Proses logistik yang memiliki berbagai tahapan kompleks yang membuat perusahaan perlu menerapkan strategi pengelolaan yang efisien, agar operasional pengiriman barang melalui berbagai moda transportasi dapat optimal. Terlebih pada perdagangan internasional, dengan semua kompleksitasnya, membutuhkan koordinasi yang sempurna dan manajemen yang efisien agar dapat berjalan lancar. Solusinya bisa Anda atasi dengan freight forwarding system software.
Freight forwarding software menawarkan solusi all-in-one yang dapat mengatasi berbagai hambatan dalam proses logistik, memastikan bahwa barang dapat dikirim dengan efisien dan tepat waktu. Sebagai pihak 3PL logistik, Anda harus mampu untuk mengatasi berbagai hambatan dan mengoptimalkan setiap prosesnya. Maka dari itu, penting untuk memahami freight forwarding software, mulai dari pengertian, jenis, fitur, hingga cara kerjanya untuk membantu Anda memahami setiap kebutuhan bisnis. Simak selengkapnya di sini!
Pengertian Freight Forwarding Software
Freight forwarding software adalah sistem yang dirancang untuk menyederhanakan kegiatan pengiriman barang dari satu lokasi ke lokasi iain dengan skala internasional. Sistem membuat perusahaan dapat melakukan proses freight forwarding lebih efisien, serta mengurangi kesalahan dalam kelola pengiriman.
Penerapan freight forwarding system software memberikan banyak keuntungan bagi operasional bisnis Anda, mulai dari pengelolaan inventory, pengaturan transportasi, hingga komunikasi dengan berbagai pihak dalam rantai pasok logistik. Ini akan membantu Anda untuk lebih mudah memantau status pengiriman barang secara real-time, mengelola stok, serta mempermudah koordinasi antar pengiriman, customer, dan operator logistik.
Dengan diterapkannya sistem ini dalam proses 3PL logistik Anda, akan membuat seluruh kegiatan logistik dari awal hingga akhir bisa Anda pantau dan kelola hanya dalam satu sistem. Apalagi sistem ini terhubung dengan ERP (Enterprise Resource Planning), TMS (Transport Management System), dan WMS (Warehouse Management System), di mana software akan memastikan kelancaran aliran informasi, memudahkan pengelolaan pengiriman barang, dan meningkatkan efisiensi operasional di seluruh rantai pasok.
Masalah yang Sering Terjadi dalam Proses Freight Forwarding
Pengiriman barang internasional melibatkan berbagai proses kompleks yang harus dilakukan optimal agar memastikan barang sampai secara efisien dan tepat waktu, serta meningkatkan kepuasan pelanggan. Namun ada beberapa masalah yang harus diatasi untuk mengoptimalkan setiap prosesnya, diantaranya:
1. Kompleksitas dan koordinasi antar pihak
Proses freight forwarding melibatkan banyak pihak seperti customer, perusahaan 3PL logistik, penyedia transportasi, hingga otoritas bea cukai. Tanpa koordinasi yang baik dalam setiap pengiriman, akan terjadi miskomunikasi yang dapat menghambat proses pengiriman. Dengan menerapkan freight forwarding system software, Anda bisa dengan mudah mengkoordinasi berbagai pihak dalam pengiriman barang dalam satu sistem, dan memastikan seluruh rantai pasokan berjalan lancar.
2. Ketidakteraturan dalam dokumentasi
Banyaknya dokumentasi pengiriman barang internasional seperti invoice, bill of lading, custom clearance, dan lainnya membuat proses menjadi lebih kompleks dilakukan. Apalagi jika terjadi kesalahan atau kekurangan dokumen yang bisa menyebabkan penundaan, pemeriksaan tambahan di bea cukai, atau bahkan denda. Sistem freight forwarding bisa mengelola seluruh dokumen pengiriman secara otomatis dan tepat untuk mengatasi masalah ini.
3. Kesulitan dalam pelacakan barang
Perusahaan yang masih mengandalkan metode manual atau menerapkan sistem secara terpisah membuat proses inventory dalam aktivitas logistik menjadi terhambat dan sulit dilakukan. Maka dari itu, penting untuk menerapkan software freight forwarding terbaik seperti ScaleOcean yang dapat terintegrasi tidak hanya dengan modul inventory, tapi juga warehouse, supply chain, accounting, bahkan sistem eksternal seperti CEISA 4.0.
4. Keterlambatan dalam pengiriman
Faktor eksternal juga dapat menghambat proses freight forwarding di perusahaan seperti cuaca buruk, kebijakan bea cukai, dan masalah dengan jalur transportasi bisa mempengaruhi ketepatan waktu pengiriman. Terjadinya keterlambatan pengiriman tidak hanya akan merugikan perusahaan, tapi juga dapat merusak reputasi di mata klien. Penerapan web based freight forwarding software dapat mengelola seluruh proses dari awal hingga akhir di dalam satu sistem.
Jenis Jenis Freight Forwarding Software
Freight forwarding software hadir dalam berbagai jenis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya perusahaan. Dengan adanya pilihan yang tersedia, Anda bisa mempertimbangkan aspek spesifik yang dibutuhkan perusahaan. Simak beberapa jenis freight forwarding system software berikut:
1. Software Berbasis Cloud
Freight forwarding software berbasis cloud menawarkan Anda kemudahan akses data secara real-time dari mana saja dan kapan saja. Anda akan mendapat akses sistem terkait seluruh proses pengiriman barang selama terhubung dengan internet, sehingga penggunaannya cocok untuk perusahaan yang memiliki tim yang tersebar di berbagai wilayah atau yang membutuhkan akses fleksibel.
2. Software On-premise
Jenis berikutnya freight forwarding software berbasis on-premise, yang diinstal dan dijalankan di server perusahaan itu sendiri. Jenis ini memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi karena data disimpan di dalam sistem perusahaan, bukan di luar jaringan. Anda juga dapat memiliki kontrol penuh terhadap pengelolaan sistem dan update yang dilakukan.
3. Software Terintegrasi
Berikutnya ada jenis freight forwarding software terintegrasi yang dapat menggabungkan berbagai sistem dan aplikasi yang digunakan perusahaan untuk mengelola berbagai aspek operasional, seperti ERP, CRM, atau TMS Transport Management System. Software jenis ini akan mempermudah aliran informasi di seluruh organisasi, memungkinkan pengelolaan yang lebih efisien dari pengiriman barang hingga pelayanan pelanggan.
Manfaat Freight Forwarding Software dalam Proses Pengiriman
Penerapan web based freight forwarding software tidak hanya akan mengatasi berbagai masalah yang sering terjadi dalam proses pengiriman barang, tapi juga akan mengoptimalkan seluruh tahapannya dari awal hingga akhir secara optimal dan terintegrasi. Ini manfaat utama penerapannya:
1. Otomatisasi Proses freight forwarding
Manfaat utama penerapan aplikasi logistik ini adalah dapat mengotomatisasi proses yang sebelumnya membutuhkan intervensi manual. Proses otomatisasi tugas-tugas seperti persiapan dan pengelolaan dokumen, pemilihan rute transportasi, dan perhitungan biaya, membuat Anda dapat menghemat waktu yang berharga dan meminimalkan kesalahan manusia.
2. Pengelolaan Data yang Lebih Efisien
Penerapan sistem untuk perusahaan freight forwarding akan memudahkan proses pencatatan dan pelacakan dokumen pengiriman dilakukan secara digital, yang membuat pengelolaan data menjadi lebih efisien. Semua data akan tersimpan dalam satu sistem yang dapat diakses dengan mudah sehingga akan meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan kepercayaan lebih pada pelanggan dan mitra bisnis.
3. Meningkatkan Transparansi
Software freight forwarding dapat membantu semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok, mulai dari pengirim hingga penerima, untuk mengakses informasi terkait pengiriman secara real-time. Sistem akan memberikan transparansi tinggi yang dapat kolaborasi antara pihak-pihak terkait, mengurangi kesalahpahaman, dan mempermudah pemecahan masalah jika terjadi kendala dalam proses pengiriman.
4. Penghematan Biaya
Anda juga bisa mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi pemborosan yang waktu dengan menerapkan freight forwarding system software. Sistem akan menghemat biaya secara signifikan dengan mengurangi waktu yang terbuang akibat kesalahan operasional atau keterlambatan pengiriman, sehingga dapat menghindari biaya tambahan, seperti denda atau biaya pengiriman ulang.
5. Kepatuhan Regulasi Internasional
Perusahaan dengan freight forwarder software akan mudah dalam mengelola pengiriman internasional, di mana kepatuhan terhadap regulasi bea cukai dan dokumen legal sangat penting. Penerapan sistem freight forwarding akan memastikan semua dokumen sesuai dengan persyaratan hukum di negara asal maupun tujuan, mengurangi risiko denda atau penundaan.
Fitur Unggulan Freight Forwarding Software
Penerapan web based freight forwarding software menyediakan banyak fitur canggih yang dapat diterapkan dengan mudah untuk mempermudah pengelolaan pengiriman barang, tetapi juga meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akurasi. Berikut fitur yang ditawarkan software freight forwarding, yaitu:
a. Advanced Shipment Management
Fitur ini akan membantu mengatur dan mengoptimalkan seluruh aspek pengiriman barang, sehingga Anda dapat melacak kontainer secara real-time, memantau kondisi barang, dan memastikan semua barang dikirim sesuai jadwal yang telah disepakati dengan klien. Selain itu. fitur ini terintegrasi dengan teknologi GPS dan RFID untuk memonitor pergerakan barang secara lebih akurat, membantu mengidentifikasi masalah sebelum menyebabkan keterlambatan pengiriman.
b. Quote Management
Freight forwarding dengan fitur ini mampu mendukung proses penawaran harga untuk pengiriman barang, di mana fitur akan membantu 3PL logistik untuk menentukan estimasi biaya freight kepada klien berdasarkan parameter seperti berat, dimensi, jenis barang, dan tujuan pengiriman. Sistem ini juga bisa secara otomatis mengumpulkan dan membandingkan tarif dari berbagai vendor dan transportasi, sehingga nantinya Anda bisa menawarkan opsi terbaik kepada klien.
c. Freight Rate Management
Manajemen tarif pengiriman adalah salah satu aspek penting yang diperlukan 3PL logistik untuk mengelola dan menegosiasi tarif pengiriman dengan pihak carrier. Dengan fitur ini, sistem dapat menyediakan database yang menyeluruh mengenai tarif yang berlaku, surcharge, dan diskon yang mungkin berlaku. Nah dari sini, Anda bisa membuat keputusan yang tepat berdasarkan perbandingan biaya. Freight rate management memastikan bahwa Anda dapat memaksimalkan profitabilitas dengan tetap kompetitif dalam segi harga yang ditawarkan.
d. Freight Bookings
Web based freight forwarding software juga dilengkapi dengan fitur booking shipping online. Dengan fitur ini, Anda bisa melakukan booking untuk ruang kargo pada kapal, pesawat, atau kendaraan pengangkut lainnya secara lebih mudah dan efisien. Sistem akan memberikan akses ke seluruh jadwal pengangkutan dan ruang yang masih bisa tersedia secara real-time. Nah, dengan mengandalkan fitur ini, Anda bisa lebih efektif mengatur pengiriman sesuai dengan kebutuhan spesifik klien.
e. Custom Clearance Integration
Freight forwarding system juga dapat terIntegrasi dengan sistem bea cukai yang dapat mempermudah proses clearance barang di perbatasan. Melalui integrasi ini, sistem dapat otomatis mengisi dan mengirimkan dokumen yang diperlukan untuk proses pemeriksaan dan persetujuan bea cukai. Adanya fitur ini, akan mengurangi risiko penundaan karena tidak ada lagi masalah pada dokumen ekspor impor. Ini penting untuk memastikan kelancaran pergerakan barang terutama pada proses perdagangan internasional.
Cara Software ScaleOcean Optimalkan Freight Forwarding
Kita telah mengetahui pentingnya penerapan software freight forwarding di perusahaan untuk mengoptimalkan seluruh proses logistik dari awal hingga akhir dengan mudah. Namun, bagaimana cara software mengoptimalkan seluruh proses tersebut? Simak di sini penjelasannya!
Sistem terbaik seperti ScaleOcean freight forwarding software akan memfasilitasi seluruh proses pengiriman barang mulai dari input data hingga pengiriman selesai. Customer Anda bisa mulai memasukkan data pengiriman yang meliputi informasi pengirim, penerima, jenis barang, tujuan, dan jadwal pengiriman.
Tidak hanya itu, customer juga bisa memilih jenis moda transportasi yang dibutuhkan, baik itu FTL, LTL, FCL, LCL, atau udara. Setelah informasi diinput, software akan otomatis menghitung biaya dari pengiriman yang dilakukan melalui invoice dan vendor bill.
Kemudian setelah informasi dan margin calculating dilakukan, ScaleOcean sistem juga akan mengatur jadwal pengiriman serta mempersiapkan dan mengatur dokumen pengiriman ekspor seperti invoice, bill of lading, packing list, dan polis asuransi yang akan otomatis diterbitkan, kemudian sistem akan memvalidasi dokumen melalui integrasi dengan database bea cukai pemerintah.
Ini akan memastikan semua dokumen memenuhi persyaratan, sehingga risiko penolakan atau penundaan saat barang tiba di negara tujuan dapat diminimalisir. Barang yang sedang dikirim dapat Anda pantau secara real-time melalui sistem, serta Anda juga bisa memberikan informasi ter-update kepada customer mengenai status pengiriman termasuk estimasi kedatangan atau jika terjadi keterlambatan.
Untuk memastikan kelancaran, freight forwarding system ScaleOcean dapat terintegrasi dengan transport management system yang dapat merencanakan rute terbaik dan memantau ketersediaan armada transportasi, serta software WMS yang akan membantu mengelola persediaan barang di gudang, memastikan barang yang akan dikirim sudah siap dan diproses dengan benar. Anda bisa lakukan demo gratis dengan tim ScaleOcean untuk memahami lebih dalam bagaimana sistem mengoptimalkan setiap prosesnya.
Tips Memilih Software Freight Forwarding yang Tepat
Penting bagi perusahaan untuk memilih dan menerapkan software freight forwarder yang tepat serta sesuai, untuk memastikan sistem bisa maksimal mendukung operasional bisnis jangka panjang. Penerapannya yang sesuai juga mudah untuk diadaptasi dengan kebutuhan bisnis. Ini tips memilihnya untuk Anda.
1. Pertimbangkan Skalabilitas Sistem
PIlihlah software yang dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis perusahaan Anda. Software yang scalable mampu untuk memungkinkan perusahaan menambah kapasitas atau fitur baru tanpa perlu mengganti sistem yang sudah ada. Pastikan software yang akan dipilih dapat menampung kebutuhan yang lebih besar dan lebih kompleks di masa depan.
2. Kemudahan Integrasi
Software yang tepat adalah sistem yang mampu terintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan, tanpa adanya kompleksitas yang terjadi. Pilih software yang diterapkan dengan mudah dan dapat diintegrasi, sehingga akan memudahkan aliran data yang lebih efisien dan mencegah pengelolaan data secara terpisah, yang dapat menimbulkan duplikasi atau kesalahan.
3. Keamanan Data
Pastikan juga sistem yang akan dipilih menyediakan keamanan dengan fitur enkripsi data dan kontrol akses yang ketat untuk melindungi informasi pelanggan, dokumen pengiriman, serta data operasional lainnya. Keamanan yang kuat akan membantu mencegah kebocoran data dan mengurangi risiko pencurian informasi penting.
4. Dukungan Pelanggan
Pilih vendor freight forwarder software yang menawarkan dukungan teknis responsif dan pelatihan bagi pengguna. Pastikan perusahaan Anda dapat mengakses layanan dukungan 24/7 jika terjadi masalah teknis, atau pertanyaan terkait penggunaan software. Adanya layanan ini membuktikan vendor software dapat meminimalkan gangguan dalam operasional dan memastikan transisi yang lancar saat mengimplementasikan software baru.
5. Biaya dan ROI
Tips terakhir memilih web based freight forwarding software adalah evaluasi biaya jangka panjang, terkait biaya lisensi, implementasi, dan pemeliharaan. Pastikan potensi penghematan yang dapat dicapai dengan mengoptimalkan operasi, juga pertimbangkan ROI (Return on Investment) realistis untuk memastikan investasi yang dikeluarkan untuk penerapan software sebanding dengan manfaat yang diperoleh.
Kesimpulan
Dari sini bisa disimpulkan bahwa penerapan freight forwarding software merupakan proses strategis dalam pengelolaan perusahaan 3PL logistik, baik dalam mengatasi setiap masalah yang terjadi, maupun untuk mengoptimalkan setiap tahapan pengiriman barang secara menyeluruh. Penerapan sistem yang tepat dengan setiap kebutuhan bisnis akan membantu mengurangi biaya, meningkatkan akurasi, dan mempercepat waktu respons, sehingga memberikan keuntungan kompetitif yang signifikan.
ScaleOcean freight forwarding software menjadi solusi terbaik yang bisa diterapkan di perusahaan Anda, di mana sistem ScaleOcean dengan kemampuan integrasi dan otomasinya yang tinggi, dapat mengelola seluruh proses pengiriman barang baik impor-ekspor dari awal hingga akhir. Disediakannya fitur-fitur unggulan juga akan membantu Anda meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan pengiriman tepat waktu. Jadwalkan demo dan konsultasi gratis dengan tim profesional kami kapan pun dan di mana pun untuk dapatkan rekomendasi fitur dan modul terbaik!
Klik untuk Mulai Chat
