Contoh Surat Loading Barang dan Prosedur Pembuatannya

Tidak jarang bisnis logistik mengalami kesulitan dalam memastikan setiap detail muatan tercatat dengan benar sebelum keberangkatan, padahal ini krusial untuk kelancaran logistik. Memiliki contoh surat loading barang yang tepat adalah langkah awal mengatasi tantangan ini.

Kesalahan kecil pada surat loading dapat berakibat fatal, mulai dari ketidaksesuaian barang saat diterima hingga masalah bea cukai di pelabuhan. Kondisi ini bisa menimbulkan kerugian finansial dan merusak reputasi perusahaan. Oleh karena itu, prosedur pembuatan surat loading yang standar sangatlah penting.

Untuk membantu Anda menghindari potensi masalah tersebut, artikel ini akan membahas secara rinci contoh surat loading barang serta prosedur pembuatannya. Dengan panduan ini, Anda dapat memastikan setiap pengiriman terdokumentasi dengan baik dan berjalan lancar.

Key Takeaways

• Surat loading barang adalah dokumen resmi yang mencatat detail pengangkutan barang antar lokasi.
• Pembuatan surat ini terdiri dari beberapa langkah: penerimaan informasi pengiriman, verifikasi data, penentuan rute, penyusunan surat, pengesahan dan persetujuan, dan distribusi surat loading.
• Tingkatkan efisiensi pembuatan surat loading barang menggunakan software Freight ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Surat Loading Barang?

Surat loading barang adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat detail pengangkutan barang dari satu lokasi ke lokasi lainnya. Fungsinya sebagai panduan operasional bagi freight forwarder dan sebagai bukti hukum jika terjadi hambatan atau kendala selama proses pengiriman ekspor impor.

Dokumen ini menjadi aspek terpenting dalam pengiriman barang, yang mencakup informasi detail seperti identitas pengirim dan penerima, deskripsi barang, jumlah, berat, hingga instruksi khusus terkait pengiriman.

Ini akan memastikan setiap pengiriman dilakukan sesuai perjanjian, meminimalkan potensi kesalahan, dan meningkatkan transparansi dalam rantai pasok logistik.

Sebagai contoh, jika perusahaan 3PL logistik akan melakukan ekspor barang, perusahaan harus memuat barang tersebut di gudang pengirim, memeriksa barang tersebut, sekaligus memberikan bukti konfirmasi bahwa semua barang telah siap diangkut ke pelabuhan. Untuk mengkonfirmasi proses tersebut, perusahaan harus membuat surat loading barang.

Baca juga: Dokumen Logistik: Arti, Jenis, dan Cara Pengelolaannya

Bagaimana Struktur Surat Loading Barang yang Benar?

Struktur surat loading barang harus dirancang sedemikian rupa agar setiap informasi tersampaikan dengan jelas dan mudah diverifikasi. Dokumen ini berfungsi sebagai panduan resmi dalam proses muat barang, membantu semua pihak memahami tanggung jawab dan jadwal pengiriman. Memiliki contoh loading letter yang terstruktur dengan baik dapat mempermudah proses ini.

Dengan format yang terstandarisasi, risiko miskomunikasi dan kesalahan operasional dapat diminimalkan. Berikut adalah komponen utama yang wajib ada dalam surat loading barang untuk memastikan kelancaran ekspor-impor.

1. Kop Surat

Kop surat yang konsisten meningkatkan kepercayaan mitra dan otoritas bea cukai. Pastikan logo tercetak jelas dengan resolusi tinggi dan proporsi yang tepat. Sertakan identitas perusahaan lengkap agar dokumen mudah diverifikasi. Letakkan elemen ini di bagian atas untuk memandu pembacaan dokumen selanjutnya.

2. Nomor dan Tanggal Dokumen

Buat penomoran surat yang mudah diingat dan unik untuk memudahkan pelacakan arsip internal. Gunakan format standar seperti “SLB-2025-001” agar mudah dipahami. Tanggal pembuatan wajib dicantumkan untuk menghindari sengketa jadwal pengiriman dan pastikan format tanggal mengikuti standar internasional (DD/MM/YYYY).

3. Informasi Pengirim dan Penerima

Tuliskan nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim dengan jelas. Cantumkan contact person, nomor telepon, dan email untuk mempermudah koordinasi. Sertakan juga data penerima agar barang sampai ke pihak yang tepat tanpa kesalahan. Detail ini penting untuk proses klaim jika terjadi kerusakan atau kehilangan.

4. Rincian Barang dan Jadwal Pengiriman

Detail jenis barang, jumlah, bobot, dan volume memudahkan perhitungan biaya logistik melalui penggunaan aplikasi pengiriman logistik yang terintegrasi. Sertakan nomor kontainer atau kendaraan agar memudahkan petugas lapangan untuk melakukan pengiriman.

Cantumkan jadwal muat dan estimasi waktu tiba untuk perencanaan gudang tujuan. Kejelasan data ini dapat mencegah keterlambatan dan mengurangi biaya demurrage.

5. Keterangan Tambahan

Sertakan keterangan tambahan seperti “fragile” atau “keep upright” untuk menjamin keamanan barang. Cantumkan persyaratan bea cukai jika ada, misalnya nomor HS Code atau izin ekspor. Anda mungkin juga memerlukan contoh permohonan surat bea cukai yang relevan. Tuliskan dokumen pendamping yang terlampir seperti packing list atau invoice. Bagian ini membantu semua pihak memahami tata cara penanganan barang.

6. Tanda Tangan dan Stempel

Ruang tanda tangan memberikan keabsahan dokumen kepada pihak berwenang. Pastikan petugas yang menandatangani memiliki otoritas sesuai prosedur internal. Pastikan petugas yang menandatangani memiliki otoritas sesuai prosedur internal. Stempel perusahaan memperkuat bukti legalitas dan mengurangi risiko penolakan tanda terima barang. Gunakan tinta gelap dan stempel dengan cetakan tegas agar mudah terbaca.

Format Surat Loading Barang

Memahami format surat loading barang memudahkan pembuatan dokumen operasional secara konsisten, profesional, dan sesuai standar perusahaan dan peraturan internasional terbaru. Berikut adalah panduan lengkap dan praktis tentang setiap komponen format dokumen.

1. Ukuran Kertas dan Margin

Surat loading barang pada umumnya menggunakan kertas A4 (210 × 297 mm) untuk kompatibilitas cetak dan arsip. Terapkan margin 2–2,5 cm pada setiap sisi agar teks tidak terpotong saat pencetakan dan memberi ruang bagi catatan manual jika diperlukan.

Konsistensi margin surat juga memudahkan penyusunan bersama dokumen lain seperti invoice atau packing list.

2. Font dan Ukuran Teks

Gunakan font standar seperti Arial atau Times New Roman untuk memastikan keterbacaan di berbagai perangkat. Ukuran teks isi sebaiknya 11–12 pt, sedangkan judul utama (“SURAT LOADING BARANG”) dapat dibuat bold dengan ukuran 14 pt.

Pastikan pemilihan font dan gaya penulisan konsisten untuk menjaga tampilan profesional dan memudahkan pemindaian visual.

3. Penomoran dan Penanggalan

Nomor surat harus unik dan terstruktur, misalnya “SLB/05/2025/001”, agar memudahkan pelacakan dokumen secara internal dan eksternal. Letakkan nomor di pojok kanan atas, berdekatan dengan tanggal pembuatan menggunakan format DD/MM/YYYY. Pencantuman tanggal membantu audit trail dan mencegah sengketa jadwal muat barang.

4. Tata Letak Elemen Utama

Susun dokumen dalam tiga bagian, yakni header, body, dan footer. Header mencakup kop, nomor, dan tanggal; body berisi informasi pengirim–penerima, rincian barang, jadwal, dan instruksi tambahan; footer menampilkan tanda tangan dan stempel. Pembagian yang jelas membantu pembaca menemukan informasi penting tanpa kebingungan.

5. Garis Pembatas dan Spasi

Gunakan garis tipis (single line) untuk memisahkan header, body, dan footer guna memberikan struktur visual. Atur spasi antar-bagian pada 1,15–1,5 untuk kenyamanan membaca dan menghindari kesan padat. Jaga jarak paragraf minimal satu baris kosong demi kejelasan alur dokumen.

6. Penggunaan Tabel

Penempatan rincian barang dalam tabel memudahkan peninjauan dan perhitungan logistik. Buat kolom untuk jenis, jumlah, bobot, volume, dan nomor kontainer atau kendaraan. Tabel yang terstruktur rapi mendukung verifikasi cepat oleh petugas lapangan maupun pihak bea cukai.

Bagaimana Prosedur Pembuatan Surat Loading Barang yang Tepat?

Untuk membuat dan menjalankan surat izin loading barang secara efisien, Anda perlu memahami beberapa langkah yang harus diikuti dengan cermat untuk memastikan kelancaran pengiriman dan layanan logistik yang diberikan kepada pelanggan. Ini dia serangkaian prosedur yang wajib dilakukan:

1. Penerimaan Informasi Pengiriman

Proses pertama dimulai dengan penerimaan informasi lengkap dari pengirim, berisi jenis barang, jumlah, berat, tujuan, jadwal pengiriman, serta data penting lain yang juga tercantum pada dokumen bill of lading.

Selanjutnya, informasi yang diterima akan dikumpulkan melalui komunikasi antara pihak pengirim dan perusahaan logistik. Data harus lengkap untuk memastikan surat loading yang disusun tidak terjadi kesalahan.

2. Verifikasi Data

Setelah informasi diterima, freight forwarder akan melakukan verifikasi untuk memastikan informasi detail yang tertera sudah sesuai. Verifikasi penting dilakukan untuk mencegah kesalahan pengiriman baik dalam hal jumlah barang, tujuan, maupun kondisi barang.

Proses ini juga akan memastikan surat loading yang dibuat bisa mencerminkan kondisi barang yang sebenarnya dan sesuai dengan kesepakatan antara pihak pengirim dan perusahaan logistik

3. Penentuan Rute dan Metode Pengangkutan

Proses penentuan rute dan pengangkutan selanjutnya dilakukan berdasarkan jenis barang dan tujuan pengiriman, baik itu melalui jalur darat, laut, atau udara. Proses ini melibatkan analisis terkait waktu pengiriman, biaya, serta keamanan barang.

Untuk itu, rute yang dipilih dan jadwal pengiriman barang juga harus sesuai untuk mengoptimalkan kelancaran pengiriman. Agar rute yang dipilih optimal, penggunaan software freight forwarding bisa jadi solusinya.

Software akan otomatis menganalisis data pengiriman barang dan faktor lainnya, kemudian memberikan Anda rute terbaik, termudah, dan efektif untuk setiap pengiriman ekspor impor yang Anda lakukan.

4. Penyusunan Surat Loading

Proses berikutnya adalah penyusunan surat izin loading barang, dengan mencantumkan berbagai informasi yang telah Anda terima. Dokumen harus disusun secara detail dan teliti untuk memastikan keakuratan setiap detail yang tercantum dalam dokumen agar tidak terjadi kesalahan yang dapat merugikan pihak terkait.

5. Pengesahan dan Persetujuan

Surat loading yang telah disusun akan diserahkan kepada manajerial operasional untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan tanda tangan. Ini penting untuk memastikan semua informasi yang tercantum dalam surat loading sudah akurat dan sesuai prosedur perusahaan.

Proses ini akan menjadi pemeriksaan akhir sebelum dokumen digunakan dalam pengiriman barang. Setelah disetujui, surat loading siap untuk didistribusikan kepada pihak terkait yang bertanggung jawab dalam pengiriman.

6. Distribusi Surat Loading

Setelah pengesahan dilakukan, dokumen akan didistribusikan kepada pihak terkait untuk pengiriman barang, seperti vendor transportasi dan pihak pengangkut, serta pengirim dan penerima. Proses ini menjadi bukti konfirmasi bahwa barang telah dimuat dan siap untuk dikirim.

Penggunaan Transportation Management System (TMS) dalam hal ini dapat mempermudah distribusi dan pelacakan dokumen, serta mengotomatiskan konfirmasi status pengiriman secara real-time. Dengan menggunakan software freight forwarding ScaleOcean, proses pengelolaan surat loading barang menjadi lebih efisien dan otomatis, mulai dari penerimaan informasi hingga distribusi dokumen.

Semua langkah ini dilakukan dengan akurat dan cepat, mengoptimalkan rute pengiriman, dan memastikan pelacakan status pengiriman secara real-time. Hasilnya, proses logistik Anda menjadi lebih lancar dan bebas dari kesalahan.

Contoh Format Surat Loading Barang

Untuk lebih memahami proses pengelolaan dokumen ini dalam perusahaan logistik, di sini akan diuraikan contoh surat muatan barang untuk memastikan kelancaran pengiriman dan menghindari potensi masalah. Berikut contoh surat keluar barang perusahaan logistik, yang diambil dari skenario proses ekspor.

Misalkan, sebuah perusahaan freight forwarding bertugas untuk mengatur pengiriman kopi dari PT. Kopi Indonesia, Jakarta ke Global Coffee Traders Ltd. di Hong Kong. Dalam hal ini perusahaan akan melakukan loading barang di gudang pengirim, sehingga perlu mengirimkan surat izin ke pihak pengirim. Berikut contoh surat loading barang tersebut.

Dari contoh surat izin loading barang di atas, diketahui bahwa barang yang akan dikirim terdiri dari 1.000 kantong green coffee beans grade A dengan berat total 10.000 kg serta 500 kantong roasted coffee beans dengan berat total 2.500 kg, sehingga total berat barang yang akan dikirim adalah 12.500 kg.

Metode pengangkutan yang digunakan adalah melalui laut dengan kapal kontainer MV Ocean Trader dan nomor kontainer OT-876543. Sebagai freight forwarder, Anda perlu memastikan semua barang sudah siap untuk diambil pada tanggal yang ditentukan, semua dokumen pendukung seperti sertifikat asal dan faktur komersial sudah lengkap, serta memastikan komunikasi yang lancar antara pengirim dan penerima.

Tanda tangan di surat tersebut menunjukkan kedua pihak telah setuju dan memverifikasi semua informasi yang tercantum. Dengan ini, dapat dipastikan pengiriman barang dapat berjalan dengan lancar dan efisien.

Untuk memudahkan proses ini, Anda bisa menggunakan aplikasi logistik Indonesia yang mampu mengoptimasi proses penyusunan, pengiriman dokumen, serta seluruh pengiriman dengan kemampuan integrasi dan digitalisasinya yang canggih.

Efisiensikan Proses Pembuatan Surat Loading Barang dengan Software Freight ScaleOcean

Proses penyusunan dan pengelolaan surat loading bisa dengan mudah dilakukan jika menerapkan teknologi canggih software freight forwarding ScaleOcean.

Sistem akan menyediakan solusi end-to-end dalam otomatisasi terkait membuat dokumen surat loading, dan dapat terintegrasi dengan proses lain seperti inventory, penjualan, dan pengiriman.

Penerapan software ScaleOcean akan membuat Anda mudah dalam mengelola pengiriman barang, mulai dari pembuatan dokumen pengangkutan seperti surat jalan hingga pelacakan pengiriman secara real-time.

Tidak hanya itu, ScaleOcean juga akan menyediakan layanan pelanggan seperti demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional untuk optimalkan penerapan sistem di perusahaan Anda.

Selain itu, ada beberapa keunggulan lain yang ditawarkan ScaleOcean software freight forwarding, diantaranya:

• Otomasi Pembuatan Dokumen Pengiriman: sistem otomatis membuat dokumen setelah pesanan disetujui atau sales order selesai.
• Pick Pack Delivery: efisiensi pengangkutan, pengemasan, dan pengiriman dengan akurat
• Tracking Pengiriman: pemantauan status pengiriman real-time, dan memberikan transparansi kepada pelanggan
• Stock Reservations dan Reporting: memastikan barang yang akan dikirim telah dialokasikan dan siap, sehingga dokumen pengiriman yang dibuat sesuai dengan alokasi stok barang di gudang.

Dengan fitur-fitur yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan logistik, ScaleOcean software freight forwarding akan memberikan keunggulan maksimal dalam membantu Anda mempercepat proses administrasi, juga memastikan transparansi, akurasi data, dan kepuasan pelanggan melalui sistem yang terotomatisasi dan terintegrasi.

Kesimpulan

Dengan format dan struktur surat loading yang tepat, Anda bisa mengurangi risiko keterlambatan dan kesalahan dokumen, sehingga proses ekspor-impor berjalan lebih lancar. Surat loading tidak hanya berfungsi sebagai bukti muat, tapi juga memastikan semua pihak memahami jadwal, biaya, dan regulasi yang berlaku.

Untuk mempermudah workflow ini, coba gunakan software freight forwarding ScaleOcean. Dengan otomatisasi pembuatan dokumen, pelacakan pengiriman real-time, dan paket demo gratis, operasional logistik Anda akan jadi lebih cepat, akurat, dan transparan. Mulai transformasi digital logistik Anda bersama ScaleOcean hari ini!