Sistem ERP adalah sebuah software yang bisa mengintegrasikan seluruh proses bisnis. Perkembangan teknologi yang semakin melaju pesat akhir-akhir ini, menawarkan segala kemudahan yang dapat membantu pekerjaan manusia di segala bidang. Bagi para pelaku bisnis, penggunaan ini sangat membantu untuk mengelola, mengoptimalkan kinerja serta efisiensi biaya operasional yang harus dikeluarkan sehari-hari. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas pengertian, sejarah, dan manfaat dari ERP bagi perusahaan.
1. Pengertian Sistem ERP
Sistem ERP adalah perangkat lunak yang digunakan suatu perusahaan untuk mengatur dan mengintegrasikan seluruh operasional bisnis di berbagai departemen yang berbeda. Dengan menggunakan Enterprise Resource Planning, perusahaan bisa meningkatkan produktivitas semaksimal mungkin dengan mengotomatiskan semua pekerjaan.
Banyak sekali manfaat dari ERP bagi perusahaan. Software ini memiliki modul-modul terbaik yang bisa mendukung kelancaran alur kerja dan meningkatkan integrasi antar divisi. Anda bisa mendapatkan data yang akurat, berbagi informasi dan berkomunikasi dengan tim lain hanya melalui satu aplikasi.
Nah, sebelum menjadi software andalan perusahaan, ERP system telah mengalami perkembangan selama bertahun-tahun. Dimana awalnya berbentuk tradisional software yang menggunakan server fisik klien, hingga sekarang sudah berbasis cloud yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun.
2. Sejarah Sistem ERP
Sistem ERP bermula pada tahun 1960-an ketika J.I. Case, produsen traktor dan mesin konstruksi bekerjasama dengan IBM untuk mengembangkan sistem MRP pertama. Kelemahan software pertama ini adalah menghabiskan banyak biaya dan ruang, hingga membutuhkan banyak tenaga ahli. Namun, kelebihan dari sistem MRP ini dapat melacak seluruh inventaris dan proses produksi. Sehingga, sangat membantu para pelaku bisnis dalam mengelola pengadaan bahan baku dan pengiriman produk ke pabrik.
Pada tahun 1990, firma riset Gartner menciptakan istilah "Enterprise Resource Planning." Nama baru tersebut sangat menggambarkan manfaat perangkat ERP untuk perusahaan.
Sebagian besar pebisnis beralih menggunakan teknologi ini
untuk meningkatkan efisiensi seluruh operasional bisnis mereka. Di software ini, muncul solusi ERP baru seperti manajemen akuntansi, sales management, dan human resource management atau biasa disebut HRM. Sistem ini terus mengalami perkembangan sepanjang tahun 90-an. Salah satu terobosan besarnya adalah munculnya cloud ERP.
Cloud ERP merupakan peningkatan dari sistem lokal, para pebisnis dapat mengakses software mereka dari perangkat apapun dan hanya membutuhkan koneksi internet. Dengan model yang seperti ini, perusahaan bisa menghemat pengeluaran dan tidak kesulitan mencari staf IT. Jadi, sangat cocok untuk bisnis kecil dan menengah yang tidak memiliki modal besar. Mereka pun bisa menikmati manfaat software ini mulai dari proses automasi, real-time
monitoring berbagai data, dan efisiensi alur kerja yang sama dengan perusahaan besar lainnya. Selain itu, proses implementasi aplikasi ERP jenis ini juga jauh lebih mudah.
Pada tahun 2000, Gartner memperkenalkan gagasan ERP II untuk merujuk pada sistem online yang dapat menarik data dari sumber lain. Sehingga, muncul modul-modul ERP lainnya seperti Customer Relationship Management (CRM), Point of Sale, dan manajemen rantai pasok (SCM). Ini adalah kemajuan yang signifikan karena semakin banyak departemen yang bisa dijangkau oleh sistem ini.
Semakin lama, semakin banyak manfaat dari ERP bagi perusahaan. Penggunaan erp ini dirancang untuk memberikan sistem pengelolaan terpusat yang mampu menghasilkan laporan dari setiap aspek bisnis, mulai dari penjualan, pemasaran, pengembangan produk, hingga sumber daya manusia.
3. Manfaat Sistem ERP bagi Perusahaan
Sistem ERP adalah kebutuhan wajib seluruh industri, pasalnya sistem canggih ini bisa mengotomatiskan berbagai pekerjaan berulang. Hasilnya tidak hanya produktivitas saja yang meningkat, tetapi banyak juga manfaat lain yang bisa Anda dapatkan. Simak pembahasan lengkapnya berikut ini.
a. Menghemat Biaya
Manfaat pertama sistem ERP adalah mengintegrasikan semua aspek operasional perusahaan, mulai dari pengadaan, produksi, penjualan, hingga manajemen sumber daya manusia. Integrasi ini mengurangi kebutuhan akan sistem terpisah untuk setiap departemen, yang pada akhirnya akan berdampak pada berkurangnya biaya perangkat lunak dan perawatan.
Software ERP adalah sistem dengan pengelolaan terpusat dan penyimpanan digital. Dengan aplikasi ERP, perusahaan Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya ekstra untuk penyimpanan, pembelian kertas, dan pengeluaran lainnya yang bisa memicu kerugian. Selain itu, karena banyak proses yang sudah terotomatisasi, Anda sudah tidak memerlukan banyak staff hanya untuk menjalankan satu pekerjaan.
b. Efisiensi Alur Kerja
Fitur-fitur dalam sistem ini akan memudahkan Anda dalam memiliki visibilitas yang besar ke berbagai aspek di perusahaan. Anda bisa bekerja sama dengan divisi lain secara mudah, mendapatkan data secara cepat, dan mengotomatiskan pekerjaan yang berulang.
ERP mengotomatisasi banyak proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual, mengurangi waktu dan sumber daya yang diperlukan. Otomatisasi ini membantu mengurangi kesalahan, mempercepat proses, dan meningkatkan produktivitas.
Dengan ERP, informasi mengalir secara mulus antar departemen. Misalnya, data penjualan dapat langsung terintegrasi ke dalam perencanaan produksi dan pengelolaan inventori. Ini mengeliminasi hambatan komunikasi dan meningkatkan koordinasi di seluruh divisi perusahaan.
c. Akurasi Analisis dan Pelaporan
Sistem ERP menyediakan sumber data tunggal yang akurat dan terkini, yang mengurangi kesalahan dan duplikasi dalam entri data. Data hanya berguna jika perusahaan dapat menganalisis dan memahaminya, dan sistem ERP membantu itu. Solusi terkemuka ERP memiliki fitur laporan dan analitik yang akurat. Dimana memungkinkan para pengguna untuk melacak KPI, memantau progres pekerjaan, hingga membuat keputusan yang tepat.
Fungsi pelaporan yang canggih dalam sistem ERP memungkinkan manajer dan pemangku kepentingan untuk dengan mudah mengekstrak insight dari data. Pelaporan yang efisien ini menghemat waktu dan memungkinkan perusahaan untuk secara proaktif mengelola operasionalnya.
d. Kemudahan Akses Data
Software ERP memungkinkan Anda untuk menyimpan data perusahaan secara otomatis dan memantaunya dengan real-time. Anda bisa memiliki wawasan yang komprehensif tentang bisnis Anda karena memiliki akses yang mudah ke semua informasi. Selain itu, pengambilan keputusan di perusahaan Anda juga jadi lebih baik.
Sistem ERP menyediakan repositori data terpusat, memungkinkan karyawan dari berbagai departemen mengakses data yang diperlukan dari satu sumber. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mencari informasi dari berbagai sistem atau departemen yang terpisah, dimana bisa berpeluang inkonsistensi informasi.
Dengan semua data disimpan dalam sistem ERP secara terpusat, tingkat konsistensi dan keakuratan informasi bisa sangat meningkat. Pengguna mendapatkan akses ke versi data terbaru, yang sangat penting untuk tugas seperti pelaporan keuangan atau analisis tren penjualan.
e. Kepatuhan terhadap Peraturan
Selain manfaat di atas, sistem ERP adalah perangkat canggih yang juga berperan penting dalam membantu perusahaan Anda untuk mengamankan data dan meningkatkan kepatuhan pada peraturan yang berlaku.
Salah satu contohnya, Anda bisa mengotomatiskan perhitungan pajak karyawan sesuai dengan PPh 21 menggunakan modul HRM. Selain itu, ERP system juga bisa disesuaikan dengan peraturan khusus perusahaan Anda. Sehingga, bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi.
Untuk memastikan kepatuhan, sistem ERP sering diperbarui untuk mencerminkan perubahan terbaru dalam undang-undang dan regulasi. Ini memastikan bahwa perusahaan selalu bekerja sesuai dengan hukum dan regulasi terkini, mengurangi risiko denda atau sanksi.
f. Manajemen Risiko
Teknologi software ini mengurangi risiko bisnis dalam beberapa cara. Pertama, akses kontrol terpusat. Jadi, Anda bisa menentukan siapa saja yang memiliki akses untuk memudahkan perusahaan dalam memantau semuanya.
Kedua, adanya alur persetujuan ke pihak stakeholder. Tak hanya itu, sistem ini juga memudahkan dan mempercepat proses persetujuan dari atasan hanya melalui dashboard. Ketiga, automasi penyimpanan data dan pembuatan file cadangan. Hal ini sangat membantu bisnis Anda dalam meminimalisir risiko kehilangan dokumen.
g. Keamanan Data
Provider ERP memahami bahwa perusahaan Anda memiliki data penting dan sensitif, sehingga dibutuhkan penyimpanan yang sangat aman dan terpusat. Cloud yang dikelola vendor ERP, khususnya, menggunakan protokol keamanan mutakhir untuk memastikan bisnis Anda tidak mengalami kebocoran data.
Untuk memastikan keamanan, sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengatur hak akses yang ketat, memastikan bahwa karyawan hanya dapat mengakses data yang relevan dengan peran mereka. Ini tidak hanya meningkatkan keamanan data tetapi juga membantu menjaga data tetap teratur dan mudah dikelola.
h. Personalisasi Custom
Keunggulan dari ERP system adalah bisa diterapkan di segala jenis industri. Anda bisa menyampaikan kebutuhan perusahaan untuk mendapatkan solusi ERP yang tepat. Bahkan, Anda bisa mengintegrasikan dengan modul lain untuk semakin meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.
Seperti yang kita tahu, ERP bersifat modular. Dimana maksudnya, satu sistem terdiri dari berbagai modul yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan spesifik perusahaan. Misalnya, bisnis Anda membutuhkan fungsionalitas yang lebih canggih dalam manajemen inventori tetapi fitur dasar untuk manajemen sumber daya manusia. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk memilih dan menyesuaikan modul tersebut. Mendukung operasional bisnis Anda agar berjalan lebih maksimal.
4. Kesimpulan
Dari banyaknya manfaat sistem ERP bagi perusahaan yang sudah dijelaskan di atas, dapat disimpulkan bahwa para pelaku bisnis sangat perlu untuk mengalihkan pengelolaan operasional bisnisnya ke software ini. Nah, Anda bisa percayakan proses bisnis Anda ke ScaleOcean, satu aplikasi untuk seluruh sistem manajemen perusahaan Anda.
