Pembelian secara manual sering memperlambat proses pengadaan, menyulitkan pelacakan transaksi, dan meningkatkan risiko kesalahan administrasi. Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai menggunakan e-Purchasing untuk membuat proses pembelian lebih cepat, transparan, dan terkontrol. Semua tahapan kini dapat dilakukan secara digital dan terintegrasi.
Beda halnya dengan e-Katalog yang merupakan platform untuk membeli produk yang terjamin keasliannya, e-Purchasing lebih mengarah pada proses transaksi maupun pemesanan. Dengan sistem tersebut, instansi atau perusahaan dapat melakukan pemesanan secara langsung dan real-time.
Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai definisi, bedanya dengan e-Cataloging, dan kelebihan dan kekurangan e purchasing. Hal ini akan membantu Anda memahami lebih jelas tentang bagaimana sistem ini bisa membantu peningkatan efisiensi, transparansi, dan pengelolaan proses pembelian.
Key Takeaways
e-Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa menggunakan sistem elektronik yang dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi pada setiap transaksi yang dilakukan.
Cara kerja e-Purchasing dimulai dari penentuan kebutuhan, pemilihan produk yang dibutuhkan, melakukan negoisasi harganya, membuat pesanan, dan terakhir melakukan proses setuju sampai pengiriman barang/jasa tersebut.
Pengelolaan e-Purchasing yang tidak terintegrasi dan kurang transparan dapat diatasi dengan ScaleOcean ERP, yang meningkatkan efisiensi dan transparansi sistem pengadaan.
e-Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan secara elektronik melalui sistem digital, seperti e-katalog. Sistem ini digunakan untuk mempercepat dan menyederhanakan proses pengadaan, dengan tujuan utama meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam setiap transaksi pembelian.
Proses e-purchasing melibatkan pencarian produk di katalog elektronik, negosiasi harga jika diperlukan, hingga penyelesaian transaksi secara digital. Dengan metode ini, perusahaan dapat mengelola pengadaan dengan lebih mudah, mengurangi biaya administrasi, dan memastikan proses pengadaan yang lebih terstruktur dan terkendali.
2. Perbedaan e-Purchasing dan e-Katalog
Perbedaan utama antara e-Purchasing dan e-Katalog adalah fungsi keduanya dalam pengadaan. E-Katalog merupakan media yang berfungsi untuk memunculkan daftar item atau jasa, harga, spesifikasi, dan informasi provider sebagai rujukan dalam proses pembelian.
Sedangkan, E-Purchasing merujuk pada proses pembelian item atau jasa dengan menggunakan e-Katalog dimulai dari proses pemilihan produk, sampai dengan proses pembayaran. Dibawah ini adalah tabel tentang perbedaan e-Purchasing dan e-Katalog.
Aspek
E-Katalog
E-Purchasing
Fokus
Menampilkan info lengkap produk (harga, spesifikasi, gambar)
Transaksi pembelian langsung melalui e-katalog
Fungsi
Marketplace tempat penjual mempromosikan produk
Proses pemesanan, pembayaran, dan pengiriman
Proses
Menyajikan produk tanpa transaksi langsung
Melibatkan pemesanan, pembayaran, dan pengiriman
Interaksi
Fokus pada penyajian informasi
Interaksi langsung antara pembeli dan penjual
Peran
Sebagai etalase digital
Sebagai mekanisme transaksi pengadaan
Pengguna
Vendor dan instansi pemerintah
Instansi pemerintah
Output
Informasi produk, vendor, dan harga
Kontrak pengadaan atau purchase order (PO)
Tahap dalam Proses
Tahap pencarian & seleksi barang/jasa
Tahap eksekusi pembelian atau pemesanan
Contoh
Daftar laptop, alat kesehatan, jasa konstruksi
Membeli laptop untuk kantor dinas lewat e-Katalog
Dari tabel perbandingan di atas, dapat disimpulkan bahwa e-katalog berperan sebagai platform yang menyediakan informasi produk, spesifikasi, harga, dan vendor secara lengkap. Fungsinya lebih kepada memudahkan pencarian dan seleksi barang atau jasa oleh pembeli, yang kemudian dapat melanjutkan ke proses pengadaan.
Sementara itu, e-purchasing berfokus pada tahap eksekusi pembelian. Setelah barang atau jasa dipilih melalui e-katalog, e-purchasing memfasilitasi transaksi pembelian, termasuk pemesanan, pembayaran, dan pengiriman. Keduanya bekerja bersama untuk menciptakan sistem pengadaan yang efisien dan transparan.
3. Cara Kerja Sistem e-Purchasing
Cara kerja e-purchasing meliputi identifikasi kebutuhan, pencarian dan pemilihan produk, negosiasi, penyusunan RFQ, persetujuan, pengiriman, pembayaran, hingga evaluasi supplier. Setiap langkah dikerjakan secara integratif dalam sistem demi memastikan pengadaan berlangsung secara struktural.
Berikut ini adalah cara kerja e-purchasing yang harus Anda pahami untuk menjamin kelancaran proses.
a. Pencarian Produk dan Identifikasi Kebutuhan
Proses ini dimulai dengan mengenali kebutuhan barang atau jasa. Setelah itu, pengguna dapat mencari pilihan yang sesuai melalui platform e-Katalog. Pada tahap ini, perusahaan akan menentukan tujuan bisnis serta produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan tersebut, dengan mempertimbangkan anggaran dan sumber daya yang ada.
b. Pemilihan Produk dan Negosiasi
Setelah mencari produk atau jasa yang sesuai, perusahaan bisa memilih produk dan jumlah produk yang diperlukan. Bila diperlukan, maka proses penawaran harga akan dilakukan dengan menggunakan sistem e-purchasing, sehingga memudahkan pembicaraan tentang harga.
Selain itu, e-purchasing memudahkan perusahaan untuk mengakses data historis harga dan informasi pasar, yang membantu dalam penyusunan anggaran yang lebih akurat dan menguntungkan. Sistem ini memungkinkan pembeli dan vendor melakukan negosiasi secara real-time, sehingga proses tawar-menawar berlangsung lebih cepat dan kesepakatan dapat segera tercapai.
c. Penyusunan Request for Quotation (RFQ) dan Pengajuan Pesanan
Setelah pesanan diterima dan disetujui oleh pejabat yang memiliki otoritas, maka sistem beralih ke proses pengiriman pesanan tersebut. Dalam tahap ini, perusahaan memiliki kemampuan untuk mengawasi pesanan tersebut secara real time, sehingga dapat dipastikan bahwa pesanan tersebut dikirimkan pada waktu yang telah disepakati.
d. Persetujuan dan Pengiriman
Setelah pesanan disetujui oleh pejabat yang berwenang, sistem melanjutkan dengan langkah pengiriman barang atau jasa. Selama tahap ini, perusahaan dapat memantau status pesanan secara real-time untuk memastikan bahwa barang atau jasa dikirim sesuai jadwal yang telah disepakati, dengan catatan transparan dalam sistem.
e. Pembayaran dan Penerimaan
Setelah penerimaan barang atau jasa sesuai dengan pesanan, transaksi pembayaran dilakukan dengan menggunakan sistem yang bersifat terintegrasi sehingga bisa mencatat transaksi secara lengkap. Tidak hanya itu, sistem E-Purchasing juga mengatur proses ini secara terorganisir untuk memudahkan pengelolaan dan pencatatan setiap transaksi pengadaan.
f. Evaluasi Kinerja Supplier
Evaluasi kinerja membantu perusahaan untuk memastikan bahwa kualitas vendor tetap konsisten sekaligus membangun hubungan kerja yang lebih baik. Hasil penilaian tersebut juga dapat menjadi dasar untuk memperbaiki proses dan meningkatkan efisiensi pengadaan ke depannya.
4. Keuntungan e-Purchasing
E-procurement mempercepat pengadaan karena seluruh proses dilakukan secara online tanpa tender yang panjang. Transparansi harga juga membantu menekan biaya, mencegah penyimpangan, menjaga kepatuhan, serta mengotomatiskan pencatatan dan pelaporan. Berikut beberapa keunggulan yang diperoleh dari penerapan sistem ini.
a. Meningkatkan Efisiensi Biaya dan Anggaran
Penggunaan sistem e-purchasing akan menghemat biaya penggunaan kertas, cetak, dan pengiriman dokumen fisik kepada pemasok. Selain itu, perusahaan dapat melakukan perbandingan harga serta spesifikasi dari berbagai pemasok secara online untuk mendapatkan tawaran yang lebih kompetitif. Transaksi-transaksi yang diproses secara otomatis turut membantu evaluasi dan perencanaan anggaran berikutnya.
b. Mempercepat Proses Pembelian
E-purchasing dengan otomatisasi dapat membuat proses purchasing yang biasanya memakan waktu selama beberapa hari berkurang. Proses aplikasi, persetujuan sampai pembuatan purchase order dapat diselesaikan secara online. Pendekatan lean procurement juga membuat perusahaan dapat mengurangi proses yang tidak menambah nilai pada proses purchasing tersebut.
c. Memperkuat Transparansi dan Kepatuhan
Terdapat jejak digital yang merekam setiap tahapan transaksi dimulai dari data produk, harga, proses negoisasi, sampai dengan identitas pihak-pihak yang terlibat. Dokumen pencatatan ini menjadi semakin mudah ketika proses auditing atau bertanggung jawab atas transaksi. Transparansi inilah yang akan membantu mencegah fraud dan timbul risiko kesalahan purchasing.
d. Memudahkan Pengelolaan Vendor dan Pengiriman
E-Purchasing memudahkan konsumen untuk melacak status pengiriman produk berdasarkan nomor resi yang ada pada sistem tersebut. History purchase dapat diterapkan dalam proses pengirimannya sehingga dapat menekan kesalahan dalam jumlah dan spesifikasi. Selain itu, metode pembayarannya bisa dilakukan secara tunai, bertahap, maupun setelah barang diterima.
Untuk mempermudah proses e-purchasing, perusahaan dapat memanfaatkan software purchasing yang terintegrasi. Dengan solusi ini, seluruh tahapan pengadaan, mulai dari pencarian produk hingga pelacakan purchase order, dapat dilakukan dalam satu platform, meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi pengadaan.
5. Kekurangan e-Purchasing
Meskipun memiliki banyak keuntungan, implementasi e-procurement tetap memiliki beberapa kekurangan. Perusahaan harus bersiap dengan modal awal, keamanan, koneksi internet, dan SDM yang memahami sistem tersebut. Selain itu, pengadaan bahan dan jasa non-standar pun seringkali masih memerlukan penanganan khusus.
a. Membutuhkan Biaya Implementasi yang Besar
Pelaksanaan e-procurement membutuhkan biaya awal dalam pembelian, integrasi, maintenance, serta pelatihan pengguna. Ini bisa menjadi masalah khususnya untuk bisnis yang tidak mempunyai infrastruktur digital atau budget teknologi yang memadai.
b. Bergantung pada Sistem dan Koneksi Internet
Sistem procurement dapat bermasalah jika ada masalah teknis yang muncul pada server, software, atau bahkan jaringan internet itu sendiri. Tanpa adanya backup sistem dan dukungan teknis yang memadai, kemungkinan besar hal ini akan menghambat proses pengajuan, persetujuan, hingga pemrosesan pesanan.
c. Memiliki Risiko Keamanan Data
Informasi-informasi yang disimpan dalam e-procurement meliputi data vendor, harga, kontrak, dan sejarah transaksi. Jika sistemnya tidak memiliki perlindungan yang cukup, semua data ini bisa jadi target untuk serangan hardware, penyalahgunaan informasi, maupun akses oleh pihak yang tidak berwenang.
d. Kurang Fleksibel untuk Pengadaan Tertentu
Beberapa sistem e-procurement menerapkan prosedur dan bentuk-bentuk yang sudah ditetapkan. Hal ini bisa menjadi masalah bagi perusahaan pada saat berhadapan dengan situasi tertentu, seperti negosiasi, perubahan mendadak, atau kontrak dengan ketentuan yang tidak standar.
e. Tetap Berisiko Menghadapi Vendor Fiktif
Meski sistem mungkin dapat membantu dalam memverifikasi dokumen vendor, masih ada kemungkinan adanya fraud. Penyediaan dokumen palsu mungkin dapat berlalu jika validasi tersebut dilakukan tanpa melakukan pengecekan secara menyeluruh.
6. Dasar Hukum e-Purchasing di Indonesia
Pengadaan barang dan jasa melalui e-purchasing di Indonesia diatur oleh berbagai peraturan yang memastikan sistem berjalan dengan transparan, efisien, dan akuntabel. Beberapa dasar hukum yang mendasari implementasi e-purchasing di sektor publik antara lain:
a. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah berisi tentang pedoman dan cara melakukan pengadaan yang harus dipatuhi oleh instansi pemerintah. Undang-undang ini menjadi rujukan hukum pengejawantahan sistem e-purchasing dalam proses pengadaan barang dan jasa di sektor pemerintah.
b. Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2021
Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 9 Tahun 2021 terkait Penyelenggaraan Toko Daring dan Katalog Elektronik merupakan aturan yang menjelaskan tentang penggunaan e-katalog dan sistem pengadaan berbasis digital lainnya. Aturan ini mengatur tentang toko daring yang bertujuan untuk melakukan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah dengan efisien dan transparan.
Penyelenggarannya merupakan hal yang membantu tata kelola pengadaan pada sektor publik. Dalam penerapan regulasi tersebut, pelaku bisnis harus mematuhi SOP pembelian dalam bisnis yang sesuai dengan prinsip e-purchasing.
7. Contoh Proses e-Purchasing dalam Berbagai Industri
E-purchasing kini digunakan di berbagai sektor industri untuk meningkatkan efisiensi pengadaan barang dan jasa. Berikut adalah beberapa contoh proses e-purchasing yang dapat diterapkan dalam berbagai industri:
a. Pemerintahan dan Lembaga Publik
E-purchasing diterapkan dalam sektor pemerintahan untuk berbagai jenis pembelian baik barang maupun jasa. Dengan menggunakan sistem ini, pemerintah melakukan pembelian bahan yang diinginkan sebagai barang operasional kantor seperti pena, komputer, printer, serta peralatan elektronik yang dibutuhkan oleh kementerian dan pemerintah daerah.
b. Industri Manufaktur
Dalam industri manufaktur, E-Purchasing memfasilitasi pengadaan bahan baku dan alat pembuatan dengan cepat dan efektif. Pengadaan bahan bangunan, pupuk, atau bagian dari mesin bisa dilakukan melalui platform digital yang terhubung, sehingga rantai pasok tetap lancar.
Selanjutnya, sistem ini juga diimplementasikan dalam pengadaan hardware, software, dan solusi teknologi informasi yang mampu mendukung operasional pabrik. Efeknya, efisiensi meningkat, waktu tunggu berkurang, dan manajemen produksi menjadi lebih terukur serta berorientasi pada hasil.
c. Industri Konstruksi
Dalam industri konstruksi, e-purchasing memainkan peran penting dalam manajemen kebutuhan bahan seperti beton, baja, dan peralatan berat. E-purchasing juga meningkatkan kolaborasi antara kontraktor dan penyedia bahan melalui informasi real-time tentang pengecatan, pengiriman, dan biaya pasar yang membantu mengontrol anggaran, jadwal, dan volume pengadaan.
d. Sektor Kesehatan
Dalam sektor kesehatan, e-purchasing memainkan peran penting dalam pengadaan obat-obatan, alat kesehatan, dan perlengkapan medis lainnya yang dibutuhkan oleh rumah sakit atau fasilitas kesehatan pemerintah. Proses ini memastikan bahwa pengadaan barang penting dilakukan dengan cara yang lebih cepat, efisien, dan transparan.
e. Industri Catering dan Restoran
Selanjutnya, e-purchasing membantu industri catering dan bisnis kuliner dalam pengadaan bahan makanan dan perlengkapan lainnya. Misalnya, bahan baku seperti daging, sayuran, dan produk makanan lainnya dapat dibeli melalui platform e-katalog.
Melalui sistem online, pemilik usaha dapat mengecek harga, membeli bahan baku, dan memantau persediaan dengan lebih praktis. Dengan begitu, aktivitas dapur tetap lancar, kebutuhan bahan lebih terkontrol, dan biaya pembelian dapat ditekan.
f. Produk Inovasi dan UMKM
Terakhir, e-purchasing juga menjadi sarana bagi UMKM dan produsen lokal untuk memperluas akses pasar. Produk seperti kerajinan, bahan konsumsi, dan inovasi teknologi kini lebih mudah ditemukan oleh instansi maupun perusahaan besar.
Dengan sistem ini, pelaku usaha kecil dapat bersaing secara sehat melalui platform digital yang transparan. Selain meningkatkan eksposur, e-purchasing turut mendorong pertumbuhan ekonomi lokal dan inovasi dalam negeri.
8. Kesimpulan
E-purchasing merupakan suatu proses pembelian barang atau jasa menggunakan metode elektronik dengan dilakukan oleh pihak pemerintah dengan menggunakan sistem katalog elektronik (e-katalog). Dengan metode ini, akan dapat menunjang kecepatan dan efisiensi dalam pengadaan barang yang tidak melewati proses tendernya lagi, khususnya pada barang strategis yang memiliki permintaan tinggi.
Meski ada beberapa hambatan teknis dan juga kualitas barang yang harus diperhatikan, namun penggunaan e-purchasing di berbagai industri ini memang berhasil memberikan pengaruh positif, mulai dari efisiensi waktu sampai penataan anggaran dengan baik. Jika Anda ingin merasakan langsung manfaatnya, cobalah demo gratis software ScaleOcean dan lihat bagaimana sistem kami dapat mengoptimalkan proses pembelian di perusahaan Anda.
FAQ:
1. Apa yang dimaksud dengan e-Purchasing?
E-purchasing adalah sistem pembelian barang dan jasa secara elektronik melalui platform digital, seperti e-katalog atau toko daring. Proses ini lebih efisien, cepat, transparan, dan akuntabel dibandingkan metode tradisional, dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan menghemat anggaran, terutama di sektor pemerintah.
2. E-katalog digunakan untuk apa?
E-katalog merupakan sistem pengadaan yang efisien, transparan dan akuntabel dalam hal penawaran jasa dan barang. Ini memberikan kemudahan bagi lembaga pemerintah untuk berbelanja secara langsung tanpa proses tendering. E-katalog ini akan memfasilitasi perusahaan agar dapat memperluas pasar, mempercepat proses transaksi, dan meningkatkan kredibilitas melalui promosi produk kepada pemerintah secara massal.
3. Perbedaan e-Purchasing dan E-Tendering?
E-tendering adalah proses pemilihan pemasok secara terbuka, di mana semua pemasok yang terdaftar dapat berpartisipasi dalam sistem pengadaan elektronik. Sementara itu, e-purchasing adalah proses pembelian barang dan jasa melalui e-catalogue, di mana produk yang sudah terverifikasi dapat dibeli langsung tanpa tender.
Key Takeaways
