yang lebih tinggi.

Evaluasi kinerja yang objektif, dengan mencakup pencapaian target dan pencapaian proyek-proyek khusus, dapat memberikan dasar yang kuat untuk menentukan besaran gaji yang pantas diberikan pada staff tersebut.

Optimalkan Peran Admin Logistik dengan Freight Forwarding Software dari ScaleOcean

Dengan tingginya kompleksitas operasional logistik, penggunaan software freight forwarding ScaleOcean menjadi solusi strategis bagi perusahaan. Sistem ini tidak hanya mempercepat proses administratif, tapi juga membantu admin logistik dalam mengelola data pengiriman, memantau pergerakan barang secara real-time, dan memastikan semua informasi terpusat dalam satu platform yang terintegrasi.

Untuk membantu perusahaan memahami manfaat secara langsung, ScaleOcean menyediakan demo gratis yang bisa dimanfaatkan untuk mengevaluasi kecocokan sistem ini dengan kebutuhan operasional logistik Anda.

Melalui demo ini, perusahaan dapat melihat alur kerja digital yang efisien dan bagaimana sistem membantu menghilangkan hambatan dalam proses distribusi dan pengelolaan pengiriman.

Fitur unggulan software freight forwarding ScaleOcean untuk membantu kinerja admin logistik mencakup:

• Shipment tracking otomatis: Menyediakan visibilitas penuh atas lokasi barang dan estimasi waktu tiba untuk setiap pengiriman.
• Dokumentasi digital & auto-generated: Semua dokumen logistik seperti surat jalan, invoice, dan shipping instruction dibuat otomatis dan dapat diakses kapan saja.
• Integrasi dengan vendor dan gudang: Mempermudah kolaborasi antar pihak, mengurangi miskomunikasi, dan mempercepat proses distribusi barang.
• Order management terintegrasi: Memudahkan admin memproses dan melacak status setiap pesanan secara real-time dari satu dashboard.
• Laporan dan analitik cerdas: Menyediakan insight kinerja logistik secara real-time untuk membantu manajemen membuat keputusan strategis.

Kesimpulan

Admin logistik memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran proses distribusi, pengelolaan data, hingga pelaporan logistik dalam sebuah perusahaan. Tanggung jawab dan tugas admin logistik mencakup banyak aspek, mulai dari manajemen pesanan, pemantauan rantai pasok, hingga pengelolaan stok dan dokumentasi.

Untuk itu, dukungan teknologi menjadi faktor penting agar pekerjaan mereka dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat, dan terintegrasi. Dengan menggunakan ScaleOcean freight forwarding software, perusahaan dapat memaksimalkan efisiensi operasional logistik secara menyeluruh.

Sistem ini dirancang untuk memudahkan admin logistik dalam mengelola pengiriman, memantau data real-time, dan memastikan seluruh dokumen tersedia secara otomatis. Tak hanya itu, platform ini juga membantu meningkatkan kolaborasi dengan gudang, vendor, dan pelanggan dalam satu sistem terpusat.