Offering Letter Adalah: Fungsi, Isi, dan Contohnya

Masalah yang umum timbul dalam proses rekrutmen terletak pada ketika data penawaran sebelumnya berbeda dengan isi kontrak kerja yang akan calon karyawan tanda tangani. Misalnya, gaji, tunjangan, posisi, atau benefit yang tidak tercantum sama. Dampaknya, muncul keraguan bagi kandidat untuk bergabung.

Apabila perbedaan tersebut dibiarkan, perusahan memiliki potensi kehilangan kandidat terbaik. Tidak hanya itu, onboarding day juga bisa tertunda sebab tim HR perlu melakukan perbaikan dokumen berulang. Selain itu, konflik sengketa bisa terjadi jika kandidat merasa tindakan perusahaan ini merugikan. Oleh karenanya, citra perusahaan menurun sebab kepercayaan atas hubungan kerja rusak.

Berkenaan dengan hal tersebut, perusahaan harus membuat offering letter yang akurat dan rapi. Dokumen ini akan membantu HR, user, dan finance dalam mencapai kesepakatan detail kerja. Selain itu, proses kontrak menjadi lebih terstruktur. Artikel ini akan membahas definisi, isi, contoh, dan aturan legal offering letter, dengan upaya meningkatkan keamanaan proses hiring perusahaan.

1. Apa itu Offering Letter

Offering letter adalah dokumen resmi berisi penawaran kerja yang perusahaan keluarkan untuk kandidat terpilih. Surat tersebut umumnya mencantumkan informasi penting menyangkut perekrutan. Misalnya, posisi, gaji, tunjangan, tanggal mulai bekerja, dan lokasi penempatan. Selain itu, surat juga memuat batas waktu konfirmasi kandidat menerima atau menolak tawaran tersebut.

Dalam proses rekrutmen sendiri, offering letter artinya surat resmi untuk menyampaikan keputusan perusahaan secara jelas dan profesional. Di sisi lain, menurut kandidat, dokumen ini berperan sebagai acuan awal atas pemahaman isi tawaran kerja. Karenanya, calon karyawan bisa mempertimbangkan tawaran sebelum menerima, menolak, atau meminta klarifikasi terkait detail tertentu.

Bagi perusahaan logistik, offering letter bersifat krusial sebab setiap posisi mempunyai tanggung jawab, pola kerja, dan ekspektasi berbeda. Apabila informasi tersebut telah tertulis jelas, maka risiko miskomunikasi akan berkurang, konsistensi data terjaga, dan kegiatan onboarding berjalan sesuai rencana.

Baca juga: Contoh Laporan Rekrutmen Karyawan

2. Fungsi dan Tujuan Offering Letter

Offering letter mempunyai fungsi sebagai dokumen komunikasi bersifat resmi antara perusahaan dan kandidat, dalam timeline waktu sebelum kontrak HR buat. Selain itu, surat penawaran kerja ini juga berisi penjelasan sistematis mengenai struktur tawaran perusahaan.

Di bawah merupakan fungsi utama dari offer letter:

a. Menyampaikan Tawaran Kerja Secara Resmi

Fungsi offering letter yang pertama, menjadi dokumen tawaran kerja bagi kandidat yang telah lolos rekrutmen. Penulisannya bersifat resmi, menunjukkan proses tersebut terdokumentasi secara profesional, tidak melalui lisan semata. Sedangkan menurut kandidat, surat ini merupakan sebuah kepastian atas penawaran kerja yang bisa calon karyawan tinjau sebelum membuat keputusan.

b. Menjelaskan Detail Posisi, Gaji, dan Benefit

Selanjutnya, dokumen penawaran ini menjelaskan detail informasi penerimaan. Contohnya, jabatan, divisi, lokasi kerja, sampai ke struktur kompensasi. Karena hal tersebut, kandidat bisa mendapat pemahaman mengenai gaji, tunjangan, benefit, serta fasilitas yang akan perusahaan berikan. Pada akhirnya, negosiasi terkait hak karyawan dapat terealisasi dengan baik.

c. Mencantumkan Ketentuan dan Ekspektasi Kerja

Fungsi ketiga, surat ini berperan sebagai sarana berisi penjelasan ketentuan dasar dan ekspektasi kerja yang kandidat perlu pahami. Misalnya, jam kerja, probation, aturan kehadiran, job desk, sampai kewajiban dalam menjaga kerahasiaan perusahaan secara ringkas. Karenanya, kandidat bisa lebih memahami pekerjaan yang akan mereka terima atau tolak.

d. Membuat Kesepakatan Awal Antara Perusahaan dan Calon Karyawan

Berikutnya, offer letter merupakan dasar kesepakatan awal sebelum tim HR menyusun kontrak kerja. Setelahnya, kandidat bisa menandatangani surat apabila memutuskan menerima pekerjaan. Hal ini termasuk posisi, kompensasi, tanggal mulai kerja, dan masa probation jika berlaku. Proses selanjutnya, HR dapat menyiapkan kontrak, onboarding, serta koordinasi lintas divisi.

e. Menjadi Dasar Pembuatan Kontrak Kerja

Terakhir, perusahaan menggunakan offering letter sebagai acuan menyusun kontrak kerja. Alasannya, isi dari surat ini bisa menghasilkan diskusi yang menghasilkan titik kesepakatan yang akan HR muat dalam kontrak. Misalnya, jabatan, jumlah upah, status kerja, lokasi, dan tanggal masuk kerja. Oleh karena itu, penyusunan kontrak kerja menjadi lebih konsisten dan efisien.

3. Manfaat Offering Letter dalam Dunia Kerja

Kehadiran offering letter atau OL membawa manfaat untuk kandidat dan perusahaan. Hal ini sebab kedua belah pihak menjadi lebih paham akan detail tawaran kerja dan membuat kesepakatan. Dengan menghadirkan surat penawaran yang jelas, peningkatan transparansi dan pengurangan kesalahpahaman bisa tercipta.

Berikut manfaat offer letter bagi calon karyawan dan perusahaan:

a. Manfaat Offer Letter untuk Calon Karyawan

Bagi calon karyawan, offer lettering menjadi fondasi informasi sebelum memutuskan menerima pekerjaan secara resmi. Dokumen ini mempermudah kandidat memberi penilaian tawaran secara objektif.

Poin-poin manfaat surat tawaran kerja bagi karyawan, di antaranya:

• Bukti Kepastian Kerja: Offer letter menghadirkan bukti tertulis perusahaan memberikan tawaran kerja secara resmi setelah proses seleksi usai.
• Transparansi Kompensasi: Kandidat lebih paham akan rincian gaji, tunjangan, benefit, dan fasilitas kerja sebelum menyetujui tawaran.
• Bahan Pertimbangan untuk Pengambilan Keputusan: Dokumen ini mempermudah calon pekerja menilai kesesuaian posisi, lokasi, dan kompensasi dengan kebutuhan mereka.
• Acuan Sebelum Menandatangani Kontrak: Selanjutnya, offer letter berperan sebagai referensi memastikan isi kontrak kerja selaras dengan kesepakatan.
• Kejelasan Ekspektasi Kerja: Kandidat dapat memahami tanggung jawab, jadwal kerja, probation, dan ketentuan dasar sebelum mulai bekerja.

b. Manfaat Offer Letter untuk Perusahaan

Selanjutnya, bagi perusahaan, dokumen resmi ini bisa membantu menjaga proses rekrutmen terstruktur dan profesional. Oleh sebab itu, HR bisa lebih mudah memastikan setiap rincian tawaran yang tersampaikan dengan jelas kepada kandidat.

• Bukti Komitmen dan Profesionalisme: Menjadi petunjuk bahwa perusahaan menjalankan proses rekrutmen dengan serius, tertulis, dan sesuai standar bisnis.
• Meminimalisir Risiko Salah Paham: Informasi tertulis membantu memperkecil kemungkinan perbedaan persepsi terkait jabatan, gaji, benefit, dan tanggal awal bekerja.
• Kejelasan Kompensasi & Benefit: Perusahaan bisa menyampaikan struktur gaji, tunjangan, dan fasilitas kerja supaya kandidat paham nilai tawaran kerja.
• Dasar Penyusunan Kontrak Kerja: HR memanfaatkan kehadiran dokumen ini sebagai acuan awal penyusunan kontrak kerja yang lengkap.
• Mempercepat Proses Onboarding: Dengan aplikasi rekrutmen karyawan terbaik, HR bisa mempersiapkan dokumen, akses sistem, dan onboarding dengan singkat serta terpantau.

4. Isi dan Komponen Penting dalam Offering Letter

Offering letter harus mencantumkan informasi jelas guna memudahkan pemahaman kandidat atas isi tawaran sebelum menerima pekerjaan. Artinya, setiap komponen mampu menjaga konsistensi data perusahaan. Misalnya, identitas kandidat, posisi, kompensasi, sampai ketentuan kerja yang ada.

Berikut isi dan komponen yang harus termuat dalam offer letter:

a. Informasi Perusahaan dan Karyawan

Pertama, komponen awal berisikan informasi dasar perusahaan. Contohnya, nama perusahaan, alamat, tanggal surat, nama kandidat, dan informasi lain. Kemudian, data harus akurat guna menjaga keresmian dan kevalidan surat. Dengan dukungan software ATS terbaik, perusahaan mampu melakukan penarikan data kandidat otomatis sehingga HR bisa meminimalisir kesalahan administrasi.

b. Jabatan dan Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Selanjutnya, jabatan dan deskripsi job perlu tercantum. Hal ini guna meningkatkan pemahaman posisi yang akan calon karyawan isi. Selain itu, HR juga bisa memasukkan ringkasan tugas utama, divisi, alamat kantor, dan atasan langsung. Artinya, kandidat dan perusahaan bisa memiliki ekspektasi kerja yang jelas sejak awal.

c. Kompensasi dan Gaji

Ketiga, harus ada transparansi komponen gaji, termasuk gaji pokok, periode pengupahan, dan struktur kompensasi lainnya. Dampak baiknya, kandidat akan lebih memahami nilai tawaran kerja. Di sisi lain, hal ini juga bisa meminimalisir risiko perbedaan data penawaran dan kontrak kerja.

d. Tunjangan (Allowance) dan Benefit

Tidak hanya itu, surat resmi yang satu ini harus mencakup pembahasan mengenai tunjangan dan benefit yang perusahaan berikan. Contohnya, BPJS, tunjangan makan dan transport, asuransi tambahan, insentif, serta fasilitas kerja lain, menyesuaikan kebijakan perusahaan dan kebutuhan posisi yang terisi.

e. Masa Percobaan (Probation)

Berikutnya, apabila perusahaan menerapkan probation dalam perekrutan PKWTT, maka offer letter harus mencantumkan ketentuan di dalamnya. Misalnya, durasi masa percobaan, tujuan evaluasi, dan kemungkinan status kerja yang akan kandidat peroleh setelah masa penilaian awal ini selesai.

f. Jadwal Kerja dan Waktu Istirahat

Selain itu, komponen yang harus tercantum juga adalah ketentuan jadwal dan waktu kerja. Contohnya, hari kerja, jam masuk dan pulang, jam istirahat, dan pola shift jika ada. Bagi posisi operasional. hal ini bersifat krusial sebab beberapa pekerjaan harus menyesuaikan kebutuhan lapangan, warehouse, atau jadwal distribusi.

g. Masa Kerja dan Ketentuan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Ketujuh, perusahaan harus menuliskan bagian yang menjelaskan secara terperinci status masa kerja kandidat. Sebagai contoh, karyawan tetap, kontrak, atau pekerja proyek tertentu. Sedangkan untuk ketentutan PHK sendiri, perusahaan bisa mencantumkan bahwa detail-nya bisa mengikuti kontrak kerja, peraturan perusahaan, dan regulasi pemerintah.

h. Ketentuan Lain (Cuti, Izin, dan Kerahasiaan)

Terakhir, surat penawaran kerja ini bisa memuat ketentuan tambahan. Misalnya, prosedur cuti, izin, penggunaan aset perusahaan, konflik kepentingan, dan kewajiban menjaga kerahasiaan perusahaan. Kandidat perlu memahami aturan dasar tersebut sebelum sepakat bergabung ke dalam perusahaan.

5. Contoh Offering Letter

Tidak hanya kandidat, perusahaan juga perlu memahami penyusunan offering letter. Misalnya, bagaimana format dokumen yang rapi dan mudah untuk kandidat pahami. Contoh berikut dapat menjadi acuan penulisan surat penawaran resmi yang berisi informasi penting, mulai dari identitas perusahaan, jabatan, gaji, benefit, masa probation, sampai pada ketentuan kerja dengan sistematis.

Berkenaan dengan itu, Software Talent Management ScaleOcean menawarkan solusi mudah membuat offering letter lebih rapi dan sesuai standar. Fitur end to end recruitment dan ATS akan membantu HR melakukan pelacakan status kandidat, offering acceptation, sampai ke onboarding. Coba demo gratis dari ScaleOcean sekarang untuk melihat bagaimana sistem ini membantu perusahaan Anda

6. Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Surat penawaran kerja dan kontrak kerja sering dianggap sama, padahal keduanya mempunyai peran berbeda. Offering letter berperan sebagai dokumen penawaran awal. Di sisi lain, kontrak kerja berfokus mengatur hubungan kerja lebih lengkap setelah kandidat menerima tawaran posisi.

Di bawah ini rincian perbedaan surat penawaran kerja dan kontrak kerja:

a. Kedudukan Hukum

Pertama, offer letter biasanya berisi rincian awal sebelum calon karyawan bergabung secara resmi. Sementara itu, kedudukan kontrak kerja lebih kuat sebab dasar hubungan kerja telah tercantum. Seperti yang termuat dalam pasal 50 UU No. 13/2023, di mana hubungan kerja bisa terjalin bila ada perjanjian resmi antara pengusaha dan tenaga kerja.

b. Isi Dokumen

Selanjutnya, dalam offering letter terdapat ringkasan jabatan, gaji, benefit, tanggal mulai bekerja, dan masa probation jika berlaku. Di sisi lain, kontrak kerja mengandung aturan lengkap, mulai dari status kerja, hak, kewajiban, jam kerja, cuti, kerahasiaan, sampai ke ketentuan PHK resmi sesuai regulasi pemerintah.

c. Waktu Penerbitan

Penerbitan surat penawaran kerja perusahaan lakukan setelah kandidat lolos seleksi dan perusahaan siap memberikannya. Berbeda dengan itu, kontrak kerja biasanya perusahaan berikan setelah kandidat menerima tawaran, sehingga detail yang sudah kedua belah pihak sepakati bisa tercantum jelas dan lengkap di dalamnya.

d. Tujuan

Perbedaan terakhir, offering letter menghadirkan kepastian awal kepada kandidat terkait pekerjaan yang perusahaan tawarkan. Sementara itu, kontrak kerja mempunyai tujuan dalam pengaturan hubungan kerja resmi. Sebabnya, kedua belah pihak bisa memiliki acuan jelas selama masa kerja berlangsung.

Maka dari itu, alasan perusahaan tidak langsung memberi kontrak kerja adalah sebab masih perlu memastikan kandidat menerima seluruh penawaran atas posisi tersebut. Offering letter bisa mengunci detail penting. Misalnya, posisi, gaji, benefit, tanggal mulai, dan probation sebelum dokumen legal tersusun. Dengan begitu, kontrak kerja dapat lebih akurat dan sesuai kesepakatan.

7. Apakah Offering Letter Bersifat Mengikat Secara Hukum?

Offering letter dapat mengikat jika isinya memuat kesepakatan yang jelas. Tercantum dalam Databse JDIH BPK, pasal 52 UU No. 13 Tahun 2003, perjanjian kerja sah bila ada kesepakatan, kecakapan hukum, pekerjaan, dan tidak bertentangan dengan aturan. Oleh sebab itu, penulisan surat harus hati-hati dengan meminimalisir janji yang belum manajemen sepakati.

Akan tetapi, dokumen ini tetap saja berbeda dari kontrak kerja. Tercantum dalam Pasal 50 UU No. 13 Tahun 2003, hubungan kerja terjadi karena adanya perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja. Artinya, surat penawaran kerja hanya bisa menjadi tahap awal sebelum perusahaan menyusun kontrak. Setelah kandidat setuju, tim HR bisa menuliskan kontrak formal.

Untuk mengoptimalkan keamanan, perusahaan perlu menegaskan bahwa offering letter adalah penawaran kerja awal. Sedangkan untuk detail hak, kewajiban, masa kerja, sampai ke regulasi PHK, akan tercatum ke dalam kontrak kerja resmi.

8. Cara Membuat Offering Letter yang Profesional

Perusahaan perlu menyusun dokumen berisikan penawaran kerja yang profesional dengan jelas, rapi, dan mudah untuk kandidat pahami. Selanjutnya, surat tersebut harus mencantumkan informasi penting tanpa membuat isi surat terasa terlalu panjang. Perusahaan perlu memperhatikan format, detail pekerjaan, kompensasi, batas waktu, dan proses review sebelum melakukan pengiriman surat.

a. Gunakan Format Surat Resmi

Pertama, penting bagi tim HR memantau penggunaan format surat resmi supaya bisa mempertahankan kredibilitas dan profesionalitas perusahaan. Misalnya, dalam pencantuman kop perusahaan, tanggal surat, nama kandidat, salam pembuka, isi, penutup, dan tanda tangan pihak berwenang. Informasi yang masuk ke dalam surat harus valid dan bisa perusahaan pertanggung jawabkan.

b. Tulis Informasi Pekerjaan Secara Spesifik

Berikutnya, penulisan informasi pekerjaan harus spesifik. Hal ini bertujuan agar kandidat memahami posisi yang perusahaan tawarkan serta tidak ada miss communication. Misalnya, jabatan, divisi, lokasi kantor, tanggal mulai, status kerja, dan job desk. Karenanya, kandidat bisa melakukan penilaian apa peran tersebut cocok dengan pengalaman dan ekspektasinya.

c. Jelaskan Kompensasi dengan Transparan

Ketiga, HR perlu menuliskan kompensasi secara transparan untuk menghindari perbedaan pemahaman sejak awal. Contoh kompensasi tersebut yakni gaji pokok, tunjangan, benefit, insentif, dan periode pembayaran. Tidak hanya itu, isi dokumen harus berdasarkan persetujuan dari HR, finance, dan user sebelum melakukan pengiriman surat ke kandidat.

d. Cantumkan Batas Waktu Jawaban

Kemudian, offer letter juga sebaiknya mengandung batas waktu jawaban guna mempertahankan alur proses rekrutmen. Kandidat akan memahami kapan mereka perlu menerima, menolak, atau meminta klarifikasi atas tawaran tersebut. Sedangkan di sisi perusahaan, batas waktu ini membantu HR menentukan langkah berikutnya tanpa menunda kebutuhan hiring.

e. Review Dokumen Sebelum Dikirim

Terakhir, surat penawaran kerja harus melalui peninjauan kembali sebelum sampai ke tangan kandidat. Hal ini bertujuan untuk memastikan data telah akurat. Misalnya, pemeriksaan kembali nama kandidat, jabatan, gaji, benefit, masa percobaan, tanggal kerja, dan lokasi kantor. Review ini akan mempertahankan profesionalisme perusahaan sejak awal rekrutmen.

9. Kesimpulan

Offering letter adalah dokumen yang perusahaan keluarkan, bersifat resmi, untuk kandidat yang lolos seleksi sebagai penawaran kerja. Surat ini harus memuat posisi, rincian gaji, tunjangan, tanggal mulai bekerja, dan batas konfirmasi sebelum calon karyawan mengambil keputusan menerima atau menolak tawaran tersebut.

Kesalahan data offering letter berisiko pada terhambatnya onboarding dan menurunkan kepercayaan kandidat. Software Talent Management ScaleOcean memberi solusi mengelola kandidat, approval offering, kontrak, dan onboarding dengan sistem yang terintegrasi. Lakukan uji coba sekarang untuk melihat bagaimana sistem mempermudah proses rekrutmen perusahaan Anda.