Bagi bisnis logistik, ada berbagai jenis dokumen pengiriman yang harus disiapkan dan dipastikan informasinya akurat dan lengkap agar barang dikirim dengan aman, efisien, dan sesuai peraturan yang berlaku. Salah satunya adalah direct bill of lading. Dokumen ini diterbitkan oleh freight forwarder yang sekaligus menawarkan layanan manajemen transportasi logistik. Jadi, tidak ada pihak vendor pelayaran yang mengatur pengiriman barang. Cari tahu lebih lanjut fungsi dokumen tersebut dan contohnya di pembahasan berikut ini!
1. Apa itu Direct Bill of Lading?
Perhatikan skenario berikut ini untuk tahu pengertian dan fungsi direct bill of lading. Misalkan perusahaan manufaktur tekstil di Jakarta ingin mengirimkan kain batik ke salah satu perusahaan di Singapura. Mereka menggunakan layanan freight forwarder PT Logistik Cepat, yang akan mengurus seluruh proses ekspor tersebut. Mulai dari pengambilan barang, pembuatan dokumen, pemuatan, dan pengantaran ke tujuan akhir. Dalam hal ini PT Logistik Cepat mengeluarkan direct B/L, memastikan barang dikirim langsung dari Pelabuhan Tanjung Priok ke Pelabuhan Singapura tanpa transit di pelabuhan lain.
Dari skenario di atas, bisa disimpulkan direct bill of lading adalah dokumen pengiriman yang dikeluarkan oleh freight forwarder secara langsung untuk diserahkan kepada klien ketika barang sudah diterima. Jadi, tidak ada perantara vendor logistik karena mereka juga yang mengatur transportasinya. Dokumen ini mencantumkan detail pengirim, penerima, jenis dan jumlah barang, serta tujuan pengiriman. Jenis bill of lading satu ini lebih banyak digunakan ketika perusahaan ingin mempercepat proses pengiriman tanpa harus terlibat dengan banyak pihak.
2. Prosedur Penerbitan Direct Bill of Lading
Dokumen direct master airway bill tentunya dibuat dengan mengikuti prosedur yang berurutan. Biasanya juga memerlukan dokumen pendukung untuk memudahkan pengisian formulir tersebut. Berikut prosedur penerbitan direct B/L yang bisa Anda ikuti untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar dan efisien.
a. Persiapan Pengiriman
Persiapan pengiriman menjadi langkah pertama yang perlu dilakukan. Eksportir memastikan semua barang yang akan dikirim telah dikemas dengan baik dan siap untuk diangkut freight forwarder. Dalam proses ini, siapkan juga dokumen-dokumen pendukung, seperti invoice, packing list, dan sertifikat asal barang. Jika barang yang akan dikirim termasuk ke dangerous goods, pastikan pengemasannya sesuai dengan karakteristik barang untuk menghindari adanya risiko yang dapat mengganggu keselamatan selama ekspor berlangsung.
b. Koordinasi dengan Freight Forwarder
Setelah persiapan selesai, eksportir harus menghubungi freight forwarder untuk mengatur proses pengiriman. Dalam langkah ini, keduanya perlu sepakat terkait jadwal pengiriman, biaya yang dibutuhkan, syarat khusus yang mungkin diperlukan, moda transportasi logistik, dan pelabuhan tujuan. Koordinasi yang baik sangat diperlukan agar pengiriman barang berjalan lancar serta seluruh dokumen yang dibutuhkan lengkap dan akurat.
c. Pengambilan Barang
Langkah berikutnya adalah pengambilan barang oleh 3PL logistik. Anda harus mengatur transportasi logistik untuk mengambil barang dari lokasi pengirim ke pelabuhan asal. Pada tahap ini, Anda harus memastikan barang tetap dalam kondisi baik dan sampai di pelabuhan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Selain itu, periksa kembali semua dokumen pengiriman untuk memastikan tidak ada kesalahan atau dokumen yang kurang sebelum barang dimuat.
d. Penerbitan Direct Bill of Lading
Setelah barang dimuat, freight forwarder mengeluarkan direct master airway bill. Dokumen ini mencantumkan detail lengkap mengenai pengirim, penerima, deskripsi barang, jumlah, dan port of discharge. Jangan lupa untuk memberikan salinan dokumen ini kepada pengirim dan penerima, serta mengurus dokumen lebih lanjut ke pihak terkait di pelabuhan tujuan. Dengan penerbitan direct B/L, seluruh proses pengiriman menjadi lebih transparan, efisien, dan aman.
3. Perbedaannya dengan HBL dan MBL
Ada banyak jenis bill of lading yang digunakan oleh bisnis logistik, tergantung dari fungsinya. Setidaknya tiga jenis dokumen B/L berikut ini lebih umum digunakan dalam pengiriman internasional, yaitu direct bill of lading, house bill of lading, dan master bill of lading. Apa perbedaannya? Mari kita bahas fungsi masing-masing di bawah ini.
House bill of lading atau HBL diterbitkan oleh freight forwarder kepada klien. Dalam hal ini, freight forwarder berfungsi sebagai perantara antara pengirim dan vendor pelayaran. HBL digunakan sebagai bukti bahwa pihak 3PL logistik telah menerima barang yang selanjutnya barang tersebut akan diserahkan ke vendor untuk dikirim. Nah, umumnya dokumen HBL akan dijadikan acuan vendor logistik untuk membuat MBL.
Apa itu master bill of lading? Dokumen yang diterbitkan perusahaan pelayaran kepada freight forwarder. Dokumen ini menjadi pedoman untuk mengatur pengiriman barang dari satu pelabuhan ke pelabuhan lain dan mencantumkan detail pengiriman yang sama dengan HBL. Terkadang satu MBL bisa berisi berbagai informasi HBL jika perusahaan memilih untuk menggabungkan pengiriman dari berbagai eksportir untuk tujuan yang sama. Nantinya, barang dikirim sesuai dengan MBL dari pelabuhan asal ke pelabuhan tujuan. Kemudian di pelabuhan tujuan, freight forwarder akan memisahkan barang sesuai dengan HBL yang diterbitkan.
Dari penjelasan di atas, bisa kita identifikasi perbedaannya dengan direct bill of lading. Dikarenakan dalam hal ini freight forwarder juga sebagai pihak yang mengatur transportasi, maka direct master airway bill dibuat oleh 3PL logistik secara langsung ketika barang diterima dari klien dan akan dikirim ke tujuan akhir. Artinya, tidak ada perpindahan penerimaan barang dan seluruh proses dari pengambilan barang hingga pengiriman ke tujuan akhir menjadi tanggung jawab 3PL logistik.
4. Contoh Direct Bill of Lading
Misalkan perusahaan A di Jakarta ingin mengirimkan 10.000 kg kopi olahan ke perusahaan B di Melbourne. Pengiriman tersebut bersifat mendesak sehingga harus segera sampai ke tujuan. Karena itu, mereka memilih untuk menggunakan jasa freight forwarder yang sekaligus memiliki layanan pengaturan transportasi untuk pengirimannya. Setelah semua barang dikemas dengan baik, bisnis logistik menerbitkan direct bill of lading. Berikut contoh dokumen yang diterbitkan.
Dokumen direct master airway bill di atas mencakup informasi utama seperti pengirim, penerima, deskripsi barang, port of loading, port of discharge, dan informasi kapal pengangkut. Dengan adanya dokumen tersebut, kepastian dan transparansi dalam proses pengiriman internasional lebih terjamin karena barang akan langsung dikirim dari eksportir ke penerima tanpa melalui perantara.
5. Kesimpulan
Bisa disimpulkan direct bill of lading adalah salah satu dokumen pengiriman internasional yang perlu disiapkan oleh bisnis logistik atau freight forwarder yang sekaligus juga mengatur transportasi logistiknya. Umumnya jenis pengiriman tersebut dipilih ketika perusahaan ingin mempercepat proses pengiriman tanpa harus terlibat dengan banyak pihak.
Dalam penerbitannya, Anda bisa menerapkan prosedur yang sistematis agar dipastikan informasi sudah tercantum secara lengkap dan akurat. Dikarenakan tidak ada pihak perantara lainnya, maka pastikan koordinasi dan komunikasi dengan klien juga berjalan lancar. Sebelum pengiriman dilakukan, sebaiknya kedua pihak telah sepakat terkait jadwal pengiriman, biaya yang diperlukan, syarat khusus yang perlu diterapkan saat menangani barang, dan jenis pengiriman yang diharapkan.
