Software ERP dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Dengan kelebihannya yang dapat diintegrasikan oleh sistem lain, maka tidak heran jika kini semakin banyak perusahaan yang mulai mengintegrasikan sistem tersebut ke sistem perusahaan yang sudah ada. Tapi ingat, ada sejumlah faktor yang mempengaruhi cepat lambatnya proses integrasi ERP.

Nah, dalam artikel kali ini akan dijelaskan lebih lanjut sejumlah faktor yang mempengaruhi integrasi ERP. Faktor ini bisa dari internal atau eksternal. Dengan memahami beberapa faktor tersebut, Anda bisa mencari solusi atau alternatif yang tepat ketika integrasi tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Yuk, langsung simak pembasahan beberapa faktor tersebut!

1. Proses Integrasi Software ERP

Proses integrasi perangkat lunak ERP melibatkan penggabungan dan koordinasi berbagai modul atau fungsi perangkat lunak ERP agar dapat bekerja secara bersama-sama dan menyajikan informasi yang terintegrasi. Setiap tahapan dalam proses ini memainkan peran penting dalam memastikan bahwa ERP terintegrasi dengan baik dalam struktur dan operasional bisnis. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses integrasi perangkat lunak ERP.

a. Evaluasi Kebutuhan Bisnis

Langkah penting untuk memastikan integrasi sistem ERP berjalan efektif dan sesuai dengan tujuan perusahaan adalah dengan mengevaluasi kebutuhan bisnis. Beberapa elemen yang harus dievaluasi meliputi apa masalah bisnis saat ini, strategi apa yang ingin digunakan, bagaimana prospek skalabilitas bisnis ke depan, serta proses bisnis mana yang ingin diintegrasikan. Dengan evaluasi tersebut, penerapan software ERP akan memberikan manfaat terbaik sesuai dengan kebutuhan Anda.

b. Pemilihan Modul yang Tepat

Agar Anda dapat memilih modul ERP yang tepat, Anda harus memahami kebutuhan bisnis Anda dan mencari tahu apa yang perlu dioptimalkan atau ditingkatkan. Selain itu, buat daftar fitur ERP yang perusahaan Anda butuhkan, seperti akuntansi, manajemen persediaan, produksi, dan SDM. Pastikan bahwa ERP Anda dapat disesuaikan dengan ukuran bisnis Anda sekarang dan di masa depan. Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, perusahaan dapat membuat keputusan dan sesuai dengan kebutuhan bisnisnya saat memilih sistem ERP yang tepat. 

c. Perencanaan Implementasi

Perencanaan implementasi integrasi sistem ERP adalah langkah penting yang memerlukan perhatian menyeluruh. Tujuannya untuk memastikan keberhasilan proses integrasi. Membuat rencana implementasi dapat mencakup tahap-tahap penerapan ERP dan menentukan sumber daya yang diperlukan, seperti personel, waktu, dan anggaran. Dengan perencaaan yang baik dan matang, maka perusahaan dapat meningkatkan peluang keberhasilan dan memaksimalkan manfaat dari integrasi sistem ERP.

d. Migrasi Data

Langkah berikutnya yaitu migrasi data. Ini merupakan proses yang melibatkan transfer data dari sistem lama ke sistem baru. Keberhasilan proses migrasi data dapat berdampak signifikan pada kinerja dan keberlanjutan operasional perusahaan. Migrasi data dengan sistem ERP adalah tugas yang kompleks, sehingga perencanaan yang matang diperlukan untuk menghindari gangguan dalam operasional perusahaan. Proses ini juga memerlukan kolaborasi antara tim TI, pemangku kepentingan bisnis, dan vendor ERP.

e. Implementasi Integrasi ERP

ERP terdiri dari modul-modul yang mencakup berbagai fungsi bisnis, seperti keuangan, manufaktur, rantai pasokan, sumber daya manusia, dan penjualan. Oleh karena itu, implementasi  integrasi software ERP adalah aktivitas yang dapat membantu melancarkan aliran informasi  secara otomatis dari satu fungsi ke fungsi lainnya. Selain itu, sistem ini dapat meningkatkan pemantauan terhadap kegiatan operasional bisnis secara keseluruhan. 

f. Pelatihan Pengguna

Penting untuk memastikan penggunan software ERP memahami cara kerja sistem setelah diintegrasikan dengan aplikasi lain yang dimiliki perusahaan. Proses ini bisa dilakukan melalui berbagai cara seperti pelatihan berbasis modul, pelatihan online dan e-learning, atau simulasi uji coba. Selain itu, pastikan bahwa mereka memahami cara menggunakan sistem ERP yang terintegrasi dan mengakses informasi yang mereka butuhkan.

g. Uji Coba Sistem

Uji coba software ERP adalah tahap penting dalam integrasi, di mana fungsionalitas sistem diuji untuk memastikan kinerja yang baik sebelum diperkenalkan secara menyeluruh ke operasional perusahaan. Sebelum menggunakan sistem ERP, lakukan uji coba menyeluruh untuk memastikan bahwa integrasi berjalan dengan baik dan tidak ada masalah terkait perangkat lunak yang akan dipakai.

h. Peluncuran Sistem

Peluncuran sistem ERP adalah tahapan dimana perusahaan sudah menggunakan sistem tersebut. Sistem ERP memiliki berbagai jenis modul yang bisa disesuaikan dengan departemen perusahaan. Misalnya, departemen produksi menggunakan modul yang membantu proses produksi. Selama peluncuran ERP, sebaiknya perusahaan pantau kinerja sistem secara cermat agar bisa segera menanggapi masalah atau hambatan jika ada.

i. Evaluasi Sistem ERP

Evaluasi sistem ERP bertujuan untuk memastikan bahwa integrasi software ERP yang digunakan dapat memenuhi tujuan bisnis, membantu perusahaan agar beroperasi secara efektif. Evaluasi ERP bisa melibatkan berbagai aspek yang meliputi kegunaan, kinerja, keamanan, dan dampaknya terhadap proses bisnis.

2. Faktor yang Mempengaruhi Integrasi ERP

Proses integrasi ERP dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Faktor yang mempengaruhi cepat lambatnya proses integrasi antara lain sebagai berikut.

a. Ukuran dan Struktur Perusahaan

Dalam perusahaan besar, integrasi software ERP bisa jadi lebih rumit karena melibatkan lebih banyak departemen, unit bisnis, dan pemangku kepentingan. Koordinasi antar bagian memerlukan waktu lebih lama, dan perubahan besar-besaran dalam proses bisnis bisa jadi mempengaruhi operasional. Sebaliknya, perusahaan dengan skala kecil cenderung memiliki struktur yang lebih sederhana. Integrasi ERP dalam perusahaan kecil mungkin dapat dilakukan dengan lebih cepat karena sistem dan proses bisnis yang perlu diintegrasikan lebih sedikit.

b. Kompleksitas Proses Bi​s​nis 

Berikutnya, faktor yang mempengaruhi cepat lambatnya proses integrasi adalah kompleksitas  proses bisnis.  Proses integrasi dalam konteks bisnis mengacu pada upaya menggabungkan atau mengkoordinasikan berbagai bagian dari bisnis agar dapat bekerja secara efisien dan efektif.

Kompleksitas proses bisnis merujuk pada tingkat kesulitan atau kerumitan dalam menjalankan serangkaian kegiatan atau tugas yang terlibat dalam operasi suatu perusahaan. Semakin kompleks suatu aktivitas rutin yang dilakukan bisnis, semakin banyak biaya operasional yang dikeluarkan untuk proses integrasi sistem ERP untuk bisnis.

c. Kualitas Data

Kualitas data memiliki peran yang sangat penting dalam menentukan seberapa cepat atau lambat proses integrasi software ERP. Kualitas data yang buruk, termasuk ketidakakuratan atau kecacatan data, dapat menghambat proses integrasi. Data yang tidak akurat yang perlu diperbarui akan memperlambat proses integrasi.

Kesiapan data juga mencakup kelengkapan informasi. Jika data yang diperlukan untuk integrasi ERP tidak lengkap, proses tersebut mungkin terhenti atau memerlukan pengelolaan manual tambahan. Keberhasilan integrasi seringkali tergantung pada ketersediaan semua data yang diperlukan.

d. Ketersediaan Sumber Daya

Selain pembahasan di atas, faktor yang mempengaruhi cepat lambatnya proses integrasi adalah ketersediaan sumber daya. Sumber daya melibatkan aspek manusia, teknologi, dan keuangan yang diperlukan untuk melaksanakan proyek integrasi. Ketersediaan dan keterlibatan tim implementasi serta pengguna akhir juga dapat mempengaruhi kecepatan integrasi.

Pelatihan yang memadai untuk pengguna juga dapat mempercepat adaptasi terhadap sistem baru. Anggaran dan sumber daya teknologi yang memadai tidak kalah penting untuk mendukung integrasi ERP yang efisien sebab keterbatasan keuangan dapat membatasi penggunaan sumber daya dan teknologi yang diperlukan, sehingga memperlambat proses integrasi.

e. Pengalaman dan Keterampilan Tim Implementasi

Selanjutnya, faktor yang mempengaruhi cepat lambatnya proses integrasi adalah pengalaman dan keterampilan tim implementasi. Tim yang sudah berpengalaman lebih cepat menangani tantangan dan masalah yang muncul selama integrasi software ERP. Keterampilan teknis tim implementasi dalam mengelola konfigurasi dan kustomisasi juga penting dalam kecepatan dan keberhasilan implementasi ERP dalam bisnis.

f. Kesiapan Perusahaan terhadap Perubahan

ERP seringkali melibatkan perubahan dalam proses bisnis dan kebiasaan kerja. Tim yang berpengalaman memiliki keterampilan untuk mengelola perubahan ini dengan baik, mengidentifikasi potensi hambatan, dan memfasilitasi adopsi oleh pengguna akhir. Oleh karena itu, tingkat kesiapan bisnis dan penerimaan bisnis terhadap perubahan akan mempengaruhi sejauh mana integrasi dapat berjalan lancar. Perubahan budaya dan kebiasaan kerja dapat memerlukan waktu untuk diterima oleh semua pihak dalam suatu bisnis.

g. Kualitas Perangkat Lunak ERP

Kualitas software ERP sangat mempengaruhi kecepatan implementasi dan kinerja sistem secara keseluruhan. Kecepatan dan kinerja perangkat lunak ERP sangat berpengaruh terhadap efisiensi dan kecepatan proses bisnis. Jika perangkat lunak berjalan dengan baik dan memberikan kinerja yang optimal, kecepatan implementasi dan penggunaan sehari-hari juga akan meningkat.

Kualitas software ERP juga bisa dapat dilihat dari fitur dan fungsionalitas yang disediakan. Perangkat lunak yang kaya fitur dan dapat disesuaikan secara lebih baik akan mempercepat implementasi karena lebih mudah untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis spesifik.

h. Ketersediaan dan Kualitas Dukungan Vendor

Jika perusahaan mengandalkan vendor atau konsultan untuk implementasi ERP, ketersediaan dan kualitas layanan mereka dapat memengaruhi kecepatan proses integrasi. Keberhasilan integrasi dapat tergantung pada kemampuan vendor atau konsultan untuk memenuhi tenggat waktu dan memecahkan masalah yang muncul.

Cepat atau lambatnya proses integrasi ERP seringkali merupakan hasil dari interaksi antara faktor-faktor di atas dan strategi manajemen yang cermat diperlukan untuk mengelola semua aspek ini dengan baik.

3. Kesimpulan

Software ERP membantu operasional perusahaan agar setiap aktivitas bisnis menjadi lebih produktif dan efisien. Sistem ini mampu mengintegrasikan informasi dan proses dari seluruh departemen. Untuk memastikan proses integrasi berjalan optimal, Anda perlu melakukan beberapa tahapan. Mulai dari evaluasi, pemilihan modul, hingga uji coba sistem.

Proses integrasi ERP juga mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi waktu yang dibutuhkan untuk mengintegrasi sistem tersebut. Agar proses integrasi dapat berjalan dengan lebih cepat, sebaiknya terapkan strategi manajemen yang cermat agar integrasi ERP menghasilkan manfaat yang maksimal untuk bisnis.