Perbedaan HRGA dan HRD yang Perlu Diketahui Pemilik Bisnis

Dalam dunia bisnis, pengelolaan sumber daya manusia dan administrasi operasional memiliki peran yang krusial dalam menjaga kelancaran perusahaan. Namun, masih banyak pemilik bisnis yang belum memahami perbedaan antara HRD dan HRGA. Meski terdengar serupa, keduanya memiliki cakupan kerja yang berbeda.

Maka dari itu, pemilik bisnis harus bisa memahami perbedaan tersebut agar membantu perusahaan dalam mengelola peran human resource dan operasionalnya dengan lebih efektif. Perusahaan membutuhkan software HR terbaik agar kinerja bisa lebih efisien sesuai dengan perkembangan teknologi. Namun sebelum itu, berikut adalah penjelasan terkait HRD dan HRGA serta perbandingannya.

Apa itu HRD?

HRD (Human Resource Development) adalah divisi dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengembangan karyawan. Tugas utama HRD meliputi aksi seperti merekrut pekerja, melatih karyawan, pengelolaan kinerja, serta penyusunan kebijakan SDM.

HRD juga memiliki peran penting dalam human resource seperti meningkatkan produktivitas dan retensi karyawan. Jika disandingkan dengan sistem yang baik, HRD dapat membantu perusahaan dalam menciptakan lingkungan kerja yang mendukung pertumbuhan bisnis.

Apa itu HRGA? 

HRGA yang merupakan singkatan dari Human Resource General Affair adalah divisi yang mengelola tenaga kerja seperti HRD, juga menangani administrasi dan operasional perusahaan. Berbeda dengan HRD yang pekerjaannya lebih spesifik, HRGA staff harus bertanggung jawab atas pengadaan fasilitas, pengurusan perizinan, serta hubungan eksternal perusahaan.

Dengan cakupan tugas yang lebih luas, HRGA berperan untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan agar tetap berjalan secara efisien dan sesuai regulasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Human Resource General Affair (HRGA)

HRGA memiliki tanggung jawab yang mencakup berbagai aspek administratif dan operasional dari general affair. Berikut beberapa tugas utama HRGA staff:

1. Proses Rekrutmen dan Seleksi

HRGA memiliki peran penting dalam mendukung HRD dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan. Selain mencatat dan mendokumentasikan data kandidat, HRGA juga bertanggung jawab dalam mengelola administrasi terkait seperti metode rekrutmen, pengarsipan dokumen lamaran, penjadwalan wawancara, dan penyusunan kontrak kerja. Dengan sistem yang terorganisir, proses rekrutmen menjadi lebih efisien dan transparan sehingga memudahkan HRD dalam menemukan kandidat terbaik bagi perusahaan.

2. Manajemen Database Karyawan

HRGA bertanggung jawab atas pengelolaan database karyawan, yang mencakup informasi personal, riwayat pekerjaan, status kontrak, serta dokumen penting lainnya. Data ini harus diperbarui secara berkala untuk memastikan keakuratan informasi yang digunakan dalam berbagai keperluan administrasi perusahaan. Dengan sistem pencatatan yang baik, HRGA dapat membantu mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan data tenaga kerja.

3. Penggajian dan Tunjangan

HRGA memainkan peran dalam mengelola penggajian dan tunjangan karyawan, termasuk perhitungan gaji bulanan, insentif, dan komponen lain seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. HRGA juga bertugas memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu serta sesuai dengan kebijakan perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan. Dengan sistem penggajian yang rapi dan otomatis, risiko kesalahan dalam pembayaran dapat diminimalisir.

4. Cuti dan Absensi

HRGA mengelola sistem cuti dan absensi karyawan dengan memastikan bahwa semua data kehadiran tercatat secara akurat. Ini mencakup pencatatan izin sakit, cuti tahunan, cuti melahirkan, serta keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan. HRGA juga memastikan bahwa sistem absensi yang digunakan baik melalui fingerprint, kartu akses, atau aplikasi. Tujuannya adalah agar semua berjalan secara transparan dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

5. Penyelenggaraan Program Pensiun

HRGA bertanggung jawab dalam administrasi program pensiun bagi karyawan yang sudah memasuki masa pensiun. Ini mencakup perhitungan manfaat pensiun berdasarkan masa kerja, pengelolaan dokumen pensiun, serta koordinasi dengan penyedia layanan pensiun. Dengan sistem yang terstruktur, HRGA memastikan bahwa hak-hak karyawan yang memasuki masa pensiun dapat diterima dengan baik dan tanpa hambatan administratif.

6. Sistem Penilaian Kinerja

HRGA berperan dalam merancang sistem evaluasi kinerja karyawan untuk memastikan bahwa setiap tenaga kerja dapat mencapai target yang telah ditetapkan. HRGA bekerja sama dengan HRD untuk menyusun metrik penilaian yang objektif, termasuk sistem Key Performance Indicators (KPI) yang digunakan dalam menilai produktivitas karyawan. Dengan evaluasi yang jelas, perusahaan dapat memberikan apresiasi bagi karyawan berprestasi serta memberikan pelatihan bagi mereka yang membutuhkan peningkatan keterampilan.

7. Evaluasi Kinerja

HRGA mendukung HRD dalam melakukan evaluasi kinerja secara berkala untuk menilai efektivitas kerja karyawan. Evaluasi ini tidak hanya berfokus pada hasil kerja individu, tetapi juga bagaimana kontribusi mereka terhadap tim dan perusahaan secara keseluruhan. Hasil evaluasi ini nantinya digunakan untuk pengambilan keputusan terkait promosi, rotasi, atau pengembangan karir karyawan.

8. Pengembangan Karir

HRGA memiliki peran dalam pengembangan karir karyawan seperti merancang program pelatihan dan promosi yang selaras dengan kebutuhan perusahaan. Dengan menyediakan kesempatan bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan mereka, perusahaan dapat memastikan tenaga kerja yang lebih kompeten dan siap menghadapi tantangan bisnis di masa depan. HRGA juga memastikan bahwa pelatihan yang diberikan sesuai dengan standar industri dan kebutuhan masing-masing departemen.

9. Mengurus Pengadaan Fasilitas Perusahaan

HRGA bertanggung jawab atas pengelolaan fasilitas perusahaan, termasuk pemesanan alat kerja, pengadaan kendaraan operasional, serta perlengkapan lain yang mendukung kegiatan bisnis. HRGA harus memastikan bahwa fasilitas yang digunakan tetap dalam kondisi baik dan dapat menunjang produktivitas karyawan. Dengan manajemen yang efisien, perusahaan dapat mengoptimalkan anggaran dan mencegah pemborosan sumber daya.

10. Berkoordinasi dengan Pihak Eksternal

Sebagai penghubung antara perusahaan dengan vendor, penyedia layanan, dan instansi pemerintah, HRGA memastikan bahwa setiap kebutuhan eksternal dapat terpenuhi dengan lancar. Ini termasuk kerja sama dengan perusahaan penyedia asuransi, keamanan kantor, layanan kebersihan, hingga perizinan dari otoritas terkait. Dengan koordinasi yang baik, perusahaan dapat menjaga hubungan kerja yang positif dan memastikan operasional berjalan tanpa kendala.

11. Mengurus Perizinan

HRGA bertugas memastikan bahwa semua dokumen perizinan perusahaan tetap berlaku dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Hal ini mencakup perizinan usaha, izin lingkungan, serta berbagai dokumen hukum lainnya yang diperlukan agar perusahaan tetap dapat beroperasi tanpa masalah hukum. Dengan pencatatan yang rapi dan sistem pengingat otomatis, HRGA dapat mengantisipasi masa berlaku dokumen dan menghindari risiko keterlambatan dalam pembaruan izin.

12. Memelihara Fasilitas dan Lingkungan Perusahaan

HRGA memiliki tanggung jawab dalam menjaga kondisi fasilitas dan lingkungan kerja, termasuk kebersihan, keamanan, dan kenyamanan kantor. Mereka bekerja sama dengan tim kebersihan dan keamanan untuk memastikan lingkungan kerja yang aman dan produktif bagi semua karyawan. Atas fasilitas yang terawat baik, karyawan dapat bekerja dengan lebih nyaman dan meningkatkan efektivitas kerja mereka.

Baca Juga : 10 Human Resources Tools untuk Mudahkan Tugas HR 

Perbedaan HRD dan HRGA yang Perlu Anda Ketahui

Perbedaan antara HRD dan HRGA terletak pada lingkup tugas dan tanggung jawabnya. HRD berfokus pada pengelolaan sumber daya manusia dalam perusahaan termasuk administrasi karyawan. Sementara itu, HRGA memiliki cakupan yang lebih luas yang tidak hanya mencakup manajemen SDM, tetapi juga administrasi kantor dan operasional perusahaan secara keseluruhan.

Tugas HRD

Berikut adalah poin-poin dari tugas HRD :

• Rekrutmen dan seleksi karyawan.
• Pengelolaan penggajian dan tunjangan.
• Pelatihan dan pengembangan SDM.
• Penyusunan kebijakan ketenagakerjaan.

Tugas GA

Berikut adalah poin-poin dari tugas GA :

• Pengadaan fasilitas kantor
• Mengurus perizinan bisnis
• Menjaga keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja
• Berkoordinasi dengan pihak eksternal

Tabel Perbedaan HRD dan HRGA

Perbedaan Penempatan HRD dan HRGA dalam Perusahaan

Penempatan HRD dan HRGA dalam perusahaan dapat bervariasi tergantung pada ukuran bisnis, struktur organisasi, dan kebutuhan operasional. Memahami bagaimana peran keduanya ditempatkan dalam perusahaan akan membantu dalam mengoptimalkan fungsi manajemen sumber daya manusia dan administrasi operasional.

Berikut adalah perbedaan penempatan HRD dan HRGA dalam perusahaan yang perlu diketahui :

1. Berdasarkan Ukuran Perusahaan

Perusahaan besar cenderung memisahkan HRD dan HRGA Human Resource General Affair, sementara perusahaan kecil sering menggabungkan peran keduanya.

2. Berdasarkan Struktur Perusahaan

Struktur perusahaan yang lebih kompleks biasanya memiliki departemen HRD dan GA yang bekerja secara terpisah untuk meningkatkan efisiensi.

3. Berdasarkan Kebutuhan Perusahaan

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga peran HRGA dapat disesuaikan dengan skala dan industri perusahaan.

Skill yang Harus Dimiliki Human Resource General Affair (HRGA)

Untuk menjalankan tugasnya dengan efektif, HRGA harus memiliki beragam keterampilan yang tidak hanya terbatas pada manajemen sumber daya manusia, tetapi juga pemahaman administratif dan operasional. Berikut adalah beberapa skill utama yang harus dimiliki oleh seorang HRGA agar dapat bekerja secara efisien dan mendukung kelancaran bisnis perusahaan :

1. Pengetahuan tentang Teori dan Konsep SDM

HRGA harus memahami strategi manajemen SDM agar dapat mengelola tenaga kerja secara optimal.

2. Pemahaman tentang Peraturan Ketenagakerjaan

HRGA harus memahami regulasi tenaga kerja untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.

3. Kemampuan Menggunakan Teknologi HR

HRGA harus mampu mengoperasikan Software HRIS untuk mengelola administrasi karyawan dengan lebih efisien.

4. Kemampuan Administrasi yang Baik

Sebagai bagian dari tim operasional, HRGA wajib memiliki keterampilan administratif yang baik untuk menangani berbagai tugas kantor.

Tantangan dalam Pengelolaan HRGA di Perusahaan

Meskipun HRGA memiliki peran yang luas, ada beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh tim ini. Tantangan yang sering dihadapi biasanya terkait mengelola administrasi dan operasional secara bersamaan. Banyak HRGA yang harus menangani berbagai tugas administratif sekaligus memastikan operasional perusahaan tetap berjalan lancar. Walaupun demikian, Software HRIS ScaleOcean mampu mengatasi permasalahan ini karena manajemen data yang sudah terintegrasi.

Selanjutnya tantangan berhubungan dengan kepatuhan terhadap regulasi. HRGA harus selalu mengikuti perubahan kebijakan tenaga kerja dan administrasi bisnis agar perusahaan tetap patuh terhadap hukum yang berlaku. Meskipun begitu, ScaleOcean menyediakan modul khusus yang membantu HRGA dalam memastikan semua regulasi tenaga kerja dipatuhi.

Tantangan yang terakhir adalah koordinasi dengan berbagai pihak. HRGA harus menjalin komunikasi yang baik dengan vendor, instansi pemerintah, serta internal perusahaan agar setiap kebutuhan operasional dapat terpenuhi tanpa hambatan. Maka dari itu, ScaleOcean menyediakan dashboard kolaborasi untuk memudahkan HRGA agar dapat berkoordinasi dengan vendor atau pemerintah dengan sistem pencatatan yang terdokumentasi secara digital.

Baca juga: 8 Tips Memilih Vendor HRIS Terbaik dan Rekomendasinya 

Masa Depan HRGA: Peran Digitalisasi dan Otomatisasi 

Lantas, apakah HRGA akan terus terpakai? Seiring perkembangan teknologi berjalan, peran HRGA di masa depan akan semakin bergantung pada digitalisasi. Beberapa tren yang akan berdampak besar pada HRGA meliputi automasi administrasi dengan HRIS untuk mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi kerja. Kemudian, penggunaan AI dalam analisis data karyawan dan pemantauan kinerja juga termasuk sebagai salah satu tren. Tidak lupa dengan sistem absensi berbasis biometrik untuk meningkatkan akurasi dalam pencatatan kehadiran yang patut diperhatikan. Terakhir, integrasi dengan ERP untuk menghubungkan data HRGA dengan sistem keuangan dan operasional perusahaan.

Baca Juga: Rekomendasi 22 Software Payroll Terbaik Indonesia 2025 

Integrasikan Proses Tim HR dan GA Anda dengan Software HRIS ScaleOcean

Mengelola HRGA secara manual bisa sangat kompleks karena rawannya terjadi kesalahan. Jika dipaksakan secara manual, aksi tersebut justru dapat beresiko menurunkan efektivitas dari tim operasional. Oleh karena itu, penggunaan Software HRIS ScaleOcean merupakan solusi ideal untuk mengotomatisasi berbagai tugas HRGA dan HRD.

Software HRIS ScaleOcean yang menyediakan fitur-fitur seperti manajemen absensi, penggajian otomatis, dan pengelolaan database karyawan pastinya akan membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional serta memastikan data karyawan tetap aman dan terorganisir dengan baik. Dengan menggunakan produk ScaleOcean, pemilik bisnis dapat bersantai dan membiarkan Software HRIS ScaleOcean yang akan mengerjakan tugas-tugas beredar secara otomatis.

Berikut adalah penjelasan terkait fitur-fitur dari Software HRIS ScaleOcean :

• Manajemen Data Karyawan : Menyimpan dan mengelola data karyawan seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, data pendidikan, keterampilan, dan jabatan.
• Pengelolaan Gaji dan Kompensasi : Mengelola gaji, tunjangan, bonus, dan potongan, serta memastikan pembayaran gaji sesuai dengan aturan yang berlaku.
• Rekrutmen dan Perekrutan : Fitur untuk mendukung proses rekrutmen, termasuk pencatatan kandidat, wawancara, dan pemilihan kandidat yang tepat.
• Absensi dan Kehadiran : Mencatat dan memantau absensi karyawan, izin, dan cuti. Biasanya mencakup sistem penghitungan jam kerja.
• Pengelolaan Kinerja : Menyediakan alat untuk evaluasi kinerja karyawan, seperti penilaian 360 derajat, serta membantu dalam menetapkan tujuan dan pengukuran hasil kerja.
• Pelatihan dan Pengembangan : Mengelola pelatihan dan pengembangan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka.

Kesimpulan

Sebagai kesimpulan, HRGA (Human Resource General Affair) dan HRD (Human Resource Development) adalah bagian integral dari perusahaan yang memiliki peran saling melengkapi dalam pengelolaan sumber daya manusia dan operasional perusahaan. Meskipun keduanya memiliki tanggung jawab yang berbeda, keduanya bekerja bersama untuk memastikan kelancaran proses rekrutmen, administrasi, penggajian, pengembangan karir, serta pengelolaan fasilitas dan hubungan eksternal. Perusahaan dapat lebih efektif dalam mengelola tenaga kerja dan operasionalnya dengan memahami perbedaan serta peran masing-masing

Untuk mengetahui bagaimana ScaleOcean dapat mengoptimalkan efisiensi HR dan GA di perusahaan Anda, vendor menawarkan demo gratis yang memungkinkan Anda mengeksplorasi fitur dan keunggulannya secara langsung. Dapatkan pengalaman nyata dengan ScaleOcean sekarang juga!