Dalam industri retail, proses procurement menjadi kunci kesuksesan operasional bisnis secara keseluruhan. Namun, selama proses berlangsung, sering kali ditemui berbagai tantangan. Termasuk sulitnya memprediksi permintaan, pengelolaan stok yang kompleks, dan risiko overstocking atau understocking. Semua tantangan ini tidak hanya mempengaruhi efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, tetapi juga dapat berdampak signifikan pada profitabilitas dan reputasi bisnis.

Dengan mengandalkan integrasi antara ERP procurement dan supply chain management, Anda bisa menyelesaikan permasalahan tersebut. Procurement ERP system membantu bisnis dalam mengelola dan memantau proses pengadaan. Sementara SCM membantu dalam mengkoordinasikan dan mengoptimalkan seluruh rantai pasokan. Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih detail fungsi integrasi kedua sistem untuk membantu pengadaan di bisnis retail.

1. Melakukan Prediksi Permintaan

Di bisnis retail yang dinamis, kemampuan untuk meramalkan permintaan produk dengan akurasi merupakan hal yang penting. Prediksi yang tepat dapat memudahkan proses pengadaan barang dan menghindari pemborosan. Sistem ERP procurement memiliki peran penting dengan menyediakan data penjualan historis dan tren saat ini. Data tersebut akan menjadi dasar dalam memprediksi permintaan.

Sebagai bagian dari proses pengadaan, sistem SCM memanfaatkan data tersebut untuk membuat rencana pengadaan yang efektif. Dengan demikian, integrasi keduanya memungkinkan proses prediksi permintaan menjadi lebih akurat dan efisien. Keseluruhan proses ini akan membantu bisnis dalam memahami kebutuhan pasar dan merencanakan strategi pengadaan yang sesuai.

Tidak hanya itu, mengetahui kapan dan berapa banyak produk yang harus dipesan menjadi lebih mudah dan efisien dengan adanya integrasi antara sistem pengadaan berbasis digital dan SCM. Keputusan pengadaan barang yang didasarkan pada prediksi permintaan yang akurat dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Mengoptimalkan Persediaan Stok

Mengoptimalkan persediaan stok adalah tantangan besar dalam bisnis retail. Sistem ERP procurement dan SCM bisa menjadi solusi mengatasi masalah tersebut. Sistem pengadaan digital menyimpan data tentang stok yang ada dan data penjualan. Selanjutnya data digunakan oleh SCM untuk merencanakan dan mengatur persediaan.

Pada langkah ini, integrasi keduanya memastikan informasi stok tetap akurat dan up-to-date. Sehingga proses pengadaan dapat dijalankan dengan lebih efisien. Dengan demikian, bisnis retail dapat dengan cepat menyesuaikan stok berdasarkan tren penjualan dan permintaan pelanggan.

Mengoptimalkan persediaan bukan hanya berarti memiliki jumlah produk yang cukup untuk memenuhi permintaan. Tetapi juga menghindari pemborosan karena produk yang kadaluarsa atau rusak. Untuk mencapai hasil terbaik, memilih rekomendasi software minimarket yang didukung oleh solusi teknologi ini juga dapat membantu perusahaan lebih efisien dalam mengelola persediaan.

3. Hindari Overstocking atau Understocking

Overstocking dan understocking adalah kendala purchasing yang sering terjadi di bisnis retail. Overstocking dapat mengakibatkan kerugian karena barang kadaluarsa atau tidak laku. Sementara understocking dapat mengakibatkan kehilangan penjualan. Integrasi sistem ERP procurement dan SCM berperan penting dalam mencegah kedua masalah tersebut. 

Keduanya akan saling berinteraksi untuk memberikan gambaran yang akurat tentang persediaan dan permintaan produk. Procurement ERP system menyediakan data penjualan real-time dan historis pengadaan. Kemudian sistem SCM menggunakan data tersebut untuk merencanakan pengadaan dan mengelola persediaan.

Melalui implementasi sistem ini, bisnis retail dapat memastikan ketersediaan produk yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan. Sementara mencegah pemborosan karena overstocking. Dengan demikian, integrasi antara sistem pengadaan dengan SCM dibutuhkan untuk menciptakan strategi pengadaan yang efektif dan efisien.

4. Mengurangi Waktu Pengiriman

Dalam bisnis retail, waktu pengiriman yang cepat dan andal akan mempengaruhi operasional secara menyeluruh. Procurement ERP system dan supply chain management berkolaborasi untuk mempercepat proses pengadaan dan distribusi produk. Sistem pengadaan elektronik mengelola data pesanan. Sementara sistem SCM mengkoordinasikan dengan pemasok dan proses distribusi.

Integrasi antara kedua sistem ini memastikan bahwa pesanan diteruskan ke pemasok dengan cepat dan efisien. Serta memastikan proses pengiriman berjalan lancar. Hal ini akan membantu dalam memperpendek waktu antara penempatan pesanan dan pengiriman barang. Nantinya juga akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Peningkatan kecepatan pengiriman ini juga dapat membantu dalam merespons perubahan permintaan dengan lebih cepat. Jika permintaan untuk produk tertentu tiba-tiba meningkat, proses pengadaan yang lebih cepat dapat membantu bisnis dalam memenuhi permintaan tersebut dan menghindari kehilangan penjualan.

5. Memaksimalkan Penggunaan SDM

Integrasi ERP procurement dan sistem rantai pasok juga memiliki peran penting dalam memaksimalkan penggunaan sumber daya manusia. Procurement ERP system menyimpan data tentang kinerja purchasing staff dan tugas yang dilakukan. Sementara SCM mengelola proses pengadaan dan distribusi. Integrasi antara keduanya dapat membantu dalam merencanakan dan mengalokasikan SDM dengan lebih efisien.

Misalnya, jika data dari sistem ERP menunjukkan bahwa ada peningkatan penjualan pada waktu tertentu, sistem SCM dapat merencanakan pengadaan dan distribusi produk yang lebih intensif pada periode tersebut. Caranya dengan mengalokasikan SDM sesuai dengan kebutuhan tersebut. Pada akhirnya, integrasi ini dapat membantu dalam memaksimalkan penggunaan SDM, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya operasional.

6. Meningkatkan Kerja Sama Tim

Integrasi antara sistem pengadaan elektronik dan SCM juga dapat meningkatkan kerja sama tim. Dengan akses ke data yang sama dan pemahaman yang menyeluruh tentang proses pengadaan, tim dari berbagai departemen dapat bekerja sama dengan lebih baik untuk mencapai tujuan bisnis.

Misalnya, tim penjualan, pengadaan, dan logistik dapat bekerja sama untuk memastikan bahwa ketersediaan produk yang dipesan untuk pemenuhan kebutuhan barang. Tidak hanya itu, tim juga bisa memastikan produk dikirim tepat waktu. Dengan demikian, implementasi kedua sistem tersebut tidak hanya membantu dalam memperbaiki proses pengadaan, tetapi juga dalam membangun budaya kerja sama dan kolaborasi dalam perusahaan.

7. Mencapai Profitabilitas Maksimum

Salah satu tujuan utama dari setiap bisnis adalah mencapai profitabilitas maksimum. Dalam bisnis retail, integrasi procurement ERP system dan SCM memiliki peran penting dalam mencapai tujuan ini. Melalui peningkatan efisiensi proses pengadaan, pengelolaan persediaan yang lebih baik, dan peningkatan kepuasan pelanggan, integrasi ini dapat berkontribusi signifikan terhadap profitabilitas.

Sebagai contoh, pengurangan overstocking dan understocking melalui prediksi permintaan yang lebih baik dapat mengurangi biaya dan meningkatkan penjualan. Selain itu, waktu pengiriman yang lebih cepat dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan menghasilkan penjualan berulang. Dengan demikian, melalui peningkatan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan, integrasi kedua sistem membantu bisnis retail mencapai profitabilitas maksimum.

8. Kesimpulan

Dalam bisnis retail yang sangat kompetitif dan dinamis, sering terjadi permasalahan yang sulit diprediksi. Seperti tantangan permintaan barang, pengelolaan persediaan, waktu pengiriman, dan penggunaan sumber daya manusia. Semua tantangan ini mempengaruhi efisiensi dan efektivitas proses pengadaan serta kinerja bisnis secara keseluruhan.

Integrasi antara sistem ERP procurement dan SCM bisa digunakan sebagai solusi pada permasalah tersebut. Dengan fungsionalitas yang saling melengkapi, integrasi ini memberikan dampak yang lebih baik pada operasional bisnis, membantu dalam pengambilan keputusan, dan memperbaiki proses kerja. Dengan demikian, perusahaan retail dapat mengatasi tantangan yang ada dan mencapai tujuan bisnis secara maksimal.