Bisnis logistik atau ekspedisi kian berkembang dari hari ke hari. Oleh sebab itu, Anda sebagai pemilik bisnis harus mencari cara agar bisa bersaing di tengah perkembangan tersebut. Salah satunya adalah dengan menggunakan sistem ERP. Software kargo berbasis ERP ini mampu mengelola berbagai proses bisnis di perusahaan besar maupun menengah secara otomatis.
Aplikasi ERP untuk logistik juga dirancang untuk meningkatkan keakuratan data. Dengan demikian, Anda pun bisa mengambil keputusan dengan lebih tepat jika diperlukan. Selain itu, perusahaan logistik Anda juga akan memperoleh keuntungan di berbagai aspek lainnya dari penggunaan ERP. Simak ulasan selengkapnya di bawah ini.
1. Implementasi Sistem ERP pada Bisnis Logistik
Pengertian sistem ERP adalah aplikasi yang mampu membantu sumber daya manusia untuk mengelola berbagai data secara terpusat dan terintegrasi. Menerapkan sistem ini pada perusahaan terbukti dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Maka dari itu, banyak bisnis yang beralih untuk menggunakan ERP.
Software ERP bisa digunakan oleh berbagai jenis bisnis di industri yang berbeda, termasuk perusahaan ekspedisi. Hal itu dikarenakan, sistem ini memiliki fleksibilitas dan skalabilitas yang besar untuk bisa menyesuaikan kebutuhan masing-masing perusahaan, terutama ketika ada permintaan khusus. Selain itu, masih ada berbagai manfaat lain yang bisa Anda dapatkan dari menerapkan sistem ERP untuk logistik. Mari kita bahas di part selanjutnya.
2. Jenis-jenis ERP Logistik Modul
Sistem ERP merupakan software terintegrasi yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek bisnis di seluruh industri, termasuk logistik. Maka dari itu modul yang ditawarkan pun berbeda-beda tergantung kebutuhan dan proses operasional masing-masing sektor bisnis. Nah, ERP logistik modul biasanya mencakup supply chain management (SCM), production planning and control (PPC), HRM, manajemen keuangan, customer relationship management (CRM), dan manajemen transportasi. Mari kita bahas satu per satu peran modul tersebut terhadap bisnis logistik Anda!
a. Supply Chain Management (SCM)
Optimalisasi manajemen rantai pasokan merupakan faktor penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas di industri logistik. Salah satu ERP logistik modul yang dapat membantu bisnis Anda dalam menjalankan proses bisnis satu ini adalah supply chain management (SCM). Modul ini memungkinkan perusahaan logistik untuk mengintegrasikan berbagai aspek pada rantai pasok.
Mulai dari perencanaan, pengadaan, produksi, distribusi, hingga pengelolaan hubungan dengan pemasok dan pelanggan. Dengan solusi ini, perusahaan dapat meningkatkan koordinasi, mengurangi waktu tunggu, serta mengidentifikasi dan mengatasi hambatan dalam proses SCM. Sehingga, kelancaran rantai pasok Anda pun bisa terjaga.
Selain itu, modul SCM juga berperan dalam mengelola proses distribusi dan logistik. Dimana hal ini termasuk perencanaan rute pengiriman, pemilihan dan pengelolaan transportasi, hingga pelacakan pengiriman. Modul SCM akan membantu untuk memastikan proses tersebut dilakukan secara optimal. Dengan pengelolaan yang menggunakan modul SCM, perusahaan logistik dapat mengoptimalkan pengiriman, mengurangi biaya transportasi, dan memastikan pengiriman tepat waktu kepada pelanggan. Dampaknya, proses pada rantai pasokan pun lebih mudah dipantau secara efisien.
b. Production Planning and Control (PPC)
Dalam industri logistik, efisiensi dan akurasi selama proses produksi juga perlu diperhatikan untuk meningkatkan keuntungan bisnis. Nah, jenis ERP logistik modul satu ini berperan dalam mengoptimalkan proses produksi di perusahaan Anda. Dimana cara kerjanya adalah dengan membantu dalam merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengontrol seluruh aktivitas yang terkait dengan produksi.
Modul production planning and control membantu Anda dalam merencanakan dan menetapkan jadwal produksi berdasarkan permintaan pasar, kapasitas yang tersedia, dan sumber daya yang diperlukan. Perencanaan produksi melibatkan peramalan permintaan, penentuan jumlah produk yang harus diproduksi, dan penjadwalan kegiatannya. Dengan perencanaan yang efektif, perusahaan dapat mengurangi waktu siklus produksi, meminimalkan biaya, dan memastikan pemenuhan kebutuhan pelanggan secara tepat waktu.
Selain itu, solusi ini juga memungkinkan Anda untuk mengelola kapasitas produksi secara optimal, termasuk sumber daya manusia, mesin, dan bahan baku. Dengan memonitor dan mengendalikan kapasitas produksi, perusahaan dapat mengidentifikasi kemungkinan kekurangan atau kelebihan kapasitas, mengurangi downtime, dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien.
Modul PPC juga melibatkan pengendalian kualitas dalam proses produksi. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengimplementasikan standar kualitas, memonitor kinerja produksi, dan mengidentifikasi serta mengatasi masalah kualitas yang bisa saja terjadi. Dengan pengendalian kualitas yang efektif, perusahaan dapat memastikan kepuasan pelanggan dan mempertahankan reputasi yang baik di pasar.
c. Human Resource Management (HRM)
Mengelola sumber daya manusia (SDM) pada logistik penting dilakukan karena karyawan yang terampil akan berkontribusi pada efisiensi dan produktivitas perusahaan. Modul human resource management (HRM) dalam sistem ERP membantu perusahaan logistik dalam mengelola berbagai aspek yang terkait dengan SDM, mulai dari perekrutan, penilaian kinerja, hingga rencana pengembangan potensi karyawan.
Modul HRM dapat membantu perusahaan untuk mengelola dan mengevaluasi kinerja manajemen sumber daya manusia secara efektif. Sistem ini mencakup pengaturan tujuan dan target, pemantauan kemajuan, penilaian kinerja, dan memberikan umpan balik. Dengan manajemen yang efektif, perusahaan dapat mengidentifikasi karyawan yang kompeten dan berprestasi. Hal ini akan berdampak juga pada kemajuan bisnis perusahaan.
Selain itu, solusi ini juga bisa membantu perusahaan Anda dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan, merancang dan mengelola program pelatihan, serta mengevaluasi efektivitas pelatihan. Dengan sistem HRM, perusahaan dapat meningkatkan keterampilan karyawan, mengembangkan bakat internal, dan mempersiapkan karyawan untuk peran baru atau tanggung jawab yang lebih tinggi.
d. Financial Management
ERP logistik modul financial management membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dan akuntansi manajemen seperti merencanakan anggaran serta mengalokasikan dana secara efektif. Sistem ini memungkinkan Anda untuk merencanakan pendapatan, pengeluaran, investasi, dan arus kas, serta membandingkan rencana dengan kinerja keuangan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan ketersediaan dana yang cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional dan investasi, serta mengurangi risiko likuiditas.
Modul ini pun juga memungkinkan perusahaan untuk mengelola piutang dan hutang secara efisien, termasuk pelacakan faktur, pembayaran, dan penagihan. Sistem ini membantu perusahaan dalam mengurangi risiko gagal bayar, mempercepat proses penagihan, dan mengoptimalkan pengelolaan modal kerja.
Bahkan, solusi satu ini juga membantu perusahaan untuk melakukan analisis kinerja finansial, termasuk rasio keuangan. Melalui modul ini, perusahaan dapat mengidentifikasi kondisi keuangan, mengambil tindakan yang diperlukan sesuai kondisi tersebut, dan membuat perencanaan keuangan yang lebih efektif di masa mendatang.
e. Customer Relationship Management
Dalam industri logistik, mempertahankan dan meningkatkan kepuasan pelanggan juga perlu diperhatikan untuk membangun loyalitas pelanggan dalam jangka panjang. ERP logistik modul customer relationship management atau CRM dalam sistem ERP membantu perusahaan logistik dalam mengelola interaksi dengan pelanggan, memahami kebutuhan dan preferensi mereka, serta menyediakan layanan yang efisien dan responsif.
Dalam modul ERP CRM, perusahaan juga dapat memantau dan mengelola interaksi dengan pelanggan melalui berbagai saluran komunikasi, seperti telepon, email, media sosial, dan obrolan. Sistem ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah atau kebutuhan pelanggan, menangani pertanyaan dan keluhan dengan cepat, serta memastikan kepuasan pelanggan yang berdampak pada pertumbuhan bisnis.
f. Fleet Management
Fungsi fleet management tidak hanya terbatas pada melacak dan memantau kendaraan, namun juga melibatkan penjadwalan pemeliharaan, pengelolaan biaya operasional, dan peningkatan efisiensi penggunaan armada. Modul ini memfasilitasi pengendalian kendaraan secara real-time, pengoptimalan rute, dan pemantauan kinerja. Sistem ini memastikan bahwa semua informasi penting terkait dengan manajemen armada mudah diakses dan diperbarui secara tepat waktu.
2. Manfaat Sistem ERP untuk Logistik di Indonesia
Di part sebelumnya sudah disinggung sedikit perihal manfaat penerapan sistem ERP. Seperti yang kita tahu, bisnis logistik selalu berkaitan dengan pengelolaan pengiriman, pemilihan transportasi, hingga pelacakan lokasi. Bayangkan jika bisnis Anda masih melakukan seluruh proses bisnis tersebut secara manual? Pasti akan sangat merepotkan dan menghabiskan banyak waktu. Dengan sistem ERP untuk logistik, Anda tidak perlu mengalaminya lagi. Yuk ketahui apa saja peran sistem ini terhadap perusahaan logistik Anda.
a. Mempermudah Proses Pengiriman
Sesuai namanya, software ERP untuk logistik bisa membantu bisnis ekspedisi Anda dalam proses pengiriman barang. Karena aplikasi ini bisa mengatur semua aktivitas pengantaran dengan tepat. Caranya dengan meningkatkan komunikasi antara supir dengan pengguna di berbagai aspek, seperti penempatan, konfirmasi hingga pelaksanaan permintaan. Dengan demikian pengiriman pun bisa terlaksana dengan baik.
Di samping itu, salah satu keunggulan lainnya adalah sistem ERP memberikan kemudahan dalam pelacakan tahap-tahap pengiriman. Dengan demikian, produk pun bisa dipastikan sampai ke tangan pelanggan tepat waktu. Komunikasi antara admin dan kurir mengenai proses pengiriman pun dapat meningkatkan kualitas layanan dengan lebih baik.
Pelacakan pengiriman pun akan semakin optimal dengan adanya fitur barcode. Dengan barcode, Anda bisa menandai setiap paket dengan mudah. Kode khusus tersebut akan dipindai dan masuk ke sistem. Sehingga, Anda bisa melacak lokasi dari masing-masing paket secara mudah menggunakan barcode tersebut. Dengan demikian, barang pun bisa sampai ke tangan pelanggan dengan lebih aman.
b. Meningkatkan Pelayanan terhadap Pelanggan
Tak hanya berdampak bagi perusahaan, penggunaan sistem ERP juga dapat berpengaruh pada kepuasan pelanggan. Software ekspedisi cargo berbasis ERP bisa membantu Anda untuk memastikan agar semua proses pengiriman berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Dengan demikian, permintaan pelanggan pun bisa terpenuhi dengan cepat dan tepat.
Selain itu, software logistik berbasis ERP juga hadir untuk memberikan kemudahan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan loyalitas pelanggan melalui fitur CRM. Cara yang digunakan adalah dengan menyimpan semua informasi klien secara otomatis. Informasi tersebut nantinya bisa Anda pakai untuk membuat program loyalitas yang sesuai dengan karakter customer. Hal tersebut tentu saja akan berpengaruh pada keuntungan bisnis.
Baca juga: Peranan Sistem ERP untuk Retail di Indonesia
c. Membantu Pengelolaan Gudang
Pengelolaan gudang atau tempat penyimpanan paket juga merupakan hal yang penting dalam bisnis ekspedisi untuk meminimalisir kerusakan atau kehilangan. Aplikasi ERP untuk logistik pun siap membantu karyawan Anda dengan mempermudah pencarian barang yang akan dikirim.
Caranya dengan mencatat setiap paket yang datang ke dalam sistem dan membantu pengaturan tata letak paket sesuai kriteria yang telah ditetapkan. Stok dari barang yang akan dikirim pun jumlahnya akan langsung otomatis berkurang dalam sistem. Dengan demikian, pengemasan untuk pengiriman pun bisa berlangsung lebih cepat dan akurat.
Anda tak perlu khawatir jika memiliki gudang pengiriman lebih dari satu, karena software ekspedisi berbasis ERP bisa menangani berbagai gudang dengan satu aplikasi saja. Dengan demikian, Anda pun tidak perlu berganti-ganti aplikasi setiap menangani gudang yang berbeda. Proses bisnis pun bisa berjalan dengan lebih efisien.
d. Memudahkan Manajemen Keuangan
Setiap bisnis pasti membutuhkan manajemen keuangan yang baik agar dapat terus berkembang. ERP pun dapat membantu Anda dalam mengelola keuangan dengan software akuntansi. Caranya dengan mencatat semua jenis transaksi, arus kas, dan lain sebagainya secara otomatis. Dengan begitu, data keuangan pun dapat tercatat dengan lebih akurat dan minim kesalahan.
Tak hanya pencatatan keuangan saja yang dipermudah, Anda juga bisa lebih mudah dalam memantau data keuangan dari setiap cabang perusahaan Anda. Dengan demikian, Anda akan lebih cepat dalam memperoleh informasi keuangan dan mengambil keputusan yang berkaitan dengan keuangan bisnis Anda. Anda pun bisa menghemat waktu dalam bidang ini.
e. Meminimalisir Biaya
Selain membantu dalam pengelolaan keuangan, perangkat ERP untuk logistik juga mampu meminimalisir biaya operasional. Hal ini disebabkan oleh kemampuan software logistik berbasis ERP tersebut dalam membantu memperkirakan pengeluaran secara akurat. Cara kerjanya adalah dengan menentukan biaya apa saja yang harus dikeluarkan dan yang harus dikurangi secara detail. Dengan begitu, anggaran dana pun dapat dialokasikan dengan baik.
Di samping itu, penggunaan sistem ERP juga mudah untuk dilakukan, sehingga Anda tidak memerlukan banyak karyawan untuk mengoperasikannya. Hal ini akan berdampak bagi keuangan, karena Anda hanya perlu menggaji lebih sedikit karyawan. Selain itu, penggunaan satu aplikasi di berbagai bidang bahkan berbagai cabang, juga bisa meminimalisir pengeluaran Anda dalam membeli berbagai perangkat yang dibutuhkan oleh perusahaan.
f. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Anda hanya membutuhkan satu sistem ERP untuk digunakan banyak karyawan dari berbagai divisi bahkan cabang, sehingga kerjasama antar karyawan pun bisa semakin terbina. Tak hanya itu, kesenjangan antar divisi pun bisa diminimalisir dengan adanya aplikasi ini. Penggunaannya yang mudah pun dapat membuat pekerjaan karyawan lebih efisien dan cepat diselesaikan, jadi karyawan bisa segera mengerjakan pekerjaan lainnya.
g. Menjaga Data
Anda tak perlu khawatir akan kehilangan data ketika perangkat rusak, karena sistem ERP untuk logistik sudah berbasis cloud. Dengan begitu, data-data di dalam gawai akan lebih terjamin keamanannya karena dicadangkan secara berkala sehingga tak hanya tersimpan di gawai Anda saja. Cloud ERP juga dilindungi oleh firewall yang mampu melindungi data dari akses-akses mencurigakan.
Anda juga tak perlu khawatir akan keamanan data secara internal. Meskipun semua karyawan yang mempunyai akses bisa mengoperasikan software kargo berbasis ERP ini, namun Anda masih bisa membatasi akses mereka. Dengan begitu, Anda bisa melindungi data-data penting dan rahasia milik perusahaan agar tidak diketahui oleh sembarang orang di perusahaan.
3. Kesimpulan
Demikian berbagai alasan mengenai pentingnya penerapan sistem ERP untuk bisnis logistik. Kini saatnya Anda memilih software ekspedisi berbasis ERP yang tepat untuk digunakan di perusahaan Anda. Yuk percayakan operasional bisnis Anda ke software ERP logistik terbaik ScaleOcean.
ScaleOcean memiliki berbagai keunggulan, baik dari solusi, fitur, hingga dukungan penuh yang diberikan. Fitur-fitur yang ada di aplikasi logistik ScaleOcean akan memudahkan Anda dalam melancarkan proses bisnis logistik, mulai dari mengetahui stok barang, melakukan pengiriman, hingga proses pelacakan. Jadi, masih ragu untuk menerapkan sistem ERP untuk bisnis logistik Anda?
