Software ekspedisi adalah solusi penting yang membantu Anda mencapai kelancaran dalam proses pengiriman barang. Tanpa sistem ini, pengelolaan pengiriman bisa menjadi rumit. Dari adanya penundaan penerimaan barang, dokumen kepabeanan yang tidak lengkap, hingga kesulitan melacak status pengiriman.

Akibatnya, Anda berisiko kehilangan kepercayaan pelanggan, menanggung biaya operasional yang membengkak, dan menghadapi kendala regulasi yang bisa memperlambat seluruh proses pengiriman. Dengan software untuk usaha ekspedisi, semua masalah ini bisa dihindari.

Namun, pemilihan software ekspedisi tentu tidak bisa dilakukan sembarangan. Anda perlu mempertimbangkan fitur, kelebihan, dan kekurangan masing-masing solusi untuk memastikan software yang dipilih memenuhi kebutuhan bisnis. Artikel berikut akan membantu Anda memberikan daftar 10 rekomendasi software ekspedisi terbaik di Indonesia. 

Jenis-jenis Software Ekspedisi

Software ekspedisi memiliki beragam cakupan yang luas untuk menangani tahapan tertentu dalam proses logistik, mulai dari pengelolaan armada hingga pelacakan pengiriman. Setiap jenis ini fokus pada bagian masing-masing dalam pengelolaan logistik. Berikut ini jenis-jenisnya beserta cara kerja sistem.

1. Fleet Management System

Fleet management system membantu perusahaan dalam mengelola armada transportasi termasuk pemilihan kendaraan pengiriman, pemeliharaan, dan penjadwalan. Ketika perusahaan mendapatkan informasi permintaan pengiriman, sistem akan secara otomatis memilih kendaraan yang tersedia dan menyesuaikan jadwal sesuai kebutuhan.

2. Job Order Management System

Proses pengiriman memiliki alur yang cukup kompleks, sehingga diperlukan koordinasi antara tim operasional dan administrasi. Sistem ini bekerja dengan membuat dan melacak setiap job order dari awal hingga selesai, mencatat status dan kebutuhan setiap pengiriman. Dengan fitur ini, dipastikan semua pengiriman berjalan sesuai rencana.

3. Export & Import Management System

Sistem akan secara otomatis membuat, menyimpan, dan memvalidasi dokumen ketika ada permintaan pengiriman internasional. Selain itu, sistem juga memastikan semua dokumen lengkap dan sesuai regulasi negara tujuan, sehingga proses kepabeanan dapat berjalan lancar.

4. Compliance & Customs Management System

Jenis software ekspedisi ini bekerja dengan mengotomatiskan pengecekan regulasi dan dokumen untuk memastikan peraturan perdagangan internasional telah terpenuhi semuanya. Dengan otomatisasi ini, perusahaan dapat menghindari penalti dan masalah kepabeanan, serta mempercepat proses clearance di pelabuhan.

5. Booking Management System

Proses pemesanan layanan transportasi dan ruang kargo, baik untuk pengiriman darat, laut, atau udara bisa dengan mudah Anda lakukan melalui booking management system. Sistem ini bekerja dengan mengintegrasikan berbagai penyedia layanan sehingga perusahaan bisa membandingkan harga, kapasitas, dan jadwal yang tersedia.

6. Inventory Management System

Bagi Anda yang perlu menyimpan barang sementara sebelum dikirimkan ke negara tujuan, jenis program ekspedisi software satu ini sangat cocok untuk mengakomodasi proses tersebut. Sistem dapat mencatat barang yang masuk dan keluar sesuai jadwal, mengatur lokasi penyimpanan di gudang, dan memastikan barang siap diangkut ke pelabuhan selanjutnya.

7. Billing & Invoicing System

Anda tidak perlu lagi melakukan pembuatan faktur dan perhitungan biaya, termasuk pajak dan biaya tambahan secara manual. Sistem ini akan secara otomatias mencatat semua biaya yang terkait dan kemudian membuat invoice yang sesuai untuk pelanggan. 

8. Shipment Tracking System

Shipment tracking system memberikan visibilitas penuh atas status pengiriman dari titik awal hingga tujuan. Dengan melacak pergerakan barang secara real-time, sistem dapat memberikan notifikasi status pengiriman kepada perusahaan dan pelanggan. Jadi, pelanggan dapat memantau lokasi barang secara akurat, dan perusahaan dapat mengelola pengiriman dengan lebih baik.

Fungsi Software Ekspedisi

Program ekspedisi software memiliki peran yang sangat penting dalam mengelola berbagai aspek proses logistik, khususnya pada pengiriman internasional yang melibatkan banyak tahapan dan dokumen. Berikut ini beberapa fungsi utama dari software ekspedisi yang mendukung kelancaran proses pengiriman.

1. Pelacakan Pengiriman Real-Time

Sistem ini dilengkapi fitur pelacakan real-time sehingga memudahkan Anda dan pelanggan untuk memantau pergerakan barang secara langsung dari titik keberangkatan hingga tiba di tujuan. Hal ini sangat penting untuk memberikan transparansi pada pelanggan dan meminimalisir ketidakpastian dalam proses pengiriman.

2. Automatisasi Kepabeanan

Software ekspedisi juga mempermudah proses pengisian dan pengelolaan kebutuhan bea cukai yang diperlukan untuk pengiriman internasional. Mulai dari dokumen pemberitahuan ekspor impor barang (PEB atau PIB) hingga sertifikat asal barang. Jadi, dipastikan pengiriman mematuhi regulasi sehingga proses pengurusan izin berjalan lebih cepat.

3. Manajemen Dokumen Ekspor Impor

Software ekspedisi mempermudah pengelolaan berbagai dokumen penting seperti bill of lading, sertifikat asal, dan faktur komersial. Dengan sistem yang tersentralisasi, dokumen-dokumen ini dapat diakses dan diperbarui dengan mudah. Sehingga mempercepat proses administrasi dan memastikan persyaratan dokumen internasional terpenuhi.  

4. Mempermudah Proses Booking

Proses booking untuk ruang kargo atau layanan pengiriman internasional dapat dilakukan lebih mudah melalui program ekspedisi software yang terintegrasi dengan berbagai penyedia transportasi. Perusahaan dapat membandingkan opsi yang ada dan memesan layanan yang paling sesuai.

5. Perhitungan Biaya Bea & Tarif yang Akurat

Lebih lanjut, 3PL freight software ini juga bisa melakukan perhitungan biaya bea masuk, pajak, dan tarif tambahan lainnya secara otomatis sesuai dengan regulasi negara tujuan. Jadi, Anda tidak perlu khawatir dengan akurasi biaya pengiriman. Perhitungan yang tepat juga memudahkan Anda dalam membuat estimasi biaya untuk pelanggan.

6. Mengoptimalkan Konsolidasi Kargo

Sistem ekspedisi juga mendukung optimasi konsolidasi kargo dengan menggabungkan beberapa pengiriman kecil menjadi satu kontainer atau kendaraan. Anda bisa memesan ruang kontainer, mengatur jadwal pengiriman, dan menyesuaikan kapasitas agar biaya per unit pengiriman lebih rendah.

7. Memaksimalkan Keuntungan Layanan Logistik

Software ini membantu Anda memaksimalkan keuntungan dengan menghitung margin secara akurat, berdasarkan selisih antara shipper invoice dan vendor bills. Dengan fitur ini, Anda dapat secara real-time memantau profitabilitas setiap pengiriman.

8. Mempermudah Analisis dan Pelaporan Kinerja Bisnis

Software untuk usaha ekspedisi yang menyediakan data dan laporan komprehensif tentang kinerja bisnis, termasuk waktu pengiriman, biaya, dan tingkat kepuasan pelanggan. Proses analisis menjadi lebih mendalam, membantu Anda untuk tahu aspek mana yang perlu ditingkatkan sehingga dapat membuat keputusan strategis yang lebih baik.

10 Rekomendasi Software Ekspedisi Terbaik

Memilih software yang tepat sangat penting agar proses pengiriman barang berjalan efisien. Dengan solusi yang tepat, Anda dapat mengelola seluruh aspek logistik secara efektif, mulai dari manajemen armada hingga pelacakan real-time. Berikut 10 rekomendasi software ekspedisi terbaik yang dapat membantu memenuhi kebutuhan logistik bisnis Anda.

1. Software Ekspedisi ScaleOcean

Software ekspedisi ScaleOcean adalah rekomendasi all-in-one solution yang mengakomodasi semua kebutuhan pengiriman internasional dalam satu platform. Jadi, Anda tidak perlu lagi menggunakan berbagai jenis software terpisah untuk mengelola setiap aspek logistik.

Telah dipercaya oleh ratusan klien, ScaleOcean membantu semua proses pengiriman, mulai dari pemesanan hingga pelacakan, dapat diatur secara efisien dalam satu tempat. Anda dan pelanggan dapat melacak status pengiriman dari awal hingga tujuan, memberikan visibilitas penuh yang meningkatkan kepuasan pelanggan.

ScaleOcean juga menawarkan layanan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli yang berpengalaman membantu Anda mengetahui lebih lanjut bagaimana cara kerja sistem ini dan spesifikasi solusi apa yang Anda butuhkan sesuai kebutuhan bisnis.

Fitur-fitur unggulan yang dimiliki software ekspedisi ScaleOcean mencakup:

• Booking management: Memudahkan proses pemesanan pengiriman dari klien, mengelola dan menjadwalkan pengambilan barang secara efisien.

• Customs clearance integration: Mengintegrasikan sistem dengan layanan kepabeanan CEISA 4.0 untuk mempercepat proses clearance, serta mengurangi risiko keterlambatan.

• Export & Import management: Mendukung pembuatan dokumen ekspor-impor sesuai peraturan untuk memastikan proses berjalan sesuai peraturan.

• Real-time tracking & notifications: Memberi notifikasi otomatis kepada klien dan tim internal untuk setiap update status pengiriman agar informasi selalu tersampaikan dengan baik.

• Margin calculator: Mengotomatisasi perhitungan biaya berdasarkan jenis layanan, berat, dan tujuan, serta menghasilkan invoice sesuai dengan transaksi.

Implementasi program ekspedisi software ScaleOcean membantu Anda menghemat waktu, mengurangi biaya operasional, dan memastikan setiap pengiriman berjalan lancar.

2. Oracle Sistem Ekspedisi

Oracle Logistics adalah program ekspedisi software terintegrasi yang dirancang untuk perusahaan dengan kebutuhan logistik internasional. Software ini mendukung pengelolaan inventaris, pelacakan pengiriman, dan optimasi rute. Cocok bagi bisnis untuk pengiriman dalam skala global.

3. Software Logistik Flits

Flits adalah program ekspedisi software yang fokus pada pengelolaan ekspedisi dan pelacakan armada secara real-time, khususnya untuk bisnis yang membutuhkan transportasi dalam skala besar. Sistem ini lebih cocok untuk pengiriman darat yang mengutamakan pelacakan terperinci.

4. Software Kuebix

Kuebix adalah ERP logistik berbasis cloud yang membantu Anda mengoptimalkan pengiriman dengan pelacakan real-time, manajemen armada, dan integrasi ke platform pihak ketiga. Cocok untuk perusahaan yang membutuhkan visibilitas dan kontrol penuh dalam rantai pasok.

5. Software Fretron

Fretron adalah software untuk usaha ekspedisi yang memungkinkan pelacakan dan pengelolaan armada agar lebih efisien. Software ini mendukung pemantauan armada dan manajemen pengiriman, cocok untuk bisnis yang ingin meminimalkan biaya operasional.

6. Software Ekspedisi Cargowise

Cargowise One adalah software ekspedisi yang terkenal untuk mendukung pengiriman multi-negara dengan fitur pelacakan, manajemen jobfile, dan dukungan multi-mata uang. Software ini membantu melakukan sea cargo tracking dan kontrol pengiriman lintas negara.

7. Software SOLOG

SOLOG adalah software logistik yang dirancang untuk mengoptimalkan proses pengiriman dan pergudangan, mendukung manajemen transportasi hingga pelacakan pengiriman real-time. Sistem ini cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan manajemen transportasi hingga pengelolaan gudang

8. SAP Logistics Software

SAP Logistics menyediakan solusi yang mendukung perusahaan dengan pengelolaan rantai pasok yang kompleks dan kemampuan analisis yang kuat. Cocok untuk perusahaan besar yang beroperasi di pasar global. Beberapa kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan adalah:

9. Software Logistik Oaktree

Oaktree adalah software ekspedisi dengan berfokus untuk bisnis yang memerlukan manajemen job order, pelacakan pengiriman, dan pengelolaan dokumen. Software ini mendukung proses ekspedisi domestik dengan berbagai fitur terintegrasi. Cocok untuk bisnis kecil hingga menengah.

10. Software Ekspedisi Magaya

Magaya adalah software untuk usaha ekspedisi yang membantu aspek manajemen pergudangan hingga kepabeanan. Software ini membantu dalam pengelolaan inventaris, pelacakan pengiriman, dan integrasi dengan sistem pembayaran. Cocok untuk bisnis yang membutuhkan fitur kepatuhan bea cukai.

Demikian 10 rekomendasi software ekspedisi yang bisa Anda pertimbangkan. Tentu setiap software memiliki kelebihan dan kekurangan yang disesuaikan lagi dengan kebutuhan bisnis Anda.

Kesimpulan

Software ekspedisi memungkinkan perusahaan logistik untuk mengelola seluruh proses pengiriman dengan lebih efisien. Dengan menggunakan solusi yang tepat, Anda dapat memastikan pengiriman berjalan lancar yang juga berdampak pada peningkatan kepuasan pelanggan.

Dari banyaknya rekomendasi yang Anda, Software Ekspedisi ScaleOcean adalah solusi all-in-one yang mampu memenuhi semua kebutuhan logistik dalam satu platform. Cobalah demo gratis dari ScaleOcean untuk temukan bagaimana software ini dapat menyederhanakan proses pengiriman internasional Anda!