Apa itu Cash Opname? Pengertian, Manfaat, serta Tujuan Dilakukannya

Cash opname merupakan sebuah bagian integral dalam proses audit keuangan perusahaan. Pemeriksaan kas, yakni uang fisik, yang dimiliki bisnis sangat penting untuk memastikan kebenaran data yang ada di catatan akuntansi, terlebih lagi karena kas cenderung digunakan sebagai dasar penilaian atau pengukuran kondisi keuangan bisnis.

Istilah berikut sangat mirip dengan istilah stock opname. Namun, yang membedakan keduanya adalah hal yang menjadi fokus proses pemeriksaan, yakni stock opname memeriksa secara fisik stok barang yang ada di gudang, sedangkan yang diperiksa dalam istilah lainnya adalah kas atau uang fisik.

Artikel ini akan membahas lebih rinci tentang cash opname dalam perusahaan, manfaat, serta juga prosedurnya. Bila istilah berikut masih asing bagi Anda, maka Anda dapat mendalami pembahasan artikel ini untuk memastikan ketepatan kas bisnis.

1. Apa itu Cash Opname?

Cash opname adalah sebuah proses pemeriksaan fisik kas atau uang yang ada di perusahaan, dengan tujuan untuk memastikan akurasi kas fisik dengan catatan akuntansi. Hal yang diperiksa cenderung berupa uang tunai dan logam, yang kemudian dibandingkan dengan catatan mutasi kas.

Meskipun begitu, subjek pemeriksaan dalam proses ini tidak terbatas pada hal itu saja, melainkan dapat meliputi komponen komponen seperti, cek, wesel dan giro. Petty cash, yakni kas fisik jumlah kecil yang dipinggirkan untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari bisnis seperti pembayaran ongkos pengiriman, juga menjadi suatu faktor dalam pemeriksaan kas.

Dikarenakan kompleks, terutama bagi bisnis berskala besar, proses cash opname lebih cenderung dilakukan oleh auditor, baik secara in house atau melalui pihak ketiga. Auditor ini melakukan pemeriksaan dengan menghitung aset aktiva berwujud, yang meliputi kas, persediaan, fasilitas dan bangunan.

Akan tetapi, terdapat juga beberapa hal yang tidak dapat diperhitungkan dalam proses ini. Lebih tepatnya lagi, aktiva yang keberadaannya tidak diverifikasi melalui dokumentasi, seperti pendapatan, piutang, kewajiban dan pembayaran dimuka. Contohnya, segala transaksi yang dicatat dengan metode accrual basis tidak dipertimbangkan dalam cash opname.

Bila ditemukan ketidaksesuaian antara kondisi nyata kas dengan data yang ada di buku besar atau aplikasi akuntansi, hal ini akan diberitahukan kepada pihak berwenang untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut. Proses ini juga sering digunakan oleh auditor untuk melakukan valuasi (valuation) kuantitas aset yang berkontribusi sebagian besar pada aktiva perusahaan.

2. Manfaat Cash Opname

Tentu saja, prosedur audit cash opname tidak dilakukan tanpa mempertimbangkan tujuan penerapan. Hal ini cenderung dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan kepercayaan pihak internal dan eksternalnya, hingga mematuhi segala regulasi yang berlaku mengenai siklus akuntansi dalam perusahaan. Berikut adalah manfaat-manfaat lengkapnya:

a. Meningkatkan Kepercayaan Internal dan Eksternal

Pemeriksaan kas cash opname termasuk salah satu proses akuntansi yang berkontribusi terhadap laporan keuangan sederhana yang lebih terstruktur dan akurat. Adanya hal ini berarti perusahaan dapat mengelola anggaran untuk masing-masing divisi secara optimal, serta meningkatkan kepercayaan pihak eksternal seperti investor.

b. Mencegah Kecurangan dan Kerugian

Apabila proses pemeriksaan uang tunai perusahaan menemukan bahwa adanya perbedaan kondisi keuangan nyata dengan yang telah tercatat, maka hal tersebut dapat menandakan adanya tindakan kecurangan dalam perusahaan. Setelah mengetahui hal ini, bisnis akan melakukan audit SDM untuk menentukan faktor penyebab kecurangan tersebut.

c. Memaksimalkan Efisiensi

Melalui prosedur cash opname, perusahaan dapat memastikan bahwa kas yang ada di tangan perusahaan selalu dalam kondisi yang terkelola dengan baik. Proses ini, seperti halnya bank reconciliation, memungkinkan manajer keuangan untuk mendeteksi kelebihan atau kekurangan kas lebih cepat dan menghindari pemborosan.

d. Mematuhi Regulasi yang Berlaku

Proses ini dapat membantu perusahaan untuk memenuhi kewajiban hukum dan regulasi yang berlaku terkait dengan pengelolaan keuangan. Dengan melakukan pengecekan secara rutin, perusahaan dapat memastikan bahwa laporan keuangan yang disusun mematuhi standar akuntansi yang relevan, mengurangi risiko pelanggaran regulasi, serta mendukung kelancaran cash conversion cycle.

3. Tujuan Prosedur Cash Opname

Tujuan utama dilakukannya cash opname adalah untuk mengendalikan lebih ketat kas perusahaan. Adanya hal tersebut memberikan bisnis gambaran lebih jelas tentang uang fisik yang dipegangnya, sehingga membantu perusahaan menjalankan kegiatan operasionalnya dengan lebih optimal lagi. Terdapat beberapa juga fungsi dan tujuan lain diberlakukannya cash opname, yakni sebagai berikut:

• Memeriksa kebenaran saldo kas kecil dalam perusahaan dan memverifikasi kepemilikannya.
• Memastikan bahwa jumlah kas kecil atau tunai tercatat dengan benar dalam aplikasi akuntansi atau catatan perusahaan.
• Sebagai bentuk akuntabilitas atas pengeluaran dana yang dilakukan oleh kasir kas kecil.
• Mengetahui keterbatasan penggunaan dana kas kecil atau uang tunai dalam operasi bisnis.
• Mencari tahu apakah adanya dampak metode fraud triangle atau kecurangan yang dikarenakan sifat kas kecil seperti petty cash yang mudah dipindahtangankan dan sulit diverifikasi kepemilikannya.
• Bertindak sebagai upaya internal control keuangan perusahaan dan segala transaksi kas kecil, menentukan apakah diperlukannya perbaikan.

4. Dokumen-dokumen yang Dibutuhkan dalam Proses Cash Opname

Cash opname, seperti kegiatan perhitungan lainnya dalam akuntansi perusahaan, merupakan sebuah proses yang melibatkan banyak sekali jumlah dokumen pendukung. Tanpa adanya dokumen-dokumen berikut, maka proses pemeriksaan kas tidak akan dapat dilakukan. Lantas, berikut adalah dokumen-dokumen tersebut:

a. Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report)

Laporan penerimaan barang merupakan sebuah dokumen yang memberitahukan informasi lengkap seputar barang-barang fisik yang diterima oleh perusahaan. Isi dan konten dari laporan ini seringkali meliputi komponen-komponen seperti:

• Tanggal diterimanya barang oleh perusahaan.
• Informasi singkat mengenai pihak penerima dan pengirim.
• Nomor order pembelian.
• Nama, jenis, volume, deskripsi dan kondisi kualitas barang saat diterima.
• Catatan hasil pemeriksaan barang yang memberitahukan informasi seputar kondisi barang saat diterima, apakah sesuai dengan pesanan, apakah adanya barang yang rusak, dan lain-lainnya sesuai dengan konteks tertentu.
• Tanda tangan penerima.

b. Nota Debet (Debit Note)

Nota debet atau debit note merupakan sebuah dokumen yang cenderung digunakan dalam transaksi B2B. Meskipun dapat digunakan oleh penjual untuk mengabarkan tentang obligasi pembayaran sang pembeli, dokumen ini lebih sering digunakan dalam konteks pengembalian barang.

Ketika pemeriksaan barang penerimaan menentukan bahwa terdapat beberapa barang yang rusak atau tidak sesuai, maka pembeli akan mengirim nota debet kepada sang penerima untuk memberitahukan hal tersebut dan meminta penurunan angka akhir obligasi yang perlu dibayar.

c. Faktor Pemasok (Vendor Invoice)

Dokumen ini dikirim oleh pihak penjual kepada penerima, dengan tujuan untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah mereka sediakan. Dalam konteks cash opname, faktur pemasok digunakan sebagai bukti penagihan sebuah transaksi.

d. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursements Journal)

Hal ini relatif umum ditemukan dalam perusahaan apa saja, yakni merupakan sebuah dokumen yang mencatat arus kas atau uang tunai dalam bisnis. Detail–detail laporan ini harus spesifik dan menunjukkan tujuan setiap pengeluaran kas untuk membantu bisnis dalam proses pelacakan yang akurat.

Baca juga: 12 Jenis Jurnal Akuntansi yang Penting Dikelola Bisnis

5. Tahapan Prosedur Cash Opname

Tahap pengerjaan prosedur audit cash opname rumit, seperti halnya analisis laporan keuangan perusahaan. Hal ini dikarenakan proses pemeriksaan kas meliputi beberapa tahapan yang perlu dikelola secara optimal. Yakni, tahapan atau prosedur cash opname adalah:

a. Melakukan Perhitungan Kas atau Uang Fisik (Cash Count)

Perusahaan dapat melakukan perhitungan kas pada hari pertama kerja tahun buku untuk memastikan kebenaran kas fisik yang tercatat di buku. Proses ini seharusnya dipantau atau dilakukan oleh seorang auditor, dan berada dalam pengawasan seorang kasir. Hal ini sejalan dengan metode petty cash.

b. Melakukan Perhitungan Mundur Posisi Tutup Buku

Hasil perhitungan yang baru didapatkan pada tahapan sebelumnya dibandingkan dengan jumlah kas yang tercatat pada buku besar tertutup atau sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan. Tujuan dilakukannya hal ini adalah untuk mengetahui apakah ada perbedaan di antara keduanya.

c. Membuat Daftar Cek dan Kasbon Sementara

Langkah selanjutnya dalam prosedur cash opname adalah menyusun daftar lengkap dari tagihan yang masih belum dilunasi serta dokumen pendukung yang belum dicatat dalam buku. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua kewajiban yang belum dicatat bisa segera dikenali dan diselesaikan.

d. Menyusun Berita Acara Pemeriksaan Kas

Setelah tahapan-tahapan selanjutnya telah dilakukan, maka perusahaan atau pihak berwenang patut menyusun sebuah berita acara pemberitahuan atau perhitungan kas. Dokumen ini kemudian perlu ditandatangani oleh pihak kasir, auditor, bendahara atau akuntan yang memiliki wewenang sebagai pemeriksa isi dokumen tersebut.

e. Melakukan Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan

Jika ditemukan selisih antara catatan dan fisik kas, pihak manajemen segera melakukan investigasi mendalam. Langkah ini bertujuan untuk mencari penyebab utama perbedaan tersebut, baik karena kesalahan klerikal maupun faktor lainnya.

Pelaksanaan cash opname sebaiknya dilakukan pada penutupan operasional atau awal tahun buku untuk memastikan kecocokan antara kas fisik dan catatan. Pemeriksaan ini perlu dilakukan secara terjadwal baik harian, mingguan, atau bulanan serta bisa saja mendadak untuk memitigasi risiko kecurangan dalam perusahaan.

Berdasarkan survei yang kami temukan dari Agicap menunjukkan bahwa sekitar 26 % perusahaan masih melakukan pengelolaan kas secara manual, memperbesar risiko kesalahan dalam rekonsiliasi kas dan potensial selisih kas saat cash opname dilakukan.

6. Memeriksa dan Mengelola Kas Perusahaan dengan Software Akuntansi ScaleOcean

Telah disebutkan beberapa kali bahwa perusahaan dapat membandingkan perhitungan kas fisik dengan data yang ada dalam sistem akuntansinya. Software akuntansi biasanya digunakan karena adanya kemampuan untuk menghitung dan mencatat segala transaksi dalam perusahaan secara otomatis dan akurat. Hal ini tentu saja sangat penting untuk proses cash opname yang berfungsi sebagai proses verifikasi kebenaran data.

Bila Anda sedang mencari sistem dengan kemampuan tersebut dan lebih lagi, maka Anda dapat menerapkan software akuntansi ScaleOcean. Sistemnya dirancang untuk membantu bisnis mengelola keuangannya secara lebih efisien, serta menghasilkan setiap laporan keuangan sesuai dengan standar PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan).

Sistemnya dapat digunakan oleh siapa saja tanpa biaya tambahan karena ScaleOcean menawarkan jumlah pengguna yang tidak terbatas, sehingga masing-masing divisi perusahaan memiliki gambaran jelas tentang kondisi keuangan perusahaan. Dan apabila Anda mengalami kesulitan selama penerapan, maka ScaleOcean mempunyai tim after sales handal yang akan membantu mengatasi segala permasalahan yang muncul.

Sistemnya dapat Anda coba terlebih dahulu melalui demo gratis yang ditawarkannya, serta tersedia juga konsultasi gratis apabila Anda ingin bertanya lebih tentang spesifikasi sistemnya. Untuk meningkatkan kinerja akuntansi perusahaan, termasuk juga prosedur cash opname, sistem akuntansinya dibekali dengan fitur-fitur seperti:

• Real Time Cash Balance Monitoring: Memantau saldo kas secara langsung, memastikan data kas selalu akurat dan terbaru.
• Cash Reconciliation: Mencocokkan catatan kas dengan kas fisik untuk menghindari selisih.
• Audit Trail: Mencatat setiap transaksi kas, memudahkan audit dan pengecekan riwayat transaksi.
• Cash Transaction Entries: Mencatat penerimaan dan pengeluaran kas, memastikan transaksi tidak terlupakan.
• Bank and Cash Statement Reconciliation: Mencocokkan laporan bank dengan catatan kas internal untuk menghindari perbedaan saldo.
• Cash Flow Management: Memberikan gambaran arus kas masuk dan keluar untuk memantau posisi kas perusahaan.
• Cash Journal: Mencatat semua transaksi kas dalam jurnal kas, memudahkan verifikasi transaksi.

7. Kesimpulan

Cash opname merupakan prosedur penting dalam memastikan akurasi kas yang ada di perusahaan dan mendeteksi adanya kesalahan atau penyalahgunaan. Dengan proses pemeriksaan yang sistematis, perusahaan dapat meningkatkan kepercayaan internal dan eksternal serta mencegah potensi kerugian.

Temuan kami sejalan dengan penelitian Universitas Limpopo yang menyoroti kerentanan kontrol kas pada usaha kecil. Minimnya segregasi tugas dan perencanaan anggaran yang kurang kokoh diidentifikasi sebagai penyebab utama munculnya kesalahan dalam catatan kas.

Penerapan cash opname dalam bisnis membantu memaksimalkan efisiensi operasional dan mendukung kepatuhan terhadap regulasi. Dengan menggunakan sistem yang tepat, perusahaan dapat mempermudah proses verifikasi dan audit. Software akuntansi ScaleOcean adalah solusi yang dapat diakses untuk mendukung kegiatan ini, termasuk demo gratis untuk uji coba sistemnya.