Pada sebuah proses bisnis, terutama yang berkaitan dengan manajemen gudang, terdapat dua metode umum yang digunakan, yaitu First Expired, First Out (FEFO) dan First In, First Out (FIFO). Keduanya memiliki prinsip yang berbeda dalam mengatur keluar masuknya barang di gudang atau rak. Sebelum menentukan sistem yang lebih baik untuk bisnis Anda, sangat penting untuk memahami kedua metode ini secara mendalam. 

Pada artikel ini, akan dibahas lebih lanjut prinsip masing-masing metode, kelebihan dan kekurangannya. Tujuannya agar Anda dapat menentukan mana yang paling tepat dan sesuai dengan model bisnis Anda.

1. Metode FEFO

Metode FEFO didasarkan pada prinsip bahwa barang yang pertama kali kadaluarsa harus dijual terlebih dulu. Sistem ini sangat berguna pada bisnis yang menjual produk yang memiliki tanggal kadaluarsa atau batas waktu pemakaian, seperti makanan, obat-obatan, atau kosmetik. Dengan menerapkan cara ini, Anda akan memastikan produk yang akan kadaluarsa keluar untuk dijual lebih dulu kepada konsumen. Dampaknya mengurangi risiko kehilangan stok yang tidak bisa dijual karena sudah kadaluarsa.

Contohnya, Anda memiliki stok susu yang memiliki tanggal kadaluarsa berbeda. Sebanyak 10 karton susu memiliki tanggal kadaluarsa 30 April 2023. Kemudian 15 karton susu dengan tanggal kadaluarsa 9 Mei 2023. Dalam metode FEFO, susu yang memiliki tanggal kadaluarsa 30 April 202 akan dijual dulu, sebelum stok susu yang lainnya. Cara ini memastikan stok barang yang segera kadaluarsa harus segera dijual agar kualitas produk yang diterima konsumen tetap dalam kondisi baik.

2. Metode FIFO

Sedangkan FIFO adalah prinsip yang menerapkan konsep barang yang pertama kali masuk ke dalam gudang harus dijual dulu. Metode ini cocok untuk bisnis yang menjual produk yang tidak memiliki batasan waktu pemakaian, seperti pakaian, perabotan, atau barang elektronik. Dengan menerapkan metode FIFO, Anda akan menjaga agar barang yang telah lama berada di gudang bisa segera dijual, sehingga mengurangi risiko penumpukan stok yang tidak efisien. 

Contohnya, Anda memiliki stok baju yang datang dalam waktu yang berbeda. Pada tanggal 1 April 2023 masuk baju sebanyak 50 baju. Selanjutnya pada tanggal 10 April 2023 masuk baju sebanyak 75 baju. Dengan metode FIFO, baju yang masuk pertama kali (1 April 2023) akan dijual terlebih dahulu, sebelum baju yang masuk kemudian (10 April 2023). Dengan menjual baju yang masuk lebih awal, Anda memastikan untuk mengurangi risiko penumpukan stok yang tidak efisien.

3. Kelebihan & Kekurangan FEFO

Sebelum memutuskan menggunakan metode FEFO, ada baiknya Anda juga mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh sistem ini. Berikut kelebihan dan kekurangannya dalam mengelola stok barang.

a. Kelebihan Metode FEFO

Kelebihan pertama adalah mengurangi risiko kerugian akibat produk kadaluarsa. Dengan menjual produk yang akan kadaluarsa lebih dulu, Anda akan mengurangi kemungkinan produk tersebut tidak laku dan merugikan bisnis Anda. Cara ini secara langsung juga berdampak pada kepercayaan konsumen dengan kualitas produk Anda.

Selain itu, cara ini juga dianggap patuh terhadap regulasi. Dalam industri tertentu, seperti komestik, farmasi, dan makanan, penerapan sistem FEFO sangat dianjurkan atau bahkan diwajibkan oleh peraturan pemerintah. Tujuannya agar produk yang dikonsumsi terjamin aman untuk kesehatan.

b. Kekurangan Metode FEFO

Sayangnya, metode ini memerlukan pengawasan yang lebih ketat. Dalam pengelolaan persediaan dengan metode FEFO, Anda harus selalu memastikan bahwa produk yang akan kadaluarsa ditempatkan di depan rak atau gudang sehingga mudah diakses oleh konsumen. Jika manajemen gudang buruk akan berdampak pada bisnis. Sehingga hal ini memerlukan pengawasan yang ketat dan mungkin membutuhkan investasi lebih dalam sistem manajemen persediaan. 

Kekurangan lainnya, proses penyortiran juga menjadi lebih kompleks. Anda harus selalu memeriksa dan memastikan tanggal kadaluarsa setiap produk sebelum menempatkannya di rak atau gudang. Hal ini dapat menambah beban kerja pada staf dan mempengaruhi efisiensi operasional bisnis Anda.

4. Kelebihan & Kekurangan FIFO

Setelah dibahas kelebihan dan kekurangan FEFO, kini akan dijelaskan juga untuk metode FIFO. Pastikan untuk mempertimbangkannya sebelum memilih metode ini sebagai solusi manajemen gudang Anda.

a. Kelebihan Metode FIFO

Kelebihan utamanya adalah efisiensi dalam pengelolaan persediaan. Dengan sistem FIFO, Anda hanya perlu mengatur produk berdasarkan waktu masuknya ke gudang, sehingga lebih mudah diterapkan dan lebih efisien. Cara ini juga membantu mengurangi penumpukan stok lama karena produk yang lebih lama berada di gudang segera dijual, sehingga mengurangi risiko penumpukan stok yang tidak efisien.

b. Kekurangan Metode FIFO

Metode ini tentu tidak cocok untuk produk yang memiliki tanggal kadaluarsa. Sistem FIFO bisa menyebabkan produk yang akan kadaluarsa tidak dijual terlebih dahulu, sehingga meningkatkan risiko kehilangan stok yang tidak bisa dijual karena sudah kadaluarsa. Dampaknya perusahaan akan mengalami kerugian. 

Tidak hanya itu, ketika harga produk mengalami fluktuasi atau perubahan seiring waktu, metode ini dapat menyebabkan keuntungan yang lebih rendah. Misalnya, jika harga produk meningkat seiring waktu dan Anda menjual produk yang dibeli pada harga yang lebih rendah terlebih dahulu, Anda mungkin akan mendapatkan keuntungan yang lebih rendah.

5. FEFO vs FIFO: Mana Metode yang Lebih Baik?

Memutuskan metode mana yang lebih baik bagi bisnis Anda sangat bergantung pada jenis produk yang Anda jual dan kebutuhan spesifik industri Anda. Berikut beberapa pertimbangan yang dapat membantu Anda dalam menentukan sistem yang tepat.

a. Perhatikan Jenis Produk

Jenis produk yang Anda jual berperan penting dalam menentukan metode manajemen yang tepat. Jika produk yang dijual memiliki tanggal kadaluarsa atau batas waktu pemakaian, metode FEFO akan lebih cocok. Hal ini karena metode tersebut memastikan produk yang akan kadaluarsa dijual dulu. Namun, jika produk yang Anda jual tidak memiliki batasan waktu pemakaian, metode FIFO mungkin menjadi pilihan yang lebih baik. Sebab lebih efisien dalam mengatur dan menjual produk berdasarkan waktu masuk.

b. Pertimbangkan Regulasi Industri

Dalam beberapa industri, terutama yang berkaitan dengan produk yang memiliki tanggal kadaluarsa seperti kosmetik, F&B, restoran, dan farmasi, mungkin memiliki regulasi atau pedoman yang menganjurkan penggunaan sistem FEFO. Memastikan bisnis Anda mematuhi regulasi yang berlaku di industri tersebut akan membantu mengurangi risiko hukuman atau denda, serta menjaga reputasi bisnis Anda bagi konsumen dan mitra bisnis.

c. Pertimbangkan Efisiensi & Kemudahan

Selain mempertimbangkan jenis produk dan regulasi industri, Anda juga harus mempertimbangkan efisiensi dan kemudahan dalam manajemen inventory. Jika Anda mencari sistem yang lebih mudah diimplementasikan dan lebih efisien dalam pengelolaan persediaan, metode FIFO bisa menjadi pilihan yang tepat. Namun, jika Anda lebih mementingkan kualitas produk dan mengurangi risiko kerugian akibat produk kadaluarsa, metode FEFO mungkin lebih sesuai.

6. Kesimpulan

Tidak ada metode yang lebih baik daripada yang lain, karena pilihan ini akan tergantung pada karakteristik bisnis dan produk yang Anda jual. Penting juga bagi Anda untuk memahami kelebihan dan kekurangan dari kedua sistem ini dan menyesuaikan pilihan sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan memilih sistem yang tepat, Anda akan dapat mengoptimalkan pengelolaan persediaan, mengurangi risiko kerugian, dan meningkatkan kepuasan pelanggan karena terjaganya kualitas produk.