Dalam bisnis, sales order (SO) adalah dokumen konkrit yang berisi perjanjian tertulis formal antara tim purchasing management dan pemasok. Dokumen tersebut berfungsi sebagai catatan resmi pemasok dan menguraikan rincian spesifik transaksi. Dokumen ini dibuat oleh supplier setelah menerima permintaan atau setelah tercapai kesepakatan mengenai pembelian barang atau jasa.

Sales order adalah bentuk komitmen yang diajukan oleh pemasok kepada perusahaan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan memberikan penjelasan rinci tentang produk atau jasa yang dijual oleh pemasok, termasuk jumlah, harga, dan spesifikasi. Hal ini juga bukti komitmen yang mengikat, menunjukkan bahwa pemasok telah menerima permintaan pengadaan purchasing management dan berkewajiban untuk memenuhi pesanan sesuai ketentuan yang disepakati. Yuk cari tahu lebih lanjut tentang sales order di pembahasan berikut.

1. Apa itu Sales Order? 

Apa itu sales order? Sales order adalah sebuah dokumen yang mempunyai peran utama dalam proses transaksi penjualan antara bisnis dan pelanggannya. Hampir sama seperti purchase order, bedanya dibuat dan dikeluarkan oleh supplier setelah perusahaan memberi kesepakatan untuk melakukan pembelian, dengan dibuktikan melalui dokumen PO yang sudah disetujui oleh stakeholder perusahaan.

Sales order dimulai dari pemasok. SO adalah alat penting untuk mengkoordinasikan berbagai departemen, memastikan bahwa inventaris diadakan, jadwal produksi sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan, dan rencana pengiriman yang berjalan dengan lancar. Bagi bisnis, terutama yang mengelola pasokan dalam jumlah besar atau pesanan yang kompleks sales order merupakan dokumen penting.

Catatan yang jelas dan dapat dilacak tentang apa yang telah disepakati dengan perusahaan, membantu mencegah kesalahpahaman atau perselisihan. Selain itu, sales order menjadi bagian dari perencanaan dan analisis keuangan, karena pesanan tersebut menyediakan data konkret mengenai penjualan yang diharapkan dan membantu dalam mengelola pemasukan dan pengeluaran baik dari pihak supplier maupun perusahaan.

2. Contoh Sales Order

Dari penjelasan apa itu sales order dapat disimpulkan, bahwa pada dasarnya tujuan sales order adalah sebagai bentuk verifikasi data permintaan jasa atau barang dari pihak pemasok. Maka dari itu dibutuhkan format khusus yang penting untuk pembuatan dokumen yang menjelaskan semua detail secara akurat. Tentunya dokumen tersebut sudah sesuai dengan kesepakatan sebelumnya agar perusahaan dapat memastikan pesanan mereka sudah sesuai. Berikut contoh sales order format.

Format di atas merupakan contoh sales order yang paling umum dijumpai. Aspek penting pertama dari dokumen ini adalah informasi mengenai kontak PIC dan kontak perusahaan. Hal ini mencakup nama yang dapat dihubungi beserta nomor kontaknya. Informasi ini sangat penting untuk memastikan komunikasi yang efektif dan efisien antara kedua belah pihak, baik untuk konfirmasi pesanan maupun untuk keperluan tindak lanjut di masa mendatang.

Berikutnya, rincian keuangan dari transaksi. Mulai dari tagihan milik customer atau biaya yang perlu dikeluarkan untuk produk atau jasa yang ditawarkan. Dokumen ini juga mencantumkan harga barang sebelum dan sesudah kena PPN. Jadi ada transparansi untuk perusahaan jumlah pajak yang harus mereka bayar. Selanjutnya, juga ada total keseluruhan yang terkena pajak dan biaya pengiriman.

Tidak kalah penting, jadwal pengiriman yang sudah ditentukan. Dengan ini, perusahaan punya kejelasan kapan mereka bisa menerima barang atau jasa. Penyertaan informasi ini membantu dalam merencanakan penggunaan produk atau jasa dan juga memberikan kepastian kepada pembeli terkait waktu pengiriman.

Terakhir, ada S&K (syarat dan ketentuan) pada penjualan dan tanda tangan kedua pihak, baik dari pemasok maupun perusahaan. S&K ini mencakup segala ketentuan yang telah disepakati serta menjaga hak dan kewajiban masing-masing. Tanda tangan dari keduanya juga diperlukan untuk menjadi bukti kalau informasi yang ada di dalam dokumen telah disepakati dan sah.

3. Manfaat SO dalam Pengadaan

Kaitannya dengan perannya dalam operasi perusahaan, sales order memiliki serangkaian tindakan di berbagai departemen. Bagi departemen akuntansi, ini merupakan pendahulu pembuatan alur pengeluaran dan pendapatan. Dalam manajemen inventaris, hal ini mendorong alokasi atau pengadaan produk. Untuk pengiriman dan logistik, ini memberikan rincian yang diperlukan untuk merencanakan pengiriman.

Bagi pemasok sendiri sales order adalah dokumen komitmen yang diajukan oleh mereka terhadap pemasok, supplier akan diuntungkan dengan adanya data tersebut. Mereka bisa membuat perjanjian tertulis yang dapat melindungi keakuratan pesanan. Namun, tak hanya pemasok, SO memiliki arti penting di perusahaan. Berikut manfaat SO bagi pemilik bisnis.

a. Kejelasan dan Konfirmasi Pesanan

Pesanan penjualan yang dikeluarkan oleh pemasok bertindak sebagai konfirmasi formal atas produk atau layanan yang dipesan oleh perusahaan. Kejelasan ini membantu menghilangkan kebingungan mengenai detail pesanan seperti kuantitas, spesifikasi produk, harga, dan jadwal pengiriman. Ini memastikan bahwa pemasok dan perusahaan memiliki pemahaman yang sama mengenai transaksi.

Kejelasan ini tidak hanya bermanfaat dalam mengkonfirmasi apa yang telah disepakati tetapi juga memiliki peran penting dalam tahapan rantai pasokan dan operasi bisnis selanjutnya. Bagi perusahaan, hal ini memungkinkan perencanaan yang akurat dan input barang atau jasa yang masuk ke dalam operasi mereka, baik itu penjadwalan produksi atau mengelola inventaris untuk mengakomodasi stok baru.

b. Peningkatan Manajemen Inventaris

Menerima SO dari pemasok membantu manajemen inventaris yang lebih baik bagi perusahaan. Hal ini membuat purchasing management untuk merencanakan dan memperkirakan kebutuhan inventaris dengan lebih akurat, memastikan bahwa stok dipertahankan dengan tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa terlalu banyak menimbun, yang dapat membatasi modal dan sumber daya.

Dengan mengetahui produk apa yang dipesan dan kapan dibutuhkan, perusahaan dapat mempertahankan tingkat persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa terlalu banyak menimbun, yang dapat menyebabkan peningkatan biaya penyimpanan dan potensi pemborosan jika produk menjadi usang atau kadaluarsa. Selain itu, informasi ini membantu perusahaan merencanakan siklus pengisian kembali, memastikan mereka memesan lebih banyak stok hanya jika diperlukan, sehingga membantu mengurangi kelebihan inventaris.

c. Perlindungan Hukum 

Manfaat berikutnya sales order adalah sebagai catatan hukum transaksi antara pemasok dan perusahaan. Jika terjadi perbedaan atau perselisihan mengenai pengiriman atau kualitas barang, pesanan penjualan memberikan bukti yang dapat membantu dalam menyelesaikan masalah tersebut.

Dokumen pun akan menjadi terstruktur karena adanya data valid yang diberikan dari supplier. Artinya mulai dari dokumen purchase order hingga SO memiliki kecocokan data yang sama. Perusahaan dapat melakukan ketersediaan barang yang diterima dengan pesanan. Kerapian dokumen menambah keuntungan tersendiri untuk pemilik data. Misalkan pembelian tahun lalu dibutuhkan sebagai pembanding tahun ini, perusahaan dengan mudah akan menemukan dokumen terdahulu tanpa harus kesulitan mencarinya.

d. Pelacakan dan Akuntabilitas Pesanan

Dengan adanya SO, perusahaan dapat melacak status pesanan mereka dengan lebih akurat. Memiliki kemudahan akses untuk melacak pesanan membuat pemasok bertanggung jawab untuk memenuhi komitmen mereka sesuai ketentuan yang disepakati, sehingga membantu menjaga rantai pasokan yang andal.

Hal ini biasanya difasilitasi oleh sistem e-procurement yang memberikan pembaruan pada setiap tahap siklus pesanan. Mulai dari mengatur pesanan, melalui pemrosesan, hingga pengiriman dan pengantaran. Sistem seperti ini sering kali memungkinkan pelacakan melalui nomor pesanan atau kode pelacakan unik, sehingga memungkinkan semua pihak yang terlibat untuk melihat status pesanan terkini pada waktu tertentu.

4. Kesimpulan

Sales order adalah dokumen yang dibuat oleh supplier untuk pihak perusahaan dengan tujuan memastikan komitmen dan kebutuhan permintaan yang disesuaikan dengan preferensi perusahaan. Mulai dari jumlah, cara pengiriman, tenggat waktu, kualitas, dan harga yang disepakati. SO juga sebuah data konkrit berisi semua kontrak yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak.

Manfaat SO selain sebagai jaminan keseriusan pemilik usaha, juga berperan penting bagi perusahaan. Dokumen tersebut berfungsi sebagai keakuratan informasi pesanan, perlindungan hukum, kerapian dokumen, peningkatan manajemen inventaris, dan memudahkan tracking pesanan. Sehingga sales order sebenarnya sangat dibutuhkan oleh perusahaan, tanpa adanya SO pemilik usaha akan mengalami kendala salah satunya tracking dan barang bukti.