Kesalahan dalam manajemen persediaan dapat mengakibatkan dampak yang merugikan bagi perusahaan. Seperti backorder, retur yang tinggi, atau adanya gangguan dalam rantai pasok. Dalam menghadapi tantangan ini, implementasi sistem enterprise resource planning menjadi solusi yang sangat efektif. Terlebih dengan integrasi modul ERP yang relevan, perusahaan tidak hanya meminimalisir masalah persediaan, tapi juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dalam artikel ini, akan dijelaskan bagaimana modul-modul seperti production planning, warehouse management, hingga CRM dapat membantu perusahaan mengatasi berbagai masalah manajemen persediaan. Pahami pembahasan di bawah ini dan segera tentukan modul mana yang Anda butuhkan bagi perusahaan.

1. Masalah Umum Manajemen Persediaan

Pada bagian ini, akan dibahas secara rinci beberapa masalah umum yang sering dihadapi dalam manajemen persediaan dan dampaknya bagi perusahaan. Selain itu, juga diberikan solusi yang tepat untuk menyelesaikannya.

a. Backorder

Backorder adalah situasi ketika permintaan pelanggan untuk produk tertentu melebihi persediaan yang tersedia. Dengan kata lain, hal ini terjadi saat pesanan tidak dapat dipenuhi pada waktu yang sama karena kekurangan stok. Backorder biasanya terjadi karena perusahaan tidak dapat memprediksi permintaan dengan akurat atau ketika ada gangguan dalam rantai pasokan.

Dampaknya pada bisnis bisa cukup signifikan. Pelanggan yang mengalami penundaan pesanan mungkin akan merasa kecewa sehingga beralih ke kompetitor. Backorder juga dapat mempengaruhi reputasi dan kepercayaan merek, serta menambah biaya dalam bentuk biaya pengiriman yang lebih tinggi karena pesanan yang dikerjakan terlambat.

Untuk mengatasi permasalahan manajemen persediaan tersebut, perusahaan harus mampu berinvestasi dalam sistem perencanaan permintaan yang akurat dan responsif. Selain itu, Anda juga harus menjaga hubungan yang baik dengan pemasok untuk pemenuhan kebutuhan stok serta memiliki strategi marketing untuk mengatasi hilangnya pelanggan secara terus-menerus.

b. Overstock

Overstock terjadi ketika gudang memiliki lebih banyak stok dari produk tertentu daripada yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan. Kondisi ini sering terjadi ketika prediksi permintaan tidak akurat atau produk baru diperkenalkan sedangkan produk lama masih berada di gudang. Overstock membuat biaya penyimpanan dan perawatan menjadi meningkat. Tidak hanya itu, modal bisnis juga menjadi terikat dan mempengaruhi aliran kas dan keuangan perusahaan.

Untuk mencegah masalah ini perusahaan harus meramalkan permintaan dengan akurat dan melakukan perencanaan persediaan yang efektif. Memilih sistem inventory gudang yang efektif dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok juga dapat membantu dalam mengurangi risiko overstock.

c. Pemilihan Supplier

Pemilihan pemasok melibatkan proses mengevaluasi dan menyeleksi supplier yang dapat memberikan bahan baku atau produk yang dibutuhkan perusahaan dengan harga yang kompetitif namun kualitasnya tetap dapat diandalkan. Proses ini sangat penting dalam manajemen persediaan dan rantai pasokan.

Untuk memilih supplier yang tepat, perusahaan harus mengevaluasi beberapa faktor. Termasuk kualitas produk, harga, kehandalan pengiriman, dan reputasi supplier. Menggunakan teknologi seperti sistem ERP dan supplier relationship management dapat membantu dalam proses evaluasi dan manajemen persediaan secara keseluruhan.

d. Produk Usang atau Kadaluarsa

Memiliki stok produk usang atau kadaluarsa dapat berdampak negatif bagi perusahaan terutama untuk aspek penjualan dan reputasi. Produk usang dapat mengurangi penjualan dan merusak reputasi perusahaan jika dijual kepada pelanggan. Selain itu, produk kadaluarsa dapat menyebabkan kerugian finansial karena harus dibuang dan tidak bisa dijual.

Untuk mencegah masalah masalah tersebut, Anda harus meramalkan permintaan dengan akurat, melakukan manajemen persediaan yang baik, dan menjual produk secara tepat waktu. Selain itu, jangan lupa untuk tetap menjaga hubungan yang baik dengan pemasok serta memiliki strategi untuk menghadapi adanya gangguan rantai pasokan.

e. Retur Produk

Retur penjualan dapat terjadi karena berbagai alasan. Termasuk produk cacat, salah pengiriman, atau pelanggan yang berubah pikiran. Masalah manajemen persediaan satu ini dapat berdampak negatif bagi perusahaan. Selain adanya biaya tambahan untuk pengiriman dan penanganan retur, juga berdampak pada reputasi dan kepuasan konsumen. Pelanggan yang mengembalikan produk mungkin tidak akan berbelanja lagi di perusahaan Anda.

Untuk mengelola hal ini, perusahaan perlu memiliki proses retur yang jelas dan efisien. Termasuk memeriksa produk yang dikembalikan, serta memberikan penggantian barang atau pengembalian uang dengan tepat waktu. Selain itu, Anda juga harus berusaha untuk meminimalkan retur dengan memastikan kualitas produk dan akurasi pengiriman.

f. Gangguan Rantai Pasok

Gangguan rantai pasok dapat memiliki dampak yang signifikan pada proses bisnis. Masalah ini dapat menyebabkan penundaan dalam produksi dan pengiriman, peningkatan biaya, serta penurunan kualitas produk. Jika masalah tersebut terus berlanjut dalam jangka panjang, juga dapat merusak reputasi dan kepercayaan pelanggan.

Untuk mengatasi gangguan rantai pasok, perusahaan harus memiliki rencana dan strategi manajemen persediaan yang lebih efektif. Misalnya dengan memiliki pemasok cadangan, memperbanyak lokasi produksi, dan menggunakan teknologi canggih untuk memantau dan merespons perubahan dalam rantai pasokan.

g. Fluktuasi Harga

Dalam aspek manajemen persediaan, fluktuasi harga bisa merujuk pada perubahan harga bahan baku atau produk akhir. Kondisi ini memiliki dampak yang signifikan pada perusahaan. Jika harga bahan baku naik, akan meningkatkan biaya produksi dan menurunkan margin laba. Begitu juga, jika harga produk akhir turun, maka dapat menurunkan pendapatan dan laba perusahaan.

Untuk mengelola fluktuasi harga, perusahaan dapat menggunakan strategi seperti diversifikasi pemasok dan perencanaan purchasing yang strategis. Selain itu, penggunaan teknologi seperti sistem ERP juga dapat membantu perusahaan melacak perubahan harga dan meresponsnya dengan cepat dan efektif.

2. Modul ERP sebagai Solusinya

Modul ERP dapat berfungsi sebagai solusi efektif untuk berbagai masalah manajemen persediaan. Modul-modul ini membantu perusahaan merencanakan, melacak, dan mengelola berbagai aspek bisnis. Berikut beberapa rekomendasi modul yang bisa Anda pertimbangkan.

a. Production Planning

Modul ERP production planning dapat membantu perusahaan merencanakan dan mengatur produksi berdasarkan permintaan yang diprediksi. Dengan menyesuaikan tingkat produksi dengan permintaan pelanggan, perusahaan dapat mengurangi risiko backorder dan overstock. Misalnya, jika permintaan diperkirakan akan turun, perusahaan dapat mengurangi produksi untuk mencegah overstock.

Peran modul ERP perencanaan produksi lainnya adalah membantu perusahaan merencanakan penggunaan bahan baku dan sumber daya lainnya yang dapat membantu mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi. Misalnya, jika bahan baku tertentu harganya fluktuatif, Anda dapat merencanakan produksi untuk memaksimalkan penggunaan bahan baku saat harganya rendah.

b. Warehouse Management

Modul ERP selanjutnya adalah warehouse management. Modul ini dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional gudang. Dengan melacak dan mengatur lokasi dan pergerakan barang dalam gudang, Anda dapat memastikan bahwa barang dapat ditemukan dan dikeluarkan dari gudang secara efisien. Sehingga mengurangi risiko penundaan pengiriman dan backorder.

Selain itu, modul ERP ini juga dapat membantu perusahaan mengelola inventory secara efektif. Dengan melacak jumlah dan lokasi stok, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah yang tepat dari setiap item. Langkah ini akan membantu dalam mencegah overstock dan adanya produk usang atau kadaluarsa.

c. Procurement

Procurement adalah modul ERP yang dapat membantu perusahaan mengelola proses pembelian. Modul ini juga dapat dimanfaatkan untuk melakukan seleksi supplier dan menangani fluktuasi harga. Misalnya, dengan melacak dan mengevaluasi kinerja pemasok, perusahaan dapat memilih pemasok yang menawarkan kualitas terbaik dengan harga yang sesuai budget.

Selain itu, modul ini juga dapat membantu perusahaan merespons fluktuasi harga dengan cepat dan efektif. Contohnya, jika harga bahan baku naik, perusahaan dapat mencari pemasok alternatif atau melakukan negosiasi harga dan kontrak untuk mengurangi dampak kenaikan harga tersebut. Anda juga bisa menjaga hubungan baik dengan pemasok berkat implementasi modul tersebut.

d. Supply Chain Management

Modul selanjutnya yang tak kalah penting adalah supply chain management. Modul ERP ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi dan merespons dengan cepat pada gangguan yang terjadi di rantai pasokan. Sebagai contoh, jika terjadi bencana alam yang mengganggu produksi pemasok, Anda dapat menggunakan modul ini untuk menemukan pemasok alternatif dan meminimalkan dampak gangguan tersebut.

Selain itu, SCM juga dapat membantu perusahaan mengelola persediaan di seluruh aspek rantai pasokan. Dengan melacak dan mengatur pergerakan barang dari pemasok ke gudang, kemudian ke pelanggan, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan memiliki jumlah yang tepat dari setiap item di setiap titik dalam rantai pasokan.

e. Customer Relationship Management

Modul customer relationship management (CRM) dapat membantu perusahaan memahami dan merespons kebutuhan dan preferensi pelanggan yang nantinya akan membantu mengurangi retur produk dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan melacak dan menganalisis data penjualan, Anda bisa mengidentifikasi produk yang sering dikembalikan dan mengambil tindakan strategis seperti memperbaiki kualitas atau akurasi deskripsi produk.

Selain itu, CRM juga dapat membantu perusahaan meramalkan permintaan pelanggan dan merencanakan persediaan dengan lebih tepat. Melalui pemahaman pola pembelian pelanggan dan merespon tren serta perubahan dalam preferensi pelanggan, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki stok barang yang diinginkan pelanggan.

3. Kesimpulan

Dalam menghadapi tantangan manajemen persediaan, implementasi sistem ERP ternyata menjadi solusi yang sangat efektif. Dengan memanfaatkan modul seperti production planning hingga customer relationship management, Anda dapat merencanakan, melacak, dan mengelola berbagai aspek operasional dengan lebih efisien. 

Bingung mencari sistem ERP yang paling tepat untuk atasi masalah manajemen persediaan Anda? ERP ScaleOcean jawabannya! Tidak hanya dilengkapi dengan modul yang disebutkan sebelumnya, sistem kami dapat diintegrasikan dengan modul lainnya yang Anda butuhkan. Kami siap memfasilitasi konsultasi gratis untuk mendengar kebutuhan Anda.  Jangan tunda, segera hubungi kami dan jadwalkan sesi diskusi lebih lanjut bersama tim ahli kami!